機關(guān)行政公文格式有規(guī)范的排版標(biāo)準(zhǔn)【見《國家行政公文格式》(GB/T9740-1999)】。但許多單位制作的行政公文格式并不符合國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。現(xiàn)結(jié)和工作實際就公文排版簡單介紹于此與大家分享。

　　最新公文頁面設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)

　　(1)設(shè)定版心

　　國際GB/T9704-1999要求公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其幅面尺寸為：210mmx297mm，公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm 正(負(fù))1mm，公文用紙訂口左白邊)為：28mm正(負(fù))1mm，版心尺寸為：156mmX225mm(不含頁碼)。設(shè)定頁邊距：紙型選A4紙，方向選縱向。選擇“頁邊距”，根據(jù)上述規(guī)定，可算出頁邊距尺寸為：“上”設(shè)定值為3.7cm;“下”設(shè)定值為3.5cm;“左”設(shè)定值為2.8cm;“右”設(shè)定值為2.6cm。按此數(shù)值設(shè)定即可實現(xiàn)版心尺寸156mmX225mm(不含頁碼)。

　　(2)設(shè)定每頁行數(shù)、字?jǐn)?shù)

　　國際GB/T9740-1999規(guī)定公文排版每頁22行，每行排28個字。設(shè)定：打開頁面設(shè)置，選定“文檔網(wǎng)絡(luò)”標(biāo)簽，選擇“指定行和字符網(wǎng)絡(luò)(H)，不選擇“不改變字符跨度”，“字符”行設(shè)為28，“行”每頁設(shè)為22，“欄數(shù)”用默認(rèn)值1，“文字排列”選“水平”，“應(yīng)用于”選“整篇文檔”。以上設(shè)置完成后，點擊頁面設(shè)置左下角的“默認(rèn)”會出現(xiàn)選擇性提示：“是否改變頁面的默認(rèn)設(shè)置?此更改將影響所有基于NORMAL模板的新文檔”，點擊“是”，以后建立新文檔時，將以上述設(shè)置為默認(rèn)設(shè)置。

　　(3)字體設(shè)置

　　國際GB/T9740-1999規(guī)定公文“正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字。設(shè)定：選擇格式菜單中的“字體”對話框，選定“字體”，中文字體選“仿宋-GB3212”，字形選“常規(guī)”，字號選“3號”其他設(shè)置不變。點擊對話框左下角的“默認(rèn)”，將上述設(shè)置保存為默認(rèn)值。標(biāo)題字可另行設(shè)置。

　　(4)插入頁碼

　　國際GB/T9740-1999規(guī)定公文排版頁碼“用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁嗎居右空1個字，雙頁碼居左空1個字。設(shè)定：頁面設(shè)置-版式-頁眉和頁腳，在“奇偶頁不同”前打∨，選擇“插入”菜單中的“頁碼”命令，“位置”選頁面底端，“對齊方式”選外側(cè)，“格式”選帶一字線的數(shù)字。一般第1頁為了美觀不放頁碼，可將“首頁顯示頁碼”前的∨去掉。頁碼插入后還要將頁碼更改為4號字及調(diào)整頁碼的位置，這里不再贅述。

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