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前臺接待禮儀常識

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前臺接待禮儀常識

  辦公室前臺接待禮儀常識辦公室工作崗位中,前臺接待相當于公司的一個臉面,怎樣才能做好基本工 作,為公司塑造良好的企業(yè)形象呢?不管是應聘前臺接待職位,還是在工作中,對于前臺接待禮儀常識,你需要了解下面這些內(nèi)容。

  前臺接待禮儀常識:接電話禮儀

  辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢,并終保持輕松、愉悅的聲調(diào),不得 在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說請問、對不起、 請稍等之類的謙詞。 在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說您好,xxx(辦 公室名稱,如果辦公室名稱較長,應用簡稱),忌以喂開頭。如果因故遲接,要向 來電者說對不起,讓您久等了。對知道分機號碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話,可 以禮貌地說請稍等,并馬上轉(zhuǎn)接過去。 如果要求轉(zhuǎn)接領導電話、對方又知道領導姓名,不知道分機號的話,就要禮 貌地詢問,對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應該 用禮貌的借口擋駕,或者轉(zhuǎn)到相關部門處理。 鑒于前臺每天要接很多電話,為防止嗓子出現(xiàn)意外,要隨時準備水,以滋潤 嗓子,隨時保持良好的聲音效果。

  前臺接待禮儀常識: 著裝儀容規(guī)范

  不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔,自己也會感覺良 好、自信十足。注意,在穿著上不要百無禁忌,過于招搖。新進單位的人要根據(jù) 自己工作性質(zhì)、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時尚;過于休閑的服裝,相 對保守正規(guī)一些的服裝會給人留下好感。此外,要是你整天標新立異,想辦法從 外觀上引起上司或者同事們的視線的話,上司或者同事們反而會認為你不把心思 放在工作上,工作肯定不會太認真。

  前臺接待禮儀常識:來訪者接待

  前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時,應立即起身,面朝向來訪 者點頭、微笑致意:您好,請問您找一位?、有預約嗎。知道找誰,并確認是預約 之后,請來訪者稍等,立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙,可以請其稍等,用規(guī)范的儀態(tài)引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間,訪客要找的人還在忙,要 關照一下來訪者并說向其說明,不要扔在那里不管。 如果來訪者要找的沒有出來接,讓其自己過去,前臺接待應該用規(guī)范的手勢 指引如何去,或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的, 也要先敲門,獲得許可后再請來訪者進入,為來訪者倒好茶后,前臺就要返回崗 位。當然,如果前臺只有一位的話,直接指引來訪者就行了。 如果來訪者知道找誰,但沒有預約,辦公室前臺要打電話問問,告訴相關同 事或領導助理/秘書,xxx 單位的xxx 來訪,不知道是不是方便接待。出于對來訪 者的禮貌和方便拒絕時的得體處理,即使是要找的同事或者領導親自接,都可以 當作是其他人接的電話,再詢問。

  這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應接 待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了余地。 最后提醒,辦公室前臺接待人員,一定要注意自己的行為是否符合職場禮儀, 者不僅是對他人的敬意和尊重,同時也是展現(xiàn)你個人修養(yǎng),幫助你成功的一件法 寶,讓你更快的融入到工作中去。

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