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采購人員怎樣有效進(jìn)行采購談判

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采購人員怎樣有效進(jìn)行采購談判

  采購談判是指企業(yè)為采購商品作為買方,與賣方廠商對(duì)購銷業(yè)務(wù)有關(guān)事項(xiàng),那么采購員進(jìn)行采購談判的技巧有哪些?下面學(xué)習(xí)啦小編整理了采購人員有效進(jìn)行采購談判技巧,供你閱讀參考。

  采購人員推動(dòng)談判的技巧

  1.是吸取以往的教訓(xùn),對(duì)剛完成的談判進(jìn)行小結(jié),哪里成功,哪里不對(duì),哪里要改,對(duì)方如何,這對(duì)以后都有幫助。

  2.小組會(huì)議,它可用以解決談判小組內(nèi)的分歧,對(duì)戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)修訂。如是一人的談判,你可安排讓人叫你接聽電話,或告訴對(duì)方時(shí)間有限,晚點(diǎn)再答復(fù)。

  采購人員談判的準(zhǔn)備

  這里要指出的是與對(duì)方以往的接觸以及將來的合作前景都是重要的考慮因素。另外,如果沒有充分地準(zhǔn)備,即使口齒伶俐、能說會(huì)道也只能收效甚微。下面列出談判準(zhǔn)備的八個(gè)步驟。

  1.分析對(duì)方的方案。評(píng)估價(jià)格、運(yùn)送、規(guī)格、付款和任何與你的要求有出入的地方。記住對(duì)方的方案往往是對(duì)他們有利的。

  2.確立自己的目標(biāo)。具體定下你的價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、運(yùn)送、規(guī)格、支付等要求并寫在紙上,而不是跟對(duì)方說“你盡量……”。

  3.定下方案。對(duì)每個(gè)問題要定出最佳方案、目標(biāo)方案、以及最壞的方案,這可幫你制定相應(yīng)策略。

  4.分析對(duì)方的地位。你同樣可估計(jì)一下對(duì)方可能的地位,這易于預(yù)測其談判策略。至此你可以大致感覺出談判的尺度范5。

  5.確定和組織問題。現(xiàn)在可以組織問題,并列出雙方在各個(gè)問題上的相同和不同之處。要記住每個(gè)爭論點(diǎn)都要有可靠的資料加以支持。

  6.計(jì)劃你的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)。三個(gè)實(shí)用戰(zhàn)略是:

  (1)避談本方立場,先是試探對(duì)方觀點(diǎn)。這往往用于對(duì)方很想達(dá)成協(xié)議,而自己又缺乏足夠信息。

  (2)直接講出你的最理想方案。這通常用于你已了解對(duì)方的方案。

  (3)講出你的最理想方案,緊接著講出你的目標(biāo)方案。這往往用于當(dāng)你處在弱勢但又有能力說服對(duì)方的時(shí)候。戰(zhàn)術(shù)的合理利用能使計(jì)劃成功實(shí)施。這些戰(zhàn)術(shù)包括:

  1)將問題安重要性排序

  2)聰敏的提問以得到盡量多的信息,而不是“是”或“不是”的回答

  3)有效地聽

  4)保持主動(dòng)

  5)利用可靠的資料

  6)利用沉默,這可使對(duì)方感到緊張而進(jìn)行進(jìn)一步的討論

  7)避免情緒化,這會(huì)使談判對(duì)人而不是對(duì)事

  8)利用談判的間隙從新思考,避免給對(duì)方牽制

  8)不要擔(dān)心說“不”

  9)清楚最后期限

  10)注意體態(tài)語言

  11)思路開闊,不要被預(yù)想的計(jì)劃束縛創(chuàng)造性

  12)把談判內(nèi)容記錄下來以便轉(zhuǎn)成最終合同。

  7.選擇談判團(tuán)隊(duì)。選出隊(duì)長,其他成員必須明確自己的任務(wù)并支持隊(duì)長。

  8.定出談判的議程。哪些問題要討論、誰來討論以及會(huì)議的流程都要預(yù)先確定。記住把主場設(shè)在自己一方總是有利的。而且要確定談判對(duì)手有否決定權(quán),必要時(shí)可以直接問對(duì)方的權(quán)限。

  以上的討論對(duì)談判專家是一個(gè)回顧,對(duì)新手是個(gè)起點(diǎn)。上述技能的應(yīng)用要根據(jù)個(gè)人風(fēng)格和具體情況而定。無論是正式或非正式的談判,本文提供的內(nèi)容都能幫你提高談判的效力。

