最新公文寫作基礎(chǔ)知識整合
最新公文寫作基礎(chǔ)知識整合
公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié)。下面是小編為您收集整理的資料，希望對您有所幫助。
最新公文寫作基礎(chǔ)知識資料
一、公文的含義及種類
公文是國家機關(guān)和其它社會組織在行使職權(quán)和實施管理的過程中，形成的具有法定效用的與規(guī)范格式的文件材料。國家機關(guān)公文(包括電報，下同)是行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。
國家機關(guān)的公文種類(文種)包括兩方面：一是按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，分為13種：命令(令)、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。二是按《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》(1996年5月)規(guī)定，分為14種：報告、請示、函、決定、通知、意見、通報、批復(fù)、會議紀(jì)要、指示、決議、條例、規(guī)定、公報。
二、公文的特點及作用
(一)公文的特點：
1、鮮明的政治內(nèi)容。公文在內(nèi)容上具有鮮明的政治性。我國是中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下的社會主義國家，運行于我國各機關(guān)的公文，必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策，有利于社會主義制度，維護(hù)人民的利益。
2、法定的權(quán)威性和約束功能。公文的法定作者是合法的制發(fā)機關(guān)，而非執(zhí)筆者個人。機關(guān)的制發(fā)權(quán)力是經(jīng)法定認(rèn)可確定的，因此，各級機關(guān)所發(fā)公文在有效的時限、范圍內(nèi)，具有國家法律所賦予的權(quán)威性和約束力。公文一經(jīng)制發(fā)，有關(guān)的受文機關(guān)和人員就必須嚴(yán)肅認(rèn)真地對待，這就保證了它的執(zhí)行效能。
3、一定范圍和使用時間。一份公文對應(yīng)某一方面的工作、發(fā)給一定的受文對象，這就限定了公文的空間范圍，超出該范圍，公文便失去其效能。此外，公文的效能還受一定時間的限制。公文皆為解決現(xiàn)實問題而制發(fā)，一般要求限期傳達(dá)執(zhí)行，緊急公文更強調(diào)了它的現(xiàn)實執(zhí)行性。公文總是在規(guī)定的空間范圍內(nèi)和時間效力范圍內(nèi)生效，一旦工作完成了，問題解決了，或新的有關(guān)公文制發(fā)出來了，原公文的效用也結(jié)束了。
4、規(guī)范性的文體形式。公文是一種高度程式化的應(yīng)用文體。公文在長期實踐中形成了獨特的寫作格式和一套制發(fā)規(guī)范，并用國家法規(guī)予以規(guī)定，任何機關(guān)都不得另搞一套，各行其是。公文的規(guī)范化對提高行政機關(guān)工作效率、推動文書工作現(xiàn)代化有著重要的作用。
5、準(zhǔn)確莊重的文風(fēng)。撰制公文是一項嚴(yán)肅的工作，公文要維護(hù)其政治性和權(quán)威性，就必須保持準(zhǔn)確、嚴(yán)肅、莊重的文體特點。這就要求反映事物客觀實際，表達(dá)意見態(tài)度明朗，選詞用語嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，從而形成理正辭嚴(yán)、簡練明達(dá)、莊重有力的公文風(fēng)格。
(二)公文的作用：
1、發(fā)布政令，傳達(dá)決策。黨的各項方針、政策，國家的各項政令、法規(guī)、決定，各級各類機關(guān)的決策意圖，需要發(fā)布開來、推行下去，報告上來、傳遞出去，這就要借助公文，通過公文運行渠道來實現(xiàn)。從發(fā)布最高一級機關(guān)制訂的大政方針，到傳遞最低一級機關(guān)的報告、請示，無不依靠公文這個工具。
2、指導(dǎo)、推動工作。由于公文是一種具有權(quán)威性的特殊文體，各級機關(guān)運用公文手段來推行決策意圖。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)用它來組織和指導(dǎo)各系統(tǒng)、部門、地區(qū)的具體工作;下級機關(guān)用它來匯報情況或求得批準(zhǔn)支持，以開展工作。公文是推動行政機關(guān)工作的一項不可缺少的重要工具。
3、工作依據(jù)，檢查憑證。依據(jù)和憑證作用是公文的基本作用。上級依據(jù)上報的公文審批、答復(fù)、決定;下級依據(jù)下發(fā)的公文開展工作。離開了公文，工作便失去了依據(jù)，必然各行其是。上級的決策是否正確，下級情況反映是否屬實，公文是最好的憑證。工作開展后，評價其效績，也要以公文為檢查憑據(jù)。
4、溝通信息，聯(lián)系公務(wù)。各機關(guān)在公務(wù)活動中，用公文與上下左右的機關(guān)進(jìn)行聯(lián)系，相互告知情況、交換情報、交流思想、接洽工作、協(xié)調(diào)工作。隨著公文在其間的往復(fù)運行，整個機關(guān)系統(tǒng)由此聯(lián)成一體，使各項工作能高效率、有秩序地開展起來。
5、宣傳教育，統(tǒng)一思想。公文不僅要傳達(dá)決策意圖、布置任務(wù)，還要解釋原因、說明情況，讓人們知道為什么要這樣做，從思想上弄清問題，提高認(rèn)識。充分發(fā)揮公文的宣傳教育作用，可以使廣大干部、群眾明確目標(biāo)，統(tǒng)一思想，以積極的態(tài)度對待工作，提高工作的自覺性。
三、公文的寫作格式及要求
公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。
