出納新手上班第一天必備知識

　　現(xiàn)金收入的主要來源有哪些?怎樣復(fù)核現(xiàn)金收款憑證?現(xiàn)金收入的處理程序又是什么?作為一名出納新手，你必須盡快掌握以下知識，才能讓你在第一天上班時可以從容面對。

　　1.現(xiàn)金收入的主要來源有哪些?

　　各單位在辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，可按國家現(xiàn)金管理制度的規(guī)定，在下列范圍內(nèi)收取一定的現(xiàn)金：

　　(1)單位或職工交回差旅費剩余款、賠償款、備用金退回款。

　　(2)收取不能轉(zhuǎn)賬的單位或個人的銷售收入。

　　(3)不足轉(zhuǎn)賬起點(起點為100元)的小額收入等。

　　除上述項目可直接收入現(xiàn)金外，其余收款業(yè)務(wù)原則上都須通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。

　　2.怎樣復(fù)核現(xiàn)金收款憑證?

　　現(xiàn)金收款憑證是出納人員辦理現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)的依據(jù)。出納人員在辦理每一筆現(xiàn)金收入前，都必須首先復(fù)核現(xiàn)金收款憑證，按照《現(xiàn)金管理暫行條例》及《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定和要求認(rèn)真復(fù)核以下內(nèi)容：

　　(1)現(xiàn)金收款憑證的填寫日期是否正確。現(xiàn)金收款憑證的填寫日期應(yīng)為編制收款憑證的當(dāng)天，不得提前或推后。

　　(2)現(xiàn)金收款憑證的編號是否正確。主要是復(fù)核憑證是否按本單位規(guī)定的分類編號方法連續(xù)編號，如有重號、漏號或不按日期順序編號等情況，應(yīng)將收款憑證退回制證人員，予以更正或重新填寫。

　　(3)現(xiàn)金收款憑證記錄的內(nèi)容是否真實、合法、正確，其摘要欄的內(nèi)容與原始憑證反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容是否相符。

　　(4)使用的會計科目是否正確。如果發(fā)現(xiàn)科目使用錯誤或記賬方向錯誤等情況，應(yīng)立即退回制證人員，要求更正。

　　(5)復(fù)核收款憑證的金額與原始憑證的金額是否一致。

　　(6)復(fù)核收款憑證“附單據(jù)”欄的張數(shù)與所附原始憑證張數(shù)是否相符。

　　(7)收款憑證的出納、制證、稽核、記賬、會計主管欄目是否簽名或蓋章。如有漏簽，要補簽后再收款。

　　3.現(xiàn)金收入的處理程序是什么?

　　現(xiàn)金收入的處理程序是指辦理現(xiàn)金收入時，從復(fù)核現(xiàn)金收入的來源到登記現(xiàn)金日記賬的處理步驟和規(guī)則。辦理現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)的程序一般為：

　　(1)復(fù)核現(xiàn)金收款憑證，即復(fù)核現(xiàn)金收入的合法性、真實性和準(zhǔn)確性。

　　(2)當(dāng)面清點現(xiàn)金。

　　(3)開出現(xiàn)金收據(jù)，并加蓋“現(xiàn)金收訖”印章和出納人員名章，

　　(4)根據(jù)收款憑證登記現(xiàn)金日記賬。如果銷售發(fā)貨票上印有“代記賬憑證”字樣，可據(jù)以登記現(xiàn)金日記賬。

　　4.現(xiàn)金支出的處理程序是什么?

　　辦理現(xiàn)金支出的業(yè)務(wù)程序一般為：

　　(1)復(fù)核現(xiàn)金付款憑證。

　　(2)經(jīng)復(fù)核無誤后，在付款憑證所附的原始憑證上加蓋“現(xiàn)金付訖”印章。

　　(3)根據(jù)付款憑證所列金額付出現(xiàn)金;

　　(4)在付款憑證“出納”欄簽章。

　　(5)根據(jù)付款憑證登記現(xiàn)金日記賬。

　　5.怎樣復(fù)核現(xiàn)金付款憑證?

　　現(xiàn)金付款憑證是出納人員辦理現(xiàn)金支付業(yè)務(wù)的依據(jù)。出納人員對每一筆現(xiàn)金支付業(yè)務(wù)都要認(rèn)真復(fù)核現(xiàn)金付款憑證。其復(fù)核方法及基本要求同現(xiàn)金收款憑證大致相同。出納人員在復(fù)核現(xiàn)金付款憑證時，應(yīng)注意以下幾點：

　　(1)對于涉及現(xiàn)金和銀行存款之間的收付業(yè)務(wù)，即從銀行提取現(xiàn)金或以現(xiàn)金存入銀行，為了避免重復(fù)，只按照收付業(yè)務(wù)涉及的貸方科目編制付款憑證。

　　(2)現(xiàn)金付款憑證如出現(xiàn)紅字時，實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)應(yīng)是現(xiàn)金收入的增加，但在處理時，為了避免混淆，出納人員在憑證上加蓋印章時，仍應(yīng)加蓋現(xiàn)金付訖章，以表示原經(jīng)濟業(yè)務(wù)付出的款項已全部退回。

　　(3)發(fā)生銷貨退回時，如數(shù)量較少，且退款金額在轉(zhuǎn)賬起點以下，需用現(xiàn)金退款時，必須取得對方的收款收據(jù)，不得以退貨發(fā)貨票代替收據(jù)編制付款憑證。

　　(4)從外單位取得的原始憑證如遺失，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的名稱、金額、經(jīng)濟內(nèi)容等，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可代替原始憑證。如確實無法取得證明的，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由同行人證明，并由主管領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可代替原始憑證。

　　(5)“原始憑證分割單”(下表)可作為填制付款憑證的依據(jù)。但出納人員需要對原始憑證分割單進(jìn)行審查。

　　表單：原始憑證分割單(支付證明)

　　單位：年月日

　　原始憑證分割單

　　6.什么是備用金?預(yù)借備用金時怎樣處理?