  采購人員正確的詢價(jià)技巧

  “詢價(jià)(RequestforQuotation)”是采購人員在作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。在接到請(qǐng)購單、了解目前庫存狀況及采購預(yù)算后,通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果這是常態(tài)性的采購,需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件,對(duì)于供應(yīng)商來說比較不會(huì)有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時(shí),對(duì)于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分,詢價(jià)的時(shí)候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料,來方便其報(bào)價(jià)作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應(yīng)商各說各話,以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異,對(duì)于詢價(jià)時(shí)所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因?yàn)橥暾罢_的詢價(jià)文件可幫助供應(yīng)商在最短的時(shí)間提出正確、有效的報(bào)價(jià)。一個(gè)完整的詢價(jià)文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾個(gè)主要的部分。

  詢價(jià)項(xiàng)目的“品名”與“料號(hào)”

  首先,詢價(jià)項(xiàng)目的“品名”以及“料號(hào)”是在詢價(jià)單上所應(yīng)比備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來稱呼所報(bào)價(jià)的產(chǎn)品,這即是所謂的"品名"以及其所代表的“料號(hào)”,這也是買賣雙方在日后進(jìn)行后續(xù)追蹤時(shí)的一個(gè)快速查辦以及檢索的依據(jù)。料號(hào)因?yàn)樵诿恳豢蛻糁杏衅洫?dú)特的代表性,在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號(hào)動(dòng)輒多達(dá)十多個(gè)位數(shù),其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號(hào)中一個(gè)位數(shù)的不同可能就是版本的不同,甚至可能變成另一個(gè)產(chǎn)品的料號(hào)。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。

  詢價(jià)項(xiàng)目的“數(shù)量”

  通常供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)都需要知道買方的需求量,這是因?yàn)椴少徚康亩喙褧?huì)影響到價(jià)格的計(jì)算。數(shù)量資訊的提供通常包括有“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”;“不同等級(jí)的需求數(shù)量”,如數(shù)量為500K,1M,3M等等;每一次下單的大約“訂購數(shù)量”;或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購的形態(tài)外,也可同時(shí)讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。

  在詢價(jià)時(shí)買方通常都有一個(gè)通病,那就是怕量少而無法得到好價(jià)格,便把需求量或采購量膨脹。此時(shí),雖然采購能夠獲得短期的利益,就算拿到了量產(chǎn)的價(jià)格,如果在真正進(jìn)行采購后,無法達(dá)到報(bào)價(jià)的預(yù)期數(shù)量時(shí),供應(yīng)商不是提高價(jià)格,便是在其他方面減少對(duì)客戶的服務(wù),或停止供應(yīng),到頭來得不償失的還是自己。因此,對(duì)需求量的資訊應(yīng)很實(shí)在的與供應(yīng)商溝通,同時(shí)采購也可拿出市場預(yù)測來說服供應(yīng)商,如此才能達(dá)到長期配合、持續(xù)供貨的目的。

  詢價(jià)項(xiàng)目的“規(guī)格書”

  規(guī)格書是一個(gè)描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具,應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。工程圖面必須是最新版本,如果圖面只能用于估價(jià)也應(yīng)一并在詢價(jià)時(shí)注明。如為國際采購,如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等,也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名,以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供,則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度,在提供時(shí)應(yīng)注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等,以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過,在利用電子郵件傳遞檔案的同時(shí),最好也同時(shí)提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面,以避免在檔案傳遞時(shí)所可能發(fā)生的資料誤失。

  詢價(jià)項(xiàng)目的“品質(zhì)”要求

  表達(dá)詢價(jià)項(xiàng)目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種,通??梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨(dú)使用一種方式便能完整表達(dá)對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求,應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性,綜合使用數(shù)種方式來進(jìn)行。    1.品牌(BrandorTradeNames):一般而言,使用品牌的產(chǎn)品對(duì)采購而言是最輕松容易的,不僅能節(jié)省采購時(shí)間、降低采購花費(fèi),也同時(shí)能降低品質(zhì)檢驗(yàn)的手續(xù),因?yàn)橹恍璐_認(rèn)產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過,具有品牌的產(chǎn)品其價(jià)格通常也比較高,購買數(shù)量不多時(shí)使用品牌方式采購反而比較有利。

  2.或同級(jí)品(“OrEqual”):其意義指的是具有能達(dá)到相同功能的產(chǎn)品,決定是否允許使用可替代的同級(jí)品報(bào)價(jià)也應(yīng)在詢價(jià)時(shí)注明,同級(jí)品的確認(rèn)使用必須要得到使用單位的接受。

