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企業(yè)秘書的接待禮儀

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企業(yè)秘書的接待禮儀

  秘書部門的接待工作指的是對不同來賓的招待和接洽。秘書熱情、禮貌的接待會使來賓有如歸的感覺,讓來賓感到組織嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和積極的精神風(fēng)貌,在無形中會建立和維持企業(yè)良好的社會形象。下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的企業(yè)秘書的接待禮儀,希望對你有幫助。

  企業(yè)秘書的接待禮儀:思想上的準(zhǔn)備

  1、誠懇的心。對于預(yù)約還是未預(yù)約的、易于溝通的還是難溝通的,秘書人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來賓。秘書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當(dāng)碰到難以對付的客人時,我們要心平氣和,不要急躁,要善于控制自己的情緒。同時,我們要穩(wěn)定對方的情緒,不要和其發(fā)生正面沖突,并盡盡自己所能及尋求相關(guān)人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠,只有帶著真誠的情感去談話,才能獲得事半功倍的效果。

  2、合作精神。接待工作是整個單位的事情,秘書人員不能抱著“事不關(guān)己”的態(tài)度,應(yīng)該要有主動協(xié)助的精神。當(dāng)我們比較空閑時,看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時,秘書人員應(yīng)該主動向前接待,不能坐視不管。團(tuán)結(jié)合作精神是一個企業(yè)良好工作氛圍營造的重要因素,更有利于樹立良好的企業(yè)形象。

  企業(yè)秘書的接待禮儀:業(yè)務(wù)知識及相關(guān)能力的準(zhǔn)備

  秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手,要能熟練的使用辦公軟件及相關(guān)設(shè)備,要有會議記錄等專業(yè)知識。與此同時,秘書要全面了解企業(yè)各方面的情況,比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品規(guī)格、市場營銷、各部門設(shè)置及職員情況。平時,秘書要養(yǎng)成及時收集信息、掌握重要資料的習(xí)慣。這些專業(yè)技能的具備會大大提高接待的效果。

  企業(yè)秘書的接待禮儀:物質(zhì)準(zhǔn)備

  對于秘書來說,這方面的準(zhǔn)備包括接待環(huán)境和接待物品的準(zhǔn)備。

  1、環(huán)境準(zhǔn)備首先從自然環(huán)境入手。接待室應(yīng)該舒適、美觀、整潔,秘書人員可以的會客室拜訪一些花卉和一些綠色植物,特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環(huán)境的準(zhǔn)備。根據(jù)接待目的的不同,需要從不同的方面彰顯組織的文化,可以張貼介紹組織的紙框,懸掛體現(xiàn)組織文化的口號等,這都會給來賓留下深刻的印象。

  2、接待物品的準(zhǔn)備。接待室設(shè)置要協(xié)調(diào),座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當(dāng)著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會客室是非常失禮的,會讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書人員要勤換洗相關(guān)設(shè)施,定時清掃接待室,以整潔的環(huán)境迎接每位來訪者的到來。

  企業(yè)秘書的接待禮儀:了解來賓的情況

  秘書人員必須要有較完備的資料,了解客人的基本情況。來訪者的人數(shù)、姓名與職務(wù);來訪人員的背景;來訪者的國民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點(diǎn);來訪者的私人禁忌情況等等。 五、制定接待計劃

  不論做什么事,事先要有準(zhǔn)備,“凡事預(yù)則立”。來訪者到之前,秘書人員要做好接待計劃。合理安排各項(xiàng)接待工作;提前安排有關(guān)人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。

  秘書要做好接待工作必須掌握一定的原則。

  1、熱情周到,平等待人。在接待中,秘書人員要有熱情的態(tài)度,要有細(xì)致的工作作風(fēng),細(xì)心體貼照顧來訪者。秘書人員舉止要大方得體,接待客人時,不要做與接待無關(guān)的事情。對待不同的來訪者,秘書要一視同仁,不要有親疏、遠(yuǎn)近之別。要時刻考慮客人感受,堅持原則,靈活變動。

  2、講究禮貌。當(dāng)來訪者到達(dá)時,秘書要主動向前打招呼,讓來賓感到受歡迎,用一些禮貌用語,如“辛苦了”“歡迎來我們公司”等等。秘書看見有客人來時,應(yīng)該放下手上的工作招呼客人。

  3、精簡務(wù)實(shí)。接待工作不僅要重視程序和禮儀,還要務(wù)實(shí),把解決實(shí)際問題、促進(jìn)相互之間的友好合作為接待知道思想。

  4、講究信譽(yù),遵時守約。守信是待人處事的基本原則,在接待活動中,秘書人員許下的諾言不可輕易違背。若特殊情況不能守時約,應(yīng)提前通知或事后解釋,以真誠的態(tài)度道歉。

  5、注重儀表。著裝是一種無聲的語言,在接待中,秘書人員的著裝直接影響到客人對你的第一印象,關(guān)系到個人形象和公司的形象。秘書要注意自己的面部表情,接待客人時面帶微笑。平常要注重自己的儀容,學(xué)會化妝,使自己的妝容得體。

  6、熱情送客。送客時,要等客人伸出手時,秘書方可相握,不能先伸手。秘書先伸手會讓客人感覺有厭客之嫌。秘書在送客時一定要誠懇、有禮貌、熱情,讓來訪者感到溫暖,也會給客人留下美好的印象。

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