如何招待外國(guó)客人
如何招待外國(guó)客人
很多外貿(mào)朋友由于第一次接待國(guó)外客戶,不知道怎么辦才能談成合作。如何招待外國(guó)客人?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容,希望對(duì)你有幫助。
招待外國(guó)客人的方法
1.客人來(lái)到公司的時(shí)候,我們帶他到會(huì)議室或者展廳里面就座的時(shí)候,不妨詢問(wèn)下:Can I bring you something to drink?(您想喝點(diǎn)什么?)
或者簡(jiǎn)單點(diǎn):coffee or tea?(咖啡還是茶?) 一般來(lái)說(shuō),很多客人在中國(guó)的時(shí)間安排的比較緊,早餐都吃的比較倉(cāng)促,有的餐廳早上沒(méi)有咖啡供應(yīng),對(duì)于他們來(lái)說(shuō)是很難受的。(程度不亞于我們?cè)缟掀饋?lái)沒(méi)有刷牙就去上班的感覺(jué))
如果在正式談生意之前可以給他們來(lái)上杯咖啡的話,不但有助提神,而且他們會(huì)覺(jué)得很心情都會(huì)變的很好。
當(dāng)然,不是很多外國(guó)人喜歡速溶咖啡,就像我們也不是很多人喜歡茶包泡的茶。如果是水的話,瓶裝的礦泉水是最好的。(老外們崇尚健康比我們厲害的多)
2.會(huì)議室里與其放水果,不如放點(diǎn)小糖果(薄荷糖或者咖啡糖,小巧包裝的巧克力也不錯(cuò))。
外國(guó)人尤其是歐美那邊的,基本上沒(méi)有不喜歡甜食的。在中國(guó)的飲食不習(xí)慣也導(dǎo)致他們比較容易有饑餓感。這個(gè)時(shí)候。小糖果就起了大作用了。 其實(shí)我個(gè)人就搞不懂為什么用水果盤(pán)來(lái)誘惑人。一般的水果要吃的文雅那都要輔助以工具。但是你總不能在人家辦公室削蘋(píng)果吧?
3.如果他們來(lái)到的時(shí)間是下午3.4點(diǎn),那么沒(méi)有什么比做工精致的小蛋糕更好了舉個(gè)例子。
有次在展會(huì)聽(tīng)一個(gè)客戶說(shuō),陪老外在一個(gè)展位洽談了很長(zhǎng)時(shí)間,這個(gè)時(shí)候他們一個(gè)女孩子打包了一盒隔壁酒店做的巧克力慕絲蛋糕過(guò)來(lái)。而老外們的臉剎那間就亮了起來(lái)。補(bǔ)充了“彈藥”以后,剩下的生意在愉快的氣氛中談完了。不能說(shuō)蛋糕有絕對(duì)的作用,但是蛋糕所帶來(lái)的好心情和對(duì)公司的好印象是絕對(duì)功不可沒(méi)的。
訪問(wèn)結(jié)束后, 準(zhǔn)備一份小禮品送給客戶, 一般挑有中國(guó)特色的, 比如茶葉, 工藝品等。
如果你是中間商, 最好自己準(zhǔn)備禮品, 隨機(jī)應(yīng)變, 以免客戶贈(zèng)送禮品而工廠未準(zhǔn)備禮品而找成尷尬。
可能的話不妨多拍照,包括人員合影,外商與你們公司/廠銘牌的合影等, 這些資料以后常有用處。
訪問(wèn)以后, 根據(jù)客戶的意見(jiàn), 適當(dāng)安排娛樂(lè)購(gòu)物等活動(dòng), 很多不發(fā)達(dá)國(guó)家的客戶往往要求去購(gòu)物, 特別是電子產(chǎn)品, 服裝等, 且對(duì)價(jià)格比較敏感。
另外有客戶想去酒吧等場(chǎng)所, 因此在接待之前務(wù)必做好功課, 了解附近的餐館, 酒吧, 購(gòu)物,娛樂(lè)場(chǎng)所等.。
有些客戶比較隨意, 可以安排一些中國(guó)特色的活動(dòng), 比如喝茶, 看戲, 參觀景點(diǎn)等等。
送客戶, 一般送到機(jī)場(chǎng). 有些客戶不喜歡麻煩人, 自己搞定, 這樣送至酒店即可。 在飛機(jī)起飛前,應(yīng)給客戶打電話道別。
收尾: 這個(gè)工作務(wù)必做好.客戶走后, 及時(shí)發(fā)郵件給客戶, 一是問(wèn)候, 二是將本次訪問(wèn)雙方達(dá)成的共識(shí), 或者會(huì)議記錄, 備忘錄發(fā)給客戶, 敦促這個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行。
客人走后寫(xiě)一封感謝函感謝其來(lái)訪。另將要準(zhǔn)備的樣品或待回復(fù)事宜列出并告之回復(fù)或跟辦的日期。這樣還有另外一個(gè)好處,若你有會(huì)談中漏記的客人還可及時(shí)指出。
招待客人的步驟
第一,行程安排:
同客戶商討參觀訪問(wèn)行程表,同工廠(公司接待部門(mén))溝通,一切敲定之后,發(fā)送郵件和傳真讓客戶確認(rèn),同時(shí)讓工廠做好接待準(zhǔn)備。事先跟外商詳細(xì)商量好他的行程,但外商訪廠/公司階段的安排則最好由你自己做出, 看哪些產(chǎn)品和車間,揚(yáng)長(zhǎng)避短,把你想展示給外商的東西充分安排進(jìn)去??梢哉髑笸馍痰囊庖?jiàn),也可以把自己設(shè)想成外商,“如果我到一個(gè)陌生國(guó)度的陌生供貨廠去考察,希望看到什么?”
