秘書(shū)文檔管理試題
三級(jí)秘書(shū)資格證考試文檔管理相關(guān)試題的復(fù)習(xí)重點(diǎn)，下面小編給大家介紹關(guān)于秘書(shū)文檔管理試題的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。
秘書(shū)文檔管理試題
一、檔案利用
(一)檔案利用的含義
檔案利用工作是開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。
(二)檔案利用的要求:1.依法開(kāi)展利用工作。2.主動(dòng)、及時(shí)開(kāi)展利用工作。3.不斷完善檔案服務(wù)方式和手段。4.掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開(kāi)展檔案利用。
(三)檔案利用的工作程序
1.熟悉庫(kù)藏;2.分析利用需求;3.選擇檔案利用方式;4.獲取檔案;5.提供檔案
二、檔案參考材料的編號(hào)
(一)檔案參考材料的含義
檔案參考資料是檔案部門(mén)或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的提供人們參加的檔案材料加工品。
(二)檔案參考資料
檔案參考資料編寫(xiě)要做到真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用，注意檔案的保密性;問(wèn)題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝煉，概括性強(qiáng)。
(三)編寫(xiě)檔案參考資料的工作程序
1.確定編寫(xiě)檔案參考資料的種類;2.收集檔案材料;3.進(jìn)行編寫(xiě)
三、電子檔案管理
(一)電子檔案的含義:電子檔案是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。
(二)電子檔案的特點(diǎn)有：①非人工識(shí)讀性;②對(duì)電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性;③信息的可變性;④信息與載體的可分離性;⑤信息的可共享性;⑥多種信息載體的集成性。
(三)電子檔案的種類
1.按照電子檔案的存在形成劃分，可分為：①文本文件;②數(shù)據(jù)文件;③圖形文件;④圖像文件;⑤聲音文件;⑥多媒體文件;⑦命令文件。
2按照電子檔案的功能劃分，可分為：①主文件;②支持性文件;③輔助性、工具性文件。
3.按照電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分，可分為一般辦公室工作中產(chǎn)生的文件、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造中產(chǎn)生的文件。
4. 按照電子檔案的屬性劃分,可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。
5.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計(jì)算機(jī)直接產(chǎn)生的文件、對(duì)傳統(tǒng)文件用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備處理后生成的文件。
(四)電子檔案管理的要求有：①真實(shí)性;②完整性;③可讀性。
(五)電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案的收集積累;2.電子檔案的歸檔;3.電子檔案的保管;4.電子檔案的利用。
第四章速記基礎(chǔ)
一、速記概述
(一)速記概述: 速記是人們用有系統(tǒng)的、簡(jiǎn)單的符號(hào)及各種有效有規(guī)則省略書(shū)寫(xiě)方法快速、準(zhǔn)確地記錄語(yǔ)言和傳達(dá)語(yǔ)言信息的一種高效率實(shí)用技術(shù)。
(二)速記特點(diǎn):速記的特點(diǎn)就是快，速度是速記的靈魂，速記能把語(yǔ)言完整無(wú)誤地記錄下來(lái)。用速記替代文字記錄語(yǔ)言，可以大大地減輕人們書(shū)寫(xiě)過(guò)程中的勞動(dòng)程度。
(三)速記在秘書(shū)工作中的作用:1.記錄有聲語(yǔ)言。2.記錄無(wú)聲語(yǔ)言。
(四)現(xiàn)代技術(shù)無(wú)法取代速記
計(jì)算機(jī)、電腦速記、手寫(xiě)速記、錄音機(jī)，它們的差異在于處理信息手段的不同，作為記錄語(yǔ)言信息的功能是一樣的.因此,手寫(xiě)速記與電腦速記、錄音機(jī)速記等現(xiàn)代技術(shù)工具各具特色，在不同的場(chǎng)合可選擇適用。它們之間并不發(fā)生沖突，而是相輔相成、相得益彰的。
二、手寫(xiě)速記
(一)漢字速記的概述
漢字速記又稱漢字快寫(xiě)，就是漢字的快速記錄。漢字速記基本原理如下：1.漢字速記是漢字草書(shū)的快寫(xiě)。2.漢字速記是對(duì)漢語(yǔ)字、詞、句、段的合理精簡(jiǎn)和縮略的快寫(xiě)。3.漢字速記師靈活運(yùn)用借代的快寫(xiě)
(二)雙音節(jié)詞略寫(xiě)法
