公司接電話的禮儀
在公司里接電話,可不是像我們自己隨隨便便的那樣接的,要注意什么禮儀呢?下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的公司接電話的禮儀,希望可以幫助大家!
公司接電話的禮儀
辦公室電話響起,你去接,是找別人的。有些人一看與己無關(guān),就冷淡對待,結(jié)果失了禮節(jié)。即使是找別人的電話,我們也應(yīng)該禮貌周到,即是對別人認(rèn)真負(fù)責(zé),也能展現(xiàn)自己的良好形象。
有位客戶電話打到辦公室找我,張紅接的。她一聽是找我的,便放下電話,沖我大聲吼道:“老蘇,電話!”其實,這樣會令電話那頭的客戶感到不被尊重,你至少也應(yīng)該跟人家說一聲:“請稍等!”同時,也會讓對方覺得我們辦公室比較嘈雜。其實辦公室并沒有多大,她用正常的語調(diào)喊我,完全聽的到。另外,她對我的稱呼也值得商榷。畢竟,電話那頭的人是能聽到她說話的。如果她稱呼我為“蘇經(jīng)理”,會顯得我們的同事之間更禮貌。而她稱呼我為“老蘇”,會影響我在對方心里的形象,甚至?xí)尶蛻粲X得我根本就不是經(jīng)理,只是名片上印了一個虛假頭銜而已。
我們還經(jīng)常會碰到一種情況,就是對方要找的人不在,應(yīng)該怎么說呢?應(yīng)該先告訴對方,這個人不在辦公室,然后再詢問對方的姓名和聯(lián)系方式,并告知對方何時再打來,能找到此人,或者說等這個人回來后讓他主動聯(lián)系對方。有一種不妥的方式,別人打電話來問:“王總在嗎?”你回答:“請問您是哪位,找他有什么事?”對方說了之后,你再回復(fù):“對不起,王總不在,你晚一些時候再打來吧。”這樣很容易讓對方誤解,你是不是知道了對方的身份,在替王總擋駕他。
如果對方有什么事情需要我們轉(zhuǎn)達(dá),我們要養(yǎng)成記錄電話內(nèi)容的習(xí)慣。畢竟誰都不敢保證自己能把什么事都記得分毫不差。另外,我們也應(yīng)該通過來電顯示,記下對方的電話號碼。一來,如果對方再次打來,你能第一時間確定對方的身份;同時,萬一要找的人并不知道對方的電話號碼,你的記錄就幫了他的大忙。
還有一種情況,對方要找的人已經(jīng)調(diào)離你們辦公室,或者已經(jīng)從單位辭職了。這時,你千萬不可以一句“他不再這屋了”把對方打發(fā)了。而應(yīng)該詢問:“請問,您找他是咨詢哪方面的業(yè)務(wù)。”并告知對方現(xiàn)在這項業(yè)務(wù)已經(jīng)交給誰負(fù)責(zé),并幫助對方聯(lián)系到相關(guān)負(fù)責(zé)人。這樣才能保證公司的業(yè)務(wù)不至于流失。
接電話要融入笑容的聲音
即使你不看到和你通話的人,你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音,包括語調(diào)和心情,你需要把你全部的注意力投入在電話中。你的態(tài)度應(yīng)該是有禮貌的,聲音是適中的、清晰的,柔和的,不要在電話里喊叫或聲音很尖。有趣的是,如果你要使你電話里的聲音好聽,你試一試帶著微笑,但他聽到你的聲音時就像你在微笑。這個試驗?zāi)悴环猎囋嚕浅S行?,人們能通過你的聲音辨別你的心情是快樂還是煩惱。