董事長秘書日常工作

　　董事長秘書聽起來會不會有種一人之下萬人之上的感覺呢?讓我們一起來了解一下關(guān)于董事長秘書的工作吧，下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的董事長秘書日常工作，希望對你有用!

　　董事長秘書的日常

　　一、處理董事長總經(jīng)辦日常工作事務(wù)

　　1、董事長辦公室文件分類整理。

　　2、董事長辦公室日常清潔衛(wèi)生。

　　3、注重個人素質(zhì)、著裝形象，言談舉止，講話時注意場合地點。

　　4、手機(jī)必須保持24小時開機(jī)，因公事隨叫隨到。

　　5、接聽電話，謹(jǐn)慎妥當(dāng)應(yīng)答，必須做好電話記錄。

　　6、董事長出差期間隨行，并安排好吃、住、行的全部工作。

　　7、掌握好董事長的日常安排，做好接見訪客預(yù)約及登記工作。

　　二、正式文件的處理。

　　1、匯總各部門的月工作所完成的下達(dá)任務(wù)完成的準(zhǔn)確性。

　　2、起草、打印、登記和存檔總經(jīng)辦簽發(fā)文件。

　　3、收發(fā)傳真，并及時交由總經(jīng)辦處理。

　　4、匯總各部門報銷單等相關(guān)文件定時交由董事長簽字確認(rèn)。

　　三、組織安排及接見事項

　　1、協(xié)助的協(xié)調(diào)和工作任務(wù)下達(dá)的作用。

　　2、協(xié)助總經(jīng)辦對公司運作與各職能部門進(jìn)行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系。

　　3、協(xié)調(diào)部門與部門之間的矛盾，并進(jìn)行臨時處理。

　　4、下傳董事長下達(dá)的月任務(wù)目標(biāo)及上傳各部門情況、問題及意見。 行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作，并及時做好登記。

　　5、配合董事長處理外部公共關(guān)系，必要時出席適量的宴會應(yīng)酬。

　　四、相關(guān)會議工作

　　1、跟進(jìn)落實公司董事會總經(jīng)辦會議等公司會議紀(jì)要。

　　2、起草整理公司董事會會議材料，及開會前必要的布置準(zhǔn)備工作。

　　3、做好會前準(zhǔn)備工作。

　　五、根據(jù)部隊的保密守則保守公司秘密。

　　六、董事長助理對各部門工作協(xié)調(diào)和工作任務(wù)下達(dá)的作用。

　　1、協(xié)助總經(jīng)辦對公司運作與各職能部門進(jìn)行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系。

　　2、協(xié)調(diào)部門與部門之間的矛盾，并進(jìn)行臨時處理。

　　3、下傳董事長下達(dá)的月任務(wù)目標(biāo)及上傳各部門情況、問題及意見。

　　以上是指國內(nèi)企業(yè)董事長秘書的一般職能。

　　董事長秘書的含義和工作特征

　　董事秘書

　　對每一個上市公司而言，董事會秘書的身份特殊，同時又不可或缺。在上市公司董秘圈中，女性的身影逐漸活躍起 來，比例在近年來一直呈現(xiàn)穩(wěn)步增多勢頭。尤其在2009年創(chuàng)業(yè)板開通后，80后董秘成批出現(xiàn)，走向前臺。而更值得關(guān)注的是，在創(chuàng)業(yè)板上市公司的80后董秘中，女性的比例大增。據(jù)2011年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，女性約占到了一半。

　　在A股上市公司中，女董秘的比例近年呈穩(wěn)步提高態(tài)勢。以浙江為例，據(jù)統(tǒng)計，在浙江245家A股上市公司中(包括2013年12月19日新上市的浙能電力)，至少有57位女董秘(不包括以董事長或總經(jīng)理身份臨時兼任董秘職務(wù)者)，占比近1/4。梳理浙江女董秘群體的部分細(xì)節(jié)，或能管窺這一特殊群體的概況。

　　列入統(tǒng)計的57位女董秘，有近半都曾擔(dān)任證券事務(wù)代表職務(wù)。她們平均年齡40歲，年齡最大的51歲，最小的只有29歲;年薪相差懸殊，最高達(dá)100萬元，最低者僅9.8萬元，平均年薪為32萬元;以所持股份市值計，身家最高者超過6億元，但仍有不少董秘沒有任何股份。

　　職業(yè)特征【(一) 秘書的職業(yè)】

　　服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性，知識化和專業(yè)化，年輕化和女性化

　　【(二) 秘書日益成為現(xiàn)代社會急需的軟人才】

　　秘書是“軟人才”中的代表之一。，秘書的職業(yè)通道很長，中國加入WTO，為秘書提供了更加無限廣闊的發(fā)展空間。

　　董事長秘書的工作特性，工作要求和工作職能

　　工作性質(zhì)

