如何做好溝通與協(xié)調(diào)工作_有什么方法
溝通協(xié)調(diào)工作是一門藝術,也是一門科學。協(xié)調(diào)工作是系統(tǒng)內(nèi)部運動不停頓的調(diào)節(jié)組合工作。下面學習啦小編整理了做好溝通與協(xié)調(diào)工作的方法,供你閱讀參考。
做好溝通與協(xié)調(diào)工作的方法一:做好“三不”
首先,要有胸懷全局“不近視”。毛澤東同志說過,沒有全局在胸,是下不出一著好棋的。辦公室處于承上啟下、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的“中間”地位,要面對層出不窮的新情況、新問題,處理好這些工作必須要把握好全局,要有全局觀。要讓他們學會從宏觀上把握工作的全局,要高屋建瓴的看待每天的工作。擯棄那種只看到眼前的瑣碎事件,遇到什么做什么,不能高瞻遠矚的工作做法。讓工作人員盡快從每天匆匆忙忙、筋疲力盡、叫苦連天的困境中走出來。惟有這樣溝通協(xié)調(diào)工作的立足點就高了,辦公室的工作人員想問題就更全面、更深刻了。同時也就會慢慢克服鼠目寸光、捉襟見肘、顧此失彼的被動局面。另外要自覺的維護大局、服從大局,真正從大局出發(fā),把增進領導之間,部門之間的團結(jié)與辦公室的本職工作作為溝通協(xié)調(diào)工作的出發(fā)點與落腳點。
其次,要超前運籌“不粗心”。馬克思主義辯證唯物主義認為,水無常形、物無橫勢、斗轉(zhuǎn)星移、事過境遷,一切事物都在變化之中,不能用形而上學的眼光看形勢,要用發(fā)展的眼光認識形勢。萬物的運行皆有規(guī)律。古語言,凡事“預則立,不預則廢”,“多算勝,少算不勝,何況不算乎!”辦公室工作也是如此。辦公室既是領導的左臂右膀也是領導的“智囊團”,同樣辦公室的工作人員必須要有超前運籌的意識,例如制定工作預案、工作計劃等等。而且要明確工作的重點,確保各項工作有條不紊、忙而有序的進行。同時要密切注視工作的進展情況,及時發(fā)現(xiàn)并彌補由于銜接不及時或其他難以預測到的原因造成工作的“脫節(jié)”、“失誤”。
第三、沉著冷靜“不沖動”。有人說沖動是魔鬼,這一點也不假。人在沖動的情況中,就會喪失理智,思維混亂,做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動就會給組織造成難以估量的損失和災難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量,且能沉著冷靜積極地理解對方,并用換位思考來考慮共同面臨的問題,以求得相互理解、相互溝通目的一致的結(jié)果。
做好溝通與協(xié)調(diào)工作的方法二:處理好“四個統(tǒng)一”的關系
第一、處理好程序性與時效性的統(tǒng)一。無規(guī)不成方圓,辦公室溝通協(xié)調(diào)工作只有遵循一定的程序和章法才能達到最佳效果,否則許多工作就亂作一鍋粥。但若完全拘泥于固定的程序就會錯失做事的最佳機會,影響工作的實際效果。為此,在做具體工作時要簡化程序。尤其是對一些重大突發(fā)事件地處理上,必須要堅持時效第一,急事急辦的原則。有時甚至要反程序而行之,先溝通協(xié)調(diào)有關方面解決問題,再向領導匯報。另外,危機時刻還可以臨時越級指揮或處理。有些事因找不到或來不及向領導請示,可以妥善處理后再將結(jié)果向領導匯報。有時為了快速處理問題減少中間環(huán)節(jié),可把領導指示不通過中間部門而直接下達到基層事發(fā)部門。這樣就既按程序辦事,又根據(jù)急緩程序堅持時效性收到事倍功半的效果。
第二、處理好對上級與對下級的統(tǒng)一。為領導、為基層、為員工搞好服務是辦公室工作人員的重要職責。特別是溝通協(xié)調(diào)領導之間、上下級之間的關系時,由于辦公室受角色的制約,不可能事事都身臨其中,從而增加了溝通協(xié)調(diào)上級工作的難度。再者,由于體制和個人素質(zhì)等方面的差異,有的辦公室人員從個人利益的角度考慮,將對上級與對下級的服務割裂開來、對立起來。他們對上級曲意逢迎、阿諛奉承,對下級傲慢驕橫、盛氣凌人,一副“哈巴狗”形象。其實上講對上級與對下級在本質(zhì)是統(tǒng)一的,其出發(fā)點與落腳點都是為人民服務的。辦公室只有把對上級與對下級結(jié)合起來,才能使服務更到位,更有效。所以,辦公室應該對上級的指示和領導意見要高度重視,作充分的準備,全面領會精神實質(zhì),確保上級指示通過溝通協(xié)調(diào)工作能全面落實。同時對下級要放下架子,拉下面子,要“不恥下問”,多看看低層的疾苦,多聽聽基層的呼聲與解釋。能兼顧各方面的利益,做到秉公辦事,并保障問題的解決與上級政策的順利的實施。
