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電腦辦公有什么實(shí)用技巧

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電腦辦公有什么實(shí)用技巧

  電腦辦公有什么實(shí)用技巧?學(xué)習(xí)啦小編教你們?cè)趺磸牟锁B級(jí)別到電腦高手。今天小編就為大家?guī)?lái)了電腦辦公實(shí)用技巧,有需要的朋友不妨了解下。

  電腦辦公實(shí)用技巧

  WPS表格四種填充方式

  成批填充表格單元格是我們經(jīng)常要進(jìn)行的一項(xiàng)工作。在WPS表格中,想要填充單元格可以通過(guò)以下幾種方法進(jìn)行:

  1. 鼠標(biāo)左鍵直接拖動(dòng)填充柄填充。此時(shí)會(huì)以升序的方式填充內(nèi)容。

  2. Ctrl+鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)填充柄填充。此時(shí)是以復(fù)制單元格的形式填充。

  3. 鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)單元格,在彈出的菜單中進(jìn)行填充方式的選擇,靈活進(jìn)行填充(圖1)。

  4. 先選中編輯區(qū)域,然后通過(guò)“編輯→填充”命令來(lái)進(jìn)行填充。

  ● 讓辦公文件默認(rèn)用WPS打開(kāi)

  常用辦公文檔既可以關(guān)聯(lián)微軟的Office辦公軟件,也可以關(guān)聯(lián)國(guó)產(chǎn)WPS辦公軟件。許多用戶覺(jué)得WPS輕巧方便實(shí)用,希望用WPS直接打開(kāi)辦公文檔編輯,但在WPS程序中死活也找不到這個(gè)設(shè)置選項(xiàng)。

  其實(shí),WPS的關(guān)聯(lián)設(shè)置是放在一個(gè)專設(shè)的位置,這個(gè)選項(xiàng)設(shè)置是在系統(tǒng)的程序組中。以最新版WPS Office為例,依次選擇“開(kāi)始→所有程序→WPS Office個(gè)人版→WPS Office工具→配置工具→高級(jí)→文件關(guān)聯(lián)”,然后按需勾選所需格式選項(xiàng)就可以了(圖2)。裝完軟件,有桌面的圖標(biāo)就夠用了,很少有人到這里來(lái)看,因此找不到也難怪了。

  ● PPT幻燈片編輯放映兩不誤

  能不能一邊播放幻燈片,一邊對(duì)照著演示結(jié)果對(duì)幻燈進(jìn)行編輯呢?

  答案是肯定的。只須按住Ctrl不放,單擊“幻燈片放映”菜單中的“觀看放映”就可以了。此時(shí)PPT將演示窗口縮小至屏幕左上角。修改幻燈片時(shí),演示窗口會(huì)最小化,修改完成后,再?gòu)娜蝿?wù)欄點(diǎn)擊演示圖標(biāo),切換到演示窗口就可看到相應(yīng)的效果了。

  ● 讓快速選擇多個(gè)對(duì)象更容易

  在PowerPoint中,如果要選擇疊放在一起的若干個(gè)對(duì)象時(shí)會(huì)不太容易,特別是它們又位于疊放次序下層的時(shí)候,對(duì)象相互有遮蓋更是如此。不過(guò),下面的方法可以解決。

  在傳統(tǒng)PPT編輯界面中,點(diǎn)擊“繪圖”工具欄右側(cè)的三角箭頭(工具欄選項(xiàng)),依次指向“添加或刪除按鈕→繪圖”,然后選中“選中多個(gè)對(duì)象”,將它添加到“繪圖”工具欄中,點(diǎn)擊它,會(huì)打開(kāi)“選擇多個(gè)對(duì)象”對(duì)話框。只要在對(duì)話框的對(duì)象列表中選中相應(yīng)的那些對(duì)象就可以了。

  這個(gè)按鈕的添加也可以這么做:點(diǎn)擊菜單命令“工具→自定義”,在打開(kāi)的對(duì)話框中點(diǎn)擊“命令”選項(xiàng)卡,然后在“類別”中選“繪圖”,在“命令”欄中選擇“選中多個(gè)對(duì)象”,將它拖至工具欄的任意位置。

  ● PPT其他對(duì)象也用格式刷

  我們常常用格式刷來(lái)復(fù)制文本或段落的格式,其實(shí)它可以應(yīng)用于PPT制作的方方面面。

  在PowerPoint中,想制作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、線條色、文字字體、陰影設(shè)置等),可以在設(shè)置好其中一個(gè)以后,選中它,點(diǎn)擊“常用”工具欄中的“格式刷”工具,然后單擊其它的文本框。如果有多個(gè)文本框,只要雙擊“格式刷”工具,再連續(xù)“刷”多個(gè)對(duì)象。完成操作后,再次單擊“格式刷”就可以了。

  不光文本框,其他如自選圖形、圖片、藝術(shù)字或剪貼畫也可以使用格式刷來(lái)刷出完全相同的格式。以上這些你用過(guò)嗎?趕快試試吧!

