15種公文的范文

　　公文即公務(wù)文書，是指國家行政機關(guān)行政管理系統(tǒng)中形成的機關(guān)應(yīng)用文。公文是伴隨著文字的出現(xiàn)、階級的出現(xiàn)和國家的產(chǎn)生應(yīng)運而生的。大家知道15種公文的范文是什么嗎?今天小編收集了相關(guān)資料供大家查詢!

　　15種公文的范文最全全文

　　初始的公文種類較少。西周春秋時期，下行的王命文書主要有“誥、誓、命"幾種，各諸侯國及其官吏之間的平行文書，也只有“檄文”和“移書”等，而臣下向國君陳述自己見解的則用“上書”。后來，由于國事的繁雜、禮儀的周全，加之封建等級觀念的森嚴，公文種類逐漸膨脹起來。上對下的公文發(fā)展成為“制、詔、策、冊、敕(chi)、教、令、諭、符、檄、旨”等一二十種;下對上的文書，秦時尚只有“奏”(上書)一種，兩漢時期又增加了“章、表、駁議”三種，后來又繁衍了“碟、申、啟、呈、箋、題、狀” 等;平行文則增加了“關(guān)、敕、咨、照會”等多種。這些文種名目雖多，但不少是大同小異的，有的則可互相代替。如“啟”就是和“表”、“奏”同類的文種，劉襤在《文心雕龍·奏啟》中說：“晉來盛啟，用兼表、奏。”

　　辛亥革命后，南京國民臨時政府頒布了第一個公文程式條例，廢除了幾千年來封建王朝使用的“制、詔、敕、題。奏、表、箋”等公文名目，明令規(guī)定采用“令、咨、呈、示、狀”五種公文名稱(另有“公函”、“‘布告”)，并指明用途，這就使公文向簡化、適用方面向前邁了一步。但是，由于辛亥革命反封建并不徹底，因而在公文的確定和使用中，仍免不了封建主義糟粕，如虛偽欺詐、連上驕下的惡習(xí)以及形式主義、文犢主義等等。袁世凱準備復(fù)辟帝制期間，更變本加厲，公文程式一度出現(xiàn)向封建帝制時期倒退的現(xiàn)象。1914年5月26日，北洋政府第二次修改的公文程式規(guī)定，大總統(tǒng)的公文有“策令、申令、告令、批令”等，這些名稱都是仿照古代的叫法。袁世凱稱帝失敗后，1916年7月公文程式進行了第三次修改，恢復(fù)南京臨時政府原定的公文程式，并細化了公文種類，由原來的7種增加到13種，即：大總統(tǒng)令、國務(wù)院令、各部院令、任命狀、委任令、訓(xùn)令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批。1927年8月 13日，公文程式進行了第四次修改，明文規(guī)定公文種類有：令、通告、訓(xùn)令、指令、委任狀、呈、咨、咨呈、公函、批答共10種。

　　1928年6月11日，公文程式第五次修改，取消了“咨呈”，將“通告”改為“布告”。1928年11月15日，公文程式第六次修改，又基本恢復(fù)了南京國民臨時政府首倡的公文程式，只是把國民依法對政府陳述意見的“狀”，從公文種類中取消，其他依舊。此后，國民黨政府機關(guān)的公文，大體沿襲了國民臨時政府首倡的公文形式。

　　新中國成立后，公文的種類進行了八次大的調(diào)整：

　　第一次發(fā)布：1950年12月30日，政務(wù)院秘書廳發(fā)布《公文處理暫行辦法(草案)》規(guī)定公文種類為8類10種。1.函;2.令;3.決定;4.指示;5.報告、簽報;6.批復(fù);7.布告;8.通報、通知。

　　第二次發(fā)布：1951年9月2日，政務(wù)院發(fā)布《公文處理暫行辦法》，規(guī)定公文種類為7類12種，即：1.報告、簽報;2.命令;3.指示;4.批復(fù);5.通報、通知;6.布告、公告、通告;7.公函、便函。

　　同第1次比較，增加公告、通告;將令改為命令;將函分為公函、便函;去掉決定。

　　第三次發(fā)布：1956年10月22日，國務(wù)院秘書廳發(fā)出《國務(wù)院秘書廳關(guān)于公文名稱和體式問題的幾點意見(稿)》。這次修訂和調(diào)整后的公文種類仍為7類12種，即：1.命令、令;2.指示;3.報告、請示;4.批復(fù)、批示;5.通知、通報;6.布告、通告;7.函。這次與第二次比較，增加了令、請示和批示;將公函恢復(fù)為函，去掉了簽報、公告和便函。

　　第四次發(fā)布：1981年2月27日，國務(wù)院辦公廳頒發(fā)《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》，規(guī)定公文種類為9類15種，即：1.命令。令、指令;2.決定、決議;3.指示;4.布告、公告、通告;5.通知;6.通報;7.報告、請示;8.批復(fù);9.函。這次調(diào)整增加了決定、決議，將通報從通知類劃出，單獨成一類，增加了指令、公告，去掉了批示。

　　第五次發(fā)布：1987年2月18日，國務(wù)院辦公廳發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，規(guī)定公文種類為10類15種，即：1.命令(令)、指令;2.決定、決議;3.指示;4.布告、公告、通告;5.通知;6.通報;7.報告、請不;8.批復(fù);9.函;10.會議紀要。這次調(diào)整主要是增加了會議紀要。同時令與命令合并成一種。

　　1989年4月25日，中央辦公廳印發(fā)《中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)文件處理條例(試行)》，規(guī)定黨務(wù)文種共13類。即1.公報;2.決議;3.決定;4.指示;5.條例;6.規(guī)定;7.通知;8.通報;9.請示;10報告;11.批復(fù);12.會議紀要;13.函。1996年5月63中辦又進行了修訂，增加了意見共達14種。

　　國務(wù)院第六次發(fā)布：《處理辦法》于1993年 11月 21日對《處理辦法》進行了修訂，規(guī)定文種為 11類12種。即：1.命令(令);2.指示;3.決定;4.公告、通告;5.通知;6.通報;7.報告;8.請示;9.批復(fù);10.函;11.會議紀要12.議案。這次修訂減去了指令、決議、布告三種，增加了議案，并將請示、報告分開，各自獨立。

　　國務(wù)院第七次發(fā)布：2000年8月20日，國務(wù)院發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，并于2001年1月1日起施行。新《辦法》在文種上主要是取消了“指示”、增加了“意見”，同時將“公告”和“通告”分開，各自獨立，因而使文種成為13類13種。

　　縱觀新中國成立后50年的文種沿革，基本上是大穩(wěn)定小調(diào)整。中辦1989年、1996年兩次調(diào)整，后一次調(diào)整只增加了意見文種，前13個文種沒有變化。國務(wù)院辦公廳建國后進行了7次調(diào)整。有調(diào)整有變化，這些變化與社會的變革發(fā)展緊密相關(guān)，都是為了適應(yīng)當(dāng)時公務(wù)8活動的需要，體現(xiàn)了時代色彩、滿足當(dāng)時公文處理工作的需要。

　　第八次發(fā)布：2012年4月兩辦印發(fā)了《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，將黨政機關(guān)公文文種合并統(tǒng)一為15種，1.決議。2.決定。3.