第二,公司信息的把握:
首先應(yīng)該對(duì)公司產(chǎn)品,生產(chǎn)流程,技術(shù)參數(shù)了解了才有可能帶領(lǐng)客人參觀。事前最好準(zhǔn)備一些關(guān)于公司的英文介紹,整個(gè)生產(chǎn)流程的英文,省的到時(shí)候翻譯出現(xiàn)困難。另外,對(duì)于一些客人可能問(wèn)到的問(wèn)題要提前準(zhǔn)備好。
第三,客人信息的打探:
1、了解客戶,包括客戶的詳細(xì)聯(lián)系資料,公司背景,公司實(shí)力,經(jīng)營(yíng)狀況,經(jīng)營(yíng)范圍,客戶此次來(lái)訪的目的,主要對(duì)什么感興趣。還包括外商公司的股份結(jié)構(gòu),經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀,技術(shù)水平,近三年的資產(chǎn)負(fù)債數(shù)字。
2、詳細(xì)了解外商的談判代表的具體情況,包括年齡,學(xué)歷,愛(ài)好,身體健康狀況,他在外商公司中的位置,他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績(jī),他對(duì)投資項(xiàng)目的興奮點(diǎn)。
3、調(diào)查客戶性質(zhì):客戶來(lái)之前你就需要對(duì)客戶進(jìn)行一些評(píng)估,是哪國(guó)人?是零售還是批發(fā)?網(wǎng)站是什么內(nèi)容?針對(duì)于哪些產(chǎn)品?區(qū)域市場(chǎng)在哪等等。
4、了解客人的宗教問(wèn)題,以方便接待。多了解客人國(guó)家習(xí)俗,習(xí)慣和喜好,注意細(xì)節(jié),對(duì)自己所在城市文化以及景點(diǎn)也盡可能多了解,對(duì)本國(guó)文化當(dāng)然應(yīng)該多了解,客人問(wèn)及時(shí)至少也應(yīng)知道一點(diǎn)。
第四,準(zhǔn)備接待材料和工作:
1、參觀和談判可能用到的物品。
2、公司大廳的歡迎客戶來(lái)訪之類的接待牌,讓客人感覺(jué)其受到重視。提前告訴前臺(tái)接待有XX公司客來(lái)訪,若接待能記住來(lái)訪的客人名字就更好了。
3、會(huì)議室的安排,談判資料的預(yù)備,包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備,以及相關(guān)需要展示客戶的文件資料以證明公司實(shí)力。
4、事先準(zhǔn)備好接機(jī)牌,公司大廳接待牌,打掃公司接待談判室,樣品卡的準(zhǔn)備,客人感興趣的其他產(chǎn)品的準(zhǔn)備。
5、咖啡茶及一些小食品糖果的準(zhǔn)備。
6、客人小禮物及樣品的準(zhǔn)備。
7、提前確定與外商談判的三個(gè)方案,最佳方案,折中方案和妥協(xié)方案;準(zhǔn)備好為達(dá)到上述三個(gè)方案的策略和手段。
8.對(duì)附近娛樂(lè)設(shè)施及購(gòu)物休閑設(shè)施要了解。
第五,接機(jī)和酒店安排:
1、確認(rèn)時(shí)間,確認(rèn)酒店,拿接待牌并提示客人,在機(jī)場(chǎng)迎接;車上和客戶所聊話題可以是輕松愉快的,比如訊問(wèn)客戶旅途狀況,簡(jiǎn)潔城市特色或者文化特點(diǎn)等。
2、如果沒(méi)有實(shí)現(xiàn)商量好,可以在車上問(wèn)客人的行程打算,然后再具體定,一般是先把客人送到你預(yù)定的的酒店,有時(shí)候是客人自己預(yù)定。和客戶敲定酒店星級(jí),房間一人一間,還是share room,樓層,吸煙區(qū)和非吸煙區(qū)等等細(xì)節(jié),酒店挑選上要注意,很多酒店號(hào)稱5星, 結(jié)果連3星的水平都沒(méi)有, 然后就近安排, 安排妥當(dāng)以后, 告知客戶具體飯店地址電話. 一般是先接送至酒店后, 將訪問(wèn)時(shí)行程和工廠資料等文件交給客戶,敲定第二天參觀訪問(wèn)事項(xiàng),也有客戶直接先去工廠參觀,務(wù)必提前讓工廠準(zhǔn)備。
