提高效率節(jié)省時間的法則有哪些（十五條）

提高效率節(jié)省時間的法則有哪些?不曉得朋友們都知道嗎?咱們一起來看看以及了解下吧!以下是小編為大家?guī)淼奶岣咝使?jié)省時間的法則有哪些(十五條)，希望您能喜歡!

提高效率節(jié)省時間的法則有哪些

法則一：制定時間管理計劃

①計劃每月、每周、每日的行程表，在計劃上所花的每件事將在實際操作中節(jié)省至少3個小時，而且效果會更好。

②設(shè)定每項活動的完成期限或跟進(jìn)日期。

③制定應(yīng)急措施，幫助應(yīng)付意外情況。

法則二：養(yǎng)成快速的節(jié)奏感：不僅提高效率，節(jié)約時間，也能給人以良好的作風(fēng)印象。

法則三：學(xué)會授權(quán)

法則四：高效的會議技巧

法則五：養(yǎng)成整潔、有條理的習(xí)慣

①據(jù)統(tǒng)計，一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。

②保持桌面整潔，桌面上只放當(dāng)天要用的文件和物品，其他所有文件，物品按固定位置存放，要用時才拿出來。

③建立良好的文書檔案系統(tǒng)，方便存檔及查閱。

法則六：專心致志，有始有終

①不要讓突然而來的想法、主意，影響手頭上的工作，應(yīng)把它記錄下來，在方便的時候再考慮。

②盡量完成一項工作才開始另一項，切忌有頭無尾。

需時較長的重要項目，應(yīng)安排大塊完整的時間，避免時斷時續(xù)的工作方式。一是停頓下來費時，二是重新工作時，還需要花時間來調(diào)整情緒、思路和狀態(tài)，才能在停頓的地方接下去干。

法則七：簡化工作流程

①消除不必要的任務(wù)或步驟。

②合并某些任務(wù)或步驟。

③同步進(jìn)行兩項或更多的任務(wù)或步驟。

④將任務(wù)或步驟進(jìn)一步細(xì)分。

⑤重新安排工作流程，使用更有效的工作方法。

法則八：一次做好，次次做好

①所有文件、資料只經(jīng)手一次便處理好，可以采取以下行動之一：

A.歸檔 B.執(zhí)行 C.傳閱 D.廢棄

②切記閱讀后不做處理，留待下次再閱讀、再處理的重復(fù)工作。

③保證工作的質(zhì)量，避免返工帶來的浪費。

法則九：克服拖延、現(xiàn)在就做

① "人并不是因為跑得不快而趕不上火車的，而是因為出發(fā)晚了才趕不上的。"

②應(yīng)做而未做的事務(wù)不斷給人壓迫感，拖延者心頭不空，因而時常感到時間的壓力，使人心力交瘁，浪費了寶貴的時間。

③克服拖延的技巧，設(shè)定完成日期，制定具體的計劃。

④安排跟進(jìn)，設(shè)立獎勵。

法則十：當(dāng)日事當(dāng)日畢

制定每日的工作時間表，每天都將目標(biāo)、結(jié)果日清日新。

法則十一：善用零散時間

①滴水成河，用“分鐘”來計算時間的人，比用“小時”來計算的時間的人，時間多59倍。

②零散的時間可用來從事零碎的工作。例如坐車、等人時，就可以學(xué)習(xí)、思考、閱讀、更新工作日程、簡短地計劃下一個行動等等。

③沒有利用不了的時間，只有自己不利用的時間。

法則十二：利用節(jié)省時間的工具

① 電話、電子郵件、傳真、語音系統(tǒng)、電腦等。

② 使用電話時應(yīng)開門見山，長話短說;打電話前應(yīng)先列出講話要點，以免遺漏。

③ 需要向一個以上的人傳遞信息時，應(yīng)采用電子郵件，以避免重復(fù)浪費時間。

④ 提高使用日常電腦軟件的技巧。

法則十三：高效的閱讀法

①有目的地閱讀。

②快速略讀和重點詳讀相結(jié)合。

③歸納要點，在書上標(biāo)記或記筆記。

④切忌逐字閱讀。

⑤簡化辦公室的傳閱資料。

法則十四：高質(zhì)高效的睡眠

①培養(yǎng)隨時隨地入睡的能力。

②注重睡眠質(zhì)量，不要只注重時間長短。

③利用白天瞬間睡眠，保持旺盛精力。

④心理訓(xùn)練，自我暗示與身心放松。

法則十五：終生學(xué)習(xí)

通過學(xué)習(xí)提高本身的技能是提高效率的捷徑。

①長期自學(xué)，定期參加各種研討會。

②多方面搜集與專業(yè)有關(guān)的信息，更新自己的知識結(jié)構(gòu)

③養(yǎng)成終生學(xué)習(xí)的習(xí)慣。

時間管理是一種習(xí)慣，也是一種心態(tài)。

舉凡有成就的管理人都有四個共通的特性，即①明確的目標(biāo)，②積極的態(tài)度，③自我激勵，④良好的時間管理。做好時間管理，亦就是做對的事情，把事情做對。中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人與管理者，要把時間管理好，就是要堅持你的既定目標(biāo)，永不放棄。

時間管理是一種習(xí)慣，也是一種心態(tài)!

