會(huì)務(wù)接待基本禮儀及規(guī)范
會(huì)務(wù)接待基本禮儀及規(guī)范
會(huì)務(wù)是指有關(guān)會(huì)議議程安排的事務(wù)，關(guān)于某些團(tuán)體組織或會(huì)議的事務(wù)。公務(wù)接待，要注意以下禮儀事項(xiàng)。下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的會(huì)務(wù)接待基本禮儀，希望可以幫助大家!
會(huì)務(wù)接待基本禮儀
1、如何迎接客人?
一是確定迎送規(guī)格。通常遵循身份相當(dāng)?shù)脑瓌t，即主要迎送人與主賓身份相當(dāng)，當(dāng)不可能完全對(duì)等時(shí)，可靈活變通，由職位相當(dāng)?shù)娜嘶蛴筛甭毘雒?。其他迎送人員不宜過多。
二是掌握到達(dá)和離開的時(shí)間。準(zhǔn)確掌握來賓到達(dá)和離開的時(shí)間，及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)人員。迎接人員應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應(yīng)在客人離開之前到達(dá)送行地點(diǎn)。
三是適時(shí)獻(xiàn)上鮮花。迎接普通來賓，一般不需要獻(xiàn)花。迎接十分重要的來賓，可以獻(xiàn)花。所獻(xiàn)之花要用鮮花，并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻(xiàn)花的時(shí)間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領(lǐng)導(dǎo)與主賓握手之后將花獻(xiàn)上?？梢灾猾I(xiàn)給主賓，也可向所有來賓分別獻(xiàn)花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。對(duì)大批客人的迎接，可事先準(zhǔn)備特定的標(biāo)志，讓客人從遠(yuǎn)處即可看清;對(duì)首次前來，又不認(rèn)識(shí)的客人，應(yīng)主動(dòng)打聽，并自我介紹;而對(duì)比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。
五是留下一定時(shí)間?？腿说诌_(dá)住處后，不要馬上安排活動(dòng)，要給對(duì)方留下一定的時(shí)間，然后再安排活動(dòng)。
2、如何稱呼、介紹和握手?
關(guān)于稱呼。國際上,對(duì)男子通常稱先生，對(duì)女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對(duì)已婚女子稱夫人，對(duì)未婚女子稱小姐;而對(duì)不了解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀(jì)稍大的可稱女士。對(duì)地位高的官方人士，還可直接稱其職務(wù)、閣下。
迎接一批客人，如何介紹呢?是先介紹客人，還是先介紹主人?通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。在介紹兩個(gè)人互相認(rèn)識(shí)時(shí)，怎么介紹呢?是先介紹男士，還是先介紹女士?是先介紹年幼者，還是先介紹年長(zhǎng)者?是先介紹身份低者，還是先介紹身份高者?是先介紹未婚女士，還是先介紹已婚女士?西方是先卑后尊，我國是先尊后卑,西方與我國正好相反。伴隨介紹客人，就是如何握手的問題?伸手次序：由尊者決定。公務(wù)場(chǎng)合職務(wù)高、身份高者先伸手，非公務(wù)場(chǎng)合，年長(zhǎng)者、女姓先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟，等等。
3、如何陪車和引導(dǎo)?
客人抵達(dá)后，如果需要陪車，賓主雙方如何上車，如何就座呢?
乘坐轎車時(shí)，通常有兩種情況：當(dāng)有專職司機(jī)開車時(shí)，小轎車1號(hào)座位在司機(jī)的右后邊，2號(hào)座位在司機(jī)的正后邊，3號(hào)座位在司機(jī)的旁邊(如果后排乘坐三人，則3號(hào)座位在后排的中間)。
如果是主人自己開車，則要請(qǐng)主賓坐到主人的右側(cè)，即前排右側(cè)的位置，也就是副駕駛的位置。
中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號(hào)座位在臨窗的位置。
乘坐中大型面包車時(shí)，則前座高于后座，右座高于左座;距離前門越近，座次越高。為客人關(guān)車門時(shí)，要先看清客人是否已經(jīng)坐好，切忌過急關(guān)門，損傷客人。
當(dāng)賓主雙方并排行進(jìn)時(shí)，引領(lǐng)者走在外側(cè)，讓來賓走在內(nèi)側(cè)。單行行進(jìn)時(shí)，引導(dǎo)者應(yīng)走在前，來賓走在其后，起到帶路的作用。出入房門時(shí)，引領(lǐng)者主動(dòng)開門、關(guān)門。出入無人控制的電梯時(shí)，引領(lǐng)者先入后出，操縱電梯。
4、如何會(huì)見和會(huì)談?
