OA管理規(guī)定

　　辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。下面是學習啦小編為你整理的OA管理規(guī)定，希望對你有用!

　　OA管理規(guī)定

　　1.目 的

　　為適應公司業(yè)務發(fā)展的需要，更好地保證公司文件的傳遞，在方便工作實現(xiàn)無紙化傳輸、搭建交流和共享平臺，著力提升辦公效率和公文質量，厲行節(jié)約的原則。

　　2.適用范圍

　　本規(guī)定適用于公司所有電腦及部門員工。

　　3.職 責

　　3.1網絡管理員負責對公司所有OA辦公系統(tǒng)用戶信息進行統(tǒng)籌管理，對所有使用人員進行登記、造冊備案，并進行系統(tǒng)維護、升級、改造、更新。

　　3.2OA辦公自動化系統(tǒng)登錄密碼由使用者妥善保管，密碼不得告訴他人。

　　3.3在使用中發(fā)現(xiàn)OA辦公自動化系統(tǒng)漏洞與故障及時報網絡管理員由網絡管理員及時維修。對于發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞未報網絡管理員，私自利用漏洞修改OA辦公自動化系統(tǒng)造成系統(tǒng)無法運行者追究其法律責任。

　　3.4公司各級領導及全體員工必須愛護和正確使用OA辦公自動化系統(tǒng)，保證OA辦公自動化系統(tǒng)和正常運行。(注：本規(guī)定適用于本公司所有OA辦公自動化系統(tǒng)的使用者)。

　　4.定 義

　　5.程 序

　　5.1 OA系統(tǒng)不能100%保證數據安全，公司員工在OA辦公系統(tǒng)上的數據必須在本機上留有備份。網絡管理員每周五對OA辦公系統(tǒng)進行備份。

　　5.2公司員工根據其工作性質允許申請管理權限，統(tǒng)一報行政部經理批準后由網絡管理員統(tǒng)一更改，私自修改、破壞、破解OA辦公系統(tǒng)權限追究其法律責任。

　　5.3 OA辦公軟件各部門必須每天早上8點前上線，網絡管理員不定期檢查，如發(fā)現(xiàn)沒有上線考核1-2分。

　　5.4 OA辦公系統(tǒng)具體管理要求

　　5.4.1“我的辦公桌與桌面”是把菜單中幾項比較常用的功能，醒目地列在操作區(qū)內，方便用戶操作。 桌面上的所有模塊由網絡管理員統(tǒng)一設定，公司所有使用人員均可查看使用。

　　5.4.2桌面網絡硬盤代替原有共享文件夾內容，其主要內容包括制度、工作流程、表格、會議紀要、證書、工程通報共計六個文件。

　　5.5權限

　　5.5.1行政部網絡管理員統(tǒng)一管理，制度、工作流程、表格、會議紀要、證書上傳時必須經行政部經理審核后方可上傳。遇下發(fā)新文件時，半日內更新完畢。文件名稱統(tǒng)一規(guī)范為：序號+文件名全稱+年月日(例：01關于借款及各項費用報銷管理規(guī)定090515)。

　　5.5.2工程通報由銷售公司文員直接上傳，由銷售公司建立月份文件夾，按月上傳通報，文件名稱規(guī)范例：0905092(09年5月份第92號文件)，如有附件加-1分。銷售公司將簽字后通報20分鐘之內上傳OA辦公系統(tǒng)。，

　　5.6便簽

　　便簽為公共部分，所有使用者均可使用，目的是為了避免忘記或漏辦事宜。

　　5.7公告通知

　　5.7.1公告通知指公司內部及各部門下發(fā)各類通知，分為兩大類：一類為全體員工都可查看的，一類為指定人員查看。

　?、偃w員工都可查看的，由行政部統(tǒng)一發(fā)布，由行政部經理審批后方可上傳。

　?、谥付ㄈ藛T查看的，由各部門經理提出申請，經行政部經理審核批準后，共享查看權限后上傳，其文件方可顯示指定用戶和全體用戶公告通知欄中。

　　5.7.2內部郵件

　?、賰炔苦]件全體使用人均可發(fā)布，接收人只能查看，不能復制、修改。

　?、谠诎l(fā)布郵件時，針對發(fā)件人進行發(fā)布，可添加一個收件人或多個收件人，依據實際需求選擇。郵件主題必須寫明郵件名稱，郵件內容一欄中要簡明扼要，內容清晰。

　　5.7.3由行政部網絡管理員統(tǒng)一管理企業(yè)、國內、外重大新聞，每天上午9：00前更新添加，其添加內容必須經行政部經理審批后方可發(fā)布。文件名稱與標題相符。

