公文寫(xiě)作與處理常見(jiàn)錯(cuò)誤
公文寫(xiě)作與處理常見(jiàn)錯(cuò)誤
為統(tǒng)一中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理工作，2012年4月6日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》。本文簡(jiǎn)要列舉公文處理中的常見(jiàn)錯(cuò)誤，僅供參考!
公文寫(xiě)作與處理常見(jiàn)錯(cuò)誤有哪些
一、人名、地名、引文欠準(zhǔn)確
1、人名不用全名。在執(zhí)行職務(wù)所定的任務(wù)或反映身份時(shí)，采用“單位+職務(wù)+姓名”的方式，但如果說(shuō)“市委書(shū)記×××同志”就不規(guī)范，因?yàn)榍懊嬗辛藛挝弧⒙殑?wù)，后面就再寫(xiě)“同志”就顯多余;姓名前面如果沒(méi)有冠以單位與職務(wù)的，應(yīng)在姓名后面加“同志”二字。
2、地名不用全稱(chēng)。為了便于查找，地名的前面應(yīng)冠以省、市(洲)、縣市區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)、村名?？h名的前面只冠省名就行了。以地名取名的市轄區(qū)，在省內(nèi)行文，區(qū)名前面可不冠市名，向全國(guó)行文，區(qū)名前面應(yīng)當(dāng)冠以省名和市名，但以方位取名的市轄區(qū)如東城區(qū)，無(wú)論何種情況，區(qū)名前面必須冠以市名。
3、引文不準(zhǔn)確。如引用湘工辦發(fā)〔2012〕16號(hào)文件時(shí)，常見(jiàn)的引用錯(cuò)誤是先引發(fā)文字號(hào)再引公文標(biāo)題。正確的引用是先引公文標(biāo)題再引發(fā)文字號(hào)，因此引用湘工辦發(fā)〔2012〕16號(hào)文件應(yīng)這樣引用“《關(guān)于××××的通知》(湘工辦發(fā)〔2012〕16號(hào))”。在公文中引用其他文件、書(shū)刊和領(lǐng)導(dǎo)講話中的文字，一定要查對(duì)原文，包括發(fā)文字號(hào)、刊號(hào)、每一個(gè)文字與標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，都要做到與原文完全一致、準(zhǔn)確無(wú)誤。
二、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不合規(guī)范
1、“30%-40%”寫(xiě)成“30-40%”，前一個(gè)數(shù)字省掉了百分比;“5萬(wàn)元-10萬(wàn)元”寫(xiě)成“5-10萬(wàn)元”，前面一個(gè)數(shù)字省掉了萬(wàn)元;“七上八下”寫(xiě)成“7上8下”。公文中的成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞數(shù)的數(shù)字不得使用阿拉伯?dāng)?shù)字，均應(yīng)使用漢字，其他數(shù)字應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字而不得用漢字。
2、質(zhì)量(重量)單位用斤、市斤、兩、錢(qián)，而不用千克(kg)、噸(t)、克(g)、毫克(mg);長(zhǎng)度單位用里、尺、寸、公分，而不用千米或公里(kw)、米(m)、分米(dm)、毫米(mm);功率單位用馬力，而不用千瓦(kw)、瓦(w);體積(容積)單位用公升、立升，而不用升(l)、毫升(ml)、立方米、立方厘米;電量單位用度，而不用千瓦時(shí)(kwh);土地面積單位用畝、分、厘、平方尺、平方丈，而不用平方米(㎡)、公頃(hm)、平方公里(k㎡)。
3、依據(jù)公文法規(guī)的規(guī)定，公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。但在有些特定情況下，公文標(biāo)題中仍需要使用諸如引號(hào)、頓號(hào)、括號(hào)、破折號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，使表意更加清晰嚴(yán)密。實(shí)踐中，使用不夠規(guī)范、隨意性強(qiáng)主要表現(xiàn)在：聯(lián)合行文的標(biāo)題，在并列的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)之間不加頓號(hào);出現(xiàn)縮略語(yǔ)和具有特殊含義的詞語(yǔ)時(shí)不加引號(hào);批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件不加書(shū)名號(hào)，而使用引號(hào)，或者不是法規(guī)性文件卻加書(shū)名號(hào);對(duì)公文內(nèi)容成熟程度的限制性詞語(yǔ)置于書(shū)名號(hào)之外，等等。