1.由單音節(jié)詞逐漸演變而成的雙音節(jié)詞，在快寫(xiě)時(shí)，可將雙音節(jié)詞略寫(xiě)為單音節(jié)詞。
2.雙音節(jié)的單純?cè)~，又叫“聯(lián)綿詞”。聯(lián)綿詞是漢語(yǔ)所獨(dú)有的、在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，寫(xiě)出第一個(gè)音節(jié)，第二個(gè)音節(jié)就能推知而出。
3.由兩個(gè)意義相同或相近語(yǔ)速并列組合而成和合成詞，在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，只寫(xiě)出第一個(gè)音節(jié)，第二個(gè)音節(jié)省略。
4.由兩個(gè)意義相同或相對(duì)語(yǔ)素并列組合而成的合成詞，在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，寫(xiě)出第一個(gè)音節(jié)，第二個(gè)音節(jié)可用從左上方往右下方書(shū)寫(xiě)的斜體代替。
5.注釋格雙音節(jié)詞是語(yǔ)素通過(guò)注釋和被注釋的關(guān)系結(jié)合起來(lái)構(gòu)成的新詞。在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，可省略被注釋音節(jié)。
(三)三音節(jié)詞略寫(xiě)法
1.帶虛化語(yǔ)素的三音節(jié)詞略寫(xiě)法。2.中間嵌有“得”字的表肯定語(yǔ)氣的三音節(jié)詞略寫(xiě)法。3.中間嵌有“不”字的表否定語(yǔ)氣的三音節(jié)詞略寫(xiě)法。4.在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，不管遇到哪種類型的三音節(jié)詞，只要根據(jù)句子的上下文能夠辨認(rèn)出來(lái)的，寫(xiě)出第一個(gè)音節(jié)，后兩個(gè)音節(jié)均可自制代寫(xiě)代替，或畫(huà)小橫直線代替。
三、拼音速記
(一)拼音速記的概述
1.拼音速記的定義。拼音速記是用一些簡(jiǎn)單符號(hào)和省略方法來(lái)記錄語(yǔ)言的一種方式。
拼音速記方案的符號(hào)分為“聲符”和“韻符”兩大類。拼音速記的聲符與韻符拼寫(xiě)在一起，就成為音節(jié)符號(hào)。
2.拼音速記的特點(diǎn)。3.拼音速記符號(hào)的分類。
最簡(jiǎn)單的符號(hào)式有限的，所以速記符號(hào)又分為大型、中型和小型3級(jí)比例。
略符是提高記錄書(shū)寫(xiě)速度的重要技巧，在創(chuàng)制略符時(shí)，要真正體現(xiàn)略符的合理、準(zhǔn)確、速度、易記、易寫(xiě)的特點(diǎn)。
(二)聲符寫(xiě)法五要領(lǐng)
聲符寫(xiě)法五要領(lǐng)，是拼音速記符號(hào)書(shū)寫(xiě)的基礎(chǔ)
1.基線?；€又叫基準(zhǔn)線，即練習(xí)本上的橫格線，21格聲符的底部都要靠寫(xiě)在基線上，如果離開(kāi)基線往上寫(xiě)或往下寫(xiě)，就讀別的音了。 2.筆順。筆順?lè)譃?種：從右上往左下書(shū)寫(xiě)的聲符有9個(gè)，收筆處均靠在基線上;從左下往右下書(shū)寫(xiě)的聲符有2個(gè)，起筆處靠在基線上;從左往右書(shū)寫(xiě)的聲符有10個(gè)，前3個(gè)是起筆處和收筆處靠寫(xiě)在基線上，后7個(gè)是底部靠寫(xiě)在基線上，與基線平行。 3.比例。聲符分為3級(jí)??——大型符、中型符和小型符。它們的比例是3：2：1.大型符比小型符大兩倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8個(gè)，小型符有5個(gè)。 4.斜度。聲符的斜度有3種：與基線成50°左右的聲符有9個(gè);與基線成20°左右的聲符有2個(gè);與基線平行(成0°)的聲符有10個(gè)。5.曲勢(shì)。即曲線聲符彎曲的趨勢(shì)。起筆處趨勢(shì)較大的曲線聲符有8個(gè);收筆處曲勢(shì)較大的曲線聲符有7個(gè)。
速記方案不是法定的，誰(shuí)都可以創(chuàng)制，只要寫(xiě)得快、認(rèn)得出就是好的速記方案。
四、計(jì)算機(jī)速記
(一)計(jì)算機(jī)速記的概念: 計(jì)算機(jī)速記是使用計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)語(yǔ)言信息實(shí)時(shí)文字錄入的技術(shù)，是語(yǔ)文應(yīng)用工具和中文處理現(xiàn)代化的重要手段。
(二)計(jì)算機(jī)速記的特點(diǎn)”1.速度快。正常速度及語(yǔ)言信息同步，極限速度可達(dá)到二倍語(yǔ)速。2.強(qiáng)度低。是普通漢字輸入的三分之一。3.效率高。無(wú)需后期翻譯整理。
(三)計(jì)算機(jī)速記的應(yīng)用領(lǐng)域:1.辦公文秘使用;2.專業(yè)速錄服務(wù)。3.個(gè)人應(yīng)用。
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