(一)國家機關(guān)正式公文的文頭一般由文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度等組成。占文件首面的三分之一到五分之二，用橫隔線與正文分開。
1、文件名稱由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱加上“文件”二字組成(函只署發(fā)文機關(guān)名稱)，置于首面的上端，用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文，牽頭主辦機關(guān)排列在前，也可只用主辦機關(guān)的名稱。黨委和政府聯(lián)合行文，黨委排列在前。
2、發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、標(biāo)于括號內(nèi)的年份、順序號組成，位于文件名稱之下、橫隔線之上的正中位置(函的發(fā)文字號標(biāo)注在標(biāo)題的右上方)。兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
3、上報的文件，應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號的同一行右端標(biāo)明簽發(fā)人姓名。
4、秘密等級、緊急程度，應(yīng)視文件內(nèi)容需要從上至下依次標(biāo)注在文件名稱的左上角。秘密等級依次分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種;緊急程度分為“急件”、“特急件“。機密、絕密文件應(yīng)標(biāo)注份號。
5、政府令的文頭由套紅印刷的“×政府令”和編號組成。政府令的編號為“第×號”。
(二)公文的正文部分一般包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)等。
1、標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機關(guān)名稱、內(nèi)容提要和文種三部分組成。公文標(biāo)題的作用，一是提示內(nèi)容、點明主題，使人一目了然;二是給公文定名，標(biāo)題就該公文的名稱，便于收文機關(guān)登記管理，便于查找詢問。公文標(biāo)題位于橫隔線之下居中位置。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標(biāo)點符號，不能以引用文件字號代替內(nèi)容提要。
2、主送機關(guān)。指收受、辦理文件的單位。俗稱“抬頭”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都應(yīng)標(biāo)明主送機關(guān)。主送機關(guān)名稱位置一般在標(biāo)題之下，正文之上左端頂格位置書寫。“決定”、“命令(令)”、“會議紀(jì)要”等文種，主送機關(guān)可置于文尾主題詞之下抄送欄內(nèi)，標(biāo)為“主送：××”“或分送：××”，或在抄送欄內(nèi)連同抄送機關(guān)一并用“送：××”。向上級機關(guān)的請示，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其它機關(guān)，用抄送形式。
3、正文。即公文的具體內(nèi)容，是公文的核心部分。需要使用序數(shù)符號標(biāo)明層次時，一般排列順序是：第一層用“一”，第二層用“(一)”，第三層用：“1.”，第四層用“(1)”。行政規(guī)章視需要按章、節(jié)、條、款、項標(biāo)明層次。正文的位置在主送機關(guān)以下。較長的公文一般由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。正文的寫法從內(nèi)容上講，要把事情交待清楚，什么事、什么問題，準(zhǔn)確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什么，解決什么問題，準(zhǔn)確明白。從形式上講，條理層次清楚，文字簡練確切，標(biāo)點符號準(zhǔn)確無誤，篇幅力求短。
4、發(fā)文機關(guān)。是指正文之后、附件之下所署發(fā)文機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)的位置在正文之后偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁，不得不在下一頁落款時，可將落款放在空白頁。發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫機關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱(也可用單位的印章代替)。
5、成文日期。是以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。經(jīng)會議批準(zhǔn)的文件，以會議通過的日期為準(zhǔn)，電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)，幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，以最后一個領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。成文日期使用公元紀(jì)年，用漢字書寫。成文日期的位置一般在發(fā)文機關(guān)的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據(jù)，要求準(zhǔn)確、完備、具體，不能忽視。
6、印章。印章是發(fā)文機關(guān)表示對公文負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。公文除會議紀(jì)要外，都應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報的非規(guī)章性文件，可由主辦單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。印章一般蓋在成文日期之處，上邊沿不壓正文，下邊沿騎年蓋月。