　　命令(令);4.公報;5.公告;6.通告;7.意見;8.通知;9.通報;10、報告;11.請示;12.批復(fù);13.議案;14.函;15、紀要。

　　目前公文的15個種類是根據(jù)時代發(fā)展和工作需要演化而成的。文種具有概括表明公文的性質(zhì)、行文方向、行文目的和公文特點的重要作用。

　　二、15個文種概念、適用范圍、特點及起草注意事項

　　第一種類：決議。《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)比原《辦法》增加了兩個文種，一個是決議，另一個是公報。這樣目前的文種由原來的13個增加到現(xiàn)在的15個。在公文處理工作中，對于每一個文種都應(yīng)當(dāng)很好地掌握，特別是黨政機關(guān)公文審核把關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)熟悉每個文種的特點及適用范圍。

　　就決議而言，可以從以下幾個方面掌握：

　　第一，概念：決議是指黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)就重要事項，經(jīng)會議討論通過其決策，并要求進行貫徹執(zhí)行的重要指導(dǎo)性公文。一般具有權(quán)威性和指導(dǎo)性。

　　第二，適用范圍。適用于會議討論通過的重大決策事項。為2012年4月16日，中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)了《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中新增的正式公文文種。決議是指黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)就重要事項，經(jīng)會議討論通過其決策，并要求進行貫徹執(zhí)行的重要指導(dǎo)性公文，也是應(yīng)用寫作重點研究的文體之一。從這一適用范圍看，它還是主要用于黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)就重要事項做出的重大決策。

　　第三，主要特點：

　　一是制發(fā)程序上的規(guī)范性。決議的形成，按照一定的組織程序，它所要貫徹的決策事項，必須經(jīng)過集體討論和表決通過后形成，以會議名義發(fā)布。二是效力上的權(quán)威性。決議是經(jīng)過黨的會議討論通過才能生效并由黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)布的，是黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)意志的反映。決議的內(nèi)容事關(guān)重要決策事項，一經(jīng)發(fā)布，必須堅決執(zhí)行。三是適用對象的普遍性。一經(jīng)發(fā)布，適用于所屬的每一個組織、團體、個人，任何組織、團體、個人不得例外。三是思想上的指導(dǎo)性。五是時效上的長期性。

　　第四，決議的寫法：決議由首部和正文兩部分組成。

　　1.首部。包括標(biāo)題和成文時間兩個項目。

　　1)標(biāo)題。決議的標(biāo)題有兩種形式：一種是由發(fā)文機關(guān)(或會議名稱)、事由和文種構(gòu)成;另一種是事由和文種構(gòu)成。

　　2)成文時間。即決議正式通過的日期。一般放在標(biāo)題下，在小括號內(nèi)注明會議名稱及通過時間，也可只寫年月日。

　　2.正文。由決議根據(jù)、決議事項和結(jié)語三部分組成。

　　1)決議緣由：一般簡要說明有關(guān)會議審議決議涉及事項的情況，陳述作出決議的原因、根據(jù)、背景、目的或意義。

　　2)決議事項：寫明會議通過的決議事項，或會議對有關(guān)文件、事項作出的評價、決定，或?qū)τ嘘P(guān)工作做出的部署安排和要求、措施。

　　3)結(jié)語：一般緊扣決議事項有針對性地提出希望、號召和執(zhí)行要求。有的決議可不單列這部分。

　　決議的實例

　　四川省第七屆人大會第八次會議關(guān)于依靠科技進步振興農(nóng)業(yè)的決議

　　(1989年3月10日通過)

　　四川省七屆人大會第八次會議，聽取和審議了省科委主任張廷翰受省政府委托作的《關(guān)于省農(nóng)村科技工作情況的匯報》。會議以為，我省各級政府依靠科技發(fā)展農(nóng)業(yè)事業(yè)方面做了大量工作，取得了一定成績，但發(fā)展不平衡的，還存在一些亟待解決的問題，特別是糧食生產(chǎn)面臨的形勢是嚴峻的，任務(wù)是艱巨的。為了進一步依靠農(nóng)業(yè)科技，奪取糧食增產(chǎn)，農(nóng)業(yè)豐收，推動農(nóng)村經(jīng)濟的全面振興，特別作出了如下決議：

　　一、各級政府要在廣泛深入開展農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)地位的再教育中，提高領(lǐng)導(dǎo)在各個方面對科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力的認識，牢固樹立依靠技術(shù)進步、振興我省農(nóng)業(yè)的觀念，把發(fā)展農(nóng)業(yè)經(jīng)濟轉(zhuǎn)到依靠科學(xué)技術(shù)和提高勞動者素質(zhì)的軌道上來。要把農(nóng)村科技納入政府工作的重要議事日程，

　　重視農(nóng)業(yè)科學(xué)研究和技術(shù)推廣工作，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技人員在發(fā)展農(nóng)業(yè)中的積極作用。要把這項工作的好壞，作為考核各級政府及其領(lǐng)導(dǎo)成員政績的主要內(nèi)容之一。

　　二、各級政府從今年起逐步增加對農(nóng)業(yè)科技的投入。增加農(nóng)業(yè)科研和推廣的事業(yè)費，建立農(nóng)業(yè)科技開發(fā)基金，多途徑開辟農(nóng)業(yè)科技資金來源，盡力增加科技裝備和設(shè)施，為農(nóng)業(yè)科研和推廣服務(wù)工作創(chuàng)造條件。主管部門要管好各項農(nóng)業(yè)科技經(jīng)費，?？顚Ｓ谩＾r(nóng)村的集體和個人也要千方百計加強技術(shù)開發(fā)活動，增加投入。

　　三、各級政府應(yīng)從本地區(qū)的實際出發(fā)，制定依靠科技振興農(nóng)業(yè)的年度計劃和中、長期規(guī)劃，并認真組織實施，狠抓落實，層層進行檢查監(jiān)督。對在農(nóng)業(yè)科技工作中做出顯著成績的各級領(lǐng)導(dǎo)、農(nóng)業(yè)科技人員、以及農(nóng)民中推廣應(yīng)用先進技術(shù)的積極分子給予表彰獎勵，對有突出貢獻的給予重獎，并大力宣傳他們的先進事跡。

　　四、各縣、(區(qū))、鄉(xiāng)應(yīng)進一步建立健全農(nóng)業(yè)科技推廣服務(wù)體系，切實加強基層農(nóng)業(yè)科技管理工作。要采取多種形式，搞好培訓(xùn)、試驗、示范等農(nóng)業(yè)科技的推廣服務(wù)工作，傳授科技知識，普及先進農(nóng)業(yè)技術(shù)，要著重培訓(xùn)本地科技人員，抓好農(nóng)業(yè)科技成果的推廣應(yīng)用，鼓勵采用新技術(shù)。要發(fā)揮各種推廣農(nóng)業(yè)技術(shù)的民間組織的作用。五、各級政府要采取切實有效的措施，認真落實好中央和省制定的各項有關(guān)科技人員的政策。要為農(nóng)業(yè)科技人員創(chuàng)造必要的工作條件，穩(wěn)定農(nóng)業(yè)科技隊伍，動員和組織廣大農(nóng)業(yè)科技人員為振興農(nóng)業(yè)不斷作出貢獻。

　　總體上看，決議過去一直是黨委機關(guān)使用的文種，這次《黨政機關(guān)公文處理條例》增加了這個文種，但日常工作中行政機關(guān)是不使用的。

　　第二種類：決定。

　　(一)決定的概念

　　決定是黨政軍機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位對重大事項或重大行政公務(wù)做出安排而制定的一種指揮性公文，屬于下行文種。上至黨和國家的重大決策和戰(zhàn)略部署，下至基層單位的獎懲事宜均可使用。