　　(一) 秘書的根本性質(zhì)——輔助性

　　輔助性是秘書部門天生的屬性，是領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書工作的必然要求，是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的。

　　(二) 秘書工作的特征

　　與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特征：

　　1.中介性，秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋梁"的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

　　2.直接性，秘書工作的直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上。

　　3.全面性，是體現(xiàn)在職能輔助的全面性上和過程輔助的全面性上。

　　4.服務(wù)性，人們把秘書工作比喻為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。

　　5.被動性，秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權(quán)、不越職，秘書應(yīng)在輔助性被動性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性。

　　6.潛隱性，秘書工作的潛隱性表現(xiàn)在三個方面：

　　活動名義的假借性

　　活動過程的幕后性

　　勞動成果的潛在性

　　7.機(jī)密性，關(guān)于這點，我們將在后面具體闡述。

　　5工作要求

　　主要可概括為“四個轉(zhuǎn)變”和“六個要求”

　　(一) 秘書工作的“四個轉(zhuǎn)變”

　　秘書工作“三服務(wù)”(為中央服務(wù);為中央個部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù);為人民服務(wù))

　　秘書工作應(yīng)該發(fā)揮“四個作用”(參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用)

　　實現(xiàn)“四個轉(zhuǎn)變

　　1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策;

　　2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;

　　3.從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)：

　　4.從憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個轉(zhuǎn)變其實是對秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展，而這也是發(fā)達(dá)國家秘書工作的特點。

　　(二) 秘書工作的六個強(qiáng)調(diào)

　　強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作，強(qiáng)調(diào)信息工作，強(qiáng)調(diào)信訪工作，強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作，強(qiáng)調(diào)督察工作，強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作

　　6工作內(nèi)容

　　職能和職責(zé)的區(qū)別

　　職責(zé)是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應(yīng)當(dāng)做什么的問題

　　職能則是秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)一切活動所產(chǎn)生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問題。

　　(一) 秘書的職能

　　1.輔助決策

　　(1) 輔助決策的含義：在決策過程中，在知識(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時效性。

　　(2) 輔助決策的特征：體現(xiàn)在以下幾個方面：

　　輔助內(nèi)容的綜合性，輔助時間的經(jīng)常性，輔助環(huán)節(jié)的全過程性，(3) 輔助決策的原則

　　超前原則，定位原則，信息原則，諫諍原則

　　(4) 輔助決策的過程

　　協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計方案，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評優(yōu)選優(yōu)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施反饋

　　2.協(xié)調(diào)關(guān)系

　　(1) 協(xié)調(diào)關(guān)系的含義：秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項工作、各個人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。

　　(2) 協(xié)調(diào)關(guān)系的特征

　　從屬性，廣泛性，間接性

　　(3) 協(xié)調(diào)關(guān)系的原則

　　政策指導(dǎo)，客觀公正，平等協(xié)商，注重整體，靈活適度

　　(4) 協(xié)調(diào)關(guān)系的過程

　　摸清情況，找出癥結(jié)，恰當(dāng)協(xié)調(diào)，督促落實，檢查反饋

　　3.處理信息

　　(1) 處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號、消息、情報、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內(nèi)容。

　　(2) 處理信息的原則

　　及時性原則，保真性原則，適用性原則，預(yù)測性原則

　　(3) 處理信息的內(nèi)容

　　歷史信息，上級信息，內(nèi)部信息，公眾信息，社會信息

　　(4) 處理信息的過程

　　信息的收集，信息的加工，信息的傳遞，信息的反饋，信息的儲存

　　4.辦理事務(wù)

　　(1) 辦理事務(wù)的含義：事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。

　　(2) 辦理事務(wù)的特征

　　綜合性，服務(wù)性，繁瑣性，突擊性

　　(3) 辦理事務(wù)的原則

　　被動中求主動，原則中求靈活，繁雜中求規(guī)范

　　(4) 辦理事務(wù)的程序

　　自然程序，理論程序，指令程序，法定程序，技術(shù)程序，習(xí)慣程序

　　【(二)秘書的職責(zé)】

　　大致也有以下11個方面：

　　日常事務(wù)管理(辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理)

　　接待事務(wù)(來訪接待、安排服務(wù)等)

　　會議事務(wù)(會議安排、會場布置、會議服務(wù)、會議文件的處理等)

　　行政事務(wù)

　　信訪事務(wù)(群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)

　　調(diào)查研究事務(wù)(搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇)

　　文書檔案事務(wù)(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)

　　寫作事務(wù)(各種文體的寫作)

　　協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)

　　督察工作(督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實情況)

　　其他領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)