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文書檔案管理細則

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  文書檔案的管理是對具有保存價值的文書檔案進行集中管理的工作,這一工作的開展對文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書檔案管理細則,歡迎閱讀!

  文書檔案管理細則一

  第一條 為加強水行政執(zhí)法文書檔案的科學管理,充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用,制定本辦法。

  第二條 執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分,水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。

  第三條 各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

  第四條 水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。

  第五條 各級水行政主管部門的執(zhí)法機構(gòu)應(yīng)配備一名專職或兼職檔案管理人員,負責執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。

  第六條 執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔

  (一)在每次執(zhí)法活動進行完畢后,具體承辦人員應(yīng)及時將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;

  (二)歸檔的文書材料應(yīng)完整、齊全,具有保存價值;

  (三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;

  1. 水事案件類:水事違法案件的受理、立案呈報表,現(xiàn)場勘察筆錄,調(diào)查筆錄,音像材料,證言證詞,責令停止水事違法行為通知書,調(diào)查報告,違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書,送達回執(zhí),行政處罰強制執(zhí)行申請書,結(jié)案報告等;

  2. 行政復議類(區(qū)縣(市)不適用):行政復議申請書,行政復議受理、不予受理、限期補正通知書,行政復議申請人、被申請人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書等,申請人撤回復議申請書,行政復議裁定書、決定書,送達回證等;

  3. 行政訴訟類:起訴書副本、答辯狀、代理詞,水行政主管部門提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書,判決書以及與案件有關(guān)的司法文書等;

  4. 統(tǒng)計報表類:各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計報表以及其他各類統(tǒng)計報表;

  5. 法規(guī)文件類:上級頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復、通知等以及相應(yīng)的解釋、說明、實施細則等,本部門制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;

  6. 其他類:人民來信、來訪記錄及處理意見,水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片、音像資料等。

  (四) 檔案管理人員在接收文書檔案時,必須逐件查點清楚,對已接收的材料應(yīng)根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準確,字體要工整。

  第七條 執(zhí)法文書檔案的整理與保管

  (一)按照類別和時間的順序?qū)n案裝訂成冊,填寫案卷目錄,以便檢索和管理;

  (二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別,配置相應(yīng)的保管設(shè)備;

  (三)檔案管理人員工作調(diào)動前應(yīng)辦好移交手續(xù)。

  第八條 執(zhí)法文書檔案的利用

  (一)為便于查找,檔案管理人員應(yīng)當編制檔案總目錄,并根據(jù)實際情況及工作的需要,編制必要的檢索工具和參考資料;

  (二)因工作需要,可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調(diào)借檔案,應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導批準后辦理借出手續(xù),并規(guī)定調(diào)借期限。

  第九條 各區(qū)縣水行政主管部門,可根據(jù)本管理制度的要求,結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度,并報市水利局備案。

  文書檔案管理細則二

  1、文書立卷

  每年年初機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目,根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上,將文件按以下特征逐項分開。

 ?、俜帜甓?。將文件按其形成的年度分開。

 ?、诜旨墑e。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件,如上級的批復、下級的請示應(yīng)放在一起。

 ?、鄯謾C構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。

 ?、芊謫栴}。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

 ?、莘制谙蕖8鶕?jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》,將文件按不同的保管期限分開。

  在文書分類的基礎(chǔ)上,根據(jù)實際情況,靈活運用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機關(guān)),分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題,簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后,根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號;填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物,裝訂案卷;填寫案卷封面,包括案卷標題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。

  2、檔案管理

  將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學習和掌握檔案保護技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施,避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。

  3、檔案利用

  準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等,并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件,需經(jīng)秘書長批準;對摘抄、復制的檔案資料進行審核、登記,然后在摘抄、復印件上注明出外、時間。借閱檔案,應(yīng)認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》,以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。

  4、檔案統(tǒng)計

  建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報,及時上報有關(guān)部門。

  5、檔案鑒定

  根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,制定檔案保管期限表,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組,定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件,對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案,移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。

  文書檔案管理細則三

  為了貫徹落實國家《檔案法》、中國科學院《檔案管理工作標準》及文書檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項工作服務(wù),為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為國家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實際情況,制定如下實施細則.

  一、文書檔案管理體制

  1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系,并根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,實行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.

  2.由部門負責人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.

  二、文書檔案管理職責

  1.文書檔案管理人員必須認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護黨和國家的機密,保證本所檔案的完整與安全.

  2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計本所文書檔案.

  3.指導、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.

