如何降低企業(yè)IT成本

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　　如何降低企業(yè)IT成本

　　IT成本居高不下

　　眼下最熱門的詞匯當(dāng)屬“經(jīng)濟(jì)危機(jī)”，鋪天蓋地的媒體報道和刺激政策接踵而來，一時間幾乎人人談危色變。

　　國內(nèi)的一部分企業(yè)受危機(jī)的直接影響，訂單驟減，難以為繼，迫不得已停工裁員，元氣大傷。另外一部分企業(yè)雖未受到直接沖擊，但多少受到波及，難免惶惶，有樣學(xué)樣的緊縮開支，準(zhǔn)備過冬。

　　控制成本似乎一夜之間成了各家企業(yè)的共識，紛紛捂緊自家的錢口袋，對各項支出審核再三，能省則省。

　　隨著進(jìn)年來國內(nèi)企業(yè)的迅猛發(fā)展，企業(yè)對信息化所帶來的效率提升更加依賴，許多知名企業(yè)已經(jīng)開始充分利用IT建設(shè)所形成的核心競爭力，不斷推進(jìn)產(chǎn)品創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、流程創(chuàng)新，從而把競爭對手遠(yuǎn)遠(yuǎn)的拋在后面。

　　然而，IT建設(shè)在為企業(yè)帶來生產(chǎn)和管理能力提升的同時，也帶來了IT成本的居高不下。這讓因信息化建設(shè)而節(jié)省下來的資源成本，因IT系統(tǒng)應(yīng)用而增加的利潤收益，變得微不足道，也讓企業(yè)的管理者在做出IT投資決策時，顧慮重重，舉棋不定。

　　造成IT成本居高不下的原因有很多，從企業(yè)整體的信息化來看，包括IT規(guī)劃不到位、系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)、風(fēng)險控制不到位等許多原因，造成了大量的IT資源和投入的浪費(fèi)。具體到每個IT項目，則包括諸如需求蔓延、技術(shù)銀彈、重復(fù)返工、貪多求全等原因造成的人員和資金浪費(fèi)。

　　無論原因為何，IT成本的高企已經(jīng)日益成為企業(yè)推行信息化建設(shè)的主要阻礙之一。許多管理者因此而頭痛：批準(zhǔn)一個待建的IT項目，意味著大量的資金占用、人員投入和業(yè)務(wù)間歇性停頓，風(fēng)險極大;若是保守不批，仍然依靠現(xiàn)有的管理水平和生產(chǎn)力，又無力應(yīng)對激烈的競爭和危機(jī)下的寒冬，真真左右為難啊!

　　很自然的，管理者們在猶豫不決之際，便會提出下一個問題：IT成本為何如此高昂?是否有辦法控制和降低IT成本呢?在下面的討論中，我們就嘗試著解一解這個難題，看看能否找出些法子，讓IT建設(shè)的成本變得更“親民”些，也讓管理者們的“頭痛”能略略緩解一二。

　　什么才是好系統(tǒng)?

　　想解題，先破題。

　　IT成本復(fù)雜多樣，IT系統(tǒng)各不相同，要想找出控制成本的有效途徑，必須正確認(rèn)識IT項目的特性，了解造成IT成本過高的原因，才能對癥下藥。

　　從前面羅列的部分原因來看，片面追求理念和技術(shù)的先進(jìn)性，忽視直接用戶的使用體驗，對系統(tǒng)升級和維護(hù)的成本估計不足，是造成IT項目超支、IT資源浪費(fèi)和使用成本太高的主要原因。

　　要走出這些IT建設(shè)中的誤區(qū)，控制和降低IT項目的成本，就涉及到了另外一個問題——“什么樣的IT系統(tǒng)，才是好系統(tǒng)?”只有正確認(rèn)識這個問題，才能在降低IT成本的道路上邁出我們的第一步。

