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關(guān)于企業(yè)發(fā)布會的基本禮儀

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  對商界而言,發(fā)布會禮儀至少應(yīng)當包括會議的籌備、媒體的邀請、現(xiàn)場的應(yīng)酬、善后的事宜等四個主要方面的內(nèi)容。

  80年代后期,國內(nèi)的一家民營性企業(yè)開發(fā)出了一種全新的果汁型飲料。這種飲料不僅營養(yǎng)豐富、無添加劑、口感舒適,而且符合健康和衛(wèi)生標準,并與國際上飲料的流行趨勢相吻合。然而,國內(nèi)的飲料市場幾乎全部已被外國飲料所占領(lǐng)。要在當時特定的條件下,將這種新型的國產(chǎn)飲料推上市場,并且爭得一席之地,可以說是難上加難的。

  要想在廣告宣傳上與財大氣粗、經(jīng)驗豐富的外國飲料商決一雌雄,顯然不是國內(nèi)這家民營企業(yè)的強項。于是,它的負責(zé)人決定另辟蹊徑,在力所能及的情況下,為自己做上一次“軟廣告”。在飲料消費的旺季來臨之前,這家企業(yè)專門租用了首都北京的一座舉世知名的建筑物,在其中召開了一次由新聞界人士為主要參加者的新產(chǎn)品說明會。在會上,這家企業(yè)除了向與會者推介自己的新產(chǎn)品之外,還邀請到了國內(nèi)著名的飲料專家與營養(yǎng)專家,請其發(fā)表各自的高見,并邀請全體與會者親口品嘗這項新產(chǎn)品。

  此后,不少與會的新聞界人士不僅爭先恐后地在自己所屬的媒體上發(fā)布了這條消息,而且還紛紛自愿地為其大說好話。有些新聞界人士甚至還站在維護國產(chǎn)飲料的立場上,為其搖旗吶喊。結(jié)果一時間令其名聲大振,銷量也隨之大增,終于在列強林立的飲料市場上脫穎而出。

  從會務(wù)禮儀的角度上來看,那家民營企業(yè)為推出自己的新品飲料所舉行的那次帶來了巨大成功的新產(chǎn)品說明會,即為新聞發(fā)布會。

  新聞發(fā)布會,簡稱發(fā)布會,有時亦稱記者招待會。它是一種主動傳播各類有關(guān)的信息,謀求新聞界對某一社會組織或某一活動、事件進行客觀而公正的報道的有效的溝通方式。對商界而言,舉辦新聞發(fā)布會,是自己聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)與新聞媒介之間的相互關(guān)系的一種最重要的手段。

  新聞發(fā)布會的常規(guī)形式是:由某一商界單位或幾個有關(guān)的商界單位出面,將有關(guān)的新聞界人士邀請到一起,在特定的時間里和特定的地點內(nèi)舉行一次會議,宣布某一消息,說明某一活動,或者解釋某一事件,爭取新聞界對此進行客觀而公正的報道,并且盡可能地爭取擴大信息的傳播范圍。按照慣例,當主辦單位在新聞發(fā)布會上進行完工題發(fā)言之后,允許與會的新聞界人士在既定的時間里圍繞發(fā)布會的主題進行提問,主辦單位必須安排專人回答這類提問。簡言之,新聞發(fā)布會就是以發(fā)布新聞為主要內(nèi)容的會議。

  發(fā)布會禮儀,一般指的就是有關(guān)舉行新聞發(fā)布會的禮儀規(guī)范。對商界而言,發(fā)布會禮儀至少應(yīng)當包括會議的籌備、媒體的邀請、現(xiàn)場的應(yīng)酬、善后的事宜等四個主要方面的內(nèi)容。以下,對其分別加以介紹。

  首先,會議的籌備?;I備新聞發(fā)布會,要做的準備工作甚多。其中最重要的,是要做好主題的確定、時空的選擇、人員的安排、材料的準備等項具體工作。

  其次,媒體的邀請。在新聞發(fā)布會上,主辦單位的交往對象自然以新聞界人士為主。在事先考慮邀請新聞界人士時,必須有所選擇、有所側(cè)重。不然的話,就難以確保新聞發(fā)布會真正取得成功。

  再次,現(xiàn)場的應(yīng)酬。在新聞發(fā)布會正式舉行的過程之中,往往會出現(xiàn)種種這樣或那樣的確定和不確定的問題。有時,甚至還會有難以預(yù)料到的情況或變故出現(xiàn)。要應(yīng)付這些難題,確保新聞發(fā)布會的順利進行,除了要求主辦單位的全體人員齊心協(xié)力、密切合作之外,最重要的,是要求代表主辦單位出面應(yīng)付來賓的主持人、發(fā)言人,要善于沉著應(yīng)變、把握全局。

  最后,善后的事宜。新聞發(fā)布會舉行完畢之后,主辦單位需在一定的時間之內(nèi),對其進行一次認真的評估善后工作。

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