總經(jīng)理秘書的工作總結(jié)
總經(jīng)理助理是總經(jīng)理的助手，具體工作內(nèi)容常因總經(jīng)理對(duì)該崗位的理解而有所不同。下面是小編為你整理的總經(jīng)理秘書的工作總結(jié)，希望對(duì)你有用!
總經(jīng)理秘書的工作總結(jié)
總經(jīng)理秘書與辦公室行政工作有類似的地方，很多工作是相同的，比如內(nèi)勤、文件處理、檔案管理、來(lái)人來(lái)電接待等，都有這樣的工作.多想想以前怎么工作的，總結(jié)一下以往的經(jīng)驗(yàn)并且發(fā)揚(yáng)光大就好.總經(jīng)理秘書顧名思義是總經(jīng)理的秘書，也就是總經(jīng)理的日常工作助手，最重要的職責(zé)就是為總經(jīng)理服務(wù)，從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)工作也比較單純，只有一個(gè)工作核心和重心，那就是圍著總經(jīng)理轉(zhuǎn).
作為秘書，還有一項(xiàng)重要的職責(zé)，就是橋梁與紐帶作用，你是總經(jīng)理與其他部門、領(lǐng)導(dǎo)、同事的橋梁與紐帶，要通過(guò)你來(lái)做到上傳下達(dá)、下情上傳，因此要忠實(shí)地做好傳聲筒，千萬(wàn)不能猜測(cè)，加入自己的理解和東西，這一點(diǎn)十分重要.
俗話說(shuō)：秘書不是官，見(jiàn)官大一級(jí)，你所說(shuō)的一切都代表總經(jīng)理，因此說(shuō)話做事要慎重，不能信口開(kāi)河，不懂就問(wèn)，多與總經(jīng)理溝通.既然見(jiàn)官大一級(jí)，那么為人處事也是很注意，畢竟秘書不是官，不能有大國(guó)沙文主義的思想存在，相反為人應(yīng)該更謙虛謹(jǐn)慎，以平常心對(duì)待其他每一個(gè)人，有時(shí)候甚至比其他一般人更要夾著尾巴做人.當(dāng)然該運(yùn)用權(quán)威的時(shí)候也要好好運(yùn)用.好記性不如爛筆頭，隨時(shí)準(zhǔn)備紙筆，邊聽(tīng)邊記，不明白的再問(wèn)再記.
總結(jié)為：
1、有更多的付出精神，不能太計(jì)較工作時(shí)間和個(gè)人報(bào)酬;
2、常用電話號(hào)碼、重要客戶和合作者的聯(lián)系盡可能熟記;
3、要學(xué)會(huì)擺弄文件，學(xué)會(huì)擋案管理，重要文件能隨時(shí)拿出來(lái)，所保存的文件能在2分鐘之內(nèi)找到，近期(半月內(nèi))過(guò)手的文件要迅速知道其去處;
4、學(xué)會(huì)記住認(rèn)人，凡是見(jiàn)過(guò)一次面或找過(guò)你上司一次的人，一定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見(jiàn)到時(shí)，能立即知道這人姓什么，做什么的;
5、應(yīng)酬活動(dòng)，場(chǎng)合允許要站在老板身邊，輕聲提醒上司對(duì)面過(guò)來(lái)準(zhǔn)備與你上司打招呼的人姓什么、做什么的;
6、學(xué)會(huì)記錄，只要在場(chǎng)能記錄的一般你就別拉下，說(shuō)不定什么時(shí)候有用;
7、開(kāi)會(huì)一般你只是列席，要記住盡量少發(fā)言，如非上司問(wèn)及，一般不發(fā)言，但是一定要將會(huì)議記錄一定要全面，尤其是重要發(fā)言和會(huì)議決議;
8、對(duì)內(nèi)部各部門和人員有調(diào)查研究和了解情況的權(quán)力，但沒(méi)有指令權(quán)，若轉(zhuǎn)達(dá)上司的指令一定要在下達(dá)之前說(shuō)明;
9、為了寫東西，多做標(biāo)準(zhǔn)文本，以備不時(shí)之需;
10、對(duì)其它同事不可有驕嬌之氣;
11、無(wú)論對(duì)上、對(duì)下，多用“請(qǐng)”和“謝謝”;
淺談總經(jīng)理秘書應(yīng)該做好哪些工作
通常所說(shuō)，總經(jīng)理是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行的最高負(fù)責(zé)人，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)公司日常業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)管理，因此，作為一名總經(jīng)理秘書，應(yīng)該在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)辦公室的全面工作，努力作好總經(jīng)理的參謀助手，起到承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用，認(rèn)真做到全方位服務(wù)。首先，確?？偨?jīng)理辦公室清潔是前提，之后我認(rèn)為，總經(jīng)理秘書應(yīng)該扮演好以下五個(gè)角色。