　　5.7.4公共通迅簿是便于員工查詢的工具，直接輸入姓名便可查詢，財務、總經辦人員電話不顯示在公共通迅簿中。公共通迅簿由通迅管理員負責管理，及時更新、添加或刪除。

　　5.7.5今日計劃包含日、周工作計劃。

　?、儆筛鞑块T經理審核后上傳。簡明扼要寫清計劃名稱、發(fā)布范圍、日周工作計劃參與人員、負責人及批注人員，明確計劃開始與結束時間，在計劃類型中選擇正確計劃類型。在計劃內容中詳細填寫計劃參與人、參與時間、以及工作內容、時效等。并通過內部短息提醒工作計劃參與人員與批注人員。

　　②日工作計劃上傳時間為：每天上午9：00

　?、酃ぷ饔媱澆榭礄嘞蓿瑱嘞逓榭刹榭垂靖鞑块T工作計劃及工作計劃批注。

　　5.7.6內部短消息

　　內部短消息便于內部溝通的平臺，所有使用者均可發(fā)布，接收人可依據需求選擇一個或多個。

　　5.8辦公用品

　　辦公用品由行政部倉庫保管員統(tǒng)一管理，所有使用者隨時可查詢相關辦公用品現(xiàn)有種 類、數量，每周二由倉庫保管員統(tǒng)一發(fā)放所需物品，辦公用品信息錄入由行政部倉庫 保管員統(tǒng)一錄入，倉庫保管員及時更新信息。

　　5.9圖書管理

　　圖書管理由行政部統(tǒng)一管理，所有使用者隨時可查詢相關圖書信息，如需借用，可直接到相關部門直接辦理借閱手續(xù)。各類書籍錄入信息由行政部統(tǒng)一錄入，隨時更新，分類錄入。

　　5.10車輛

　　車輛管理由行政部經理統(tǒng)一管理，所有使用者均可查看車輛使用申請情況，如需申請使用車輛可提前半日在車輛申請欄填寫準備使用車輛車號、用車部門、用車人、起止時間、目的地、部門審批人以及車輛使用事由，先交給部門審批人審批，再由行政部經理審批。行政部經理根據車輛情況審批后發(fā)內部消息通知。部門經理用車可不填寫部門審批人一欄，直接交與行政部經理審批。公差外出用車5天以上者，部門審批人一欄填寫總經理由總經理審批后車輛管理員方可派車。

　　5.11人事(培訓、在線考試、人事檔案)

　　5.11.1人事檔案為公司員工電子備檔資料，包含員工入職、轉正、離職等重要人事資料由人力資源專員專人管理。其他人員均無權查看。

　　5.11.2培訓信息管理由人事專員統(tǒng)一管理錄入培訓信息，所有使用者均可查看學習培訓信息。

　　5.11.3在線考試試題由人事專員統(tǒng)一管理錄入，可實現(xiàn)在線考試。所有使用者均可在制定時間參加在線考試。

　　5.12信息交流內部討論區(qū)為公司OA辦公系統(tǒng)公共使用討論區(qū)由網絡管理員統(tǒng)一管理供所有員工討論、學習、交流的平臺。

　　5.13 簽字印章

　　由網絡管理員統(tǒng)一制作，簽章密碼由使用人自己設定，可實現(xiàn)日常辦公審批、簽字。簽章密碼由使用人自行保管泄露由簽章使用人自行負責。

　　5.14銷售管理

　　銷售管理為銷售公司專用欄目包含客戶信息管理、銷售信息管理?？蛻粜畔⒂射N售內勤錄入管理。銷售信息由銷售主管錄入管理。

　　5.14.1權限

　?、倏蛻粜畔?、銷售信息可查看人員(銷售內勤、銷售主管、銷售經理)，可查看人員如需對外公布需經銷售公司經理批準后方可對外公布。

　?、诔陨瞎灿袡嘞尥獬崭笨?、總經理擁有權限。

　?、廴耸聶n案查看權限。權限為可查看公司全體員工人事檔案。

　　5.15工作日志查看權限，權限為可查看公司各部門日常工作日志及工作日志點評。

　　OA的五大特性

　　易用性——沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。

　　管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。

　　健壯性——必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性。

　　管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩(wěn)定性，尤其是針對集團型企業(yè)，軟件必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現(xiàn)實的集團業(yè)務，從而造成不可估量的損失。

　　堅持網絡風格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，因為這樣一來，決定應用并發(fā)數的并不是軟件平臺本身，而是硬件和網絡速度;也就是說，從理論上講，類似的軟件平臺沒有嚴格的并發(fā)數限制。

