拜訪禮儀的含義及注意事項(xiàng)
拜訪是指親自或派人到朋友家或與業(yè)務(wù)有關(guān)系的單位去拜見訪問某人的活動。拜訪有事務(wù)性拜訪、禮節(jié)性拜訪和私人拜訪三種,而事務(wù)性拜訪又有商務(wù)洽談性拜訪和專題交涉性拜訪之分。但不管哪種拜訪,都應(yīng)遵循一定的禮儀規(guī)范。
拜訪禮儀注意事項(xiàng)
1.有約在先
拜訪外國人時(shí),切勿未經(jīng)約定便不邀而至。盡量避免前往其私人居所進(jìn)行拜訪。在約定的具體時(shí)間通常應(yīng)當(dāng)避開節(jié)日、假日、用餐時(shí)間、過早或過晚的時(shí)間,及其他一切對對方不方便的時(shí)間。
2.守時(shí)踐約
這不只是為了講究個(gè)人信用,提高辦事效率,而且也是對交往對象尊重友好的表現(xiàn)。萬一因故不能準(zhǔn)時(shí)抵達(dá),務(wù)必要及時(shí)通知對方,必要的話,還可將拜訪另行改期。在這種情況下,一定要記住向?qū)Ψ洁嵵仄涫碌氐狼浮?/p>
3.進(jìn)行通報(bào)
進(jìn)行拜訪時(shí),倘若抵達(dá)約定的地點(diǎn)后,未與拜訪對象直接見面,或是對方?jīng)]有派人員在此迎候,則在進(jìn)入對方的辦公室或私人居所的正門之前,有必要先向?qū)Ψ竭M(jìn)行一下通報(bào)。
4.登門有禮
切忌不拘小節(jié),失禮失儀。當(dāng)主人開門迎客時(shí),務(wù)必主動向?qū)Ψ絾柡?,互行見面禮節(jié)。倘若主人一方不止一人之時(shí),則對對方的問候與行禮,必須在先后順序上合乎禮儀慣例。標(biāo)準(zhǔn)的做法有二:其一,是先尊后卑。其二,是由近而遠(yuǎn)。在此之后,在主人的引導(dǎo)下,進(jìn)入指定的房間,切勿擅自闖入,在就座之時(shí),要與主人同時(shí)入座。倘若自己到達(dá)后,主人這處尚有其他客人在座,應(yīng)當(dāng)先問一下主人,自己的到來會不會影響對方。為了不失禮儀,在拜訪外國友人之前,就隨身攜帶一些備用的物品。主要是紙巾、擦鞋器、襪子與爽口液等,簡稱為“涉外拜訪四必備”。入室后的“四除去”是指帽子、墨鏡、手套和外套。
5.舉止有方
在拜訪外國友人時(shí)要注意自尊自愛,并且時(shí)刻以禮待人。與主人或其家人進(jìn)行交談時(shí),要慎擇話題。切勿信口開河,出言無忌。與異性交談時(shí),要講究分寸。對于主人家里遇到的其他客人要表示尊重,友好相待。不要在有意無意間冷落對方,置之不理。若遇到其他客人較多,既要以禮相待,一視同仁。切勿明顯地表現(xiàn)出厚此薄彼,而本末倒置地將主人拋在一旁。在主人家里,不要隨意脫衣、脫鞋、脫襪,也不要大手大腳,動作囂張而放肆。未經(jīng)主人允許,不要在主人家中四處亂闖,隨意亂翻、亂動、亂拿主人家中的物品。
6.適可而止
在拜訪他人時(shí),一定要注意在對方的辦公室或私人居所里停留的時(shí)間長度。從總體上講,應(yīng)當(dāng)具有良好的時(shí)間觀念。不要因?yàn)樽约和A舻臅r(shí)間過長,從而打亂對方既定的其他日程。在一般情況下,禮節(jié)性的拜訪,尤其是初次登門拜訪,應(yīng)控制在一刻鐘至半小時(shí)之內(nèi)。最長的拜訪,通常也不宜超過兩個(gè)小時(shí)。有些重要的拜訪,往往需由賓主雙方提前議定拜訪的時(shí)間和長度。在這種情況下,務(wù)必要嚴(yán)守約定,絕不單方面延長拜訪時(shí)間。自己提出告辭時(shí),雖主人表示挽留,仍須執(zhí)意離去,但要向?qū)Ψ降乐x,并請主人留步,不必遠(yuǎn)送。在拜訪期間,若遇到其他重要的客人來訪,或主人一方表現(xiàn)出厭客之意,應(yīng)當(dāng)機(jī)立斷,知趣地告退。
拜訪禮儀的過程
拜訪前的準(zhǔn)備
有句古話說得好:不打無準(zhǔn)備之仗。商務(wù)拜訪前同樣需要做好充分準(zhǔn)備。
預(yù)約不能少
拜訪之前必須提前預(yù)約,這是最基本的禮儀。一般情況下,應(yīng)提前三天給拜訪者打電話,簡單說明拜訪的原因和目的,確定拜訪時(shí)間,經(jīng)過對方同意以后才能前往。
明確目的
拜訪必須明確目的,出發(fā)前對此次拜訪要解決的問題應(yīng)做到心中有數(shù)。例如,你需要對方為你解決什么,你對對方提出什么要求,最終你要得到什么樣的結(jié)果等,這些問題的相關(guān)資料都要準(zhǔn)備好,以防萬一。