  ● 臨時(shí)給PPT演講做補(bǔ)充標(biāo)記

  利用PowerPoint放映幻燈片時(shí),有時(shí)在演講時(shí)才發(fā)現(xiàn)當(dāng)初在制作的時(shí)候,沒(méi)有標(biāo)記某頁(yè)的關(guān)鍵內(nèi)容。怎么辦?

  為了讓效果更直觀,有時(shí)我們需要現(xiàn)場(chǎng)在幻燈片上做些標(biāo)記。在打開(kāi)的演示文稿中單擊鼠標(biāo)右鍵,然后依次選擇“指針選項(xiàng)→圓珠筆(氈尖筆或熒光筆)”即可,這樣就可以調(diào)出畫筆在幻燈片上寫寫畫畫了。用完后,按Esc鍵便可退出。

  ● 打印不連續(xù)的單元格(區(qū)域)

  有時(shí)候我們需要將Excel中不連續(xù)的單元格內(nèi)容打印出來(lái),這時(shí)可以根據(jù)情況采用如下兩種方法之一。

  如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格(區(qū)域)中的內(nèi)容打印出來(lái),那么在按住Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)左鍵單擊需要打印的單元格(區(qū)域),選中多個(gè)不連續(xù)的單元格(區(qū)域,如A2.B2:C8.D10……),然后選擇“文件→打印”,打開(kāi)“打印內(nèi)容”對(duì)話框,選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項(xiàng),按下“確定”按鈕就行了。此時(shí),系統(tǒng)將選中的每一個(gè)不連續(xù)單元格(區(qū)域)分開(kāi),打印在不同頁(yè)面上(即A2打印在一張紙上,B2:C8打印在另一張紙上……)。

  如果需要經(jīng)常打印固定的不連續(xù)行、列,可以在上述隱藏設(shè)置完成后,執(zhí)行“視圖→視面管理器”,打開(kāi)“視面管理器”對(duì)話框,按其中的“添加”按鈕,在隨后彈出的“添加視圖”對(duì)話框“名稱”后面的方框中輸入一個(gè)名稱(如“打印”等),確定退出。以后需要打印時(shí),再打開(kāi)“視面管理器”對(duì)話框,選中“打印”視圖項(xiàng),按“顯示”按鈕,即可顯示出設(shè)置好的打印頁(yè)面,執(zhí)行打印操作就可以了。

  ● 巧用鍵盤鋪助快速定位排版

  在PPT設(shè)計(jì)中,有時(shí)候用鼠標(biāo)定位對(duì)象不太準(zhǔn)確,也不好把握分寸。這時(shí),按住Shift鍵的同時(shí)用鼠標(biāo)水平或豎直移動(dòng)對(duì)象,可以基本接近于直線平移。在按住Ctrl鍵的同時(shí)用方向鍵來(lái)移動(dòng)對(duì)象,可以精確到像素點(diǎn)的級(jí)別。

  電腦word辦公實(shí)用技巧

  讓W(xué)ord認(rèn)識(shí)WPS2000/WPS Office文件 目前PC機(jī)上最為流行的字處理軟件除了Word外,還有我國(guó)金山公司的WPS2000和WPS Office,筆者發(fā)現(xiàn)在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉(zhuǎn)換器,就可以直接讀取由Word97/2000/XP產(chǎn)生的文檔。但是,在Word97/2000/XP中卻無(wú)法讀取WPS Office文檔!其實(shí),以前我們?cè)浀迷贠ffice2000安裝光盤上有一個(gè)WPS2WORD.EXE的程序,利用它就可以使Word讀取WPS2000文件。但是經(jīng)筆者試驗(yàn),發(fā)現(xiàn)安裝此轉(zhuǎn)換器無(wú)法使Word讀取WPS Office文件。筆者在金山公司的網(wǎng)站上發(fā)現(xiàn)他們已經(jīng)推出了WPS Office的轉(zhuǎn)換器,我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載。雙擊它會(huì)彈出如圖1所示的界面,點(diǎn)下“確定”鈕,該程序會(huì)自動(dòng)地判斷出你有沒(méi)有安裝過(guò)轉(zhuǎn)換器,并會(huì)自動(dòng)為你安裝。以后打開(kāi)Word后,在“打開(kāi)”對(duì)話框中的“文件類型”框中選擇“WPS文件(*.wps)”列表項(xiàng),選擇需要編輯的WPS文件,點(diǎn)擊“打開(kāi)”后即可直接打開(kāi)WPS Office文件了,當(dāng)然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

  在Word中批量轉(zhuǎn)換文檔 手頭上有許多Word生成的DOC文件,想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿,而苦于往返于“打開(kāi)/另存為”之間。其實(shí),在Word中是能夠批量轉(zhuǎn)換文檔的。只要我們?cè)囍鴨螕?ldquo;文件”→“建立新文件”命令,打開(kāi)“新建”文件對(duì)話框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵,這樣Word會(huì)使用其默認(rèn)模板建立一個(gè)新文件,而不會(huì)打開(kāi)“新建”文件對(duì)話框),點(diǎn)擊“其它文檔”標(biāo)簽,并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)?rdquo;項(xiàng)目(但如果你的機(jī)器中沒(méi)有安裝此模板,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)Office2000或XP的安裝程序,并會(huì)提示你插入Office2000光盤),再順著向?qū)б徊揭徊讲僮?。利用該向?qū)Ъ瓤梢詫ord2000/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成Word2000/XP格式,也可以將Word2000/XP格式批量轉(zhuǎn)換至Word2000/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件、WEB頁(yè)文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等,相信這個(gè)強(qiáng)大的功能會(huì)給你帶來(lái)很大的方便。