　　開放性—能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關聯(lián)性整合應用。

　　管理“落地”在現(xiàn)實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動獲取相關信息，并完成必要的關聯(lián)性整合應用。 　從技術上看，采用整合性強的技術架構(J2EE)作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統(tǒng)提供充分的技術保障。同時，現(xiàn)實的整合經驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術層面，還包括對管理現(xiàn)實業(yè)務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等等實際操作技能要求。

　　嚴密性——必須同時實現(xiàn)信息數據上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一。

　　企業(yè)，尤其是集團型企業(yè)，從制度落地的現(xiàn)實需求來看，一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現(xiàn)“用戶、角色和權限”上的三維管控，還必須同時實現(xiàn)信息數據上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實現(xiàn)“用戶、角色、權限+數據”的四維管控，具備全面的門戶功能。

　　實用性：80%標準化+20%個性化的絕配

　　實用性——軟件功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對癥，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業(yè)管理發(fā)展的要求。

　　現(xiàn)實中，企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿足現(xiàn)有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發(fā)展的過程，所以，企業(yè)又需要軟件能夠滿足發(fā)展的需求。面對這個現(xiàn)實與發(fā)展間的矛盾，業(yè)界常見的有三種解決模式，項目化、產品化和平臺化。

　　OA軟件設計九大特點

　　1. “可行性和適應性”

　　所謂可行性，是指需求提煉時，應該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當前技術水平放衛(wèi)星!

　　所謂適應性，是指產品的實施條件和應用條件，要吻合企業(yè)當前的環(huán)境，超越環(huán)境搞畝產萬斤糧的大躍進是注定要失敗的。

　　核心需求的吻合度，是OA價值兌現(xiàn)的保障，用戶在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項目成功的基礎。

　　2. “前瞻性和實用性”

　　OA系統(tǒng)的開發(fā)設計，即要考慮到最大限度的增加系統(tǒng)的價值，最大限度的吻合各應用者的需求，充分考慮系統(tǒng)今后功能擴展、應用擴展、集成擴展多層面的延伸，實施過程應始終貫徹面向應用，圍繞應用，依靠應用部門，注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。

　　3. “先進性和成熟性”

　　先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業(yè)的競爭力，延長系統(tǒng)的生命周期，但同時，任何創(chuàng)新都意味著小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟件系統(tǒng)、硬件設備、開發(fā)工具、軟件產品的是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。

　　4. “開放性和標準性”

　　數據孤島、信息孤島、應用孤島，已經成為多年信息化建設后的后遺癥，而解決這些孤島的關鍵因素在于開放，解決這些孤島的效率取決于標準化。

　　如同我們的插座和插頭的關系、如同我們的外設和usb口的關系，OA系統(tǒng)是否足夠開放和標準化，成為架構設計時首要考慮的問題。

　　在當前和未來，OA系統(tǒng)需要輕松與各種操作系統(tǒng)、中間件、數據庫、業(yè)務系統(tǒng)及工具軟件進行平滑對接，當前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。

　　5. “可靠性和穩(wěn)定性”

　　OA系統(tǒng)里流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統(tǒng)的崩潰;當系統(tǒng)出現(xiàn)問題后能在較短的時間內恢復，而且系統(tǒng)的數據是完整的，不會引起數據的不一致。

　　我們曾對Think系統(tǒng)組織過壓力測試，在負載均衡的情況下，3000人同時在線時，系統(tǒng)登陸(包括整個主界面加載)不大于8秒。數據瀏覽不大于8秒;數據查詢不大于8秒;數據統(tǒng)計不大于15秒。

　　我們還對Think產品，運行在IBM服務器上的穩(wěn)定性做過測試，基本上可以做到以下幾點：平均無故障運行時間：大于10000小時;可用率：系統(tǒng)總體平均可用率在99.99%以上;穩(wěn)定性：主機系統(tǒng)能夠保持7*24穩(wěn)定的不間斷運行

　　6. “安全性和保密性”

　　OA系統(tǒng)的開發(fā)設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此系統(tǒng)應分別針對不同的應用、不同的網絡通信環(huán)境和不同的存儲設備，采取不同的措施，包括系統(tǒng)安全機制、數據存取的權限控制等以確保系統(tǒng)的安全性。

　　其中，采取的措施包括但不限于以下

　　平臺安全：架構設計考慮安全性要求，平臺軟件達到安全設計標準。

　　應用安全：權限控制、支持身份認證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各種安全措施進行方案組合。

　　數據安全：支持文檔安全軟件整合技術，從而做到數據傳輸加密、遠程安全訪問、數據存儲加密，并且可以等各種安全方式進行綁定，支持入侵檢測與防御系統(tǒng)、防火墻的應用。

　　容災備份：支持各種容災的軟硬件設備的使用等。

　　管理安全：提供完善的日志功能，能夠記錄系統(tǒng)使用人員的關鍵操作，保證系統(tǒng)應用的安全

　　密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支持USBkey接口、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設置等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。

