關(guān)于秘書電話禮儀
關(guān)于秘書電話禮儀
秘書的電話禮儀中表示,電話作為現(xiàn)代通訊聯(lián)絡(luò)的手段,在企業(yè)運作中起著十分重要的作用,當客戶第一次打電話到某公司時,秘書明朗的聲音。清晰的吐字、禮貌的語言和適度的措詞會給對方留下深刻而又美好的印象,同時也會使對方對該公司產(chǎn)生深刻而美好的印象。下面是學習啦小編為大家整理的關(guān)于秘書電話禮儀,希望能夠幫到大家哦!
關(guān)于秘書電話禮儀
接聽電話第一聲應(yīng)說:您好,然后再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書,應(yīng)掌握接電話的規(guī)范:
隨時保持笑容
打電話是從語言和聲調(diào)開始的。在接電話的過程中,你的眼睛、手勢以及各種形態(tài)的動作,對方都看不到,因此這時打電話的語氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音,會使人感到柔和、舒服。所以,在接聽電話時,應(yīng)隨時保持笑容。
姿態(tài)正確,聲音清朗
在接聽電話中,雖然通話雙方互相看不到對方,但你的心理狀態(tài)、當時的心情和心境,都會非常微妙而又非常真實地反映到語調(diào)、語氣上來,所以,在接聽電話時,不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣,會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。
不要讓電話鈴響的太久
電話鈴聲響兩下時,要迅速拿起電話,這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。
如果在特殊情況下,鈴聲響幾聲后才接電話,應(yīng)向?qū)Ψ街虑?,這樣才會使對方對你產(chǎn)生良好印象,認為你很有禮貌、很有修養(yǎng),同時也會對你的單位產(chǎn)生良好的印象。
用左手我電話,右手執(zhí)筆
接聽公務(wù)電話時,一定要用左手持話筒,右手執(zhí)筆,一邊交談,一邊記錄電話內(nèi)容。
正確記錄所要傳達的事
企業(yè)電話講究效率第一,電話的記錄傳達宜求簡潔明了,最忌諱拖泥帶水,不得要領(lǐng)。在做電話記錄時,要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。
理智地回答一般性的詢問
對打錯的電話表示諒解;對個人私事的來電簡要回答;對電話騷擾不予理睬;對員工家庭急事予以緊急處理;對態(tài)度粗暴語言粗魯?shù)膩黼姡詰?yīng)保持你的禮貌和職業(yè)性語言,不和他爭辯和頂撞。
記準電話,以免打錯
如果撥錯號碼,應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼?,不可隨手掛機,然后向?qū)Ψ秸f:對不起。
選擇恰當?shù)膿艽驎r間
如無緊急情況,一般白天應(yīng)在8點以后(假日在9點以后),夜間則在22點之前,以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié),不應(yīng)在中午打電話,一般通話時間以3~5分鐘為宜,伎倆提高通話效率,減少占用時間。
撥打電話前應(yīng)做好充分的準備
通話以前,應(yīng)對談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹,有的放矢,避免詞不達意,結(jié)結(jié)巴巴的通話。
發(fā)傳真時的禮節(jié)
如發(fā)傳真,而對方使用的又是電話/傳真兩用機,也就是兩種機器使用同一個電話號碼,你可先撥通對方號碼,通知對方:您好,請打開傳真機,我有傳真件發(fā)給您,謝謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時,便可發(fā)送傳真件。
代撥電話的禮節(jié)
如果是為上司或同事代撥電話,接通電話后先確認對方身份,然后客氣地請對方稍后,告訴對方誰要和其通話,然后把電話轉(zhuǎn)給有關(guān)人員或用手捂住話筒請委托者來接電話。
在辦公室內(nèi)避免打私人電話
不可占用公司電話談個人私事,更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天
秘書手機禮儀
手機作為日益普遍的通訊工具,其使用禮儀的不完善已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一,秘書在社交場所或工作場合放肆地使用手機,嚴重影響他人,也影響到其本身的形象。關(guān)于手機禮儀,秘書們應(yīng)該注意一下幾點。
公共場合不要旁若無人的使用手機。尤其是在電梯,樓梯,路口,人行道這樣的地方,在會議中或是與人洽談時,最好把手機關(guān)掉,特殊情況下可以調(diào)成靜音或震動狀態(tài)。
在與人一起用餐的時候,也有必要把手機關(guān)掉或是調(diào)成震動狀態(tài),不要出現(xiàn)當人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。
在所有公共場合,都要在手機沒有使用時,把它放在合乎禮儀的常規(guī)位置,放手機最正規(guī)的位置是隨身攜帶的公文包里,無論如何都不要拿在手里,安全其間不要放在桌子上,公共場合使用手機,應(yīng)盡量壓低自己的音量,而絕不能大聲說話。
手機短信因其快捷又類似書面信函的優(yōu)勢,被大眾尤其是年輕人廣泛地使用,因此我們很有必要關(guān)注一下手機短信的使用禮儀,在公共場合和社交承和不時響起的手機短信聲音,和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。
秘書們應(yīng)杜絕一邊和別人交談,一邊低頭查看短信的舉止,這是對對方的極大不尊重。同時在短信的內(nèi)容選擇和編輯上,應(yīng)該和同行文明一樣重視。
秘書的電話禮儀,從秘書接聽電話,撥打電話,使用手機通話等禮儀方面進行詳細的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合,都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。
秘書手機使用注意事項
第一,要安全使用。
和平與發(fā)展是當今時代的主題,但不安全因素仍然大量存在,所以一個有經(jīng)驗的秘書人員是不會用移動電話來傳送重要信息的。尤其在國際交往中,有些非法組織和個人使用竊密的工具,竊取移動電話中的信息資料。所以,從保密的要求來講,移動電話是不適合傳遞重要信息的。秘書人員還要注意遵守安全規(guī)范,比如開車的時候不打手機,乘坐飛機時手機要關(guān)機,在加油站附近和病房之內(nèi)不使用手機等。
第二,要文明使用。
這一要求是指秘書人員在使用手機時要有尊重人、愛護人、關(guān)心人、體諒人的意識。在公眾場合,秘書人員要養(yǎng)成手機改成振動或者靜音、甚至關(guān)機的習慣。不要讓手機在大庭廣眾中頻頻響起,更不要在人多之處接聽電話。另外,手機有一些特殊的附帶功能,比如發(fā)短信、拍照等。在使用這些功能時就要注意,給別人拍照要先征得對方同意。發(fā)手機短信應(yīng)該發(fā)有效、有益的信息,不可動輒給他人發(fā)黃色段子,開庸俗玩笑。
第三,要規(guī)范使用。
首先,使用手機通話,跟使用座機是一樣的,禮貌用語要有,電話該誰掛就是誰掛,該道別就要道別。這些要按照一般座機的使用規(guī)則去遵守。其次,手機也同樣不宜相互借用,手機里儲存的電話號碼、短信以及通話記錄等,從某種意義上講都是個人隱私。最后手機還要注意攜帶的位置。秘書的手機不可別掛在腰帶上,因為這樣會導致西裝七扭八歪,上衣鼓鼓囊囊,有損秘書人員的形象。同時,秘書人員的手機也不可掛在脖子上,因為這樣既不符合身份,也影響身體健康。
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