　　我們用這樣三個詞來回答這個問題：適用、好用、耐用。

　　首先，IT系統(tǒng)要適用。

　　企業(yè)上馬一個IT項目，就好像買一頂帽子，大了不合適，小了也不合適。

　　IT系統(tǒng)必須要符合企業(yè)的現(xiàn)狀和特點，從實際需要出發(fā)進(jìn)行系統(tǒng)選型。既不能盲目追求系統(tǒng)功能的大而全，也不能盲從于超前的管理理念。罔顧企業(yè)實際情況的結(jié)果，要么是花了許多錢買回一堆用不上的功能，要么是系統(tǒng)“看上去很美”，卻管理不到位等其它原因而無法真正的推行下去，不得不忍痛放棄。

　　IT系統(tǒng)同時也要保持一定的先進(jìn)性，為以后的業(yè)務(wù)發(fā)展預(yù)留升級空間。不能完全從現(xiàn)有的需求出發(fā)，簡單的把手工流程搬到計算機(jī)里，僅僅實現(xiàn)一個“電子化辦公”。雖然這也算是一次進(jìn)步，但相對于高昂的投入來說，缺乏先進(jìn)性的IT系統(tǒng)等于是在浪費(fèi)企業(yè)的資源，不但不能有效的提升效率，反而會喪失一部分手工操作的靈活性，制約企業(yè)的發(fā)展。

　　因此，一個好的IT系統(tǒng)，先決條件就是要適用，“不大不小剛剛好”。

　　其次，IT系統(tǒng)要好用。

　　沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，IT系統(tǒng)是否真的好用，唯一有投票權(quán)的就是直接使用這套系統(tǒng)的用戶。

　　直接用戶不僅限于通過系統(tǒng)管理生產(chǎn)和運(yùn)營的管理層，同樣包括為管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和原始資料的一線員工。只有讓這些用戶滿意了，系統(tǒng)才能真正發(fā)揮出所有的潛能，促使企業(yè)的運(yùn)營管理順暢的運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　怎樣才是好用呢?簡單點說，就是讓用系統(tǒng)干活兒的人覺得舒服，操作簡單、順手，能解決實際問題，能提高工作效率，能讓他們從繁雜的手工勞動中解放出來，有更多的時間處理更重要的事情，這樣的系統(tǒng)才是好用的系統(tǒng)。

　　無論一個IT系統(tǒng)的理念有多完美，技術(shù)有多先進(jìn)，流程有多敏捷，如果不能幫助用戶解決問題，使用起來覺得別扭，那它就一文不值，誆論什么“好系統(tǒng)”了!

　　解決問題才是硬道理。信息系統(tǒng)歸根結(jié)底是為了幫助企業(yè)解決管理當(dāng)中的問題和瓶頸，如果不能有效的解決問題，哪里稱得上是一個好系統(tǒng)呢?

　　最后，IT系統(tǒng)要耐用。

　　就IT系統(tǒng)的投入來看，它應(yīng)該是一件耐用消費(fèi)品，而非快速消費(fèi)品。

　　既然是耐消品，就應(yīng)該具備一定的擴(kuò)展性、靈活性和柔韌性，能夠在一定的范圍內(nèi)允許即時的調(diào)整，適應(yīng)變化的需求。而且，IT系統(tǒng)創(chuàng)造效益需要一個較長的周期，如果頻繁的上線新系統(tǒng)，廢棄舊系統(tǒng)，勢必造成IT資源的大量浪費(fèi)，既不利于企業(yè)的知識積累，也不利于企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展和業(yè)務(wù)提升。

　　市場在變，企業(yè)也在變，一套不具備靈活性和擴(kuò)展性的IT系統(tǒng)，將很難適應(yīng)國內(nèi)企業(yè)快速發(fā)展的現(xiàn)實情況。當(dāng)系統(tǒng)無法滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)需要時，升級換代在所難免，如果系統(tǒng)的使用周期太短，或者后續(xù)的升級成本太大，無疑會給企業(yè)帶來許多不必要的成本負(fù)擔(dān)。