例如：《××批轉(zhuǎn)〈××關(guān)于××的計(jì)劃〉(討論稿)的通知》中，“討論稿”是對(duì)該項(xiàng)工作計(jì)劃內(nèi)容成熟程度的限制，與“計(jì)劃”標(biāo)題同為一個(gè)整體，不可分割，書(shū)寫(xiě)時(shí)應(yīng)置于書(shū)名號(hào)之內(nèi)，即應(yīng)寫(xiě)成《××批轉(zhuǎn)〈××關(guān)于××的計(jì)劃(討論稿)〉的通知》。
4、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)先不用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。如：第一次使用“婁博會(huì)”時(shí)用簡(jiǎn)稱(chēng)，而不是使用“青春婁底·湘中之光經(jīng)貿(mào)博覽會(huì)”這一全稱(chēng);使用國(guó)際組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式在第一次出現(xiàn)時(shí)不注明準(zhǔn)確的中文譯名，像第一次使用“WTO”時(shí)，應(yīng)注明中文譯名“世貿(mào)組織”。
三、公文標(biāo)題處理不規(guī)范或欠妥當(dāng)
1、濫行省略。表現(xiàn)為過(guò)于追求標(biāo)題的簡(jiǎn)潔而濫用省略，致使公文標(biāo)題“缺肢少臂”。例如，在《關(guān)于增加職工福利待遇》這樣一個(gè)標(biāo)題中，該公文究竟由哪個(gè)單位制發(fā)，屬哪一類(lèi)文種，均不清楚。正確的做法是，在介詞“關(guān)于”前冠以發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，在“待遇”之后添加公文文種，改為《××市人社局關(guān)于增加職工福利待遇的通知》。
2、文種混用。主要表現(xiàn)為請(qǐng)示與報(bào)告不分、決定與決議相混、公告與通告濫用以及把決議與紀(jì)要等同等等。“請(qǐng)示”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，“報(bào)告”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn);“決定”適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策與部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，“決議”適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)，“紀(jì)要”適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng);“公告”適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，“通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。如有一份公文《××縣總工會(huì)關(guān)于房產(chǎn)處置的緊急報(bào)告》，該標(biāo)題就混混淆了“請(qǐng)示”與“報(bào)告”兩個(gè)文種的界限，因?yàn)閺男形囊笊峡矗?ldquo;請(qǐng)示”需要上級(jí)機(jī)關(guān)明確作出批復(fù)，而“報(bào)告”則未必。該公文所述內(nèi)容是需要上級(jí)總工會(huì)就其××縣委縣政府要求××縣總工會(huì)房產(chǎn)進(jìn)行整體抵押一事作書(shū)面答復(fù)，用“報(bào)告”文種顯然是錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)改為《××縣總工會(huì)關(guān)于房產(chǎn)處置的請(qǐng)示》。至于有的使用《××關(guān)于××的請(qǐng)示報(bào)告》，將“請(qǐng)示”與“報(bào)告”合二為一，就更是錯(cuò)上加錯(cuò)。