　　(二)適用范圍

　　決定用于對重要事項作出決策和部署、獎勵有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

　　(三)決定的作用

　　決定具有很強的領(lǐng)導(dǎo)性、權(quán)威性、規(guī)定性的特點。

　　(四)主要特點

　　一是適用范圍廣泛。在黨和國家機關(guān)中有比較廣泛的適用范圍，適用于黨和國家各級組織和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)。二是使用的方式比較靈活。從應(yīng)用范圍看，決定既可以對事，也可以對人;從內(nèi)容看，決定既可以用于解決重大的方針、政策、決策、部署等問題，也可以處理具體的人和事。三是具有極強的約束力，一旦做出決定，有關(guān)組織和個人必須遵照執(zhí)行，不能輕易改變。

　　(五)決定的分類

　　根據(jù)內(nèi)容和發(fā)文機關(guān)的意圖，決定分為兩類：即周知性決定和指揮性決定。

　　周知性決定是發(fā)文機關(guān)就某個問題作出安排，使受人單位知曉即可。因此內(nèi)容比較單一，文字簡短。指揮性決定，具有綱領(lǐng)性、規(guī)定性、規(guī)范性和指示性。一般內(nèi)容較多，篇幅較長，帶有說理性質(zhì)，有較強的約束力。

　　常見的決定有：一是法規(guī)性決定;二是重大事項決定;三是處理重大事件決定;四表彰英模的決定;五是機

　　構(gòu)設(shè)置的決定;六是人事安排的決定;七是接受辭職的決定等。

　　(六)決定的結(jié)構(gòu)

　　決定的結(jié)構(gòu)分為首部和正文兩部分。

　　1.首部。包括標(biāo)題和成文時間兩部分。

　　1)標(biāo)題。標(biāo)題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機關(guān)、事由加文種構(gòu)成;另一種是由事由和文種構(gòu)成。

　　2)成文時間。指發(fā)布決定的時間。在標(biāo)題正上方注明成文的年、月、日期，或者在標(biāo)題下方用括號注明某年某月某日某會議通過字樣。

　　2.正文。正文的結(jié)構(gòu)一般由三部分組成。一是開頭部分，簡要交代決定的緣由、目的、根據(jù);二是主體部分，主要寫決定的內(nèi)容，落實決定的要求和措施，要求具體明白、層次清楚，便于有關(guān)單位執(zhí)行;三是結(jié)尾部分，用于提出希望、要求或執(zhí)行說明。有的決定需要帶附件。有附件的決定，應(yīng)當(dāng)于正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前注明附件的名稱或依據(jù)，并將附件附在主件之后。

　　第三種類：關(guān)于命令(令)的內(nèi)涵、特點、分類及寫法

　　命令(令)這種文體，它在下級機關(guān)是極少使用的，一般都是有起草權(quán)的上級機關(guān)對下級機關(guān)使用的一種強制性文體。

　　一、命令(令)的內(nèi)涵

　　命令是法定的行政公文的一個文種。它是應(yīng)用寫作的重要文體之一。它是指法定的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人對下級發(fā)布的一種具有強制執(zhí)行效力的指揮性公文。2000年8月份國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中對命令(令)的功能作了如下闡述： 適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布實行重大強制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。2012年7月1日頒布的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中增加了相關(guān)內(nèi)容，表述為：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。

　　命，其詞義為“使”，有“使人為事”之意，作為公文，始于商朝和西周，當(dāng)時以王的意志為中心的“王命文書”，都是“命”的公務(wù)文書。令，其義與“命”相似，但還有“告誡”的意思，作為正式公文使用，始于戰(zhàn)國時期。命令文種極具強制性，如軍令狀是要簽定生死合同的。

　　“命令”和“令”曾被作為兩種文體看待，1987年后，合并為一個文體。目前，在公文寫作實踐中，兩種名稱仍然并存。

　　二、命令(令)的特點

　　第一，權(quán)威性和強制性。命令(令)是所有公文中最具權(quán)威性和強制性的下行文種。命令一經(jīng)發(fā)布，受令者必須絕對服從，沒有討價還價的余地，更不允許抵制和違反。通常所說的“令行禁止”，通過命令這種文體，能得到最充分的體現(xiàn)。

　　第二，使用權(quán)限有嚴格的限制。命令(令)雖是行政公文的主要文體，但并不是所有行政機關(guān)都有權(quán)發(fā)布命令(令)。按照《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》的有關(guān)規(guī)定，只有全國人民代表大會的常務(wù)委員會、委員長，國家主席，國務(wù)院和國務(wù)院，國務(wù)院各部委及其部長、主任，地方各級人民政府和各級人民代表大會，才有權(quán)力發(fā)布命令(令)。其它各種企事業(yè)單位、黨團組織和社會團體，均無權(quán)發(fā)布命令(令)。黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)可以和同級人民政府聯(lián)合發(fā)布命令(令)，但是要以行政公文的面目出現(xiàn)。

　　第三，程序的合法性。命令(令)的頒布必須依照相關(guān)法律走程序即要遵循兩法：《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》，按照這兩法走相關(guān)程序后，才由行政主要領(lǐng)導(dǎo)頒布實施。

　　三、命令(令)的分類

　　按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》對命令(令)功能的闡述，這種文體可大致分出三種基本類型。

　　(一)公布令 。公布令是依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章的命令。公布令一般由四個方面的內(nèi)容組成：發(fā)布對象、發(fā)布依據(jù)、發(fā)布決定、執(zhí)行要求。公布令篇幅短小，言無虛設(shè)，四個方面的內(nèi)容并不各自獨立成段，而是篇段合一。

　　如：中華人民共和國國務(wù)院令 第279號

　　《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》已經(jīng)2000年1月10日國務(wù)院第25次常務(wù)會議通過， 現(xiàn)予發(fā)布，自發(fā)布之日起施行。

　　朱镕基

　　二○○○年一月三十日

　　其中《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》是發(fā)布對象，“經(jīng)2000年1月10日國務(wù)院第25次常務(wù)會議通過”是發(fā)布依據(jù)，“現(xiàn)予發(fā)布”是發(fā)布決定，“自發(fā)布之日起施行”是執(zhí)行要求。

　　(二)行政令 。宣布施行重大強制性行政措施的命令，稱為行政令。例如國務(wù)院1984年4月13日發(fā)布的《國務(wù)院關(guān)于嚴格保護珍貴稀有野生動物的通令》就是典型的行政令。

　　屬于行政令的還有動員令(如1949年毛澤東、朱德聯(lián)合簽署的《向全國進軍的命令》)、特赦令(如1959年由劉少奇簽署的《中華人民共和國主席特赦令》)、戒嚴令(如1989年3月7日由李鵬簽署的《國務(wù)院關(guān)于在西藏自治區(qū)拉薩市實行戒嚴的命令》)等。

　　(三)獎懲令。獎懲令就是用來獎勵和懲戒有關(guān)人員的命令，有嘉獎令和懲戒令兩種類型。

　　嘉獎令是獎勵的最高級別，用于獎勵貢獻突出的個人或集體。它由先進事跡、性質(zhì)和意義、獎勵項目、希望和號召四部分組成。例如《國務(wù)院對勝利粉碎劫機事件的民航楊繼海機組的嘉獎令》(1982年8月12日發(fā)布)，《國務(wù)院、中央軍委關(guān)于授予錢學(xué)森同志“國家杰出貢獻科學(xué)家”榮譽稱號的命令》(1991年10月14日發(fā)布)。