　　備用金是指付給單位內(nèi)部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購、售貨找零或差旅費等用的款項。實行備用金制度，有利于單位內(nèi)部各部門或工作人員積極、靈活地開展業(yè)務(wù)，從而提高工作效率;同時也可以防止現(xiàn)金過多地占用在個人手上，有效地控制資金占用。各單位應(yīng)建立和健全備用金的領(lǐng)用和報銷制度，加強對備用金的撥付和使用情況的管理。

　　單位內(nèi)部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要預(yù)借備用金時，一般應(yīng)由經(jīng)辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯(lián)，第一聯(lián)為付款憑證，財務(wù)部門作為記賬依據(jù);第二聯(lián)為結(jié)算憑證，借款期間由出納員留存，報銷時作為核對依據(jù)，報銷后隨同報銷單據(jù)作為記賬憑證的附件;第三聯(lián)交借款人保存，報銷時由出納員簽字后作為借款結(jié)算及交回借款的收據(jù)。經(jīng)辦人在填寫借款憑證時，應(yīng)當(dāng)如實認(rèn)真地填寫借款事由、金額和借款日期并簽名，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款記賬憑證。對于借用的備用金，會計上可以通過“其他應(yīng)收款—備用金”賬戶來核算。

　　例：大圣公司銷售科12月31日領(lǐng)取備用金1000元，作零星采購和開支使用，經(jīng)辦人為王剛。王剛在領(lǐng)用備用金時，應(yīng)按規(guī)定填制借款憑證，有關(guān)人員編制現(xiàn)金付款記賬憑證，出納員根據(jù)現(xiàn)金付款憑證支付現(xiàn)金(或現(xiàn)金支票)，其會計分錄為：

　　借：其他應(yīng)收款——備用金 1000

　　貸：現(xiàn)金 1000

　　定額備用金制度下報銷備用金時怎樣處理?

　　備用金報銷的處理依企業(yè)備用金管理制度的不同而有所區(qū)別。備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。

　　所謂定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。實行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應(yīng)按核定的定額填寫借款憑證，一次性領(lǐng)出全部定額現(xiàn)金，用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報銷，出納員將報銷金額補充原定額，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。只有等到撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時才全部交回備用金。

　　實行定額備用金的單位，其內(nèi)部各部門或有關(guān)工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后，應(yīng)將所購買的貨物交由倉庫保管員驗收入庫，憑驗收入庫單連同發(fā)票到財務(wù)部門報銷，用于其他開支的憑發(fā)票或其他原始憑證到財務(wù)部門報銷。有關(guān)部門或工作人員報銷時，會計人員應(yīng)編制現(xiàn)金付款憑證。出納員依據(jù)付款憑證將報銷的金額用現(xiàn)金補給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關(guān)部門或工作人員于中的現(xiàn)金又達(dá)到了核定的限額。

　　例：大圣公司維修科使用定額備用金制度，金額為1200元。5月14日用現(xiàn)金購買零配件800元，其備用金只剩下400元，次日到財務(wù)科報銷，會計編制付款憑證,出納員補給現(xiàn)金800元，這樣維修科的備用金又達(dá)到了1200元。會計分錄是：

　　借：管理費用 800

　　貸：現(xiàn)金 800

　　如果5月14日維修科購買零配件實際支付了1400元，由經(jīng)辦人員墊付現(xiàn)金200元，則5月15日報銷時,出納員應(yīng)付給的現(xiàn)金就是1400元，維修科備用金在支付給經(jīng)辦人員墊付款200元后又恢復(fù)到1200元。

　　7.非定額備用金制度下報銷備用金時怎樣處理?

　　非定額備用金是指單位對非經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員，根據(jù)每次業(yè)務(wù)所需備用金的數(shù)額填制借款憑證，向出納員預(yù)借現(xiàn)金，使用后憑發(fā)票等原始憑證一次性到財務(wù)部門報銷，多退少補，一次結(jié)清，下次再用時重新辦理領(lǐng)借手續(xù)。報銷時財務(wù)部門編制轉(zhuǎn)賬憑證，其借方科目與定額備用金報銷時相同，其貸方科目則為“其他應(yīng)收款”科目。對于實際支出額小于預(yù)借金額的應(yīng)編制現(xiàn)金收款憑證，收回多借的現(xiàn)金;對于實際支出大于預(yù)借金額的，編制現(xiàn)金付款憑證，補給經(jīng)辦人員墊付的款項。

　　例:大圣公司對行政科采用非定額備用金制度,行政科為購買辦公用品預(yù)借備用金1600元，預(yù)借時，財務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：

　　借：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600

　　貸：現(xiàn)金 1600

　　行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務(wù)部門報銷，交回多余現(xiàn)金80元，財務(wù)部門編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會計分錄為：

　　借：管理費用 1520

　　現(xiàn)金 80

　　貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600

　　出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。

　　如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會計分錄為：

　　借：管理費用 1780

　　貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600

　　現(xiàn)金 180

　　出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。