　　因此，一個好的IT系統(tǒng)，必然是一個長期耐用的系統(tǒng)，能夠為企業(yè)帶來穩(wěn)定的回報。

　　控制IT成本三步走

　　我們討論好系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，終歸還是為了解決IT成本控制的問題。

　　想要控制和降低IT成本，我們需要從三個步驟循序漸進(jìn)的努力，只有把每一步都做好了，IT成本才能應(yīng)聲而落，使IT項目擺脫“成本黑洞”的惡劣名聲。

　　那么，需要哪三個步驟呢?其實就是回答三個問題：

　　1.這筆錢該不該花?

　　2.要花多少?

　　3.如何花好?

　　下面我們來逐一分析。

　　問題一：該不該花?

　　決策者在確定啟動一個IT項目之前，首先要問的就是這個問題。

　　決定問題答案的因素，不是IT系統(tǒng)的理念超前與否、技術(shù)先進(jìn)與否、功能完善與否?而是企業(yè)是否真的需要這樣一套系統(tǒng)?這套系統(tǒng)是否真的能幫企業(yè)解決問題?企業(yè)當(dāng)前是否能夠承擔(dān)這筆投入?

　　前些年國內(nèi)也曾出現(xiàn)過幾次信息化的熱潮，企業(yè)爭先恐后的砸了血本下去，買最貴的軟硬件，請最貴的專家顧問，搭進(jìn)大把的時間和人員，期盼這把“米”灑下去，就能換回一只會下金蛋的母雞。結(jié)果如何呢?大半血本無歸吧，即使勉強(qiáng)上線，磕磕絆絆的用起來，也是差強(qiáng)人意，離預(yù)期的收益已是大相徑庭。

　　真正成功的利用IT系統(tǒng)創(chuàng)造價值的企業(yè)，是那些在引入IT系統(tǒng)的同時，充分考慮了企業(yè)現(xiàn)狀，并且為了IT系統(tǒng)的實施展開了適當(dāng)?shù)墓芾碜兏锏钠髽I(yè)，他們利用IT系統(tǒng)的實施過程，完成了管理和流程的創(chuàng)新，提高了企業(yè)的競爭力，使IT投入真正獲得了豐厚的回報。

　　所以，控制IT成本節(jié)節(jié)攀升的第一步，就是在啟動IT項目之前把好關(guān)。那些華而不實的面子工程就算了，無論如何不能批;那些缺乏規(guī)劃的臨時起意先放一放，待仔細(xì)斟酌了再決定;只有那些真正能為企業(yè)解決問題、創(chuàng)造效益的項目，才是值得大力投入的。

　　問題二：要花多少?

　　是與非的判斷做好了，接下來就是解決多與少的問題了。在解決花多花少的問題上，企業(yè)需要秉承前面

　　得出的“適用、好用、耐用”的標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真評估自身需要，許多企業(yè)就是由于企業(yè)盲目追求不切實際的標(biāo)準(zhǔn)，比如技術(shù)先進(jìn)，理念超前，功能完善，反而忽略了企業(yè)在現(xiàn)階段的真實需要，導(dǎo)致高價采購回來的系統(tǒng)“大材小用”，許多功能用不上，許多資源被閑置，造成IT投入的極大浪費(fèi)。

　　當(dāng)然，IT成本的控制不等于一味的省錢。就像采購成本一樣，除了價格，還有質(zhì)量、交貨能力這些其他因素影響整體的采購成本，IT項目的建設(shè)成本也要同時考慮這些因素的影響。企業(yè)不能為了壓低價格而逼著軟件供應(yīng)商降低服務(wù)品質(zhì)，更不能為了壓縮人員支出而影響工期進(jìn)度，這些都會造成企業(yè)在金錢之外的成本損失，有時甚至?xí)貌粌斒?。正如帕累托原理所講，一個項目有大約80%的成本投入到了20%的活動上，想要有效的降低成本，就必須在那20%和80%之間做出取舍，達(dá)到一個最合理的平衡，才能使成本得到控制和降低。因此，在IT系統(tǒng)的選擇上，企業(yè)既不能盲目追求一步到位，也不能為求穩(wěn)妥固步自封，而是要在二者之間，尋求一個恰當(dāng)?shù)钠胶恻c。

　　問題三：如何花好?

