涉外郵件社交禮儀
涉外郵件社交禮儀
對于工作中的涉外郵件，我們應(yīng)該特別注意涉外郵件的社交禮儀。那么涉外郵件社交禮儀知識有哪些呢?以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的，有關(guān)涉外郵件的社交禮儀，希望大家喜歡。
涉外郵件社交禮儀
主題
不要空白標(biāo)題但且不宜冗長，要能反映文章的內(nèi)容和重要性;一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理;
回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE、 RE一大串，容易給人留下隨意不嚴(yán)謹(jǐn)印象。
稱呼與問候
恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。在清楚對方姓名的時候可稱呼：Dear Mr./Ms.[姓];不知道姓名的情況下稱呼：Dear sir/Madam.
開頭結(jié)尾都有問候語
最簡單的開頭寫一個“Hi”，結(jié)尾寫“Best Regards”或者“Sincerely”、 “Best regards”、 “Best wishes”、 “Kind regards”、 “Salutations”、 “Yours Truly······”
正文
Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情，如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細(xì)描述;
正文行文應(yīng)通順，條理清晰，準(zhǔn)確清晰的表達;最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件;一次郵件交待完整信息，最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
要避免拼寫錯誤，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
合理提示重要信息，但不要過多，否則會讓人抓不住重點，影響閱讀;對方采用什么語言溝通，我們就用什么語言。有的外國人中文很好，會采用中文發(fā)郵件，這個時候我們也應(yīng)該用中文;選擇便于閱讀的字號和字體;
結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。
電子郵件末尾加上簽名檔是必要的，也是宣傳自己公司一個途徑。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息也不宜過多，只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。
涉外郵件社交禮儀注意事項
你不得不知英文符號習(xí)慣：
稱呼后面用逗號(,);英文里沒有頓號，把該用頓號的地方換成逗號(,);英文里，某人說后面跟逗號和引號，且結(jié)束的符號放在引號里面;兩個句子之間如果加上連詞符號and/or/for/but等，中間用逗號;英文里沒有書名號，語句中有書、雜志、電視劇等名詞時，用斜體字表示;
附件
如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理;正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件;如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。
結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。
簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
不要只用一個簽名檔
對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。
簽名檔文字選擇
簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般選擇比正文字體小一些。
提醒對方查收
郵件發(fā)送過后，應(yīng)該及時給對方打個電話或是發(fā)條短信，沒有人會等在電腦前專門查收郵件，所以提醒對方注意查收也是必不可少的，有助于事情的及時解決。
涉外郵件社交禮儀須知
回復(fù)
及時回復(fù)Email
收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。
如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。
如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
進行針對性回復(fù)
當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。
回復(fù)不得少于10個字
對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。
不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓
如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。
對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
要區(qū)分Reply和ReplyAll(區(qū)分單獨回復(fù)和回復(fù)全體)
如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了。
如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。
點擊“回復(fù)全部”前，要三思而行!
主動控制郵件的來往
為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。
正確使用發(fā)送，抄送，密送
要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)
To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。
而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。
而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。
TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!
只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源
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5.國際郵政禮儀