辦公的接待禮儀
辦公的接待禮儀
辦公過程中是免不了接待的,那么辦公有什么接待禮儀呢?下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的辦公的接待禮儀,希望可以幫助大家!
辦公的接待禮儀
一、 關(guān)于會議主席臺座次的安排
1.主席臺必須排座次、放名簽,以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座,避免上臺之后互相謙讓。
2.主席臺座次排列,領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時,主要領(lǐng)導(dǎo)居中,2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置,3號領(lǐng)導(dǎo)在l號領(lǐng)導(dǎo)右手位置;領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時,1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中,2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置,3號領(lǐng)導(dǎo)依然在l號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。(關(guān)于會議主席臺領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時的座次排列,有兩種截然不同的方法(均指面向觀眾時): 8 6 4 2 1 3 5 7或7 5 3 1 2 4 6 8。兩種方法沒有正確不正確之分,只是各個地區(qū)習(xí)慣不同。在具體排座次時可以根據(jù)當(dāng)?shù)氐牧?xí)慣順序排列。)
3.幾個機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺,通常按機(jī)關(guān)排列次序排列??伸`活掌握,不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志,也可適當(dāng)往前排,而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志,可適當(dāng)往后排。另外,對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓,也不一定非得按職務(wù)高低來排,通常掌握的原則是:上級單位或同級單位的來賓,其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的,可安排在主席臺適當(dāng)位置就座。這樣,既體現(xiàn)出對客人的尊重,又使主客都感到較為得體。
4.對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議,在開會前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后,要安排在休息室稍候,再逐一核實(shí),并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多,還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時變化,應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽,防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽,謹(jǐn)防錯別字出現(xiàn)。
二、關(guān)于宴席座次的安排
宴請客人,一般主陪在面對房門的位置,副主陪在主陪的對面,1號客人在主陪的右手,2號客人在主陪的左手,3號客人在副主陪的右手,4號客人在副主陪的左手,其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果場景有特殊因素,應(yīng)視情而定。
三、儀式的座次安排
簽字雙方主人在左邊,客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等,按主客左右排列。
四、關(guān)于乘車的座次安排
小轎車1號座位在司機(jī)的右后邊,2號座位在司機(jī)的正后邊,3號座位在司機(jī)的旁邊。(如果后排乘坐三人,則3號座位在后排的中間)。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排,1號座位在臨窗的位置。
五、合影座次安排與主席臺安排相同。
注:人員排序與主席臺安排相同
著裝儀容規(guī)范
不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔,自己也會感覺良好、自信十足。注意,在穿著上不要百無禁忌,過于招搖。新進(jìn)單位的人要根據(jù)自己工作性質(zhì)、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時尚;過于休閑的服裝,相對保守正規(guī)一些的服裝會給人留下好感。此外,要是你整天“標(biāo)新立異”,想辦法從外觀上引起上司或者同事們的“視線”的話,上司或者同事們反而會認(rèn)為你不把心思放在工作上,工作肯定不會太認(rèn)真。
接電話禮儀
辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢,并終保持輕松、愉悅的聲調(diào),不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。
在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好,×××(辦公室名稱,如果辦公室名稱較長,應(yīng)用簡稱)”,忌以“喂”開頭。如果因故遲接,要向來電者說“對不起,讓您久等了”。對知道分機(jī)號碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話,可以禮貌地說“請稍等”,并馬上轉(zhuǎn)接過去。
如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名,不知道分機(jī)號的話,就要禮貌地詢問,對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應(yīng)該用禮貌的借口擋駕,或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。
鑒于前臺每天要接很多電話,為防止嗓子出現(xiàn)意外,要隨時準(zhǔn)備水,以滋潤嗓子,隨時保持良好的聲音效果。
來訪者接待
前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時,應(yīng)立即起身,面朝向來訪者點(diǎn)頭、微笑致意:“您好,請問您找一位?”、“有預(yù)約嗎”。知道找誰,并確認(rèn)是預(yù)約之后,請來訪者稍等,立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙,可以請其稍等,用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來訪者入座倒水。如果等了很長時間,訪客要找的人還在忙,要關(guān)照一下來訪者并說向其說明,不要扔在那里不管。
如果來訪者要找的沒有出來接,讓其自己過去,前臺接待應(yīng)該用規(guī)范的手勢指引如何去,或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的,也要先敲門,獲得許可后再請來訪者進(jìn)入,為來訪者倒好茶后,前臺就要返回崗位。當(dāng)然,如果前臺只有一位的話,直接指引來訪者就行了。