禮物不可少
無論是初次拜訪還是再次拜訪,禮物都不能少。禮物可以起到聯(lián)絡(luò)雙方感情,緩和緊張氣氛的作用。所以,在禮物的選擇上還要下一番苦功夫。既然要送禮就要送到對方的心坎里,了解對方的興趣、愛好及品位,有針對性地選擇禮物,盡量讓對方感到滿意。
自身儀表不可忽視
骯臟、邋遢、不得體的儀表,是對被拜訪者的輕視。被拜訪者會認(rèn)為你不把他放在眼里,對拜訪效果有直接影響。一般情況下,登門拜訪時(shí),女士應(yīng)著深色套裙、中跟淺口深色皮鞋配肉色絲襪;男士最好選擇深色西裝配素雅的領(lǐng)帶,外加黑色皮鞋、深色襪子。
拜訪過程
商務(wù)拜訪過程中的禮儀眾多,歸納為以下幾點(diǎn)供人們參考:
具備較強(qiáng)的時(shí)間觀念
拜訪他人可以早到卻不能遲到,這是一般的常識,也是拜訪活動中最基本的禮儀之一。早些到可以借富裕的時(shí)間整理拜訪時(shí)需要用到的資料,并正點(diǎn)出現(xiàn)在約定好的地點(diǎn)。而遲到則是失禮的表現(xiàn),不但是對被拜訪者的不敬,也是對工作不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn),被拜訪者會對你產(chǎn)生看法。
值得注意的是:如果因故不能如期赴約,必須提前通知對方,以便被拜訪者重新安排工作。通知時(shí)一定要說明失約的原因,態(tài)度誠懇地請對方原諒,必要時(shí)還需約定下次拜訪的日期、時(shí)間。
先通報(bào)后進(jìn)入
到達(dá)約會地點(diǎn)后,如果沒有直接見到被拜訪對象,拜訪者不得擅自闖入,必須經(jīng)過通報(bào)后再進(jìn)入。一般情況下,前往大型企業(yè)拜訪,首先要向負(fù)責(zé)接待人員交代自己的基本情況,待對方安排好以后,再與被拜訪者見面。當(dāng)然,生活中不免存在這樣的情況,被拜訪者身處某一賓館,如果拜訪者已經(jīng)抵達(dá)賓館,切勿魯莽直奔被拜訪者所在房間,而應(yīng)該由賓館前臺接待打電話通知被拜訪者,經(jīng)同意以后再進(jìn)入。
舉止大方,溫文爾雅
見面后,打招呼是必不可少的。如果雙方是初次見面,拜訪者必須主動向?qū)Ψ街乱?,簡單地?a href='http://m.rzpgrj.com/fwn/ziwojieshao/' target='_blank'>自我介紹,然后熱情大方地與被拜訪者行握手之禮。如果雙方已經(jīng)不是初次見面了,主動問好致意也是必須的,這樣可顯示出你的誠意。說到握手不得不強(qiáng)調(diào)一點(diǎn),如果對方是長者、高職或女性,自己絕對不能先將手伸出去,這樣有抬高自己之嫌,同樣可視為對他人的不敬。
見面禮行過以后,在主人的引導(dǎo)之下,進(jìn)入指定房間,待主人落座以后,自己再坐在指定的座位上。
開門見山,切忌啰嗦
談話切忌啰嗦,簡單的寒暄是必要的,但時(shí)間不宜過長。因?yàn)?,被拜訪者可能有很多重要的工作等待處理,沒有很多時(shí)間接見來訪者,這就要求,談話要開門見山,簡單的寒暄后直接進(jìn)入正題。
當(dāng)對方發(fā)表自己自己的意見時(shí),打斷對方講話是不禮貌的行為。應(yīng)該仔細(xì)傾聽,將不清楚的問題記錄下來,待對方講完以后再請求就不清楚問題給予解釋。如果雙方意見產(chǎn)生分歧,一定不能急躁,要時(shí)刻保持沉著冷靜,避免破壞拜訪氣氛,影響拜訪效果。
把握拜訪時(shí)間
在商務(wù)拜訪過程中,時(shí)間為第一要素,拜訪時(shí)間不宜拖得太長,否則會影響對方其他工作的安排。如果雙方在拜訪前已經(jīng)設(shè)定了拜訪時(shí)間,則必須把握好已規(guī)定的時(shí)間,如果沒有對時(shí)間問題做具體要求,那么就要在最短的時(shí)間里講清所有問題,然后起身離開,以免耽誤被拜訪者處理其他事務(wù)。
拜訪結(jié)束
拜訪結(jié)束時(shí),如果談話時(shí)間已過長。起身告辭時(shí),要向主人表示“打擾”歉意。出門后,回身主動與主人握別,說“請留步”。待主人留步后,走幾步再回首揮手致意“再見”。
商務(wù)拜訪是當(dāng)今最流行的一種辦公形式,也是對禮儀要求最多的活動之一。掌握好上述禮儀要領(lǐng),將有助于你的商務(wù)工作順利進(jìn)行。
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