  4.積極開展檔案的利用服務(wù),提供檔案信息資料,為科研、管理及各級領(lǐng)導服務(wù).

  5.負責本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級檔案館移交具有永久保存價值的檔案.

  三、文書檔案兼職檔案員職責

  1.了解本部門工作業(yè)務(wù),掌握文書歸檔文件整理的基本方法.

  2.負責本部門文件材料的收集、積累,對具有保存價值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.

  3.主動做好預(yù)立卷工作,按歸檔范圍類目及時"對號入座",專柜存放文件并遵守保密制度.

  4.認真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準確、系統(tǒng),按時移交檔案室.

  四、文件材料的收集和歸檔

  1.各部門在其職能活動中形成的、并已辦理完畢、具有保存價值的的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.

  2.各職能部門平時建立預(yù)立卷,按年度歸檔.

  3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.

  五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

  1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價值的文件材料(包括所有應(yīng)歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡稱聲像材料)均屬歸檔范圍.

  2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.

  3.確定檔案保管期限的原則:

  3.1 凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠利用價值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會議的主要文件材料,重要問題的請示、報告、總結(jié)、批復,計劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計報表,機構(gòu)設(shè)置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級機構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關(guān)針對本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹實施的重要文件材料.

  3.2 凡是反映本所一般工作活動,在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的文件材料,一般會議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級機構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級單位報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

  3.3 凡是在較短時間內(nèi)對本所有參考價值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務(wù)性的文件材料,上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級單位報送的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

  3.4 根據(jù)本所各職能部門管理工作實際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類, ⑵黨群工作類, ⑶人事教育類, ⑷科研管理類, ⑸基建資財類, ⑹后勤企業(yè)類.

  六、文書檔案整理要求

  1.整理原則

  歸檔文件整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用.

  2.質(zhì)量要求

  2.1 歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準確.已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復制.

  2.2 歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求.

  3.整理方法

  3.1 本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.

  3.2 歸檔文件以"件"為單位進行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報表、名冊、圖紙等一冊(本)為一件;來文與復文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.

  3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復在前,請示在后.

  3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準.跨年度會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.

  3.5 歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合文件形成時間順序排列.

  3.6 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據(jù)分類方案的最低一級類目,按文件排列順序從"1"開始標注.

  3.7 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.

  3.8 歸檔文件應(yīng)逐件編目.針對同一問題的來文與復文,應(yīng)在備注欄內(nèi),互作備注.

  3.9 責任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者.

  3.10 文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時應(yīng)照實抄錄,不能省略.

  3.11 題名:填寫文件標題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充,并外加" [ ] ".會議記錄須重擬題名時,應(yīng)寫明會議的時間和重要內(nèi)容.

  3.12 日期:填寫文件形的成時間,以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.

  3.13 頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù).計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計.

  3.15 備注:注釋文件需要說明的情況.

  3.16 備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.

  3.17 不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應(yīng)放入同一檔案盒.

  3.18 檔案盒應(yīng)標明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目.

  3.19 歸檔文件整理完畢,應(yīng)按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".

  七、文書檔案的歸檔

  1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.

  2.歸檔時間:歸檔部門應(yīng)在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

  3.歸檔時,應(yīng)編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時,雙方應(yīng)認真辦理交接手續(xù),仔細查點和驗收.

  4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進行再整理,按有關(guān)工作程序進行分類與編目,使之便于查找和利用.

  八、文書檔案的保管和利用

  1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.

  2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.

  3.定期檢查清點庫存檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時處理解決.

  4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務(wù).

  5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴格履行查、借閱手續(xù).

  6.每一位工作人員都必須愛護檔案,自覺維護檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責任.

  7.檔案管理人員調(diào)動工作或退休時,必須認真辦理交接手續(xù).

  九、文書檔案的鑒定和銷毀

  1.根據(jù)文書檔案保管期限,定期進行檔案鑒定.

  2.文書檔案必須經(jīng)文書檔案鑒定小組鑒定,報所分管領(lǐng)導審批后方能銷毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).

  3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊;銷毀時,應(yīng)指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字.

  十、獎勵和處罰

  1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預(yù)立卷情況,每二年進行一次檢查評比.對能完整、準確、系統(tǒng)和及時完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.

  2.凡沒有完成年度歸檔任務(wù)或歸檔不符合要求的部門及個人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報人事處和所綜合辦公室,由人事處負責把關(guān)執(zhí)行.

  十一、本細則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.

  十二、本細則與上級檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時,按上級規(guī)定執(zhí)行.

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