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在Excel中更快捷輸入有固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)的方法

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 很多情況下我們?cè)贓xcel單元格中輸入的數(shù)據(jù)是含有固定內(nèi)容的,比如來(lái)自同一區(qū)縣的身份證號(hào)碼的前六位數(shù)字一定是相同的,或者來(lái)自同一縣市的人的聯(lián)系地址中省市縣部分也是固定的。這種情況下,如果老老實(shí)實(shí)地依次輸入,效率就很低。怎樣才能快速準(zhǔn)確地輸入這些含有固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)呢?以下的幾個(gè)方法我想必有一種能幫你解決問(wèn)題。

  自動(dòng)填充

  如果數(shù)據(jù)含有固定內(nèi)容,但同時(shí)又是有規(guī)律的數(shù)據(jù),比如單位員工的職工編號(hào),在某種排序的方式下,它們就是一個(gè)有規(guī)律的數(shù)列。這種情況下最簡(jiǎn)單最直接的方式就是使用自動(dòng)填充。

  比如需要輸入的數(shù)據(jù)是“12345××××”,后四位不一樣,前五位數(shù)據(jù)都是一樣的。那么我們只需要在第一、二、三單元格分別輸入 “123450001”、“123450002”、“123450003”,然后選中這三個(gè)單元格,并拖動(dòng)該單元格區(qū)域的填充句柄向下拖動(dòng)至需要的位置,就可以完成自動(dòng)填充了。

  如果固定內(nèi)容為文字,但只要數(shù)字部分為有規(guī)律的序列,如“一車間001”、“一車間002”等,也可以使用此辦法。

  設(shè)置單元格格式

  如果需要輸入的數(shù)據(jù)不能自動(dòng)填充,那么我們還可以借助設(shè)置單元格格式來(lái)簡(jiǎn)化我們的工作。比如需要輸入的數(shù)據(jù)是一組14位的數(shù)字,其中前十位都是“0737070680”,只有后4位不一樣。通過(guò)設(shè)置單元格格式,就可以只輸入后4位數(shù)字,讓前十位數(shù)字自動(dòng)添加。

  實(shí)現(xiàn)辦法是:選中數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域,然后點(diǎn)擊右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令,打開(kāi)“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框。在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表中點(diǎn)擊“自定義”,然后在右側(cè)的“類型”輸入框中輸入“0737070680000#”(不含引號(hào)),也就是說(shuō)輸入前面共同的部分,后四位中前三位輸入 “0”,第四位輸入“#”。這樣輸入時(shí)只要在單元格中直接輸入“1”、“2”、“3”等,就可以直接補(bǔ)全為14位數(shù)字了。

  如果數(shù)據(jù)中含有固定的文本,比如前幾個(gè)字都是“山東省濰坊市”,那么我們也可以在這個(gè)自定義的“類型”輸入框中輸入“"山東省濰坊市"@”。以后輸入時(shí)這幾個(gè)字也就可以自動(dòng)添加了。這種方法在屏幕上顯示的是全部數(shù)據(jù),但是點(diǎn)擊單元格我們可以在編輯欄中看到實(shí)際數(shù)據(jù)只是我們手工輸入的部分(圖 1)。

  公式合并

  假設(shè)數(shù)據(jù)包含固定內(nèi)容“山東省濰坊市”,需要輸入到A2:A10單元格區(qū)域。我們可以在B2:B10區(qū)域先輸入數(shù)據(jù)中除固定內(nèi)容以外的那些內(nèi)容,然后點(diǎn)擊A2單元格,輸入公式“="山東省濰坊市"&B2”,完成后拖動(dòng)此單元格填充句柄向下復(fù)制公式至A10單元格就可以得到完整數(shù)據(jù)了 (圖2)。

  再選中A2:A10單元格區(qū)域,按下“Ctrl+C”復(fù)制數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊右鍵,在彈出的菜單中點(diǎn)擊“選擇性粘貼”命令,在打開(kāi)的對(duì)話框中選中“數(shù)值”單選項(xiàng),確定后,就可以刪除B列數(shù)據(jù)了

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