　　花一樣的錢，得不一樣的“果”。

　　IT成本是可以用具體的數(shù)字來衡量的，然而項目的實施效果，卻因為項目的千差萬別而變得難以衡量。不同的項目經(jīng)理對資源有不同的使用偏好，不同的項目團(tuán)隊對項目有不同的完成習(xí)慣，而這些不同之處，很可能就是“花費(fèi)一樣，但效果不同”的根源。

　　對企業(yè)來說，作為合同的甲方，應(yīng)當(dāng)從自身的特點出發(fā)，恰當(dāng)?shù)倪x擇IT項目的合同種類，利用不同的合同規(guī)定，敦促乙方自覺的降低項目成本，節(jié)約資金投入。比如，在需求明確、工期可控的前提下，可以采用費(fèi)用償還合同的形式，用實際費(fèi)用+酬金的方式降低項目的成本;在需求不定、范圍不清的情況下，用固定總價合同來減低甲方費(fèi)用超標(biāo)的風(fēng)險。

　　對于項目經(jīng)理來說，作為團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)當(dāng)適度的利用績效獎金的刺激，來激勵項目組成員不斷的提高積極性，提升項目的質(zhì)量水平，加強(qiáng)團(tuán)隊成員的合作，使項目取得一個良好的實施效果。

　　好鋼用在刀刃上，如何把有限的項目資金花在最需要的地方，利用有限的資源獲得最大的回報，考驗的是企業(yè)和項目經(jīng)理的智慧和氣魄。

　　降低運(yùn)行成本

　　系統(tǒng)建設(shè)在初期階段的投入比較集中，顯得數(shù)額龐大，因而吸引了企業(yè)更多的關(guān)注，不斷想方設(shè)法降低這筆投入，而對于系統(tǒng)投入運(yùn)行之后的運(yùn)維費(fèi)用，企業(yè)卻遠(yuǎn)沒有對初期投入的那般關(guān)切。

　　IT系統(tǒng)的特點決定了信息化建設(shè)絕不是一錘子買賣，系統(tǒng)上線之后，還要定期對軟硬件進(jìn)行維護(hù)，為新進(jìn)的用戶提供培訓(xùn)，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展調(diào)整系統(tǒng)的功能，等等。這些工作都是保證IT系統(tǒng)正常運(yùn)行而必需的投入，也是IT成本的組成部分，但是往往因為運(yùn)維費(fèi)用的分散、小額、多量的特點，反而不為企業(yè)所重視。

　　其實，IT運(yùn)維因難見巧。種種原因造成了IT系統(tǒng)讓人又愛又恨的局面，愛的是，系統(tǒng)上馬了，確實明顯提高了工作效率和管理水平，恨的是，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，想要快速準(zhǔn)確的排除故障，還真是不容易。而一旦業(yè)務(wù)部門想要改點什么，更是難上加難，哪怕一個小小的打印格式，也得找軟件供應(yīng)商的工程師來調(diào)整，花費(fèi)高昂不說，還得整個系統(tǒng)停工來升級，耽誤了正常生產(chǎn)，若是升級過程中遇到點什么意外和麻煩，耽誤的時間就會更多。

　　所以，細(xì)水長流的運(yùn)維成本，也是企業(yè)在控制和降低IT成本時，必須要關(guān)注的內(nèi)容之一。

　　但愿危機(jī)之下，企業(yè)能夠在保證信息化建設(shè)的效果的同時，有效的控制IT成本上升，壓縮IT資本投入，更好的利用IT帶來的便捷和競爭力提升，為冬去春來時的發(fā)力做好準(zhǔn)備。