什么是時間管理

時間管理就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實現(xiàn)目標(biāo)。時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做;時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理最重要的功能是通過事先的規(guī)劃和長期的計劃，做為一種提醒與指引。

時間管理就是自我管理，自我管理即是改變習(xí)慣，讓自己更有績效，更具效能。把事情很快地做完，叫做效率;把事情很快又很好的做完，叫做效能。時間是資本和無法更新的收入，任何一個制定出來幫助我們高效率地安排時間的計劃，都必須從我們對時間寶貴性的認(rèn)識入手，管理好你的時間就能管理好你的工作。在進(jìn)行有效的時間管理之前，必須充分理解時間管理的概念，從而學(xué)會掌控時間，合理安排自己的工作和生活，最大限度發(fā)揮時間的效力，提高工作績效。

如何進(jìn)行有效的時間管理

一、認(rèn)識時間管理的概念

時間管理就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實現(xiàn)目標(biāo)。時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做;時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理最重要的功能是通過事先的規(guī)劃和長期的計劃，做為一種提醒與指引。 時間管理就是自我管理，自我管理即是改變習(xí)慣，讓自己更有績效，更具效能。把事情很快地做完，叫做效率;把事情很快又很好的做完，叫做效能。時間是資本和無法更新的收入，任何一個制定出來幫助我們高效率地安排時間的計劃，都必須從我們對時間寶貴性的認(rèn)識入手，管理好你的時間就能管理好你的工作。在進(jìn)行有效的時間管理之前，必須充分理解時間管理的概念，從而學(xué)會掌控時間，合理安排自己的工作和生活，最大限度發(fā)揮時間的效力，提高工作績效。

二、樹立明確的時間管理目標(biāo)

成功等于目標(biāo)，時間管理的目的是在最短時間內(nèi)實現(xiàn)更多想要實現(xiàn)的目標(biāo)。人生旅途上，沒有目標(biāo)就如在黑暗中行走，不知該往何處。有目標(biāo)才有方向，目標(biāo)是前進(jìn)的推動力，能夠淋漓盡致地激發(fā)人的潛能。明確的目標(biāo)對于構(gòu)建成功人生至關(guān)重要。 然而，制定目標(biāo)不是一件容易的事。一個有效的目標(biāo)必須具備這些特性：

1)具體性，有效目標(biāo)不能大而空，應(yīng)具有階段性和可操作性。為此，我們可以將大目標(biāo)分解為一個個階段性目標(biāo)，再制定出高效的日程計劃，以此督促自己朝向既定目標(biāo)邁進(jìn)。

2)可衡量性，任何目標(biāo)都應(yīng)該有可以用來衡量該目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn)，包括衡量階段性成果的控制點和衡量最后績效的指標(biāo)。

3)可達(dá)性，無法企及的目標(biāo)只能是白日做夢，而太輕易達(dá)到的目標(biāo)則沒有挑戰(zhàn)性。成功的目標(biāo)設(shè)定應(yīng)該既有挑戰(zhàn)性，又不超出自己的能力所及，經(jīng)過一番努力最終可以達(dá)成。

4)任何目標(biāo)都應(yīng)該考慮時間的限定。不但要確定最終目標(biāo)的完成時間，還要設(shè)立多個小時間段上的“時間里程碑”，以便進(jìn)行工作進(jìn)度的監(jiān)控。

三、制定時間管理的行動計劃

哈羅德·孔茨說過：計劃工作是一座橋梁，它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來，以克服這一天塹。目標(biāo)是計劃的開始和歸宿，設(shè)立正確的目標(biāo)是成功計劃的前提;計劃是實現(xiàn)工作目標(biāo)的支持系統(tǒng)，是描述使用可以運(yùn)用的資源達(dá)到預(yù)先設(shè)定的工作目標(biāo)的方法。在實際行動之前預(yù)先對應(yīng)當(dāng)追求的目標(biāo)和應(yīng)采取的行動方案作出選擇和具體安排，計劃是預(yù)測和構(gòu)想，即預(yù)先進(jìn)行的行動安排，計劃是管理的首要智能。計劃可被定義為“決定目標(biāo)及如何達(dá)成目標(biāo)的一個程序”，它含有三個特性，前瞻性的思考——思考及判斷未來可能的狀況，下決策——決定未來想要達(dá)成的狀況，目標(biāo)導(dǎo)向——規(guī)劃各個標(biāo)的，以達(dá)成期望的狀況。 對于時間管理而言，就是要針對設(shè)立的明確時間管理的核心目標(biāo)，依次按重要性排列，然后依照所設(shè)立的目標(biāo)寫出一份詳細(xì)的計劃，并依照計劃進(jìn)行。然后將設(shè)定的目標(biāo)進(jìn)行分割，何謂分割呢?就是把目標(biāo)細(xì)化，年度目標(biāo)——季度目標(biāo)——月度目標(biāo)——周目標(biāo)——日目標(biāo)。

