檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條 為加公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司合法權益,特制訂本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。
第四條 檔案工作實行統一領導,分級保管、分級查閱的原則,進行網絡化管理。
第二章 檔案機構及其職責
第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作(即資料員)。
第六條 檔案工作由公司總經理統一領導,辦公室負責接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作,并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
第七條 辦公室應逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學手段,逐步實現檔案管理現代化。
第三章 檔案的管理
第八條 整理辦法:
1. 方法:以問題特征為主,立小卷,一事一卷。
2. 步驟:
A. 收集
文書檔案:當年立前一年的卷,并預立當年的卷。
企業(yè)科技檔案類:立竣工工程卷,未竣工工程資料整理成冊。
B. 整理 根據分類和成立時間整理。
C. 分類 根據下述分類方法分類
D. 立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限:永久、長期、短期。
第九條 過程管理:
1. 屬于公司保管的檔案:公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作,并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管,任何人不得據為己有。
2. 屬部門保管的檔案:在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室,各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。
第十條 監(jiān)督:辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄,進行定期或不定期的檢查,來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。
第十一條 銷毀:須報總經理批準,銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷,并在清單上簽字。
第十二條 公司檔案的分類及編號:指定資料員經辦公室培訓后,按有關檔案分類及編號要求操作。
第十三條 在業(yè)務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。
第十四條 借閱:因公司需要借閱文檔的,應填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經辦公室核準后,方可帶出,用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
第十五條 分級查閱:具體的查閱分檔,公司擁有絕對的制定權。
第四章 檔案備份制度
第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。
第十七條 各部門應盡量采用電腦管理和工作,便于業(yè)務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案,按《計算機管理辦法》管理。
第十八條 備份盤與源盤應分開存放,公司的備份盤應在公司外保存。
第五章 處理條例
第十九條 有下列行為之一,據情節(jié)輕重,給予50~500元扣薪處理,若構成犯罪依法追究刑事責任:
1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案
2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案
3. 涂改、偽造檔案
4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者
5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)
第六章 責任
第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。
第二十二條 本制度監(jiān)督責任部門為公司辦公室,第一責任人為各部門指定的資料員;第二責任人為資料員所在部門的部門經理。