如何才能系統(tǒng)有效的學(xué)習(xí)excel
如何才能系統(tǒng)有效的學(xué)習(xí)excel
Excel是我們生活工作中最長用到的工具，學(xué)好Excel和濃郁必要。那么如何才能系統(tǒng)有效的學(xué)習(xí)excel?以下是學(xué)習(xí)啦小編分享給大家的有效學(xué)習(xí)excel的方法的資料，希望可以幫到你!
有效學(xué)習(xí)excel的方法1
確立目標(biāo)和方向
在我的網(wǎng)站和微博當(dāng)中經(jīng)常會(huì)碰到陌生的朋友發(fā)來詢問：
我想要學(xué)習(xí)Excel，有什么書可以推薦?
每次收到這樣的問題，我總是感到很為難。同樣的問題，如果放到其他對(duì)象上面，您就會(huì)感覺到其中的惱人之處。例如：
我想要學(xué)習(xí)英語，有什么書可以推薦?
想要學(xué)英語，是為了應(yīng)付四六級(jí)考試、還是準(zhǔn)備TOEFL&GRE?是為了日常工作交流、還是要查閱專業(yè)資料?是為了無障礙觀看美劇、還是為了能在出國旅行時(shí)搭訕金發(fā)美女或帥哥……這些不同目標(biāo)的差異性決定了學(xué)習(xí)方法和側(cè)重方向的區(qū)別，這一點(diǎn)對(duì)于Excel也同樣適用：
您是為了什么目的而學(xué)習(xí)Excel?
如果是迫于工作壓力，可以根據(jù)工作的專業(yè)背景有針對(duì)性的學(xué)習(xí)一些常用技巧，例如人力資源和行政方向的可以學(xué)習(xí)一些日期處理和字符處理的技巧;商品銷售和庫存管理方向的可以學(xué)一下透視表等便捷的統(tǒng)計(jì)工具;市場運(yùn)營和數(shù)據(jù)分析方向的可以學(xué)習(xí)一下數(shù)據(jù)分析工具和圖表的運(yùn)用等等;
如果是希望提升效率，擺脫加班的命運(yùn)，在一些常規(guī)技巧和工具之外，還可以多了解一些函數(shù)公式的高級(jí)用法甚至可以接觸一下VBA和宏;
如果還只是學(xué)生，希望在踏入職場之前預(yù)先充個(gè)電，建議可以先粗略的了解一下Excel可以做什么以及這些功能的名稱叫什么，以便將來碰到實(shí)際問題時(shí)能夠快速的檢索相關(guān)信息;
如果僅僅是因?yàn)閭€(gè)人愛好(別驚訝，真的有人好這口)，那可以根據(jù)個(gè)人的性格特長來做選擇：例如文藝青年可以考慮學(xué)習(xí)一下圖表的美化設(shè)計(jì)，而邏輯控們可以去深入學(xué)習(xí)一下復(fù)雜的函數(shù)公式;
除非是學(xué)術(shù)研究或從事培訓(xùn)教學(xué)，否則很少有必要完整的系統(tǒng)性學(xué)習(xí)Excel。相反的，有選擇有針對(duì)性的、與自身興趣愛好相結(jié)合是更有效率也是更容易持久的學(xué)習(xí)方式。
有效學(xué)習(xí)excel的方法2
別再為菜單而糾結(jié)
有一部分人對(duì)Excel心存畏懼，是因?yàn)橐婚_始就被它龐大的菜單體系嚇到了，想要操作一項(xiàng)功能，卻可能半天找不到可以使用的菜單命令。這也造成了每次Excel版本升級(jí)以后，都會(huì)有相當(dāng)一部人長時(shí)間的不適應(yīng)感。
如果我們能夠從Excel軟件設(shè)計(jì)的角度出發(fā)來觀察，也許就會(huì)看到另一個(gè)不同的世界。
有效學(xué)習(xí)excel的方法3
找準(zhǔn)對(duì)象
