秘書應(yīng)具備什么素質(zhì)
秘書應(yīng)具備什么素質(zhì)
秘書人員只有具備的相應(yīng)的素質(zhì)才算式合格的文秘，小編為大家介紹秘書應(yīng)具備什么素質(zhì)，歡迎大家閱讀。
(一)、基本素質(zhì)
1、 身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。
2、 心理素質(zhì)：要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。
3、 思想素質(zhì)：這是更高的一項要求，作為現(xiàn)代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構(gòu)里工作，應(yīng)當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責(zé)任感。
在現(xiàn)代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)外形勢，就在我們身邊，就會經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了…這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹慎為好!
(二)、業(yè)務(wù)素質(zhì)
1、 理論知識：必須認識到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實的基礎(chǔ)知識，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動態(tài)。
2、 實踐經(jīng)驗：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學(xué)習(xí)。
3、 辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見“四”)
(三)、文化素質(zhì)
1、 社會科學(xué) 學(xué)好專業(yè)知識應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了
一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，上聯(lián)曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之： 塞北一天一地一圣人。 語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學(xué)問究竟有多大?王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文
章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。
2、 自然科學(xué)：仲裁、調(diào)解案件五花八門，常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識，如機械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。一方面，我們平時要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識。
3、 外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。
(四)此外，學(xué)會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。
俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。
但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。
四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù) 工作原則：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。 工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實 可行的方法。 工作藝術(shù)：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務(wù)，同時給人以美的感覺和享受。
作為現(xiàn)代社會的秘書人員或管理人員，我們應(yīng)該學(xué)會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到以下幾點： 1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系：包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門的關(guān)系等。
在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時，要作到尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強，凡是愛有個前因后果，對這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理;而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害;而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣，你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點，目的是為了更好地做好工作。當然，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領(lǐng)導(dǎo)一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領(lǐng)導(dǎo)也不一定會欣賞這種人。
對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風(fēng)，也不要沾染市儈奸猾的習(xí)氣。
當好秘書的絕活
秘書這個行業(yè)讓很多人羨慕,卻又讓很多人望而卻步,因為這個職業(yè)的性質(zhì)決定了要和老板直接接觸,稍有不慎就可能會惹“老虎”發(fā)威.下面是幾位“先行者”對于如何做個好秘書的經(jīng)驗之談,相信會給想做秘書的朋友們一點幫助! 全能秘書的全部內(nèi)涵 Monica 年齡：28歲 任職：4年 傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的,而我想澄清的是這是一種認識上的誤區(qū).目前外資企業(yè)越來越多,秘書是一個企業(yè)運作管理中不容忽視的環(huán)節(jié).所謂“行行出狀元”,我認為做一個真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質(zhì).現(xiàn)在不是流行復(fù)合型人才嗎?我想我們秘書這一職業(yè)有時候也需要類似的人才,甚至可以說是“全能型”秘書. 首先,硬件條件是必不可少的.掌握一門外語——通常指英語,這是最基本的條件;做文秘的人工作在辦公室,文字處理的工作特別多,所以對一些現(xiàn)代化機器的熟練掌握也是不用多說的最基本的能力,尤其是電腦. 其次,秘書的職業(yè)道德備受重視,每一行有每一行的規(guī)矩,秘書也不例外.平時工作中不可避免地會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件,保守秘密就顯得分外關(guān)鍵. 另外,秘書是工作在老板身邊最親近的人,老板出差不便看郵件時,我們要處理一些文件,有時需要立即替他批復(fù).所以一個好秘書,除了講一口流利的英語、熟練使用計算機和擬寫各種文件外,還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、一定的決策能力以及隨機應(yīng)變的能力.這些有時候需要多年的鍛煉和培養(yǎng).所以很多大公司在挑選秘書時會視其工作經(jīng)歷. 最后,要講究公私分明.千萬別搞老板秘書戀,真正的好秘書是不會倚仗這種手段在職場上攀升的. 溝通最重要 Jessy 年齡：22歲 任職：1年 時常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細心、謹慎、考慮周到.除此之外,秘書還應(yīng)該有靈氣、有悟性、有團結(jié)能力;能提出有創(chuàng)造性的建議,并且凡事懂得分出輕重.而在我看來,最為重要的是交際和溝通能力. 我和領(lǐng)導(dǎo)在一間辦公室,但是客戶們一進門先瞅見我,形象當然很重要.其實不用穿得很時尚、另類,只要大方得體就行,儀表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的溝通能力,不僅要和客戶打交道,還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關(guān)系.領(lǐng)導(dǎo)常說我可以算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁,夾在上下兩級之間,一定要尋求到好的一個平衡點,正確傳達領(lǐng)導(dǎo)的意思表示,不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會和矛盾. 做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務(wù),其實還要求人員有較廣的知識面.在我的工作中,難以避免要打電話去催客戶支付費用,說得難聽點有點“討債”的味道,但這是我工作的一部分,不得不直面.現(xiàn)在我也習(xí)慣了這些事務(wù),總結(jié)了一套經(jīng)驗技巧,這也是一種溝通的能力. 小心那些潛在的危機艾小姐 年齡：26歲 任職：3年 我曾經(jīng)在一家公司做文秘,老板是個臺灣人.工作辛苦點就算了,最怕上司是個好色的半老頭.當我發(fā)現(xiàn)他想占自己便宜時,深覺女秘書不好當,特別碰著這么一個上司,自己再怎么端莊嚴謹,有時候也很無奈!上司不好伺候,更不好得罪,那時我就隱隱意識到潛在的危機：萬一工作出了什么紕漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威脅,要么就被炒魷魚.我不會因為想保住工作而失去原則,畢竟我知道我是為了什么而工作,所以我開始暗地尋找機會跳槽.一個月后,我就遞交了辭呈. 現(xiàn)在我的老板是女的,讓我安心許多.我的工作重心是安排一些重大的會議和活動、銜接好各種差旅日程、起草財務(wù)或者人事方面的報告、有時候幫老板做一些決定.但也有煩心之事,我這個女老板性子急起來容易沖人發(fā)脾氣,通常情況而言,往往與工作有關(guān).我又一次意識到：萬一在老板心情不好時處理不當,要么使老板小看你,要么激化雙方的矛盾,后果都不好.然而,這還是有辦法避免的.我必須學(xué)會察言觀色,同時提高工作能力和辦事效率。