3、如果是客人先休息,那離開(kāi)前先確定去酒店接客戶來(lái)公司的時(shí)間;有時(shí)候客人直接去參觀。
招待外國(guó)客人的技巧
1. 敲定客戶訪問(wèn)時(shí)間、航班、訪問(wèn)人員名單、職位、手機(jī)號(hào)碼等信息,以便安排相應(yīng)接待。
2. 同客戶商討參觀訪問(wèn)行程表, 同工廠(公司接待部門(mén))溝通, 一切敲定之后, 發(fā)送郵件讓客戶確認(rèn),同時(shí)讓工廠做好接待準(zhǔn)備。
3. 安排酒店: 確認(rèn)該客戶是否需公司提供酒店。需提供的,和客戶敲定酒店星級(jí)、房間類型、房間位置及包含設(shè)施等細(xì)節(jié),要對(duì)酒店實(shí)地查看后方可確認(rèn)預(yù)定。位置選在工廠附近或機(jī)場(chǎng)附近等便利之處。不需提供的,至多根據(jù)客戶要求,提供信息,協(xié)助預(yù)定。確定后通知客戶確認(rèn)。
4. 打印訪問(wèn)行程表, 準(zhǔn)備工廠資料和產(chǎn)品資料, 客戶所要求的資料等文件, 裝訂。
5. 根據(jù)客戶的國(guó)籍、宗教信仰準(zhǔn)備飲食和話題。
6. 安排接機(jī)車輛要合理、合適。(座數(shù)、重視度等)
7. 制作接機(jī)牌??蛻舻竭_(dá)當(dāng)日,安排專人負(fù)責(zé)接機(jī),必須先于客戶到機(jī)場(chǎng)。車上可聊: 對(duì)方對(duì)中國(guó)的了解程度, 他們的禁忌等等,他們此次中國(guó)行還有什么其他安排等, 刺探一些情報(bào)。
8. 接送至酒店后, 將訪問(wèn)行程和工廠資料等文件交給客戶, 敲定第二天參觀訪問(wèn)事項(xiàng), 也有客戶直接先去工廠參觀, 務(wù)必提前讓工廠準(zhǔn)備。
9. 第二天準(zhǔn)時(shí)至酒店接客戶。(不同國(guó)家的客戶對(duì)時(shí)間的觀念會(huì)有不同,我方一般提早10分鐘在酒店大堂等候)
10. 接到工廠或者辦公室之后, 根據(jù)行程表進(jìn)行參觀訪問(wèn)和會(huì)談, 安排專人記錄會(huì)議內(nèi)容。
(如果第一次接觸, 應(yīng)安排多媒體會(huì)議室, 雙方可以用投影幻燈對(duì)各自的企業(yè)進(jìn)行介紹 )
11. 訪問(wèn)結(jié)束后, 準(zhǔn)備一份小禮品送給客戶, 一般挑有中國(guó)特色的, 比如茶葉, 工藝品等。
12. 訪問(wèn)以后, 根據(jù)客戶的意見(jiàn), 適當(dāng)安排娛樂(lè)購(gòu)物等活動(dòng), 很多不發(fā)達(dá)國(guó)家的客戶往往要求去購(gòu)物, 特別是電子產(chǎn)品, 服裝等, 且對(duì)價(jià)格比較敏感。
有些客戶則希望去采購(gòu)中國(guó)特色的商品, 如絲綢, 茶葉, 瓷器等等。
另外有客戶想去酒吧等場(chǎng)所,了解附近的餐館, 酒吧, 購(gòu)物,娛樂(lè)場(chǎng)所等。
有些客戶比較隨意,可以安排一些中國(guó)特色的活動(dòng), 比如喝茶,看戲,參觀景點(diǎn)等等。
13. 送客戶, 一般送到機(jī)場(chǎng)。有些客戶不喜歡麻煩人, 送至酒店即可。在飛機(jī)起飛前,給客戶電話道別。
14. 收尾: 這個(gè)工作務(wù)必做好??蛻糇吆? 及時(shí)發(fā)郵件給客戶, 一是問(wèn)候, 二是將本次訪問(wèn)雙方達(dá)成的共識(shí), 或者會(huì)議記錄, 備忘錄發(fā)給客戶, 敦促項(xiàng)目的執(zhí)行。