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實用的商務接待禮儀小常識

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實用的商務接待禮儀小常識

  商務接待工作是商務活動進行的關重要工作之一。下面是學習啦小編給大家搜集整理的實用的商務接待禮儀小常識內(nèi)容。希望可以幫助到大家!

  商務接待禮儀小常識

  一、什么是談判?

  談判是指不同國家、不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同單位、不同部門為了各自的利益進行的有組織、有準備的正式洽商,始終堅持或反復調(diào)整各自的目標,以求最終達成某種協(xié)議的整個過程。在商務活動中,稱為商務談判。在政務活動中,稱為會談,如中美朝韓日俄近來關于朝核問題的六方會談。最佳談判的效果是在實現(xiàn)最大化我方利益的基礎上達到雙贏的目的。

  二、談判技巧

  充分準備:談判前充分地收集資料,了解對方虛實和相關其它方的情況,做到知己知彼,以期在談判中占據(jù)有利位置。

  善于傾聽:所謂“智者善聽”,能否正確地了解談判對手的實際需要,關系到談判的成敗。認真傾聽,廣泛的接收信息,如有不清楚的地方,可請對方重復一次,洞察對方的真實意圖,推動談判的進程,同時,也讓對方感受到你對他的尊重。

  保持耐心:即使對方發(fā)言冗長,也不要打斷對方,或是離席而去。一次談不成,應耐心的準備下一次談判。

  及時反饋:在一些雙方能達成共識的方面或一些可作適當讓步的細節(jié)上,可以就對方提出的觀點及時地反饋給對方。

  慎重表態(tài):在一些重大分歧、不能做出讓步的地方或自己未獲授權的方面,一定要謹慎行事,以免造成定局,而難以挽回。

  留有余地:在有一些不能太快讓步的方面,或為了讓對方感覺這是我方的底線,要給自己留有一些余地,或拖延時間回答,或告知對方我們沒有被授予這種權限,須向上級請示,來為自己爭取談判的利益。

  察言觀色:通過對對方表情神態(tài)的觀察,了解冰山之下的真實情況。

  關注細節(jié):在細節(jié)中找到切入點,或是可以求同存異的地方,以達成最后的談判結果。

  三、提問技巧

  開放式問題:即讓對方在不設固定答案的基礎上提供最多的相關信息和觀點。如“你們認為如何?”“你公司的看法怎樣?”

  封閉式問題:即讓對方在已有的答案范圍內(nèi)進行選擇,如“你覺得這個條件怎樣?”

  二、商務接待禮儀常識之電話禮儀

  一、國內(nèi)一些單位電話印象

  聲音無精打采、打電話的一方不知自己打去的單位是否正確,接電話的人缺乏基本的技

  巧,熱情不夠…….去電者難以留下對該單位的良好印象。

  二、國際通用接電話用語

  總機:報單位(公司)名(聲音應清晰柔和)

  分機:部門名+自己的名字

  直線:先報單位(公司)名+部門名

  打電話應備物品:(電話記錄本)便簽紙+筆+相關資料,用于做記錄或與對方交流。

  三、電話禮儀

  (1) 打電話時面帶微笑以制造出愉悅的聲音;

  (2)在接起電話后,問候對方并說出單位的名稱;

  (3) 去電時先介紹自己,不要讓別人猜,并先詢問對方是否方便接聽電話;

  (4) 最好在鈴響三聲內(nèi)接起電話;

  (5) 撥打國際長途時,應了解時差,避免打擾對方的休息;

  (6) 談論公事,盡量在上班時間。并事先準備好與電話內(nèi)容相關的資料備查;

  (7) 好記性不如爛筆頭,應作做好詳細的電話記錄,以備不時之需;

  (8) 重要電話,事先擬草稿。有重要的約定時,應重復你所記下的內(nèi)容并確認這正是雙方的約定;

  (9) 長話短說,不要在上班時煲電話粥或講太久的私人電話;

  (10)不要在電話時吃東西或心不在焉,對方能通過聲音感受到,留下不好的印象;