  快速還原圖片文件 利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品,但是有時(shí)往往出于特殊需要(如出版、發(fā)行等),要求把其中內(nèi)嵌的圖片還原出來(lái)。這時(shí)我們固然可以使用Word2000打開(kāi)該文件,然后選中相應(yīng)圖像后復(fù)制,再啟動(dòng)畫圖程序進(jìn)行粘貼,最后再存盤。這對(duì)于僅含有一個(gè)兩上圖片的文件尚可,如果你的文檔中已經(jīng)內(nèi)置了圖片文件而且比較多,那么一個(gè)一個(gè)地拷貝、粘貼則相對(duì)來(lái)說(shuō)比較麻煩。其實(shí),只要我們單擊“文件”→“另存為Web頁(yè)”命令,Word就會(huì)自動(dòng)地把其中內(nèi)置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁(yè)為文件名加上“.files”的文件夾下(與在IE中保存的網(wǎng)頁(yè)一樣),非常方便。

  給Word文件減肥 現(xiàn)在PC機(jī)上是Microsoft Windows的天下,軟件也越做越大,連一些文字資料的文件也不例外。如我們?cè)赪ord中打一點(diǎn)兒字,動(dòng)不動(dòng)就幾十k字節(jié),文件一多,給我們交流、使用都帶來(lái)了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。其實(shí),只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令,Word則會(huì)重新將信息進(jìn)行整理存盤,這樣會(huì)使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話,可以打開(kāi)Word,單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令,再單擊“保存”選項(xiàng)卡,在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項(xiàng),以后Word就會(huì)在每次保存文件時(shí)自動(dòng)進(jìn)行信息整理并存盤,實(shí)現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外,如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù),則在選中“嵌入TrueType字體”后,還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框,否則Word會(huì)把所用到的TrueType字體一同“打包”,使得文件增大。

  一次保存多個(gè)文件 在WPS2000/Office中有一個(gè)“保存所有文件”命令,這個(gè)命令非常有用,只要執(zhí)行該命令,即相當(dāng)于將所有的文件進(jìn)行存盤操作,免去了一個(gè)文件窗口一個(gè)文件窗口切換、存盤之苦。其實(shí),我們也可以在Word中一次保存多個(gè)文件:只要在要保存文件時(shí)按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn),原來(lái)的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了,此時(shí)單擊這個(gè)命令相當(dāng)于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性將所有打開(kāi)的文件進(jìn)行存盤。

  合并Word文件 我們?cè)谑褂肳ord制作文檔時(shí),經(jīng)常要與別人合作,一般情況下,我們都是把別人的文件拷貝過(guò)來(lái)打印,這雖然方便,但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令,在彈出的窗口中選擇“Word文件”,再找到同事的文件,點(diǎn)擊“插入”鈕。怎么樣?同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了,而且圖片、表格、字體、字號(hào)、格式都絲毫沒(méi)有任何變化!

  更改文件默認(rèn)存盤格式 在Word默認(rèn)情況下,我們都將文件存為Word的DOC格式,但是有時(shí)候我們出于特殊的需要,如投稿時(shí)需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便,只要單擊“文件”→“另存為”命令,然后在保存對(duì)話框中選擇欲保存的類型再點(diǎn)擊“保存”鈕就行了。但是,每次這樣做未免有些麻煩。其實(shí),只要我們單擊“工具”→“選項(xiàng)”,打開(kāi)設(shè)置窗口,點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽,在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式,以后每次存盤時(shí),Word就會(huì)自動(dòng)將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。

  8修復(fù)文件 遇到過(guò)突然停電而自己的文件沒(méi)有保存、文件找到卻無(wú)法打開(kāi)的情況嗎?那時(shí)候的你一定比失戀更痛苦!其實(shí),在Word中設(shè)計(jì)了一個(gè)修復(fù)程序,只不過(guò)它比較隱蔽,你沒(méi)有注意罷了,巧妙地使用它說(shuō)不定還能夠把你的工作成果給恢復(fù)過(guò)來(lái)呢。請(qǐng)點(diǎn)擊“文件”→“打開(kāi)”,在打開(kāi)文件對(duì)話框中的文件類型下拉框中選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”項(xiàng)(請(qǐng)將鼠標(biāo)向下拖動(dòng),否則無(wú)法看到這個(gè)項(xiàng)目),再點(diǎn)擊原先打不開(kāi)的文件,耐心等待一會(huì)兒凡是能夠被恢復(fù)的文本都會(huì)出現(xiàn)在Word窗口中,這時(shí)候就麻煩你按一下存盤圖標(biāo)吧!

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