　　四、命令(令)的寫法

　　(一)標(biāo)題

　　命令(令)的標(biāo)題有三種構(gòu)成形式：

　　一是由發(fā)令機關(guān)名稱、主要內(nèi)容、文種構(gòu)成。如《中華人民共和國國務(wù)院關(guān)于發(fā)行新版人民幣的命令》。

　　二是由發(fā)令機關(guān)名稱或發(fā)令人身份加文種組成。如《鄭州市人民政府令》、《中華人民共和國主席令》。

　　三是由主要內(nèi)容加文種組成。如《向全國進軍的命令》。這種形式應(yīng)用較少。

　　(二)正文

　　行政令的正文按照公文的常規(guī)模式進行操作，由三大部分組成。

　　開頭部分主要寫發(fā)布命令的原因、根據(jù)、目的、意義等。作為開頭部分，原則上不宜過長，但有時因原因復(fù)雜、意義重大，也可以用較多文字表述。如《向全國進軍的命令》，開頭部分就占了全文的二分之一左右。主體部分是全文的核心，主要寫命令事項，也就是要求受命者做些什么、怎么做、做到何種程度等等。這部分內(nèi)容復(fù)雜，層次較多，一般都需要分條表達，以便眉目清楚。結(jié)尾部分，主要用來寫執(zhí)行要求。如由何單位負責(zé)執(zhí)行，從何時起開始執(zhí)行等等。

　　起草命令(令)是有嚴格界定的，機關(guān)工作者可能工作一輩子也沒有機會起草這個文種，但我們會經(jīng)?？吹剑蟮男姓C關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)掌握，企事業(yè)單位的文字工作者作為一般了解即可。

　　第四種類：公報

　　公報也稱新聞公報，是黨政機關(guān)和人民團體公開發(fā)布重大事件或重要決定事項的報道性公文，是黨和國家經(jīng)常使用的重要文種。公報是應(yīng)用寫作的重要文體之一。值得注意的是，在原《國家行政機關(guān)公文處理辦法》13種公文種類中并不含有公報這一文體，在今年兩辦名義出臺的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中增加了這個文種，黨政機關(guān)通用。

　　公報具有權(quán)威性、指導(dǎo)性和新聞性。公報也稱新聞公報，是黨政機關(guān)和人民團體公開發(fā)布重大事件或重要決定事項的報道性公文，是黨和國家經(jīng)常使用的重要文種。公報是應(yīng)用寫作的重要文體之一。

　　公報大致可分為三個種類:

　　第一，會議公報：是用以報道重要會議或會談的決定和情報的公報。這種公報一般用于黨中央召開的會議。

　　第二，事項公報：黨的高級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)用以發(fā)布重大情況、重要事件的文件。高層行政機關(guān)、部門向人民群眾公布重大決策、重要事項或重大措施時有時也沿用此類公報。

　　第三，聯(lián)合公報：這是一種特殊用途的公報，用以發(fā)布國家之間、政黨之間、團體之間經(jīng)過會議達成的某種協(xié)議，如《中俄聯(lián)合公報》。

　　公報包括首部、正文和尾部三部分。

　　此文種行政機關(guān)很少用到，此次《條例》下發(fā)后，黨政機關(guān)并用。

　　第五種類：公告

　　一、公告的內(nèi)涵：公告是行政公文的主要文種之一，它和通告都屬于發(fā)布范圍廣泛的曉諭性文種。公告是向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項時使用的公文。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

　　公告是用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項的公文。公告主要有兩種，一是宣布重要事項，如最近中國將在東海進行地對地導(dǎo)彈發(fā)射訓(xùn)練;二是宣布法定事項，如宣布某項法規(guī)或規(guī)章，宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人選舉結(jié)果。 有一類公告是屬于專業(yè)性的或向特定對象發(fā)布的，如經(jīng)濟上的招標(biāo)公告，按國家專利法規(guī)定公布申請專利的公告，屬專業(yè)性公告;也有按國家民事訴訟法規(guī)定，法院遞交訴訟文書無法送本人或代收人時，可以發(fā)布公告間接送達，是向特定對象發(fā)布的，這些都不屬行政機關(guān)公文。

　　二、公告的使用范圍。公告通常是以國家的名義向國內(nèi)外宣布重大事件或者法定事項。重要事項是指有關(guān)國家政治、經(jīng)濟、文化、軍事、科技、人事、外交等方面的大事;法定事項是指由國家權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)等依據(jù)法律法規(guī)和法定程序公開的事項。如公布國家領(lǐng)導(dǎo)人的出國訪問，國家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果，洲際導(dǎo)彈、人造衛(wèi)星的發(fā)射等。地方行政機關(guān)有時也可用公告。

　　公告還用于人民法院審理案件，如向被告送達法律文書等。國家機關(guān)使用公告公布事項，只限于在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，基層單位一般不能制發(fā)公告。

　　三、主要特點。一是發(fā)文機關(guān)的特定性。僅限于國家權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)，以及被授權(quán)的部門。由于公告宣布的是重大事項和法定事項，發(fā)文的權(quán)力被限制在高層行政機關(guān)及其職能部門的范圍之內(nèi)。具體說，國家最高權(quán)力機關(guān)(人大及其會)，國家最高行政機關(guān)(國務(wù)院)及其所屬部門，各省市、自治區(qū)、直轄市行政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，某些法定機關(guān)，如稅務(wù)局、海關(guān)、鐵路局、人民銀行、檢察院、法院等，有制發(fā)公告的權(quán)力。其他地方行政機關(guān)，一般不能發(fā)布公告。黨團組織、社會團體、企事業(yè)單位，不能發(fā)布公告。二是內(nèi)容的莊重性。所宣布的事項都是有關(guān)重大的、國內(nèi)外關(guān)注的事項，體現(xiàn)國家及其權(quán)力機關(guān)的威嚴，它的使用還要考慮到在國內(nèi)可能產(chǎn)生的政治影響。三是發(fā)布范圍的廣泛性。公告是向“國內(nèi)外”發(fā)布重要事項和法定事項的公文，其信息傳達范圍有時是全國，有時是全世界。譬如，中國曾以公告的形式公布中國科學(xué)院院士名單，一方面確立他們在我國科學(xué)界學(xué)術(shù)帶頭人地位，一方面盡力為他們爭取在國際科學(xué)界的地位。這樣的公告肯定會在世界科學(xué)界產(chǎn)生一定的影響。中國有關(guān)部門還曾在《人民日報》上刊登公告，公布中國名酒和中國優(yōu)質(zhì)酒的品牌、商標(biāo)和生產(chǎn)企業(yè)，已便消費者能認清名牌。

　　四、格式和寫法

　　(一)標(biāo)題。一般由三部分組成：“公告”標(biāo)發(fā)文機關(guān)和文種，有時只標(biāo)文種即可：標(biāo)題如無發(fā)文機關(guān)名稱則在結(jié)尾必須落款。

　　(二)正文。包括開頭的原因，講原因目的：主體的事項，及告知的內(nèi)容，可以分條款寫下：最后是寫結(jié)尾，寫實施的期限、范圍以及違反如何等，也可以簡潔的提出對人民的希望，對違背者的警告等，然后再寫、或結(jié)尾只寫結(jié)束用語，如“特此公告”等。

　　(三)文尾。包括署名和日期。以機關(guān)名義發(fā)布，標(biāo)題如已有機關(guān)名，就不必署了。

　　由于告語面廣，撰寫時要注意：事理周密無漏洞，條理清楚不啰嗦，語言通俗不鄙俚，文風(fēng)嚴肅不做作。做到易讀易懂易知。

　　五、例文

　　中華人民共和國全國人民代表大會公告

　　第三號

　　第七屆全國人民代表大會第一次會議于1988年4月3日選舉鄧小平為中華人民共和國中央軍委會主席。

　　現(xiàn)予公告。

　　中華人民共和國第七屆全國人民代表

　　大 會第一次會議主席團

　　xxxx年x月x日于北京

　　省級以下政府機關(guān)很少使用公告文種。

　　第六種類：通告

　　通告是在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項時使用的公文。通告不同公告，它主要用于有關(guān)單位開展業(yè)務(wù)工作需要。