7、附件。公文如有附件，附件名稱注在正文之后，文件落款之前，如有兩個以上附件應(yīng)注明附件的順序。附件與主件訂在一起發(fā)送，如不能訂在一起，應(yīng)在附件首頁左上角注明主件的發(fā)文字號和附件的順序號。
8、抄送機關(guān)。即指除主送機關(guān)以外需要了解該公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。在實際工作中，需注意幾個方面：抄送機關(guān)不能濫抄濫送，也不能漏抄漏送;請示公文不得同時抄送下級機關(guān);向下級機關(guān)的重要行文要抄送直接上級機關(guān);向下轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，不要再抄送上級機關(guān)。
(三)文尾部分包括主題詞、抄送欄、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期、印制份數(shù)等項。
1、主題詞標(biāo)于文尾部分抄送欄之上。上報的文件從受文機關(guān)制發(fā)的主題詞表中選取詞標(biāo)注，其它文件可從本機關(guān)制定的主題詞表中選詞標(biāo)注。標(biāo)注主題詞一般選3—5個單一詞組，以先內(nèi)容、后形式的順序排列。標(biāo)注主題詞應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范。
2、抄送欄位于主題詞之下、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄之上。抄送范圍如涉及各方面機關(guān)，一般按黨委、人大、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。抄送機關(guān)的名稱用全稱或規(guī)范化簡稱。
3、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄位于抄送欄之下，左端標(biāo)注公文印發(fā)機關(guān)名稱，右端標(biāo)注印發(fā)日期。翻印文件，此欄標(biāo)注翻印機關(guān)名稱和翻印日期。
4、文件印制份數(shù)標(biāo)注在印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄之下右側(cè)，標(biāo)注有“(共印x份)”。
主題詞、抄送欄、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄、印制份數(shù)之間分別加橫線分開。
公文從左至右橫寫橫排。公文紙一般用a4型，左側(cè)裝訂。“公告”、“通告”用紙大小，視實際需要確定。
四、公文的行文規(guī)則及注意事項
(一)各級國家行政機關(guān)的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。按行政隸屬關(guān)系報送政府審批的請示，可由政府批復(fù)，也可由政府授權(quán)其辦公廳(室)或主管部門答復(fù)。政府部門報請政府批轉(zhuǎn)執(zhí)行的公文，可由政府批轉(zhuǎn)，也可由政府授權(quán)其辦公廳(室)轉(zhuǎn)發(fā)，還可冠“經(jīng)xx政府同意”由部門下達(dá)。
(二)凡屬政府各部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，需要行文的，一律以部門名義直接行文。下級政府需要解決的問題，屬上一級政府職能部門權(quán)限范圍內(nèi)的，可直接向上一級政府職能部門行文。各地區(qū)之間、同級政府各職能部門之間需要商洽解決的問題，可以相互行文。
(三)政府各部門可以向上一級或下一級政府有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，也可以根據(jù)本級政府的授權(quán)向下一級人民政府直接行文。
(四)同級政府之間、同級政府的部門之間、各級政府與上一級政府的部門之間可以聯(lián)合行文;政府(及其部門)與同級黨委(及其部門)、軍隊機關(guān)(及其部門)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文由主辦機關(guān)與協(xié)辦機關(guān)共同簽發(fā)，由牽頭主辦機關(guān)編號印發(fā)，原稿由主辦機關(guān)存檔。
(五)地方各級國家行政機關(guān)公文中涉及其它機關(guān)、部門職權(quán)范圍的問題，未經(jīng)協(xié)商一致或未經(jīng)上級機關(guān)批準(zhǔn)、裁決的，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)的權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。
(六)向上級機關(guān)的請示要一文一事。不得用“報告”或其他文件的公文請示問題。地方各級國家行政機關(guān)不得越級請示。因特殊情況必須越級請示的，應(yīng)抄送被越過的直接上級機關(guān)。
(七)請示一般只寫一個主送機關(guān)，并一律送交受文機關(guān)的辦公廳(室)統(tǒng)一辦理，不得直接送領(lǐng)導(dǎo)個人，也不得抄送下級機關(guān)。
(八)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)上報公文，根據(jù)公文內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負(fù)責(zé)處理、答復(fù)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，應(yīng)同時抄送該下級機關(guān)的另一上級機關(guān)。