3、疊床架屋。主要有以下三種情形：一是公文標(biāo)題中的“發(fā)文機(jī)關(guān)”要素因省略不當(dāng)而造成重疊。例如《中共××局黨委關(guān)于××的通知》，“中共”是“中國(guó)共產(chǎn)黨”的簡(jiǎn)稱(chēng)，再在后面出現(xiàn)“黨”字，顯屬不當(dāng)，正確的寫(xiě)法是“中共××局委”。二是公文標(biāo)題中的“文種”要素因轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)過(guò)多而造成重疊。如《××市總工會(huì)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省總工會(huì)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈中華全國(guó)總工會(huì)關(guān)于加強(qiáng)××的通知〉的通知的通知》這一標(biāo)題中，介詞“關(guān)于”重復(fù)出現(xiàn)三次，“轉(zhuǎn)發(fā)”之前加介詞“關(guān)于不符合語(yǔ)法習(xí)慣，文種“通知”也重復(fù)表述。依轉(zhuǎn)發(fā)性通知擬制的慣例，只需保留公文發(fā)源處的一個(gè)文種即可。因此，該標(biāo)題應(yīng)改為《××市總工會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)中華全國(guó)總工會(huì)關(guān)于加強(qiáng)××的通知》。三是公文標(biāo)題中的“事由”部分因強(qiáng)調(diào)表述而造成重疊。例如《××市總工會(huì)關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)公車(chē)的請(qǐng)示》，“請(qǐng)示”文種即已明顯蘊(yùn)含向上級(jí)“申請(qǐng)”之意，“事由”部分再用“申請(qǐng)”一詞純屬多余，應(yīng)刪除，即應(yīng)改為《××市總工會(huì)關(guān)于購(gòu)買(mǎi)公車(chē)的請(qǐng)示》。再如《××市總工會(huì)關(guān)于報(bào)送2010年工作計(jì)劃的報(bào)告》，亦屬此類(lèi)。
4、簡(jiǎn)而不明。即因過(guò)分追求標(biāo)題表意的明確、具體而導(dǎo)致拖沓冗長(zhǎng)。如有這樣一則標(biāo)題：《××市總工會(huì)關(guān)于印發(fā)×××同志〈在市總工會(huì)五屆六次全體委員會(huì)議上的講話〉和×××同志〈在市總工會(huì)五屆六次全體委員會(huì)議上的工作報(bào)告〉以及〈××市總工會(huì)2012年工作要點(diǎn)〉的通知》，長(zhǎng)達(dá)70多字，極其雜亂，令人不得要領(lǐng)。如果加以提煉，即可看出其中心內(nèi)容是××市總工會(huì)關(guān)于對(duì)五屆六次全體委員會(huì)議所涉及的3份文件的印發(fā)，而實(shí)際上這3份文件的名稱(chēng)完全沒(méi)有必要在印發(fā)通知的標(biāo)題中出現(xiàn)，而將其置于正文部分加以說(shuō)明即可。因此應(yīng)該這樣表述：《××市總工會(huì)關(guān)于印發(fā)市總五屆六次全體委員會(huì)議三份文件的通知》。
5、生造文種。即使用《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定以外的文種。例如《××市總工會(huì)關(guān)于“金秋助學(xué)”活動(dòng)開(kāi)展情況的匯報(bào)》中將“匯報(bào)”作為公文文中使用，顯失規(guī)范，應(yīng)改為“報(bào)告”。
6、隨意排列。主要表現(xiàn)為：一是上下行字?jǐn)?shù)相差過(guò)大。二是為追求字?jǐn)?shù)的勻稱(chēng)相等而無(wú)視詞組或詞組的完整性，隨意將其割裂開(kāi)來(lái)。如“家具”是一個(gè)具有完整意義的詞語(yǔ)，卻被分置兩行之中;再如將“先進(jìn)性教育”割裂成“先進(jìn)”和“性教育”兩個(gè)詞，分置兩行之中。
四、行文關(guān)系處理不當(dāng)
主要有以下六種情形。
1、黨政機(jī)關(guān)上下級(jí)之間相互行指令性、報(bào)告性、請(qǐng)示性文種。如某局黨委直接向局屬各單位的行政機(jī)構(gòu)發(fā)指示，某市委向市直各行政部門(mén)發(fā)指示性通知，某局以局行政機(jī)構(gòu)的名義向市委報(bào)送工作總結(jié)，某局以行政機(jī)構(gòu)名義向各分局黨政組織發(fā)緊急通知等等。前兩種情況應(yīng)以向局屬和市直各單位的黨組、黨委行文為宜，第三種情況應(yīng)以局黨委或黨組的名義向市委報(bào)送，第四種情況應(yīng)以局黨政聯(lián)合行文。