一、勞動(dòng)者
既然是工作，勞動(dòng)是必然。秘書的工作瑣碎繁雜但須井然有序、認(rèn)真細(xì)心。作為一名總經(jīng)理秘書，應(yīng)該盡可能熟悉經(jīng)理的工作，熟悉公司的工作，力爭(zhēng)做到心里有數(shù)，從而能夠協(xié)助經(jīng)理進(jìn)行日常經(jīng)營(yíng)和管理工作。例如對(duì)企業(yè)內(nèi)外文件進(jìn)行及時(shí)的通知和發(fā)放;對(duì)行業(yè)、市場(chǎng)及相關(guān)信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和管理;對(duì)相關(guān)文件和計(jì)劃進(jìn)行起草、撰寫及歸類整理;對(duì)公司會(huì)議的記錄及會(huì)議紀(jì)要的整理并跟進(jìn)各項(xiàng)工作;對(duì)總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下企業(yè)具體管理工作進(jìn)行布置、實(shí)施、檢查、督促、落實(shí)執(zhí)行情況等等。
二、參謀者
作為總經(jīng)理秘書，要耳聰目明，作好參謀工作。從大的方面說(shuō)，當(dāng)助手重要的在于搞好信息、決策、督查服務(wù)，及時(shí)地捕捉信息，準(zhǔn)確地搞好反饋，積極地當(dāng)好決策參謀。不僅要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，還要認(rèn)真分析問(wèn)題，給領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題提供決策參考。領(lǐng)導(dǎo)一旦采納決策意見(jiàn)，還要制訂決策備選方案。備選方案不能只是一種，要有多種方案，以便優(yōu)中選優(yōu)，拍板定案。決策制定后要采取得力措施抓落實(shí)，并及時(shí)搞好督促檢查，搞好落實(shí)情況反饋。
三、溝通者
秘書承載著上下、內(nèi)外溝通的重任。公司內(nèi)部各個(gè)部門及員工乃至公司外的相關(guān)個(gè)人或單位機(jī)構(gòu)都離不開(kāi)適當(dāng)?shù)臏贤ê吐?lián)系，這就需要總經(jīng)理秘書構(gòu)造良好的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，主動(dòng)傾聽(tīng)員工的意見(jiàn)和建議，積極疏導(dǎo)不滿、降低離職率;主動(dòng)把外部公司的意見(jiàn)和建議匯報(bào)于領(lǐng)導(dǎo)，積極調(diào)整以保持長(zhǎng)久合作關(guān)系。
四、激勵(lì)者
人最可怕的不是做不到，而是不想做。所以秘書要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示充分利用薪酬、津貼、帶薪休假、福利等來(lái)引導(dǎo)公司員工的個(gè)人行為;通過(guò)公司目標(biāo)和員工個(gè)人需要來(lái)調(diào)動(dòng)員工積極性;給績(jī)優(yōu)員工提薪;給不可替代人才高薪、高職等。
五、培訓(xùn)者
培訓(xùn)是花小代價(jià)換大回報(bào)的有效制度。即使招聘的是高度合格的員工，也需要培訓(xùn)才能完全勝任公司分配的工作，所以秘書須根據(jù)公司的實(shí)際需要及總經(jīng)理的指示制定培訓(xùn)目標(biāo)、設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案，如適應(yīng)性培訓(xùn)，知識(shí)性培訓(xùn)、技術(shù)性培訓(xùn)等，以提高員工的能力，減少流動(dòng)的可能性。
除了這些角色之外，秘書自身也要不斷提升個(gè)人素質(zhì)，增加人文魅力。從而認(rèn)真準(zhǔn)確做好服務(wù)、參謀、協(xié)調(diào)工作，做一名合格的總經(jīng)理秘書。
總經(jīng)理秘書工作流程
遵循原則：
主動(dòng)性：
主動(dòng)請(qǐng)示工作，主動(dòng)匯報(bào)反饋;收到信息確認(rèn)收到，交代的事情做了立即反饋。
及時(shí)性：
要求四小時(shí)之內(nèi)完成的工作及時(shí)完成并反饋;沒(méi)有交代完成時(shí)間或超過(guò)四小時(shí)的工作，實(shí)行四小時(shí)答復(fù)制
復(fù)述制：
凡上級(jí)交代任務(wù)完畢，必須用筆記錄，并復(fù)述上級(jí)指令一次。
