培養(yǎng)秘書口頭報告能力
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秘書人員的口頭報告能力,是一個人分析能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力、表達能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡潔、準確的口頭報告,有利于領(lǐng)導及時掌握情況,迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報告能力,要從以下細節(jié)著于:
一、精心過濾,區(qū)別處理、區(qū)別對待、慎重處理,以免干擾領(lǐng)導的正常工作,甚至給領(lǐng)導造成被動。
二、弄清原委,力求準確。視信息的真實性、完善性為生命,按時間、地點、人物、事件、經(jīng)過、結(jié)果六要素調(diào)查了解,構(gòu)建完善的信息。
三、打好腹稿,簡明扼要。說話要講究層次,抓住主要事實;語言要精煉,不能重復;客觀陳述,不攙雜個人觀點,以免影響領(lǐng)導獨立思考。
四、舉止沉穩(wěn),口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事,都要做到舉止沉穩(wěn),語調(diào)節(jié)器平和,口齒清晰,不卑不亢。
五、把握時機,靈活對待。在人員較多的場合,一般應(yīng)注意保密,宣向領(lǐng)導個別報告。領(lǐng)導情緒不好時,要盡量做到語言平實、平鋪直述,以免引起領(lǐng)導情緒波動,影響對事情的正確答復或處理。不是特別急的事情,還可緩一步報告。領(lǐng)導正在講話或聚精會神地處理某一文件,一般不要立即報告。