  3.商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(CommercialStandard):商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工法等等,都有一個(gè)共通的完整描述。對(duì)于一般標(biāo)準(zhǔn)零件如螺絲、螺帽、電子零組件,使用商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以免除對(duì)品質(zhì)上的誤解。

  4.材料與制造方法規(guī)格(MaterialorMethod-of-ManufactureSpecification):當(dāng)對(duì)材料或制造方法有特定的要求時(shí),必須注明其適用的標(biāo)準(zhǔn)。如果要求注明為DIN歐規(guī)時(shí),其相對(duì)應(yīng)的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。

  5.性能或功能PerformanceorFunctionSpecification):此類型規(guī)格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及供應(yīng)商先期參與(EarlySupplierInvolvement,ESI)的情況中。供應(yīng)商只被告知產(chǎn)品所需要達(dá)到的性能或功能,至于如何去制作方能達(dá)到要求的細(xì)節(jié)部分,則留給供應(yīng)商來解決。

  6.工程圖面(EngineeringDrawing):工程圖面是最能用來描述所需要產(chǎn)品品質(zhì),其內(nèi)容除了必須要清晰外,對(duì)尺寸公差的精確性也不能忽略。

  7.市場等級(jí)(MarketGrade):通常用于商品如木材、農(nóng)產(chǎn)品、煙草、食品等方面的品質(zhì)要求,由于市場等級(jí)的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識(shí),采購人員通常會(huì)被要求具有如何鑒定所購產(chǎn)品是屬于何種時(shí)常等級(jí)的能力。

  8.樣品(Sample):這是一種懶人的作法,樣品的提供對(duì)供應(yīng)商了解買方的需求有很大的幫助,尤其是對(duì)顏色、印刷、與市場等級(jí)的要求上使用的比較普遍。

  9.工作說明書(StatementOfWork,SOW):主要使用于采購服務(wù)項(xiàng)目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發(fā)包等,一份完整的工作說明書除了應(yīng)該簡單明了外,對(duì)于所應(yīng)達(dá)到的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來規(guī)范其績效的評(píng)估。工作說明書的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的服務(wù),也同時(shí)要能保留足夠的彈性,讓供應(yīng)商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價(jià)值。

  詢價(jià)項(xiàng)目的“交期”要求

  交期的要求包括買方對(duì)采購產(chǎn)品需要的時(shí)間,以及賣方需要多少時(shí)間來準(zhǔn)備樣品、第一批小量生產(chǎn),及正常時(shí)間下單生產(chǎn)所需要的時(shí)間。供應(yīng)商雖然可依買方的要求來配合,不過交期的長短關(guān)系著采購產(chǎn)品的價(jià)格,買方應(yīng)視實(shí)際需要來提出要求,而非一味的追求及時(shí)供貨(JustinTime,JIT)。

  詢價(jià)項(xiàng)目的“包裝”要求

  包裝方式在供應(yīng)商估算價(jià)格時(shí)占有很大的一個(gè)比重,除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外,供應(yīng)商對(duì)于包裝都有其使用的標(biāo)準(zhǔn)紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。運(yùn)送地點(diǎn)的國家、城市、地址及聯(lián)絡(luò)電話與傳真都必須要清楚的告訴供應(yīng)商。國內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主,國際采購中的運(yùn)送地點(diǎn)與交貨方式則決定了價(jià)格的計(jì)算。如果要求賣方來以CIF報(bào)價(jià),無論海運(yùn)或空運(yùn),運(yùn)輸費(fèi)與保險(xiǎn)費(fèi)當(dāng)然由賣方來負(fù)擔(dān)。隨運(yùn)送距離的遠(yuǎn)近會(huì)有不同的計(jì)費(fèi)方式,除非買方指定空運(yùn),供應(yīng)商通常以海運(yùn)為基礎(chǔ)報(bào)價(jià),因?yàn)楹_\(yùn)是最經(jīng)濟(jì)的一種交貨方式。

  詢價(jià)項(xiàng)目的“售后服務(wù)”與“保證期限”要求

  在采購一些機(jī)器設(shè)備如沖床、塑膠射出機(jī)、測試儀器、半導(dǎo)體封裝設(shè)備等時(shí),供應(yīng)商一般都會(huì)提供基本的售后服務(wù)與保證期限。如果此時(shí)有特殊的要求,例如要求延長保證期限,或改變售后服務(wù)的內(nèi)容等等,因其牽涉到采購“總持有成本(TotalCostofOwnership,TCO)”。談判應(yīng)以成本而不是價(jià)格為中心成本為基礎(chǔ)的談判能產(chǎn)生上好的協(xié)議。談判前的準(zhǔn)備是勝利的關(guān)鍵。
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