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辦公室接電話禮儀

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  辦公室人員接電話看似小事,其實(shí)有一定的學(xué)問。在接電話時(shí),如能給對方留下美好的印象、獲得對方的好感,對一個(gè)單位的宣傳推介、工作開展、形象樹立有極其重要的作用。辦公室人員接電話必須要掌握基本電話禮儀和一些技巧。下面學(xué)習(xí)啦小編就為大家整理了關(guān)于辦公室接電話的禮儀,希望能夠幫到你哦!

  辦公室接電話禮儀

  一、辦公室接電話禮儀之及時(shí)接聽

  接電話時(shí),電話鈴一響,無其他特別要緊的事情,都應(yīng)主動(dòng)接電話。一般電話鈴響3下,必須接電話。拿起話筒后,應(yīng)立即說“您好!”然后通報(bào)自己的單位名稱,根據(jù)情況還可報(bào)上姓名,如“這里是×××組織部辦公室,我是小馮”。電話鈴響了較長時(shí)間后才接電話,應(yīng)首先向?qū)Ψ街虑福?ldquo;您好,對不起,讓您久等了。”如果接到撥錯(cuò)的電話,應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對方打錯(cuò)了,不要使對方尷尬。

  二、辦公室接電話禮儀之文明應(yīng)答

  對方打來電話,一般會(huì)自己主動(dòng)介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚,就應(yīng)該主動(dòng)問:“請問您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”當(dāng)對方說明要找的人后,應(yīng)說“請稍等”,然后找受話人。如果受話人雖在,但有事無法分身,可禮貌地向?qū)Ψ浇忉尣⑻岢鼋ㄗh,以免浪費(fèi)對方時(shí)間,如“王先生現(xiàn)在正忙,您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在,可以禮貌地解釋并提出建議,如“王先生不在(不在的原因),我能幫您什么忙嗎?”

  三、辦公室接電話禮儀之認(rèn)真傾聽

  在接電話的過程中,應(yīng)避免打斷對方的講話,可視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂,致歉后再請求對方重復(fù)。對重要的內(nèi)容應(yīng)記錄,并請求對方重復(fù)確保無誤。在電話交談結(jié)束時(shí),應(yīng)謙恭地問一下對方:“請問您還有什么事情嗎?”當(dāng)確認(rèn)對方已經(jīng)講完之后,方可結(jié)束通話。掛電話時(shí),切忌沒有致結(jié)束語就掛機(jī)或是掛機(jī)動(dòng)作突然、用力過大,使對方產(chǎn)生誤解。

  四、辦公室接電話禮儀之接聽細(xì)節(jié)

  從拿起聽筒到放聽筒,整個(gè)過程都有禮儀規(guī)范,不可疏漏任何一個(gè)環(huán)節(jié)。接聽電話時(shí),應(yīng)注意嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒,仔細(xì)傾聽對方的講話。講話時(shí),聲音不宜過大或過小,吐詞清晰,保證對方能聽明白,絕不能叼著香煙、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語,而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當(dāng)對方要找的人不在時(shí),接電話人也不要主動(dòng)打聽對方的來意。

  五、辦公室接電話禮儀之聲音親切

  拿起電話聽筒的時(shí)候,一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現(xiàn)在臉上,它也會(huì)藏在聲音里。你在微笑,電話就會(huì)傳遞你的微笑;你是快樂的,電話也會(huì)傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音,會(huì)讓對方對你產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉,聲音會(huì)變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人,你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音,包括語調(diào)和心情,你需要把你全部的注意力投入到電話中。

  六、辦公室接電話禮儀之做好記錄

  電話接聽記錄是辦公室工作的重要文檔資料,是領(lǐng)導(dǎo)安排工作、調(diào)度工作、上情下達(dá)、檢查督促、界定責(zé)任的重要依據(jù)。辦公室工作人員要養(yǎng)成這樣一種習(xí)慣:用左手接聽電話,右手拿好紙筆,隨時(shí)記錄有用信息。如會(huì)議通知就要準(zhǔn)確記錄會(huì)議名稱、開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、座位號及會(huì)議要求,并及時(shí)將情況報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及參會(huì)人員。

辦公室接電話禮儀

辦公室人員接電話看似小事,其實(shí)有一定的學(xué)問。在接電話時(shí),如能給對方留下美好的印象、獲得對方的好感,對一個(gè)單位的宣傳推介、工作開展、形象樹立有極其重要的作用。辦公室人員接電話必須要掌握基本電話禮儀和一些技巧。下面學(xué)習(xí)啦小
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