職場的電子郵件禮儀
職場的電子郵件禮儀
寫Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封Email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封Email，時(shí)刻站在對(duì)方立場考慮，將心比心。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的職場的電子郵件禮儀文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
職場的電子郵件禮儀
1. Email正文要簡明扼要，行文通順
Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。
2. 注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)!
3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚、說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或
者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。
5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查
這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。
6. 合理提示重要信息
不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提
示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。
7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，
收件人一定會(huì)表揚(yáng)你的體貼。
8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用¤之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻
Business Email 不是你的情書，所以¤之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。
職場電子郵件禮儀之夾帶附件
1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;
2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;
3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí);
4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件;
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用;
6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送;
7. 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件;
如果對(duì)方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件
給你，也不要老土的用中文回復(fù)。
8. 選擇便于閱讀的字號(hào)和字體。
中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是
經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號(hào)和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。
職場電子郵件禮儀之結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
1.簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。
引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場合，切記一定要得體。
2.不要只用一個(gè)簽名檔
對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。
3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
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