  (11)打電話時不要太大聲,以免干擾到其他人。

  (12)如果對方要找的人不在,禮貌的向對方解釋并告知對方他/她來了之后會打電話給他/她,并請對方留下聯(lián)系方法,在掛電話之前,重復對方的姓名、電話號碼以及重要的細節(jié);如對方不愿意,則不必“嚴加追問”;

  (13)不要讓對方在電話中感到你很困惑或是你今天的心情不好;

  (14)最后,向對方說謝謝并用愉悅的聲音向對方說“再見”,別重重地放下電話聽筒,輕放話筒、去電話一方或下級后放電話,以示尊重。

  (15)別忘了電話是建立你的單位和你的良好形象的良好機會。

  四、打錯電話的處理方法:相信對方并非故意,耐心并禮貌地告知對方打錯了。

  商務接待的流程及標準

  接待申請-----確定接待級別-----聯(lián)系接待單位-----安排接待人員-----機場(車站)接車-----安排住宿-----營銷中心參觀-----領導接見-----餐飲安排------提出、收集合作事項------處理、確定合作事項------領導會談------機場(車站)送車------電話回訪

  1、接待申請:業(yè)務、某場部員工在了解客戶即將到訪時通知行政辦,要求進行客戶接待的安排,如出差在外應及時以電話方式通知,并落實客戶的聯(lián)系方式、隨行人數(shù)、是否需用車到機場或火車站接送;

  2、確定接待級別:接待根據(jù)來訪人員的級別不同,可按以下標準安排接待

  (1)普通人員級別:適合人員:經(jīng)銷商業(yè)務類考察人員、技術人員、家裝公司設計師、廠家中層管理者、普通意向經(jīng)銷商等。

  a:住宿標準按對方人員要求,公司不負擔住宿費用;

  b:餐飲標準:午餐簡便消費控制在300元以下,晚餐消費控制在400元以下;

  c:接待陪同人員:公司基層業(yè)務員、某地域經(jīng)理;

  d:接待車輛:四驅車或的士。

  e:以上標準是以二名客戶為基準,如超過二名客戶,則餐飲另加50元/人標準計算;

  (2)高級人員級別:適合人員:工程采購、終端消費企業(yè)領導、合作經(jīng)銷商、廠家高層管理人員、出口公司負責人等。

  a:住宿標準按對方人員要求,公司不負擔住宿費用;

  b:餐飲標準:午餐簡便消費控制在500以下元,晚餐消費控制在500元以下;

  c:接待陪同人員:某地域經(jīng)理、某場督導;

  d:接待車輛:四驅車或商務車或的士;

  e:感情接待:此類人員,公司高層干部可安排做一次或兩次家中接待,接待人員陪同,以增加彼此間的感情;(視雙方合作情況而定)

  f:其他接待項目:公司安排帶客戶到本地主要景點游玩或晚上娛樂,費用控制在700元以下;必要時,可于客戶臨行時贈送紀念品。(視雙方合作情況而定)

  g:以上標準是以二名客戶為基準,如超過二名客戶,則餐飲另加100元/人標準計算;娛樂另加200元/人標準計算;

  (3)特級人員級別:適合人員:主要某場經(jīng)銷商領導(包括內(nèi)銷、出口)、主要某場政府人員、本地行業(yè)相關部門負責人、廠家特邀領導、公司特邀領導、其他特殊人員等。

  a:住宿標準四星級酒店以上,房價控制在400-700元/間,公司負擔全程費用;

  b:餐飲標準:午餐簡便,消費控制在1000元以下,晚餐消費控制在1000元以下;

  c:接待陪同人員:某地域經(jīng)理、某場督導、營銷總經(jīng)理、股東;

  d:接待車輛:商務車或租用高級用車;

  f:其他接待項目:公司安排帶客戶到本地主要景點游玩或晚上娛樂,費用控制在1200元以下;必要時,可于客戶臨行時贈送紀念品。(視雙方合作情況而定)

  g:以上標準是以二名客戶為基準, 如超過二名客戶,則另加100元/人標準計算;娛樂另加250元/人標準計算。

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