淺析秘書的禮儀修養(yǎng)
淺析秘書的禮儀修養(yǎng)
我國現(xiàn)今秘書的主要職責是協(xié)助領導處理綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、辦理文書和交辦事項等。下面是學習啦為大家準備的淺析秘書的禮儀修養(yǎng),希望可以幫助大家!
淺析秘書的禮儀修養(yǎng)
(1)秘書的服飾禮儀對個人的作用
1、交往中得體的服飾可以讓對方獲得良好的第一印象。根據(jù)心理學的人際吸引原則,在人際交往過程中“第一印象”往往會直接影響日后的交往能否順利進行。因為人們常以第一次交往的知覺作為判斷對方人品、能力的依據(jù),并確定是否繼續(xù)交往以及交往的方式、交往的深度。心理學的實驗結果表明,人們對他人的認識和看法,往往只是對第一印象的強化或弱化,因此有“公共活動的成敗取決于第一次接觸”的說法。人很難改變自己的容貌,但很容易改變自己的著裝,得體的著裝能給人眼前一亮的感覺。
2、得體的服飾可以增強秘書人員的自信心。學會用服飾裝扮自己是秘書人員改善自我形象、增強自信心,在公務活動中被人接受、受人歡迎的重要手段。信心是力量的源泉。秘書人員具備了充分的自信心,就能在公務活動中做到彬彬有禮,熱情大方,自尊而不自負,坦誠而不魯直,謙虛而不拘謹,老成持重而不圓滑世故。我們自己試試就可以發(fā)現(xiàn):當你穿著整潔的西裝、打著標準的領帶與人交往時,無論是走姿還是坐姿都要比著休閑裝莊重許多、精神許多。
3、得體的著裝可以展示秘書人員良好的文化修養(yǎng)。良好的文化修養(yǎng)是建立在扎實的學識基礎之上的。秘書人員代表著企業(yè)和個人的雙重形象,秘書良好的形象反映著企業(yè)奮發(fā)向上的精神面貌。秘書人員維護個人形象也就是維護企業(yè)形象,社會公眾正是通過感受秘書的親和力而對企業(yè)產(chǎn)生好感的。
(2)秘書的服飾禮儀對企業(yè)的作用
1、秘書作為企業(yè)(組織)的一員,其服飾反映著企業(yè)的實力和經(jīng)營理念。目前,世界經(jīng)濟形勢正在發(fā)生重大變化,多元化經(jīng)濟格局和國際市場一體化趨勢要求企業(yè)調(diào)動一切積極因素,利用一切有效手段,提高企業(yè)的知名度。“人靠衣裝,佛要金裝。”優(yōu)雅得體的服飾可以顯示企業(yè)的實力,統(tǒng)一著裝可以顯示企業(yè)的團隊精神,在外觀上給人一種管理科學、制度嚴格、訓練有素的印象,也可以使員工增強對企業(yè)目標的認同感和作為企業(yè)一員的使命感、自豪感,產(chǎn)生對企業(yè)的歸屬感,從而形成強大的凝聚力。
2、得體的服飾展示著企業(yè)的獨特個性。每個企業(yè)都有其獨特的個性,不同的企業(yè)因經(jīng)營理念的不同而有不同的經(jīng)營管理方法、不同的品位。服飾反映著企業(yè)文化和員工的精神面貌,高雅得體的服飾有助于樹立企業(yè)富有省略的風格形象。
淺析秘書的接待禮儀
一、 思想上的準備
1、誠懇的心。對于預約還是未預約的、易于溝通的還是難溝通的,秘書人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來賓。秘書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當碰到難以對付的客人時,我們要心平氣和,不要急躁,要善于控制自己的情緒。同時,我們要穩(wěn)定對方的情緒,不要和其發(fā)生正面沖突,并盡盡自己所能及尋求相關人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠,只有帶著真誠的情感去談話,才能獲得事半功倍的效果。
2、合作精神。接待工作是整個單位的事情,秘書人員不能抱著“事不關己”的態(tài)度,應該要有主動協(xié)助的精神。當我們比較空閑時,看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時,秘書人員應該主動向前接待,不能坐視不管。團結合作精神是一個企業(yè)良好工作氛圍營造的重要因素,更有利于樹立良好的企業(yè)形象。
二、業(yè)務知識及相關能力的準備
秘書作為領導的助手,要能熟練的使用辦公軟件及相關設備,要有會議記錄等專業(yè)知識。與此同時,秘書要全面了解企業(yè)各方面的情況,比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品規(guī)格、市場營銷、各部門設置及職員情況。平時,秘書要養(yǎng)成及時收集信息、掌握重要資料的習慣。這些專業(yè)技能的具備會大大提高接待的效果。
三、物質(zhì)準備
對于秘書來說,這方面的準備包括接待環(huán)境和接待物品的準備。
1、環(huán)境準備首先從自然環(huán)境入手。接待室應該舒適、美觀、整潔,秘書人員可以的會客室拜訪一些花卉和一些綠色植物,特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環(huán)境的準備。根據(jù)接待目的的不同,需要從不同的方面彰顯組織的文化,可以張貼介紹組織的紙框,懸掛體現(xiàn)組織文化的口號等,這都會給來賓留下深刻的印象。
2、接待物品的準備。接待室設置要協(xié)調(diào),座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會客室是非常失禮的,會讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書人員要勤換洗相關設施,定時清掃接待室,以整潔的環(huán)境迎接每位來訪者的到來。
四、了解來賓的情況
秘書人員必須要有較完備的資料,了解客人的基本情況。來訪者的人數(shù)、姓名與職務;來訪人員的背景;來訪者的國民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點;來訪者的私人禁忌情況等等。
五、制定接待計劃
不論做什么事,事先要有準備,“凡事預則立”。來訪者到之前,秘書人員要做好接待計劃。合理安排各項接待工作;提前安排有關人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。
秘書要做好接待工作必須掌握一定的原則。
1、熱情周到,平等待人。在接待中,秘書人員要有熱情的態(tài)度,要有細致的工作作風,細心體貼照顧來訪者。秘書人員舉止要大方得體,接待客人時,不要做與接待無關的事情。對待不同的來訪者,秘書要一視同仁,不要有親疏、遠近之別。要時刻考慮客人感受,堅持原則,靈活變動。
2、講究禮貌。當來訪者到達時,秘書要主動向前打招呼,讓來賓感到受歡迎,用一些禮貌用語,如“辛苦了”“歡迎來我們公司”等等。秘書看見有客人來時,應該放下手上的工作招呼客人。
3、精簡務實。接待工作不僅要重視程序和禮儀,還要務實,把解決實際問題、促進相互之間的友好合作為接待知道思想。
4、講究信譽,遵時守約。守信是待人處事的基本原則,在接待活動中,秘書人員許下的諾言不可輕易違背。若特殊情況不能守時約,應提前通知或事后解釋,以真誠的態(tài)度道歉。
5、注重儀表。著裝是一種無聲的語言,在接待中,秘書人員的著裝直接影響到客人對你的第一印象,關系到個人形象和公司的形象。秘書要注意自己的面部表情,接待客人時面帶微笑。平常要注重自己的儀容,學會化妝,使自己的妝容得體。
6、熱情送客。送客時,要等客人伸出手時,秘書方可相握,不能先伸手。秘書先伸手會讓客人感覺有厭客之嫌。秘書在送客時一定要誠懇、有禮貌、熱情,讓來訪者感到溫暖,也會給客人留下美好的印象。