秘書接待客人的禮儀
秘書接待客人的禮儀
秘書部門的接待工作指的是對不同來賓的招待和接洽,那么你們知道秘書接待客人的禮儀嗎?下面是學習啦為大家準備的秘書接待客人的禮儀,希望可以幫助大家!
秘書接待客人的禮儀
1、誠懇的心。對于預約還是未預約的、易于溝通的還是難溝通的,秘書人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來賓。秘書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當碰到難以對付的客人時,我們要心平氣和,不要急躁,要善于控制自己的情緒。同時,我們要穩(wěn)定對方的情緒,不要和其發(fā)生正面沖突,并盡盡自己所能及尋求相關人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠,只有帶著真誠的情感去談話,才能獲得事半功倍的效果。
2、合作精神。接待工作是整個單位的事情,秘書人員不能抱著“事不關己”的態(tài)度,應該要有主動協(xié)助的精神。當我們比較空閑時,看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時,秘書人員應該主動向前接待,不能坐視不管。團結合作精神是一個企業(yè)良好工作氛圍營造的重要因素,更有利于樹立良好的企業(yè)形象。
二、業(yè)務知識及相關能力的準備
秘書作為領導的助手,要能熟練的使用辦公軟件及相關設備,要有會議記錄等專業(yè)知識。與此同時,秘書要全面了解企業(yè)各方面的情況,比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產品規(guī)格、市場營銷、各部門設置及職員情況。平時,秘書要養(yǎng)成及時收集信息、掌握重要資料的習慣。這些專業(yè)技能的具備會大大提高接待的效果。
三、物質準備
對于秘書來說,這方面的準備包括接待環(huán)境和接待物品的準備。
1、環(huán)境準備首先從自然環(huán)境入手。接待室應該舒適、美觀、整潔,秘書人員可以的會客室拜訪一些花卉和一些綠色植物,特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環(huán)境的準備。根據接待目的的不同,需要從不同的方面彰顯組織的文化,可以張貼介紹組織的紙框,懸掛體現組織文化的口號等,這都會給來賓留下深刻的印象。
2、接待物品的準備。接待室設置要協(xié)調,座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會客室是非常失禮的,會讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書人員要勤換洗相關設施,定時清掃接待室,以整潔的環(huán)境迎接每位來訪者的到來。
四、了解來賓的情況
秘書人員必須要有較完備的資料,了解客人的基本情況。來訪者的人數、姓名與職務;來訪人員的背景;來訪者的國民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點;來訪者的私人禁忌情況等等。 五、制定接待計劃
不論做什么事,事先要有準備,“凡事預則立”。來訪者到之前,秘書人員要做好接待計劃。合理安排各項接待工作;提前安排有關人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。
秘書要做好接待工作必須掌握一定的原則。
1、熱情周到,平等待人。在接待中,秘書人員要有熱情的態(tài)度,要有細致的工作作風,細心體貼照顧來訪者。秘書人員舉止要大方得體,接待客人時,不要做與接待無關的事情。對待不同的來訪者,秘書要一視同仁,不要有親疏、遠近之別。要時刻考慮客人感受,堅持原則,靈活變動。
2、講究禮貌。當來訪者到達時,秘書要主動向前打招呼,讓來賓感到受歡迎,用一些禮貌用語,如“辛苦了”“歡迎來我們公司”等等。秘書看見有客人來時,應該放下手上的工作招呼客人。
3、精簡務實。接待工作不僅要重視程序和禮儀,還要務實,把解決實際問題、促進相互之間的友好合作為接待知道思想。
4、講究信譽,遵時守約。守信是待人處事的基本原則,在接待活動中,秘書人員許下的諾言不可輕易違背。若特殊情況不能守時約,應提前通知或事后解釋,以真誠的態(tài)度道歉。
5、注重儀表。著裝是一種無聲的語言,在接待中,秘書人員的著裝直接影響到客人對你的第一印象,關系到個人形象和公司的形象。秘書要注意自己的面部表情,接待客人時面帶微笑。平常要注重自己的儀容,學會化妝,使自己的妝容得體。
6、熱情送客。送客時,要等客人伸出手時,秘書方可相握,不能先伸手。秘書先伸手會讓客人感覺有厭客之嫌。秘書在送客時一定要誠懇、有禮貌、熱情,讓來訪者感到溫暖,也會給客人留下美好的印象。
接待工作對于秘書來講是一項有挑戰(zhàn)性的工作。做好接待工作,不僅會給對方留下好印象,也能為公司樹立好的形象。在信息爆炸年代,商務交往頻繁,接待顯得更為重要。如果秘書人員在接待工作中。能夠使來訪者感到滿意,則接待工作順利完成。那么,秘書人員掌握一定的接待技巧對于工作的完成是非常必要的。
秘書在接待客人時需要熟知的技巧。 在接待工作中有很多技巧,接待工作圓滿成功與否直接影響來訪者對公司的評價,秘書在日常接待中應該盡量做到最好,讓來訪者無可挑剔。
一、要處處為客人著想
1、秘書要有強烈的時間觀念,千萬不要讓客人等待。
(1)在約定好的時間,秘書要做好相關接待工作,要是客人到來之后沒見接待人員,不僅是秘書人員的失職,也會使接待活動失敗。
(2)不能讓來賓等待過久,要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來賓拜訪時,因為秘書人員的疏忽,而讓其吃閉門羹,被拋到一邊,無疑是來賓感到受傷,這樣會造成惡劣的影響,嚴重降低了公司的社會形象。
2、當客人要找其他同事不在時,本著團結合作精神,禮貌地告訴其接待人員去哪了,何時回公司,讓客人留下聯(lián)系方式以便同事回來及時聯(lián)系。
3、客人到來時由于特殊情況不能馬上接待,秘書人員要向客人說明原因并詢問是否愿意等,若客人愿意等待,應該為客人提供飲料、雜志。
二、秘書人員在與來賓交談時應大方有禮。在任何一次的接待工作中,不論是陌生人還有老客,秘書都要做到落落大方,彬彬有禮。在與客人交談間,秘書要從容淡定,不要扭捏不安、舉止拘束。對于客人提出的問題,秘書要清晰回答,不可慌慌張張,吐詞清楚,不能含糊其詞,讓客人產生理解上的誤解。
三、在接待工作中的應答禮節(jié)
1、秘書人員在與客人交談過程中,沒有聽清對方的話語時,要禮貌地說:”對不去,我剛才沒有聽清您的話,麻煩您再說一遍”,這樣才會使得交流順暢,不易產生誤解。
2、來賓表示感謝時,秘書人員應說:“不用謝,這是應該的。”等客氣回語。 3、對于來賓的提問一時間沒法回答的,秘書應先致歉后查詢,“對不起,這事我不清楚。待我問明白了在告訴您。”。如果在沒有弄清楚就胡亂回答,會給來賓帶來疑惑和不解。
4、對于來賓的稱贊,秘書人員要發(fā)自內心地表示感謝。