　　(一)適用范圍。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。它的使用者可以是各級各類機關(guān)，它的內(nèi)容又往往涉及到社會的方方面面，因此，無論其使用主體還是其內(nèi)容都具有相當(dāng)?shù)膹V泛性。

　　(二)主要特點。一是規(guī)范性。通告所告知的事項常作為各有關(guān)方面行為的準則或?qū)δ承┚唧w活動的約束限制，具有行政約束力甚至法律效力，要求被告知者遵守執(zhí)行。二是公開性。主要采用在社會上張貼或刊登新聞媒體的形式予以公開發(fā)布。三是廣泛性。告知范圍廣泛，適用范圍也很廣泛。不僅在機關(guān)單位內(nèi)部公布，而且向社會公布。其內(nèi)容可涉及社會生活各方面，因而各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體都可以使用。此外，通告的發(fā)布方式多樣，可通過報刊、廣播、電視公布，也可以張貼和發(fā)文，使公告內(nèi)容廣為人知。四是專業(yè)性。常用于水電、交通、金融、公安、稅務(wù)、海關(guān)等主管業(yè)務(wù)部門工作的辦理、要求或事務(wù)性事宜，內(nèi)容帶有專業(yè)性、事務(wù)性。五是通俗性。通告公文的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)盡量使用明確、流暢、通俗易懂的語言來表達，以達到“周知”與“遵守”的行文目的。

　　(三)寫法。

　　標(biāo)題

　　1.關(guān)于XXX的通告。

　　2.XXX關(guān)于XXX的通告。

　　3.XXX的通告。

　　原由。主要闡述發(fā)布通告的背景、根據(jù)、目的、意義等。通告常用的特定承啟句式“為……，特通告如下”或者“根據(jù)……，決定……，特此通告”引出通告的事項。

　　通告事項。通告事項是通告全文的核心部分，包括周知事項和執(zhí)行要求。撰寫這部分內(nèi)容，首先要做到條理分明，層次清晰。如果內(nèi)容較多，可采用分條列項的方法;如果內(nèi)容比較單一，也可采用貫通式方法。其次要做到明確具體，需清楚說明受文對象應(yīng)執(zhí)行的事項，以便于理解和執(zhí)行。

　　結(jié)語。用特此通告或“本通告自發(fā)布之日起實施”表達。

　　(四)通報、通告、通知這三個文種都有溝通情況、傳達信息的作用，但又有區(qū)別：

　　一是所告知的對象不同。通報是上級機關(guān)把工作情況或帶有指導(dǎo)性的經(jīng)驗教訓(xùn)通報下級單位或部門，無論哪種通報，受文單位只能是制發(fā)機關(guān)的所屬單位或部門;通告所告知的對象是全部組織和群眾，它所宣布的規(guī)定條文，具有政策性、法規(guī)性和某種權(quán)威性，要求人們遵照執(zhí)行，一般都要張貼或通過電臺、電視臺等新聞媒體大力宣傳;通知一般只通過某種公文交流渠道，傳達至有關(guān)部門、單位或人員，它所告知的對象是有限的。

　　二是制發(fā)的時間不同。通報制發(fā)于事后，往往是對已經(jīng)發(fā)生了的事情進行分析、評價，通報有關(guān)單位，從中吸取經(jīng)驗教訓(xùn);通告、通知制發(fā)于事前，都有預(yù)先發(fā)出消息的意義。

　　三是目的不同。通報主要是通過典型事例或重要情況的傳達，向全體下屬進行宣傳教育或溝通信息，以指導(dǎo)、推動今后的工作，沒有工作的具體部署與安排;通知主要是通過具體事項的安排，要求下級機關(guān)在工作中照此執(zhí)行或辦理;通告公布在一定范圍內(nèi)必須遵守的事項，有著較強的、直接的和具體的約束力。

　　四是作用不同。通報可以用于獎懲有關(guān)單位或人員，通知、通告無此作用。

　　第七種類：意見的適用范圍和主要特點

　　機關(guān)工作者與“三辦”(辦文、辦會、辦事)是分不開的。其中，“辦文”不僅僅是起草講話，更重要的是會審核、起草不同種類的公文。今天介紹一種公文體例“意見”，常用而且很重要，作為機關(guān)工作者應(yīng)當(dāng)掌握。

　　(一)意見的概念。意見是非常重要的公文種類。它的漢語解釋是見解和主張。最早出現(xiàn)于《后漢書·王充等傳論》：“夫遭運無恒，意見偏雜，故是非之論紛然相乖。”意見的本意是人們對事物所產(chǎn)生的看法或想法。意見是上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對下級機關(guān)部署工作，指導(dǎo)下級機關(guān)工作活動的原則、步驟和方法的一種文體。它的指導(dǎo)性很強，有時是針對當(dāng)時帶有普遍性的問題發(fā)布的，有時是針對局部性的問題而發(fā)布的，意見往往在特定的時間內(nèi)發(fā)生效力。

　　意見的實質(zhì)是提出切合實際的可行性建議，發(fā)揮參謀和指導(dǎo)作用。其見解中的態(tài)度是誠懇的，即使是下行文中的“意見”也沒有決定或者通知等文種的強制性那樣強烈。作為上行文或平行文的“意見”，必須以“知無不言，言無不盡”的態(tài)度，對上級或平行機關(guān)提交本機關(guān)的建設(shè)性見識，充分發(fā)揮好參謀作用。在市場經(jīng)濟條件下，新事物層出不窮。各機關(guān)在工作中經(jīng)常會遇到一些新的情況和問題，如果原有政策規(guī)定不夠明確，或不相適應(yīng)，就需要上級機關(guān)進行正確、及時的指導(dǎo)，以提出見解、措施，規(guī)范人們的行為，為下一步完善和制定有關(guān)法律法規(guī)做好必要的準備。而指導(dǎo)工作又不能使用剛性很強的“決定”等公文文種，那么，“意見”作為法定公文文種，既成為下級向上級或向平級機關(guān)提出解決有關(guān)重要問題的見解和處理辦法等方面建議的渠道，又成為上級在發(fā)現(xiàn)下級遇到有關(guān)重要問題時，提出見解和辦法措施，對下級予以指導(dǎo)的途徑。在多年的實踐中，“意見”較好地解決了呈轉(zhuǎn)性公文中長期存在的難題和上級在指導(dǎo)工作中的彈性問題。

　　(二)意見的適用范圍：意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 分為三種類型：一是要求下級機關(guān)貫徹執(zhí)行的意見;二是請示上級機關(guān)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的意見;三是平級或不相隸屬機關(guān)參考的意見。

　　(1)意見可以作為下行文，也可以作為上行文或平行文。

　　(2)作為下行文的意見，有較強的規(guī)范性和強制性，如《關(guān)于進一步做好退耕還林還草試點工作的意見》。

　　(3)作為上行文的意見，一般由專業(yè)主管部門提出，經(jīng)政府機關(guān)或上級業(yè)務(wù)主管部門批轉(zhuǎn)下發(fā)貫徹執(zhí)行。