2、上下級(jí)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文。如某縣人民政府與該縣安全生產(chǎn)監(jiān)督局聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)煤礦安全生產(chǎn)管理工作的通知》，這一行文的錯(cuò)誤在于縣政府與縣安全生產(chǎn)監(jiān)督局不是平行單位。
3、平行單位之間使用上行文、下行文文種。這種犯錯(cuò)頻率最高。如某市總工會(huì)向市財(cái)政局發(fā)送《關(guān)于解決××經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》，按照行文規(guī)則，平行單位之間不能行“請(qǐng)示”或“報(bào)告”文種，也不能使用“批復(fù)”文種，只能使用“函”(即“申請(qǐng)函”)文種。
4、上級(jí)部門(mén)向沒(méi)有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的下級(jí)部門(mén)行指揮性公文。如某市總工會(huì)給各縣市區(qū)衛(wèi)生局行文。
5、上級(jí)部門(mén)向下級(jí)機(jī)關(guān)行指令性公文。如某縣教育局給各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府發(fā)通知。按照行文規(guī)則，上級(jí)黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文外，其他部門(mén)和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求，只能根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)或已有規(guī)定，答復(fù)一級(jí)機(jī)關(guān)向本部門(mén)聯(lián)系、商洽或申請(qǐng)批準(zhǔn)的問(wèn)題，無(wú)權(quán)作指示、下命令。
6、部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)外正式行文。如某市總工會(huì)某部室以該部門(mén)的名義給各縣市區(qū)總工會(huì)行文?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對(duì)外正式行文。
五、特定提法表述不規(guī)范
1、稱(chēng)“國(guó)家公務(wù)員”而不稱(chēng)“公務(wù)員”?！豆珓?wù)員法》將“國(guó)家公務(wù)員”統(tǒng)一改稱(chēng)“公務(wù)員”，以后制定有關(guān)法規(guī)、政策性文件以及在正式場(chǎng)合，均使用“公務(wù)員”這一新的法律概念。我國(guó)公務(wù)員沒(méi)有“國(guó)家公務(wù)員”和“地方公務(wù)員”之分，“國(guó)家公務(wù)員”這一概念容易引起誤解。
2、稱(chēng)“十二五計(jì)劃”而不稱(chēng)“十二五規(guī)劃”。“規(guī)劃”的內(nèi)容屬于全局性的部署，“計(jì)劃”是實(shí)施“規(guī)劃”的具體方案;“規(guī)劃”是較長(zhǎng)一個(gè)時(shí)期的科學(xué)展望，“計(jì)劃”一般是全年或半年的;“規(guī)劃”是定方案、定規(guī)模，富于理想、展望遠(yuǎn)景，“計(jì)劃”是定指標(biāo)、定時(shí)限、定任務(wù)、定措施，富于現(xiàn)實(shí)性;“計(jì)劃”既服從于“規(guī)劃”，又對(duì)“規(guī)劃”起修改、補(bǔ)充、完善作用。
3、稱(chēng)“國(guó)家一級(jí)演員”、“國(guó)家一級(jí)教授”而不稱(chēng)“一級(jí)演員”、“一級(jí)教授”。在我國(guó)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)序列中，表演藝術(shù)專(zhuān)業(yè)的最高技術(shù)職務(wù)稱(chēng)為“一級(jí)演員”，對(duì)應(yīng)新聞專(zhuān)業(yè)的“高級(jí)記者”、“高級(jí)編輯”，文學(xué)專(zhuān)業(yè)的“一級(jí)作家”。在“一級(jí)演員”、“一級(jí)教授”前冠以“國(guó)家”二字，給人造成誤解，以為“一級(jí)演員”、“一級(jí)教授”還有國(guó)家級(jí)、省級(jí)之分。
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