(九)國家行政機關(guān)的公文，不得向黨委機關(guān)作批示、交任務(wù)，如內(nèi)容涉及黨的工作，與同級黨委機關(guān)聯(lián)合行文。
(十)對上級行政機關(guān)的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發(fā)，也可以以收文的形式下發(fā)，不另重復(fù)行文。已在各類會議上印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人的講話、會議紀(jì)要，不再另行發(fā)文。經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文發(fā)表的文件，視為正式文件依照執(zhí)行，不另行文。在報刊上發(fā)布的行政規(guī)章，由發(fā)文機關(guān)印制少量文本，供存檔備查。
五、公文制發(fā)的基本程序
公文制發(fā)的基本程序：一般包括擬搞、核搞、簽發(fā)、校對、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。
1.擬稿。擬搞一般應(yīng)本著“誰主辦、誰擬搞”的原則進(jìn)行。草擬文稿應(yīng)按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)要求辦理。行文關(guān)系、公文種類和公文格式要準(zhǔn)確、規(guī)范，要按公文的內(nèi)容、性質(zhì)，恰當(dāng)?shù)卮_定密級和緊急程度。公文用語應(yīng)力求準(zhǔn)確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿應(yīng)注意以下事項：
草擬公文，須按檔案管理的要求，使用統(tǒng)一格式的擬稿紙，并一律用鋼筆或毛筆書寫(不得使用紅墨水)，字跡要工整。修改較多、不容易認(rèn)的文稿，應(yīng)清稿謄正。
符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。
情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短，涉及秘密事項或緊急的文件應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)定密級或緊急程度。
人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確無誤。日期應(yīng)寫具體年月日。
除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語名中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。公文一律使用法定計量單位。
引用公文要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。
公文使用規(guī)范簡化字，不得使用異體字、不規(guī)范簡化字和已經(jīng)簡化了的繁體字。使用簡稱應(yīng)先使用全稱，并注明簡稱。
2.核稿。公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，要求公文核稿人員以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，對文稿從內(nèi)容、文種、格式到會簽手續(xù)等方面嚴(yán)格衡量，逐字逐句審核，嚴(yán)格把關(guān)，杜絕不準(zhǔn)確、不規(guī)范的文件印發(fā)。
3.簽發(fā)。文稿送批前，涉及其它部門或地區(qū)的問題，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會簽制度。會簽的文稿，必須由每一會簽單位的負(fù)責(zé)人簽署意見并加蓋公章。凡需會簽的文稿，一般應(yīng)由主辦部門與有關(guān)單位聯(lián)系，送請會簽。如會簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見，應(yīng)將分歧意見如實匯報，并由具體承辦處(室)在擬辦中提出建議和意見，一并報請上級部門領(lǐng)導(dǎo)同志審定。
4.校對。文件打印后需由專職校對人員進(jìn)行校對。一般需經(jīng)過三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程序，每個程序都應(yīng)簽字，落實責(zé)任，保證校對質(zhì)量。經(jīng)校對后的清樣，交核稿人核對后，在終稿清樣上簽字后付櫻校對符號嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注。
5.印刷。一般文件，應(yīng)按規(guī)定時間及時印出;急件應(yīng)在要求的時間內(nèi)印出，不得延誤。
6.文件的分發(fā)。正式文件應(yīng)由專門的發(fā)文科(室)統(tǒng)一發(fā)送。
7.立卷、歸檔。公文辦結(jié)后，應(yīng)按《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報隨同文件一并立卷。公文立卷應(yīng)以本機關(guān)形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價值進(jìn)行分類、整理、立卷，完整地反映本機關(guān)的主要工作情況，以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其它單位保存復(fù)制件。作為正式文件使用的公文復(fù)制件，應(yīng)加蓋復(fù)制機關(guān)的證明章，并視同正式文件管理。整理完備的案卷，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿等材料。
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