　　(4)作為平行文的意見，是對函的補充。函一般需要回函，而意見只作為溝通情況，供參考，不需要回復(fù)。

　　(三)主要特點。

　　(1)重要性。所涉及的必須是重要問題，即應(yīng)當(dāng)是工作中所遇到的涉及方針政策性的重大事項和主要問題。

　　(2)指導(dǎo)性。意見用于下行文時，具有指示的性質(zhì)，對下級機關(guān)開展工作具有指導(dǎo)作用。

　　(3)針對性。就某一重要問題的制發(fā)，對下級機關(guān)起幫助和解決問題的作用。如《進一步加強國企改革的指導(dǎo)意見》。

　　(4)原則性。它在就重要問題提出見解和處理辦法時，總是從宏觀上提出原則性意見。

　　(四)意見的寫法

　　(1)下行文意見的篇幅一般較長，分為兩大部分：一是提出問題的背景、原因、目的，也就是為什么要寫這篇意見?？梢圆扇A敘夾議的寫作方式。二是提出意見的正文，可以分條列款的寫。

　　(2)上行文意見可以分為兩部分，一是提出意見的理由;二是意見正文。

　　(3)上行文意見可以申請批轉(zhuǎn)，在正文結(jié)束時寫：此意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)某某執(zhí)行。

　　(4)平行文意見類似于函的寫法。

　　第八種類：通知的概念、適用范圍、特點格式及審核

　　(一)通知的概念：通知最早出自《漢書·平帝紀》：“徵(征)天下通知逸經(jīng)、古記、天文、歷算……至者數(shù)千人。” (1)指通曉之意。(2)把事情告訴別人知道。(3)告知事項的文字或口信。由此演變成一個重要文種。

　　(二)通知的適用范圍。通知用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通知是黨政機關(guān)使用頻率最高、適用范圍最廣的文種。

　　1.批轉(zhuǎn)性通知。凡上級機關(guān)發(fā)布下級機關(guān)的來文，用“批轉(zhuǎn)性通知”。如省政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)某某廳新型栽培技術(shù)示范工作方案的通知。

　　2.轉(zhuǎn)發(fā)性通知。凡下級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的來文，或者黨政機關(guān)辦公廳(室)根據(jù)授權(quán)，發(fā)布平等機關(guān)或不相隸屬機關(guān)的來文，用“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”。如：某省辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院辦公廳關(guān)于保障近期蔬菜市場供應(yīng)價格基本穩(wěn)定的通知。

　　3.印發(fā)性通知。凡上級機關(guān)向下級機關(guān)行文時使用《條例》中規(guī)定的15個主要文種以外的其他文種，如準則、條例、規(guī)定、辦法、細則、要點、規(guī)劃、綱要、計劃、方案等，用“印發(fā)性通知”。人事任免也多選用通知文種。如：關(guān)于省政府辦公廳關(guān)于印發(fā)某某專項規(guī)定的通知。

　　(三)主要特點。

　　1.適用范圍廣。此文種適用性強，形式靈活，在公文中廣泛應(yīng)用。

　　2.使用頻率高。是所有公文中使用頻率最高的文種。

　　3.專項性強。通知多為專項，內(nèi)容必須具體明確，表述要求簡練準確。

　　(四)格式

　　1.標(biāo)題：寫在第一行正中?？芍粚?ldquo;通知”二字，如果事情重要或緊急，也可寫“重要通知 ”或“緊急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面寫上發(fā)通知的單位名稱，還有的寫上 通知的主要內(nèi)容。

　　2.稱呼：寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱。在第二行頂格寫。有時，因通知事項簡短，內(nèi)容單一，書寫時略去稱呼，直起正文。

　　3.正文：另起一行，空兩格寫正文。正文因內(nèi)容而異。開會的通知要寫清開會的時間、地點、參加會議的對象以及開什么會，還要寫清要求。布置工作的通知，要寫清所通知事件的目的、意義以及具體要求和作法。

　　4.落款：分兩行寫在正文右下方，一行署名，一行寫日期。

　　寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照執(zhí)行。

　　(五)通知的審核。

　　1.審核發(fā)通知的必要性。要審核發(fā)通知有無必要。

　　2.審核發(fā)通知的政策性?？赐ㄖ欠穹舷嚓P(guān)政策規(guī)定。

　　3.審核發(fā)通知的合法性?？词欠衽c有關(guān)法律規(guī)定相左。

　　4.審核發(fā)通知的體例格式。

　　5.審核發(fā)通知的內(nèi)容是否合規(guī)。

　　第九種類：對通報的理解及把握

　　通報是《條例》規(guī)定的第九類文種，使用范圍比較廣泛，現(xiàn)實工作中應(yīng)當(dāng)很好理解與把握。

　　(一)基本概念。通報是上級把有關(guān)的人和事告知下級的公文。通報的運用范圍很廣，各級黨政機關(guān)和單位都可以使用。它的作用是表揚好人好事，批評錯誤和歪風(fēng)邪氣，通報應(yīng)引以為戒的惡性事故，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項。通報是各級機關(guān)、企事業(yè)單位和團體經(jīng)常使用的文種。其目的是交流經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，教育干部、職工群眾，推動工作的進一步開展。

　　(二)主要特點。

　　1.告知性。通報的內(nèi)容，常常是把現(xiàn)實生活當(dāng)中一些正反面的典型或某些帶傾向性的重要問題告訴人們，讓人們知曉、了解。

　　2.教育性。通報的目的，不僅僅是讓人們知曉內(nèi)容，它主要的任務(wù)是讓人們知曉內(nèi)容之后，從中接受先進思想的教育，或警戒錯誤，引起注意，接受教訓(xùn)。這就是通報的教育性。這一目的，不是靠指示和命令方式來達到，而靠的是正、反面典型的帶動，真切的希望和感人的號召力量，使人真正從思想上確立正確的認識，知道應(yīng)該這樣做，而不應(yīng)該那樣做。

　　3.政策性。政策性并不是通報獨具的特點，其他公文也同樣具有這一特點?？墒?，作為通報，尤其是對表揚性通報和批評性通報來說，在這方面顯得特別強一些。因為通報中的決定(即處理意見)，直接涉及到具體單位、個人，或事情的處理，同時，此后也會牽涉到其他單位、部門效仿執(zhí)行的問題。決定正確與否，影響頗大。因此，必須講究政策依據(jù)，體現(xiàn)黨的政策。

　　4.目的性。無論是哪種類型的通報，都是介紹典型事例，有的放矢，目的性明確。表彰性通報主要用于表揚先進集體和個人，表彰先進事跡，評價典型經(jīng)驗，宣傳先進思想，樹立學(xué)習(xí)榜樣;批評性通報，主要是批評違規(guī)違紀事件，分析總結(jié)事故教訓(xùn)等。告知性通報，主要用于傳達上級重要指示精神、重要會議精神、交流工作情況和經(jīng)驗教訓(xùn)等。

　　5.時效性。如關(guān)于關(guān)于煤礦近期事故情況的通報等等。

　　6.特定性。通報的發(fā)布范圍，往往是在一個機關(guān)或一個系統(tǒng)內(nèi)部使用。通報雖然具有公開“通“曉，廣而”報“告之意，但發(fā)布范圍僅僅限于本機關(guān)或本系統(tǒng)。

　　(三)基本種類。

　　1.表彰性通報。表彰性通報，就是表彰先進個人或先進單位的通報。這類通報，著重介紹人物或單位的先進事跡，點明實質(zhì)，提出希望、要求，然后發(fā)出學(xué)習(xí)的號召。