會(huì)見座位的安排。通常將客人安排在主人的右側(cè)，譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓次序在主賓一側(cè)就座。主方陪見人員在主人一側(cè)就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員的排序由雙方按照每個(gè)人的職務(wù)、地位、本次會(huì)見的內(nèi)容等綜合排定。
會(huì)談座位的安排。雙邊會(huì)談通常用長(zhǎng)方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對(duì)而坐，以正門為準(zhǔn)，主人坐背門一側(cè)，客人坐面門一側(cè)。主談人居中。我國習(xí)慣把譯員安排在主談人右側(cè)。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面，當(dāng)會(huì)談人員較少時(shí)，記錄員也可安排在會(huì)談桌上就座。雙方人員的排序也由雙方按照每個(gè)人的職務(wù)、地位、本次會(huì)見的內(nèi)容等綜合排定。
如會(huì)談長(zhǎng)桌一端向正門，則以入門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右為客方，左為主方。
如果有合影，如何安排就座呢?
一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主人的右手排第一位來賓，主人的左手排第二位來賓，主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場(chǎng)地大小，即能否都攝入鏡頭。一般來說，兩端均由主方人員把邊。
如果是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來視察，安排合影時(shí)，則要將所有合影人員排出次序，每排再按開會(huì)時(shí)主席臺(tái)上的就座次序排列。為了突出主要領(lǐng)導(dǎo)，保證主要領(lǐng)導(dǎo)居中，通常排單數(shù)就座，1號(hào)人員即身份最高者居中，2號(hào)人員在1號(hào)人員左手位置，3號(hào)人員在1號(hào)人員右手位置，以此類推。
關(guān)于會(huì)務(wù)工作
1、如何制發(fā)會(huì)議通知?
通知發(fā)出后，一定要確認(rèn)參會(huì)人員有沒有接到通知，參不參加會(huì)議。對(duì)那些兼任多個(gè)職務(wù)的特殊人員，一定要核實(shí)到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。
2、如何選定會(huì)場(chǎng)?
主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經(jīng)濟(jì)實(shí)惠來選定。
3、如何確定會(huì)標(biāo)、回頭標(biāo)和宣傳標(biāo)語?
會(huì)標(biāo)可以根據(jù)會(huì)議通知來確定?；仡^標(biāo)和宣傳標(biāo)語，要緊扣會(huì)議主題，富有號(hào)召性、鼓動(dòng)性。
4、如何排列席卡?
主席臺(tái)的排列。當(dāng)主席臺(tái)人數(shù)較多時(shí)，可設(shè)立1排以上的主席臺(tái)，領(lǐng)導(dǎo)分排就座。以面向臺(tái)下來看，當(dāng)主席臺(tái)人數(shù)為單數(shù)時(shí)，1號(hào)人員居中，2號(hào)人員在1號(hào)人員左手位置，3號(hào)人員在1號(hào)人員右手位置，以此類推。當(dāng)主席臺(tái)人數(shù)為雙數(shù)時(shí)，1號(hào)人員在中心點(diǎn)偏右的位置，2號(hào)人員在中心點(diǎn)偏左的位置，即1號(hào)、2號(hào)人員之間的中心點(diǎn)即為主席臺(tái)的中心點(diǎn)，3號(hào)人員在1號(hào)人員右手位置，4號(hào)人員在2號(hào)人員左手位置，以此類推。
有發(fā)言的要準(zhǔn)備“發(fā)言席”席卡，會(huì)前擺放到位。發(fā)言前5分鐘，要請(qǐng)發(fā)言人員到達(dá)主席臺(tái)后面靠近發(fā)言臺(tái)的一側(cè)，準(zhǔn)備發(fā)言，發(fā)言后回到自己的座位上。
5、如何保證話筒和音響良好? 選擇好的話筒。反復(fù)查看檢修，確保穩(wěn)定運(yùn)行。會(huì)議開始前10分鐘還要最后檢查一次話筒，確保使用良好。
6、如何發(fā)獎(jiǎng)?