可控性：
凡涉及到人、財(cái)、物進(jìn)出，均保留總經(jīng)理簽字，不得用口頭替代;
禮貌性：
隨時(shí)保持禮貌用語(yǔ)：“請(qǐng)”“謝謝”“對(duì)不起”“不好意思打擾您”??;進(jìn)辦公室敲門，獲得許可后方可進(jìn)入;見(jiàn)到上級(jí)行點(diǎn)頭禮，接送客戶行注目禮，重要客戶來(lái)訪行鞠躬禮;不公開(kāi)頂撞上級(jí)，不背后議論上級(jí)。
職業(yè)化：
職業(yè)化裝束，不準(zhǔn)化濃妝，微笑，不愁眉苦臉，不放聲大笑，參照職業(yè)化禮儀。
保密性：
不該說(shuō)的不說(shuō)，不該問(wèn)的不問(wèn)，不該保留的不保留，不該帶出的不帶出
常規(guī)工作(日)
總經(jīng)理事務(wù)辦理(定期主動(dòng)詢問(wèn))：每天早上9點(diǎn)，每天下午3點(diǎn)各一次
總經(jīng)理辦公室衛(wèi)生：早上上班之前一次;每接待一批客戶后一次;(衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)參照辦公場(chǎng)地管理制度)
就餐安排：安排總經(jīng)理就餐和休息時(shí)間，及時(shí)提醒。
文檔打?。嚎偨?jīng)理安排打印的文稿5分鐘內(nèi)完成，超過(guò)兩頁(yè)的要裝訂;
工作日志：每天早上9點(diǎn)之前完成本日工作計(jì)劃，每天下午5點(diǎn)半之前完成本日工作總結(jié)，并形成工作日志(電子表格)
工作提醒：總經(jīng)理安排本日工作后，制作工作便箋給總經(jīng)理，定時(shí)提醒; 工作匯報(bào)：每天晚上7點(diǎn)之前將個(gè)人工作日志發(fā)送到總經(jīng)理郵箱。
常規(guī)工作(周)
品牌建設(shè)：與網(wǎng)絡(luò)公司對(duì)接，每周對(duì)公司網(wǎng)站內(nèi)容進(jìn)行更新
學(xué)習(xí)計(jì)劃與讀書筆記：聆聽(tīng)總經(jīng)理學(xué)習(xí)需求，并形成計(jì)劃，每周完成總經(jīng)理的讀書筆記
客戶錄入：每周更新一次總經(jīng)理客戶名單
重要日程安排：本周重大時(shí)間，做工作排期，貼于總經(jīng)理桌面，并定期提醒
會(huì)議工作 —— 會(huì)議通知：
例行會(huì)議沒(méi)有時(shí)間更改時(shí)不通知，有時(shí)間變化或臨時(shí)會(huì)議人人通知(以電話、短信為主);
會(huì)前1天：搜集好會(huì)議發(fā)言文件(電子檔)，并統(tǒng)一格式;會(huì)前半小時(shí)：準(zhǔn)備好錄音筆、電腦和投影儀，檢查會(huì)場(chǎng);與主持人溝通是否有臨時(shí)請(qǐng)假人員。會(huì)前10分鐘：檢查是否所有與會(huì)人員都到齊，沒(méi)有到的打電話聯(lián)系。
會(huì)議進(jìn)行時(shí)：上次的會(huì)議紀(jì)要，報(bào)告上次會(huì)議的任務(wù)落實(shí)情況;做好會(huì)議記錄;提醒主持人控制時(shí)間;按照《會(huì)議制度》維持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。
會(huì)后1天內(nèi)：完成會(huì)議紀(jì)要，與總經(jīng)理溝通完畢，發(fā)送到各與會(huì)人員郵箱，必須確認(rèn)收到。
過(guò)程中：跟進(jìn)會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)情況，并及時(shí)反饋總經(jīng)理，在下次會(huì)議之前形成上次會(huì)議的《任務(wù)落實(shí)情況》
輔助工作：建立起短信平臺(tái)、郵件系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，幫助會(huì)議計(jì)劃更好的落實(shí)
客戶接待：
A類客戶：為主管部門領(lǐng)導(dǎo)(稅務(wù)、房產(chǎn)等)或甲方單位重要負(fù)責(zé)人(如董事長(zhǎng)、總經(jīng)理)來(lái)訪，提前準(zhǔn)備歡迎儀式、標(biāo)語(yǔ)、水果及會(huì)場(chǎng)，有需要的安排休息房間或飯局，安排專職司機(jī)接送，需要訂購(gòu)機(jī)票或禮品的提前準(zhǔn)備;
B類客戶：為甲方一般負(fù)責(zé)人或其他單位負(fù)責(zé)人來(lái)訪，提前準(zhǔn)備水果，準(zhǔn)備上等茶水，有需求的安排會(huì)議室及飯局;一般客戶：參照一般客戶接待禮儀，準(zhǔn)備茶水和接待室。
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