　　2.批評性通報。批評性通報，就是批評典型人物或單位的錯誤行為、不良傾向、丑惡現(xiàn)象和違章事故等的通報。這類通報，通過擺情況，找根源，闡明處理決定，使人從中吸取教訓(xùn)，以免重蹈覆轍。這類通報應(yīng)用面廣，數(shù)量大，懲戒性突出。

　　3.情況通報。情況通報，就是上級機關(guān)把現(xiàn)實社會生活中出現(xiàn)的重要情況告知所屬單位和群眾，讓其了解全局，與上級協(xié)調(diào)一致，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一步調(diào)，克服存在的問題，開創(chuàng)新的局面。這類通報具有溝通和知照的雙重作用。

　　(四)基本寫法。

　　1.標(biāo)題。由制發(fā)機關(guān)，被表彰或被批評的對象和文種構(gòu)成。通常有兩種構(gòu)成形式：通常有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于對少數(shù)地方和單位違反國家規(guī)定集資問題的通報》;另外一種是由事由和文種構(gòu)成，如《關(guān)于給不顧個人安危勇于救人的王××同志記功表彰的通報》。此外，有少數(shù)通報的標(biāo)題是在文種前冠以機關(guān)單位名稱，如《中共××市紀律檢查委員會通報》;也有的通報標(biāo)題只有文種名稱。

　　2.主送機關(guān)。有的特指某一范圍內(nèi)，可以不標(biāo)注主送機關(guān)。

　　3.正文。表彰(批評)通報正文結(jié)構(gòu)有三部分：第一部分，說明表彰或批評的原因，即寫清先進事跡或錯誤事實的經(jīng)過情況，要求用敘述的手法真實客觀地反映事實;第二部分，對所敘述的事實進行準確的分析，中肯的評價，做到不夸大、不縮小，使人們能從好的人和事物中得到鼓舞，從錯誤中吸取教訓(xùn);第三部分，一般是對表彰的先進或批評的錯誤作出嘉獎或懲處。最后還要根據(jù)通報的情況，針對現(xiàn)實的需要，發(fā)出號召或提出要求。

　　情況通報正文結(jié)構(gòu)一般有兩個部分：一是被通報的情況，二是希望和要求。

　　(五)使用文種。多以政函、辦函方式。重要性通報采用政文方式。

　　第十種類：對報告的理解與把握

　　機關(guān)工作者經(jīng)常接觸的一個非常重要的文種就是“報告”。

　　(一)概念： 1、宣告;告訴。 2、對上級有所陳請或匯報時所作的口頭或書面的陳述。 3、在會議上向群眾所作的正式陳述。 如政府工作報告。 4、手下進領(lǐng)導(dǎo)的辦公室進門之前的一種告知：“報告，我來了”。 5、告狀：打小報告。

　　公文中報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問時使用文種。

　　(二)主要特點。一是廣泛性。適用范圍廣泛。二是陳述性，內(nèi)容以陳述為主。三是單向性，下級機關(guān)向上級機關(guān)單向行文。四是事后性，“事前請示、事后報告”。

　　(三)容易出現(xiàn)的問題。

　　1.報告中夾雜著請示內(nèi)容。報告與請示都是上行文，但是它們的行文作用卻有所不同。一是對上級的要求不同。報告不要求上級答復(fù)，而請示是要求上級答復(fù)的。也就是說報告經(jīng)常是閱件，而請示則是辦件。閱件領(lǐng)導(dǎo)同志看到之后可辦可不辦，但辦件領(lǐng)導(dǎo)同志必辦。二是報告是事中或事后行文，而請示只能是事前行文。三是文種性質(zhì)不同。報告屬于陳述性的上行文，而請示屬于請求性質(zhì)的上行公文。四是行文的目的不同。

　　2.沒有反映上級意圖。報告一般都有上級部門發(fā)來的前件，下級部門給上級部門打報告必須吃透上級部門的精神，才能準確地給上級部門報告情況。有些報告沒有回答好上級機關(guān)的問題，提出了不少建議，這是不符合報告的要求的。

　　3.報告與請示并用。這是文種使用上的錯誤，有的報告夾雜多個請示事項，上級機關(guān)接到這樣的文件一般都做為退文處理。

　　第十一種類：對請示的理解和把握

　　一、基本概念。請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求對某項工作、問題作出指示，對某項政策界限給予明確，對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文，是應(yīng)用寫作實踐中的一種常用文體。請示可分為解決某種問題的請示，請求批準某種事項的請示。

　　二、請示必須具備以下三個條件：

　　(一)必須是下級機關(guān)向上級機關(guān)的行文。(二)請示的問題必須是自己無權(quán)作出決定和處理的。(三)必須是為了向上級請求批準。

　　三、分類。根據(jù)請示的不同內(nèi)容和寫作意圖分為三類：

　　(一)請求指示的請示。此類請示一般是政策性請示，是下級機關(guān)需要上級機關(guān)對原有政策規(guī)定作出明確解釋，對變通處理的問題作出審查認定，對如何處理突發(fā)事件或新情況、新問題作出明確指示等請示。

　　(二)請求批準的請示。此類請示是下級機關(guān)針對某些具體事宜向上級機關(guān)請求批準的請示，主要目的是為了解決某些實際困難和具體問題。

　　(三)請求批轉(zhuǎn)的請示。下級機關(guān)就某一涉及面廣的事項提出處理意見和辦法，需各有關(guān)方面協(xié)同辦理，但按規(guī)定又不能指令平級機關(guān)或不相隸屬部門辦理，需上級機關(guān)審定后批轉(zhuǎn)執(zhí)行，這樣的請示就屬此類。

　　四、請示具有以下特點：

　　(一)內(nèi)容針對性、規(guī)定性強。

　　(二)請示事項一般時間性較強。請示的事項一般都是急需明確和解決的，否則會影響正常工作，因此時間性強。

　　(三)單一性，應(yīng)一事一請示。一般主送一個機關(guān)，不多頭主送，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得在請示的同時又抄送下級機關(guān)。

　　(四)呈批性。無論同意與否，上級機關(guān)都要給予答復(fù)。

　　(五)應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級請示，一般情況不得越級請示，如確需越級請示，應(yīng)同時抄報直接主管部門。

　　(六)事前性。必須是事前請示，不可先斬后奏。

　　五、審核請示的注意事項。

　　(一)批復(fù)性請示除審核請示內(nèi)容外，最關(guān)鍵的是要審核請示批復(fù)的代擬稿，涉法涉訴問題要請法制部門審核把關(guān)后批復(fù)。

　　(二)地方政府請示省政府并以省政府名義向國務(wù)院請示的事項，地方政府代擬稿應(yīng)當(dāng)經(jīng)省政府的主管部門審核后再以省政府的名義上報。如經(jīng)過多個部門應(yīng)由牽頭部門牽頭會同有關(guān)部門會簽。

　　第十二種類：批復(fù)

　　(一)概念。批復(fù)是“答復(fù)下級機關(guān)的請示事項”時使用的文種。批復(fù)是用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項的公文。它是機關(guān)應(yīng)用寫作活動中的一種常用公務(wù)文書。

　　(二)特點。

　　1.行文具有被動性。批復(fù)的寫作以下級的請示為前提，它是專門用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項的公文，先有上報的請示，后有下發(fā)的批復(fù)，一來一往，被動行文，這一點與其他公文有所不同。

　　2.內(nèi)容具有針對性。批復(fù)要針對請示事項表明是否同意或是否可行的態(tài)度，批復(fù)事項必須針對請示內(nèi)容來答復(fù)，而不能另找與請示內(nèi)容不相關(guān)的話題。因此批復(fù)的內(nèi)容必須明確、簡潔，以利下級機關(guān)貫徹執(zhí)行。