四、分清輕重緩急

美國一位著名的管理學(xué)家認(rèn)為：有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認(rèn)清時間耗在什么地方了，管理自己的時間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時間，集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。將自己工作按輕重緩急分為重要、次要和一般三類，安排各項學(xué)習(xí)和工作時間和占用百分比;在學(xué)習(xí)和工作中記載實際耗用時間;每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運(yùn)用效率，重新調(diào)整自己的時間安排，更有效的工作。 著名管理學(xué)家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程序進(jìn)行劃分，基本上可以分為四個“象限”，時間管理理論的一個重要觀念是應(yīng)有重點地把主要的精力 和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的學(xué)習(xí)與工作上。那么什么是重要的事和緊急的事呢?重要的事就是你個人覺得有價值且對你的使命，價值觀及首要目標(biāo)有意義的活動，來自內(nèi)在的需求，對自己而言要事有時并不緊急但需要更多的時間，并且天天做;緊急的事就是你或別人認(rèn)為需要立刻處理的緊急時間或活動，來自外界影響你的生活和工作次序。

五、合理安排工作時間

有效的時間管理意味著合理安排各項工作。抓住“黃金時間”， 每個人都有兩種黃金時間。一種是內(nèi)部黃金時間，是一個人精神最集中、工作最有效率的時候。內(nèi)部黃金時間因人而異，在通過觀察掌握了自己的內(nèi)部黃金時間時，用這個時間段處理最為重要的工作。外部黃金時間是指跟其他人交往的最佳時間。這須遵循他人的日程，但可以利用這段時間充分表達(dá)自身的優(yōu)勢。 不要把日程安排得太滿 意外情況隨時都有可能發(fā)生而占用時間，若日程太滿就會窮于應(yīng)付。因此，每天至少要為自己安排1小時的空閑時間，讓工作和生活更加從容。同時學(xué)會分工合作的授權(quán)管理，能讓別人代勞的事情，自己就不要做，學(xué)會運(yùn)用別人的時間。因為每個人的精力都是有限的，所謂有所為有所不為，把自己的精力和時間用在最能體現(xiàn)自己價值的方面。

六、形成有條有理的工作作風(fēng)

今日事今日畢，習(xí)慣拖延時間是很多人在時間管理中經(jīng)常會落入的陷阱?！暗葧僮觥?、“明天再說”這種“明日復(fù)明日”的拖延循環(huán)會徹底粉碎制定好的全盤工作計劃，并且對自信心產(chǎn)生極大的動搖?！敖袢帐陆袢债叀斌w現(xiàn)的是一種強(qiáng)有力的執(zhí)行力，這種執(zhí)行力將指引按照自己設(shè)計好的軌道走向成功的彼岸。 同時在工作安排上要與你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾。一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，就很難知道什么是最重要的，當(dāng)價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在管理時間，而在于如何分配時間。人永遠(yuǎn)沒有時間做每件事，但永遠(yuǎn)有時間做對你來說最重要的事。

七、應(yīng)用時間管理技巧

19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出80/20原則，其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動。比如，是那20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績，可能創(chuàng)造了80%的利潤，世界上80%的財富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。同時，領(lǐng)導(dǎo)人員工作效果中的百分之八十，往往集中在百分之二十的最重要的工作上，80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價值，集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則，運(yùn)用“關(guān)鍵的事情占少數(shù)，次要的事情占多數(shù)”是一個普遍現(xiàn)象這一規(guī)律。時間管理是自我管理中重要的內(nèi)容，大凡業(yè)績卓越的人大都是具有高效時間管理的人，應(yīng)用有效時間管理的方法和技巧，可以合理安排自己的工作與生活，最大限度地發(fā)揮時間的效力，提高工作績效。

八、克服內(nèi)外引起的時間浪費

時間管理當(dāng)中最有用的詞是“不”。學(xué)會說“不”， 有時拒絕是保障自己行使優(yōu)先次序的最有效手段，勉強(qiáng)接受他人的請托而擾亂自己的安排，是不合理的。如果有的請托由他人承擔(dān)可能比自己更合適，不妨向請托者提出適時的建議。量力而行地說“不”，對己對人都是一種負(fù)責(zé)。首先，自己不能勝任委托的工作，不僅徒費時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果都無法達(dá)標(biāo)，都會打亂委托人的時間安排，結(jié)果是“雙 輸”。 所以接到別人的委托，不要急于說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質(zhì)地完成工作。如果不能，那要具體與委托人協(xié)調(diào)，在必要時刻，要敢于說“不”。 同時，時間管理的另一個關(guān)鍵就是每天至少要有半小時到1小時的"不被干擾"時間;假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關(guān)在自己的房間里面，思考一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情。