Excel和其他許多應(yīng)用軟件一樣，都有一個(gè)共同的特點(diǎn)：大部分的操作都是基于特定的對(duì)象來進(jìn)行的，而這個(gè)“對(duì)象”通常就是在軟件中當(dāng)前所選中的目標(biāo)，它也許是一個(gè)單元格，也可能是一組單元格范圍;也許是編輯欄里的一串文字，也可能是某個(gè)工作表的名稱;也許是一幅圖表，也可能只是圖表中的某個(gè)標(biāo)簽——只有先找準(zhǔn)合適的對(duì)象，才能有后續(xù)操作的基礎(chǔ)。所以，“找不到對(duì)象”擱在哪兒都是一件麻煩事。
忽視對(duì)象的后果很嚴(yán)重，并非聳人聽聞，甚至有些菜單命令只有在選中特定對(duì)象的前提下才會(huì)顯現(xiàn)出來。聽上去很魔幻?這其實(shí)就是從Excel 2007版中開始引入的“上下文菜單”機(jī)制。
這類選項(xiàng)卡工具欄在常規(guī)狀態(tài)下并不在菜單功能區(qū)上顯示，只有在Excel中選定數(shù)據(jù)透視表、圖表或迷你圖[1]單元格等特定對(duì)象時(shí)，才會(huì)顯現(xiàn)出對(duì)應(yīng)的選項(xiàng)卡工具欄，這上面的菜單命令也是與特定對(duì)象緊密相關(guān)的操作命令。這就好像一個(gè)自動(dòng)感應(yīng)裝置，只有選對(duì)了地方，才會(huì)朝你露出真容。
所以，下回如果身邊有人嚷嚷著找不到命令菜單了，不妨善意的提醒一下人家：您有對(duì)象了嗎?
小提示：使用【插入】選項(xiàng)卡中的命令所創(chuàng)建的對(duì)象，幾乎都帶有此類上下文選項(xiàng)卡。
有效學(xué)習(xí)excel的方法4
活用右鍵
在選定目標(biāo)對(duì)象以后，根據(jù)軟件設(shè)計(jì)中的就近原則，針對(duì)此對(duì)象的常規(guī)操作通常都能在對(duì)象附近找到。“右鍵菜單”就是這樣一種比上下文選項(xiàng)卡距離更近的快捷菜單呼叫系統(tǒng)，招之即來揮之即去，這也是通行于當(dāng)今大部分軟件中的標(biāo)準(zhǔn)配置。
右鍵菜單上所顯示的命令，通常都會(huì)包含對(duì)當(dāng)前對(duì)象基本的屬性[2]設(shè)置和操作方法[3]。其中的【設(shè)置單元格格式】命令可以編輯單元格對(duì)象的屬性，而【剪切】、【復(fù)制】、【刪除】、【篩選】、【排序】等命令則是單元格對(duì)象可以執(zhí)行的操作方法。屬性和方法雖然是編程范疇的概念，但在這里卻能夠很好的闡釋軟件運(yùn)作的本質(zhì)。
右鍵菜單的命令都是針對(duì)選定對(duì)象的相關(guān)設(shè)置或操作，因此根據(jù)選定對(duì)象的不同，右鍵菜單上的命令條目也會(huì)有所區(qū)別，這一點(diǎn)在圖表對(duì)象上體現(xiàn)得更加顯著，例如在選中圖表中的圖例、數(shù)據(jù)系列以及數(shù)據(jù)標(biāo)簽時(shí)都會(huì)有不同的右鍵菜單。
因此，在Excel中如果希望對(duì)某個(gè)對(duì)象進(jìn)行基本的設(shè)置操作，右鍵菜單就是隨叫隨到的遙控器，用好右鍵可以省卻很多尋找菜單路徑的麻煩。
與右鍵菜單作用相似的還有浮動(dòng)工具欄，這是Excel 2007版開始新增的功能，也是在選定對(duì)象以后點(diǎn)擊右鍵的時(shí)候自動(dòng)顯示，可以用于設(shè)置對(duì)象的外觀屬性。
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私人定制
盡管有右鍵菜單和浮動(dòng)工具欄的支援，但畢竟還是有些功能命令只有在功能區(qū)上才能找到，比如常用的數(shù)據(jù)有效性功能、刪除重復(fù)項(xiàng)功能以及條件格式等。甚至還有些功能壓根兒就沒出現(xiàn)在常規(guī)的菜單界面當(dāng)中，例如許多人有所耳聞卻很少能夠有幸謀面的“照相機(jī)”功能。Excel的功能區(qū)菜單欄就像是春晚的舞臺(tái)，雖然時(shí)間很長舞臺(tái)很大，但還是沒法保證所有明星都能露上臉。