如果來訪者知道找誰,但沒有預(yù)約,辦公室前臺要打電話問問,告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書,×××單位的×××來訪,不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理,即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接,都可以當(dāng)作是其他人接的電話,再詢問。這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應(yīng)接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了余地。
日常接待是辦公室接待工作中一項頻繁而重要的工作,它代表著一個單位的形象,也反映著辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)。因此辦公室人員掌握必備的日常接待禮儀,是辦公室工作重要的組成部分。
(一)迎賓禮節(jié)。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作,除了熱情和真誠,禮儀常識必不可少。迎來送往,是日常接待工作的主要方面。
1.辦公室日常迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人,既有預(yù)先約定的,也有臨時無約的“不速之客”。不管是有約的還是無約的,秘書都應(yīng)熱情地以禮相待。
當(dāng)來賓若是熟悉且依約前來的,秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會談地點(diǎn)。對首次到訪的來賓,不管有約無約,秘書都應(yīng)誠懇地進(jìn)行自我介紹,然后或確認(rèn)或恭敬而禮貌地詢問來賓身份,并與其握手致意,必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的,或是遠(yuǎn)道而來的來賓,為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好,主人(多數(shù)是秘書)應(yīng)提前到達(dá)預(yù)先約定的地點(diǎn)或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當(dāng)來賓乘坐的車輛駛近時,應(yīng)面帶微笑,揮手招呼致意,以示“我們在此已經(jīng)恭候多時了,歡迎您的光臨”之意。
2.辦公室之外迎賓。有時,秘書必須陪同或代表領(lǐng)導(dǎo)到機(jī)場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓,或在接待活動地迎接來賓,這相對于辦公室日常迎接來說,程序更為復(fù)雜些,禮儀禮節(jié)要求也更為講究。迎賓時,主人應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)。來賓到達(dá)后,主人應(yīng)上前熱情地招呼、問候,然后或自我介紹,或互相介紹,或交換名片。如果與來賓是初次見面,秘書可事先準(zhǔn)備好寫有如“歡迎XX公司XX先生一行”之類醒目文字的接站牌。
對重要的來賓,可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時,要安排迎賓線,即在迎賓時,為了表示隆重,同時也便于主客雙方相互致意,主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內(nèi),也可安排在門外,但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務(wù)的高低排列,排列方式可是“一字式”或“雁字式”。
歡迎重要來賓時,有時還要安排送花。送花時,一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語的花卉,如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓,送花時,一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風(fēng)俗。一般來說,以紅色花系或紫色花系為佳,忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數(shù)目上,西方人送花一般是單數(shù),但不能送13朵。
(二)送賓禮節(jié)。俗話說:“出迎三步,身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時,秘書應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,將客人送至辦公室(或接待室)門口,或送至電梯口,或送至單位的大門口等,與客人握手道別,必要時還要為客人打開車門。送別時一定要注意的是,不管送到哪里,都要面帶微笑,揮手目送客人遠(yuǎn)去。握手道別時,主人一般不宜先伸手,以免給人造成“逐客”的誤會。
重要的訪問應(yīng)當(dāng)舉行一定的歡送儀式,歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時,要安排送賓線,即在送賓時,為了表示隆重,同時也便于主客雙方相互話別,主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類似。同時,有時還可安排送花。送別時,可用芍藥花、胭脂花等,也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別,同迎接時送花一樣,也要注意有關(guān)的禁忌。
辦公禮儀——當(dāng)面接待禮儀
(一)客人要找的負(fù)責(zé)人不在時,要明白告知對方負(fù)責(zé)人到何處去了,以及何時回本單位。請客人留下電話、地址,明白是客人再次來單位,還是我方負(fù)責(zé)人到對方單位去。
(二)客人到來時,負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見,要向客人闡明等候理由與等候時間,若客人愿意等候,應(yīng)當(dāng)向客人供給飲料、雜志,如果時間較長,應(yīng)當(dāng)時為客人及時填水。
(三)招待人員帶領(lǐng)客人達(dá)到目標(biāo)地,應(yīng)當(dāng)有準(zhǔn)確的引導(dǎo)方式和姿態(tài)。
1、在走廊的引導(dǎo)方式。招待人員在客人二三步之前,配合步調(diào),讓客人走在內(nèi)側(cè)。
2、在樓梯的引導(dǎo)方式。當(dāng)客人上樓時,應(yīng)當(dāng)讓客人走在前面,招待人員走在后面,若是下樓時,應(yīng)當(dāng)由招待人員走在前面,客人在后面,高低樓梯時,招待人員應(yīng)當(dāng)注意客人的安全。
3、在電梯的引導(dǎo)方式。引導(dǎo)客人乘坐電梯時,招待人員先進(jìn)入電梯,等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門,到達(dá)時,招待人員按“開”的鈕,讓客人先走出電梯。
4、客廳里的引導(dǎo)方式。當(dāng)客人走入客廳,招待人員用手示意,請客人坐下,看到客人坐下后,才行點(diǎn)頭禮后離開。如客人錯坐下座,應(yīng)請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。