將領(lǐng)獎(jiǎng)人員安排靠前相對(duì)集中就座，便于組織領(lǐng)獎(jiǎng)。
對(duì)禮儀小姐進(jìn)行彩排。禮儀小姐從主席臺(tái)一側(cè)手捧獎(jiǎng)品依次上臺(tái)，前后兩人距離相等，走到第一排主席臺(tái)前，先自然轉(zhuǎn)向臺(tái)下，展示獎(jiǎng)品，然后，轉(zhuǎn)向主席臺(tái)，將獎(jiǎng)品交給發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)，自然轉(zhuǎn)身，從另一側(cè)離開主席臺(tái)。
對(duì)領(lǐng)獎(jiǎng)人員進(jìn)行彩排。確定每批領(lǐng)獎(jiǎng)人數(shù)。按照主席臺(tái)上第一排所坐發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)的人數(shù)，確定每批上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)的人數(shù)，要注意領(lǐng)獎(jiǎng)人數(shù)一般不要超過發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)人數(shù)，盡量避免一位領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)頒發(fā)1個(gè)以上獎(jiǎng)項(xiàng)，減少失誤的可能。
將發(fā)獎(jiǎng)人姓名與領(lǐng)獎(jiǎng)人姓名一一對(duì)應(yīng)排列打印，發(fā)到每一位領(lǐng)獎(jiǎng)人員手中，讓其記住自己走到哪位領(lǐng)導(dǎo)面前領(lǐng)獎(jiǎng)。
正式上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)前，由禮儀小姐引導(dǎo)領(lǐng)獎(jiǎng)人員走上主席臺(tái)，走到對(duì)應(yīng)的發(fā)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)面前后，所有領(lǐng)獎(jiǎng)人先轉(zhuǎn)向臺(tái)下，約停頓5秒鐘，然后向后轉(zhuǎn)向主席臺(tái)，面帶微笑從對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)手中領(lǐng)獎(jiǎng)，領(lǐng)獎(jiǎng)后，再次向后轉(zhuǎn)向臺(tái)下，約停頓8秒鐘，展示獎(jiǎng)品，讓攝影攝像記者攝影攝像。最后，從另一側(cè)回到座位上。
7、如何簽訂責(zé)任狀?
將簽狀人員安排靠前相對(duì)集中就座，便于組織簽狀。
準(zhǔn)備責(zé)任狀、簽狀桌椅、“簽狀席”卡、簽字筆。安排抬簽狀桌的人員，并要統(tǒng)一服裝。禮儀小姐要訓(xùn)練有素。參加簽狀人員要事先通知。簽獎(jiǎng)時(shí)樂曲配套，音量適中。事前要多次彩排。
8、如何做好會(huì)議的后勤保障(主要是車輛、秩序、電力)?
調(diào)配會(huì)議所需車輛，特別是接送參加會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的車輛，要座位充足，車內(nèi)整潔，并準(zhǔn)備1臺(tái)備用車輛。要有工作人員現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。
安排人員維持會(huì)場(chǎng)內(nèi)外秩序，保證車輛停放有序，環(huán)境安靜。開會(huì)之前要檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)外，開會(huì)時(shí)也要關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)外，以便及時(shí)處置突發(fā)情況。
準(zhǔn)備電力保障車，并有專業(yè)人員跟蹤服務(wù)，確保停電之后立即供電。
9、如何做好節(jié)儉工作?
遵循必要、簡(jiǎn)單、方便的原則。
一是會(huì)場(chǎng)大小適中、設(shè)施設(shè)備夠用，不要過份追求高檔豪華。會(huì)場(chǎng)距離較近，方便多數(shù)人來往。
二是場(chǎng)內(nèi)布置都有必要性，以烘托氣氛，不能太復(fù)雜、太花哨。
三是會(huì)議材料要盡量減少。
四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通標(biāo)準(zhǔn)間。
五是車輛以自接為主，以借為主，盡量不租用。
酒店前臺(tái)電話禮儀
物品準(zhǔn)備
在平時(shí)我們工作的時(shí)候就應(yīng)該在電話旁邊準(zhǔn)備好紙和筆，方便記錄客戶電話內(nèi)容。
左手拿話筒
大多數(shù)人習(xí)慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客戶進(jìn)行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時(shí)候一般會(huì)將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發(fā)出刺耳的聲音，從而給客戶帶來不適。為了消除這種不良現(xiàn)象，應(yīng)提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達(dá)到與客戶溝通的目的。
接聽時(shí)間
在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽，如果有事情耽誤了接聽電話的時(shí)間，在接到客戶電話時(shí)應(yīng)該首先向其道歉。
保持正確的姿態(tài)
接聽電話過程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢(shì)。一般情況下，當(dāng)人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時(shí)容易導(dǎo)致丹田的聲音無法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運(yùn)用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會(huì)傷害喉嚨。
因此，保持端坐的姿勢(shì)，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動(dòng)聽。此外，保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。
重復(fù)電話內(nèi)容
電話接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點(diǎn)，防止記錄錯(cuò)誤或者偏差而帶來的誤會(huì)，使整個(gè)工作的效率更高。例如，應(yīng)該對(duì)會(huì)面時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號(hào)碼等各方面的信息進(jìn)行核查校對(duì)，盡可能地避免錯(cuò)誤。
道謝
最后向客戶道謝是基本的禮貌，來者是客，以客為尊，千萬不要因?yàn)椴恢苯用鎸?duì)客戶而認(rèn)為可以不用搭理他們。還有就是切記在電話結(jié)束之后要讓客戶先收線掛電話，我們?cè)賿斓綦娫挕?/p>
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