在這種客觀條件下，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性記住一些個(gè)快捷鍵興許還能幫上點(diǎn)忙，例如記得住<alt+d+p>(不是組合鍵，而是按順序分別按鍵)的話，就不愁找不到數(shù)據(jù)透視表的生成向?qū)4]。但記憶大量的快捷鍵對(duì)于我等資質(zhì)駑鈍、生性慵懶之人未免還是要求過高，最好還是能有方便的途徑可以讓人不動(dòng)腦筋的快速找到菜單命令。
所幸的是Excel確實(shí)留了一條后路，“自定義功能區(qū)”和“自定義快速訪問工具欄”可以讓您像Excel的開發(fā)人員一樣定制屬于自己的菜單欄。在功能區(qū)上面的空白位置點(diǎn)擊右鍵，就能找到這兩條自定義命令。
備注：在Excel 2007版本中不能自定義功能區(qū)，只有自定義快速訪問工具欄功能。
自定義快速訪問工具欄的具體工作會(huì)在【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框中來完成。列表框里顯示了Excel當(dāng)中所能提供的菜單命令，如果在上方的下拉選項(xiàng)中選擇【所有命令】的話，就能有幸一覽Excel內(nèi)部龐大完整的功能體系。而右側(cè)的列表框就好比是我們的淘寶購物車，接下來需要我們做的事情，就是把左側(cè)列表當(dāng)中那些中意的菜單命令添加到我們的“購物車”當(dāng)中去。
當(dāng)然了，即使是網(wǎng)購達(dá)人們也需要克制一下自己塞滿購物車的欲望，在挑選菜單命令時(shí)盡量選擇最實(shí)用的、最常用的功能，否則只會(huì)降低自定義工具欄的工作效率。
小提示：要在左側(cè)長長的列表框中查找某個(gè)命令實(shí)屬不易，但如果您知道這些命令名稱是按英文字母以及中文拼音字母的順序排列的，那么查找起來就像是使用手機(jī)通訊錄一樣簡單。
添加完成以后點(diǎn)擊【確定】按鈕，“購物車”里面滿滿的一籃子命令圖標(biāo)就會(huì)整整齊齊的自動(dòng)碼放在Excel的屏幕。這個(gè)默認(rèn)位于功能區(qū)上方的狹長形區(qū)域就稱為“快速訪問工具欄”，英文簡稱QAT。有了它，可以方便用戶快速的選取命令按鈕，而不需要在種類繁多的功能區(qū)選項(xiàng)卡中花時(shí)間肉眼翻找。
如果您是打星際或DOTA出身，對(duì)“手速”有著不凡追求的話，把這個(gè)工具欄的擺放位置下移至功能區(qū)的下方，這樣離表格區(qū)域更近會(huì)更方便鼠標(biāo)操作。
“自定義功能區(qū)”是Excel 2010版開始新增的功能，它的使用方法與前面類似，同樣也是在【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框中進(jìn)行操作，不同之處在于它的操作對(duì)象是功能區(qū)中的選項(xiàng)卡和命令組。
要把自己需要的常用命令添加到功能區(qū)當(dāng)中，需要先在右側(cè)【新建選項(xiàng)卡】并【新建組】，然后就可以將命令按鈕添加到自定義命令組當(dāng)中。完成后的選項(xiàng)卡效果。
在這種高度自由定制的機(jī)制之下，Excel中的菜單(Menu)終于有了名副其實(shí)的味道，除了老面孔的“數(shù)據(jù)套餐”、“公式套餐”以外，還可以有自由搭配自選套餐的機(jī)會(huì)，從而滿足不同人群的特殊需求。
綜合以上這一整套體系，菜單操控方面實(shí)在是很難稱得上是阻礙Excel學(xué)習(xí)和使用的一個(gè)現(xiàn)實(shí)屏障，搬開這只攔路的紙老虎，讓我們把更多精力關(guān)注到Excel更有價(jià)值的內(nèi)涵中。
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