　　系統(tǒng)網卡MAC和IP的綁定;支持CA認證、數字簽名加密技術;支持電子鑰匙(Ukey)技術和指紋Ukey技術;支持安全套接(SSL)技術;軟件系統(tǒng)嚴密、靈活的訪問安全控制，功能授權與數據范圍授權結合;

　　系統(tǒng)有整體的用戶/權限管理體系，可統(tǒng)一進行用戶/權限的管理，實現(xiàn)到字段級的查詢、修改、管理權限控制;系統(tǒng)提供用戶認證、數據傳輸、數據存儲、數字簽名等安全手段接口，可在各個環(huán)節(jié)提供對第三方安全認證系統(tǒng)的支持。

　　7. “可擴展性和易維護性”

　　為了適應未來的業(yè)務拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現(xiàn)軟件系統(tǒng)的擴展和維護擴展。

　　因此，在OA軟件系統(tǒng)的開發(fā)設計中，需要考慮到應用及系統(tǒng)不斷擴展的要求，以形成一個易于管理、可持續(xù)發(fā)展的體系結構。未來業(yè)務的擴展只須在現(xiàn)有機制的基礎上，增加新的應用與服務模塊。一方面當應用量增加，用戶數增加時系統(tǒng)可以平滑增加服務器的方式來支撐新的壓力要求發(fā);一方面，當新的技術和產品出現(xiàn)進行升級時，系統(tǒng)能夠平滑過渡而不影響用戶的使用;另一方面，產品有新的功能增加時，可以通過插件和模塊定制平臺的方式，輕松實現(xiàn)業(yè)務的擴展。

　　在設備選擇及網絡方案上堅持開放性原則，使系統(tǒng)對各種硬件設備的互連互通;在軟件上支持跨平臺和開放數據接口，便于與其它系統(tǒng)軟件互相集成，未來支持與業(yè)務系統(tǒng)、門戶等系統(tǒng)的單點登錄集成，在可獲得相應系統(tǒng)的數據結構情況下，實現(xiàn)與這些系統(tǒng)的應用、門戶、數據等各層面上無縫連接。

　　系統(tǒng)的管理和維護，應該采用集權和分權相平衡的思想，如Think產品設置了系統(tǒng)管理、應用管理和個人管理對系統(tǒng)進行分層授權和分層維護。

　　利用系統(tǒng)提供的工具，無須編寫代碼，方便用戶自行進行客戶化功能改造，方便用戶自行定制界面數據項的顯示;同時在網絡或系統(tǒng)出現(xiàn)問題時能及時、快速地恢復系統(tǒng)的正常運行，保證系統(tǒng)的可恢復性，具有較高網絡系統(tǒng)的抗干擾能力。

　　8. 八思：“美觀性和易用性”

　　系統(tǒng)用戶界面的設計采用Web2.0用戶界面設計技術，界面根據用戶需求靈活更改(增強標簽分類特性)，注重用戶體驗，使系統(tǒng)各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。

　　作為全員應用系統(tǒng)，易用性和用戶體驗是項目成敗的關鍵要素。所提供的產品采用B/S的登錄方式、可以采用電腦、手機等各種方式下登錄，采用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術，并且易讀、易理解、易操作，用戶界面簡潔、美觀、友好，易于用戶掌握、操作和使用;系統(tǒng)管理的使用及管理也以簡便、易于操作、方便實用為準則。

　　嚴格遵循易用性六原則，實現(xiàn)從產品的部署、登錄、使用、維護、升級、擴展的全方位易用，從而提升系統(tǒng)的黏著度; 提供統(tǒng)一的訪問地址，便于用戶使用。在登錄頁為用戶提供加入收藏、設為首頁等操作，方便用戶以后快速訪問系統(tǒng);具備風格一致的友好的用戶界面，圖形顯示直觀，工作流程從設計到使用全程圖形化;

　　美觀性，相比易用性來講并不是很重要，這如同一個美麗的姑娘，第一眼打動你的可能是表象，然后持續(xù)感動你的往往是她的內在。

　　9. “大并發(fā)能力支撐”

　　作為集團化、多組織、大用戶的單位，OA軟件系統(tǒng)的開發(fā)設計，應該支持應用和數據庫等多重負載均衡能力，支持附件服務器和數據庫服務器分離技術，從而支持數萬用戶同時在線和同時操作的能力，不會因為用戶數的增長或者信息量的增長，而導致系統(tǒng)響應能力下降。

　　系統(tǒng)并發(fā)能力：通過集群方式，在技術上沒有并發(fā)上限，因此能完全保障用戶未來的人員擴張需要。