第三、處理好靜態(tài)與動態(tài)的統(tǒng)一。每人都知道辦公室事務性工作多,其實幾乎每天都在文稿起草、新聞信息、辦文辦會、溝通協(xié)調(diào)等日常工作中忙碌度過。辦公室管理中要堅持靜態(tài)與動態(tài)相結(jié)合的原則,既要在忙碌的工作中憑借自身的能力與素質(zhì)做好每一件事,更要注意事后的反思提高。事情都是依人而辦的,辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。工作的成效如何,往往是為人處世能力的真實寫照。古人云“先做人后做事。”就是這個道理。我們雖然做不到曾子所言的,“吾日三省吾身”的高度,但也要使自己學會在“動”中聚精會神做事;在“靜”中總結(jié)提高,使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質(zhì)都能適應辦公室工作的要求。只有這樣才能不斷提高工作質(zhì)量和效率,才能出色地完成各項工作。
第四、處理好原則性與靈活性的統(tǒng)一。辦公室溝通協(xié)調(diào)工作要堅持原則性與靈活性的統(tǒng)一。惟有這樣單位才有凝聚力,戰(zhàn)斗力;才能形成心往一處想、勁往一處使的良好氛圍。辦公室在履行職能時,一方面要有原則性,特別是在大是大非面前要堅定立場、原則。否則,一味的追求“和”為貴,而遷就無原則的事,就會是溝通協(xié)調(diào)工作變的蒼白無力,單位也就毫無戰(zhàn)斗力可言了。另一方面,要有靈活性。由于許多事情人們無法預料,所以辦公室必須隨時調(diào)整思想改變應急對策,多做思考換位靈活應對,堅持以理服人切忌以形而上學、本本主義的思維方式生搬硬套,簡單行事,這樣只會進一步激化矛盾。在實際工作中只有把原則性與靈活性接起來取長補短,才能實現(xiàn)內(nèi)在和外在的統(tǒng)一,否則會給工作帶來不利的影響和結(jié)果。
做好協(xié)調(diào)溝通工作需要掌握哪些技巧
把握好角色,不越權越位
做工作要把握好自己的角色,不要越權越位。做協(xié)調(diào)工作時,秘書工作者作為主持者,并不是一切都可自行做主。秘書工作者是代表領導做協(xié)調(diào)工作的,不能把主持者誤認為決策者,如這樣認為,必將產(chǎn)生角色錯位問題。在與協(xié)調(diào)對象溝通、傳達領導指示和意見時,不可隨意引申發(fā)揮,加進自以為和領導意見一致的內(nèi)容。
把握好方法,不以權壓人
在協(xié)調(diào)過程中利用領導人的影響力是十分重要的,特別是在被協(xié)調(diào)者意見難以統(tǒng)一的時候,傳達權威領導人的意見,常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用,盡可能少用。協(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商,應以平等的態(tài)度傾聽各方意見。不能因為你是協(xié)調(diào)的主持者,就以領導自居,自以為是,聽到不同聲音就進行打壓,那樣必將引發(fā)對立情緒,給以后的協(xié)調(diào)工作制造障礙。
把握好分寸,不把簡單的問題復雜化
在協(xié)調(diào)工作中,需要把握好分寸,做到“四不”:不把復雜的問題簡單化,不把簡單的問題復雜化,不把小事擴大化,不把明白的事情神秘化。
在辦公室的日常工作中,需要協(xié)調(diào)的事,無時不有,只要腦勤、眼勤、腿勤,隨時注意發(fā)現(xiàn)需要調(diào)節(jié)的問題,說幾句調(diào)節(jié)的話,便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。涉及重大原則的事、權力或利益沖突較大的事、具有廣泛群眾性的事,需多方聽取意見,公開處置。一般的、發(fā)生在日常工作中的責、權、利不平衡的事,處理時應是能私下解決的就不公開解決,能會下協(xié)調(diào)的就不開協(xié)調(diào)會,即便需要開會協(xié)調(diào)的,也應在條件具備時、在寬松的環(huán)境中來召開。
把握好火候,既不失時機也不急于求成
要搞好協(xié)調(diào),時機十分重要。抓住有利時機,就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務,工作又難以有序展開時,我們需及時出面理順關系。當時機不成熟,若此時十分勉強地去統(tǒng)一認識,統(tǒng)一行動,反而會擴大矛盾,容易形成誤解或成見。掌握溝通的時機是非常重要的,善不善于捕捉溝通的良機,是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標志。
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