　　3.效用的權(quán)威性。批復(fù)表示的是上級機關(guān)的結(jié)論性意見，下級機關(guān)對上級機關(guān)的答復(fù)必須認真貫徹執(zhí)行，不得違背，批復(fù)的效用在這方面類似命令、決定，帶有很強的權(quán)威性。

　　4.語言的簡明性。批復(fù)的內(nèi)容要求簡明扼要，對請示件中請求事項只作原則性、結(jié)論性的表態(tài)、指示、決定，或提出方向性的意見，無須作具體分析和闡述。

　　(三)批復(fù)的分類根據(jù)批復(fù)的內(nèi)容和性質(zhì)不同，可以分為審批事項批復(fù)、審批法規(guī)批復(fù)和闡述政策的批復(fù)等三種。還有肯定性批復(fù)、否定性批復(fù)和解答性批復(fù)三種。

　　(四)審核時注意事項。

　　1.審核請示的內(nèi)容是否需要批復(fù)。

　　2.審核地方政府的文件，應(yīng)轉(zhuǎn)由主辦部門承辦，并由主辦部門起草代擬反復(fù)稿。

　　3.部門呈報的需要批復(fù)的公文，應(yīng)附代擬稿。上級辦文部門應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)規(guī)定審核請示內(nèi)容及代擬稿。

　　4.上級部門對下級部門的批復(fù)要承擔(dān)法律責(zé)任。

　　所以審核批復(fù)時要慎之又慎。

　　第十三種類：議案

　　(一)概念。議案是由具有法定提案權(quán)的國家機關(guān)、會議常設(shè)或臨時設(shè)立的機構(gòu)和組織，以及一定數(shù)量的個人，向權(quán)力機構(gòu)提出進行審議并作出決定的議事原案。每個國家的議案提交程序和規(guī)定都是不一樣的，但是都是行使國家權(quán)利的重要手段。

　　在人大《辦法》中給的定義是：“適用于根據(jù)法定程序，有關(guān)機構(gòu)向人大及其會提請審議的事項”;在行政《辦法》中給的定義是：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項”。這兩個議案定義有一個共同特點：都是圍繞人大這個中心進行行文的文種。所不同的是，人大議案的行文主體是多元化的，適用范圍廣泛;行政議案的行文主體只政府一家，適用范圍單一。

　　(二)主要特點。一是制發(fā)機關(guān)的法定性。議案的制發(fā)機關(guān)只能是各級人民政府，政府的職能部門無權(quán)制發(fā)。二是內(nèi)容的特定性。人民政府所提議案的內(nèi)容，必須屬于該人民代表大會或常務(wù)委員會職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)事項。三是時效的規(guī)定性。各級人民政府的議案，應(yīng)當(dāng)而且必須在同級人民代表大會或其常務(wù)委員會舉行會議規(guī)定的限期前提出，否則不能列為議案，超過期限提交的議案一般改作“建議”處理，或移交下次人大會議處理。提交大會審議的議案，必須限期審議表決或提出處理意見。四是行文的定向性。議案只能由各級人民政府向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會行文,不能向其他部門單位行文，主送機關(guān)也只有一個。五是事項的必要性和可行性。適合提交人大議案審議的事項, 必須是重要事項, 符合人民群眾的意愿和要求, 而且議案中提出的方案辦法措施, 也必須是切實可行的, 才有可能獲得通過。

　　(三)各國對議案內(nèi)容的要求。各國對議員提案內(nèi)容要求，分沒有限制、適當(dāng)限制、禁止性條款三種情況。對議案內(nèi)容完全沒有限制的國家很少。大部分國家都對議員議案內(nèi)容有少量的限制。另外，有的國家規(guī)定議案不得包含某些內(nèi)容，如新加坡和以色列規(guī)定議案不得包含種族主義等內(nèi)容。

　　英國議會議事規(guī)則規(guī)定，普通議員議案只能在議會會期內(nèi)的每周五被討論，所以提出議案的后座議員們必須事先向議會秘書登記，然后在星期四通過抽簽的方法，挑出20件議員提案進入周五的議程。

　　在加拿大，平民院每天有1小時專門用于審議普通議員提交的議案或動議，隨機挑選出20名議員。在英國，每周二、周三全體會議質(zhì)詢議程完畢后，可由一名議員起立提出一項議案，他還可以就通過該議案的必要性等作10分鐘的說明;之后，可由反對該議案的一名議員予以反駁，時間也是10分鐘左右。該議案能否被接受，由議會全體會議表決。黨團配額。

　　在以色列，議案的數(shù)量主要是由議會黨團來控制的。

　　在美國，控制議案數(shù)量任務(wù)主要落在議會常設(shè)委員會身上。美國國會兩院各自的秘書按接收到時間先后對議案予以編號，然后送有關(guān)常設(shè)委員會，由委員會決定是否繼續(xù)審議。

　　在德國，議案主要是由各議會黨團提出的。議案草稿首先要在議會黨團理事會討論，然后交其工作小組研究，最后召開議會黨團全體成員討論。議會黨團內(nèi)部達成一致意見后，議案就提到長老委員會，由它決定應(yīng)否列入議程。

　　各地方政府的公辦部門專門成立議案處(科)，辦理政府建議提案公文。從目前法制社會要求看，議案文種使用的幾率已經(jīng)越來越多。

　　第十四種類：函

　　一、函的概念

　　函是不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。

　　函的適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機關(guān)之間行文，其中包括上級機關(guān)或者下級機關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也可以向有關(guān)主管部門請求批準事項，向上級機關(guān)詢問具體事項，還可以用于上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)的詢問或請求批準事項，以及上級機關(guān)催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級機關(guān)函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。

　　二、函的特點

　　(一)廣泛性。函是機關(guān)、單位公務(wù)往來中使用比較簡便靈活、使用范圍廣、使用頻率高的公文文種。平行機關(guān)和不相隸屬關(guān)系機關(guān)都可使用。

　　(二)溝通性。函對于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。

　　(三)靈活性。表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標(biāo)題。

　　(四)單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。

　　三、函的分類

　　函可以從不同角度分類：

　　(一)按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關(guān)單位正式的公務(wù)活動往來;便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關(guān)單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

　　(二)按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。

　　(三)另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等等。

　　四、撰寫函件應(yīng)注意的問題

　　函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。

　　其次，函也有時效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務(wù)等活動的正常進行。

　　第十五種類：紀要

　　(一)概念。紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。會議紀要不同于會議記錄。會議紀要對企事業(yè)單位、機關(guān)團體都適用。

　　(二)特點。

　　1.紀實性。會議紀要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀實，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實的材料都不得寫進會議紀要。

　　2.概括性。會議紀要必須精其髓，概其要，以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內(nèi)容和結(jié)論。既要反映與會者的一致意見，又可兼顧個別同志有價值的看法。有的會議紀要，還要有一定的分析說理。

　　3.條理性。會議紀要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。

　　4.內(nèi)部性。會議紀要是摘要記載會議情況和議定事項的內(nèi)部文件，可以印發(fā)參會單位和其他相關(guān)單位，但不需要向社會公開。不得以會議紀要代替有關(guān)行政執(zhí)法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。

　　5.針對性。紀要的針對性極強，針對某一專題即可召開專題會議形成紀要。針對某一會談可以形成專題會議紀要。

　　(三)注意事項。盡管不得以會議紀要代替有關(guān)行政執(zhí)法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。但是，紀要的形成必須與依法行政相聯(lián)系。也就是說，紀要必須依法形成，決策議定事項不能違法。