打電話和接電話禮儀的注意事項
打電話和接電話禮儀的注意事項
在打電話時,必須把握住通話的時間、內(nèi)容和分寸,使得通話時間適宜、內(nèi)容精煉、表現(xiàn)有禮。下面我們來一起學習聯(lián)通禮儀中打電話和接電話禮儀的注意事項吧!
電話禮儀注意事項:打電話注意事項
打電話是通聯(lián)禮儀的一個主要內(nèi)容。撥打電話的人是發(fā)話人,是主動的一方,而接聽電話的一方是受話人,是被動的一方。因而在整個通話過程中,撥打電話的人起著支配作用,一定要積極塑造自己的完美的電話形象。在打電話時,必須把握住通話的時間、內(nèi)容和分寸,使得通話時間適宜、內(nèi)容精煉、表現(xiàn)有禮。
1時間適宜把握好通話時機和通話長度,即能使通話更富有成效,顯示通話人的干練,同時也顯示了對通話對象的尊重。反之,如果莽撞地在受話人不便的時間通話,就會造成尷尬的局面,非常不利于雙方關系的發(fā)展。如果把握不好通話時間,談話過于冗長,也會引起對方的負面情緒。
2內(nèi)容精煉打電話時忌諱通話內(nèi)容不著要領、語言啰嗦、思維混亂,這樣很容易引起受話人的反感。通話內(nèi)容精煉簡潔是通話人的基本要求。
(1) 預先準備 在撥打電話之前,對自己想要說的事情做到心中有數(shù),盡量梳理出清晰的順序。做好這樣的準備后,在通話時就不會出現(xiàn)顛三倒四、現(xiàn)說現(xiàn)想、丟三落四的現(xiàn)象了同時也會給受話人留下高素質(zhì)的好印象。
(2)簡潔明了 電話接通后,發(fā)話人對受話人的講話要務實,在簡單的問候之后,開宗明義,直奔主題,不要講空話、廢話,不要啰嗦、重復,更不要偏離話題,節(jié)外生枝或者沒話找話。在通話時,最忌諱發(fā)話人東拉西扯、思路不清,或者一廂情愿地認為受話人有時間陪自己聊天,共煲“電話粥”。
3表現(xiàn)有禮撥打電話的人在通話的過程中,始終要注意待人以禮,舉止和語言都要得體大度,尊重通話的對象,并照顧到通話環(huán)境中其他人的感受。
電話禮儀注意事項:接電話注意事項
接聽電話的人雖然處于被動的位置,但是,也不能在禮儀規(guī)范上有所松懈。撥打電話過來的人可能是你的上級,可能是合作方,也可能是對你很有幫助的友人,因此,受話人在接聽電話時,要注意有禮和得體,不能隨隨便便。當本人接聽打給自己的電話時,應注意及時接聽并謙和應對,無論對方地位尊卑,都要待人以禮。
1及時接聽電話鈴聲響起,要立即停下自己手頭的事,盡快接聽。不要等鈴聲響過很久之后,才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個人是否能及時接聽電話,也可從一個側(cè)面反映出他的待人接物的誠懇程度。 一般來說,在電話鈴聲響過三遍左右,拿起話筒比較合適。“鈴聲不過三聲”是一個原則,也是一種體諒撥打電話的人的態(tài)度,而且鈴聲響起很久不接電話,撥打電話的人也許會以為沒有人接而掛斷電話。如果接電話不及時,要道歉,向?qū)Ψ秸f“抱歉,讓您久等了”。
2謙和應對在接電話時,首先要問候,然后自報家門,向?qū)Ψ秸f明自己是誰。向發(fā)話人問好,也有向發(fā)話人表示打來的電話有人接聽的意思。自報家門是為了確認自己是否是發(fā)話人真正要通話的對象。 在私人住所接聽電話時,為了安全起見,可以不必自報家門,或者只向?qū)Ψ酱_認一下電話號碼來確定是否對方找對了人。即使對方錯撥了電話,也不要勃然大怒,口出穢語,而要耐心解釋。 在接聽電話時,要聚精會神,認真領會對方的話,而不要心不在焉,甚至把話筒擱在一旁,任憑通話人“自言自語”而不顧。
3分清主次
其一,電話鈴聲一旦響起,接電話就成為最緊急的事情,其他事情都可以先放一邊。接聽電話時,不要再與旁人交談或者看文件、吃東西、看電視、聽廣播等。即使是電話鈴聲響起的時候你忙著別的事,在接聽電話時也不要向打電話來的人說電話來得不是時候。
其二,有時候確實有無法分身的情況,比如自己正在會晤重要的客人或者在會議中間,不宜與來電話的人深談,此時可以向來電話的人簡單說明原因,表示歉意,并主動約一個具體的雙方都方便的時間,由自己主動打電話過去。一般來說,在這種情況下,不應讓對方再打過來一次,而應由自己主動打過去,尤其是在對方打長途電話的情形中。約好了下次通話的時間,就要遵守約定,按時打過去,并向?qū)Ψ皆俅伪硎厩敢狻?/p>
其三,如果在接聽電話的時候,適逢另一個電話打了進來,切忌不要中斷通話,而要向來電話的人說明原因,要他不要掛斷電話,稍等片刻。去接另一個電話的時候,接通之后也要請對方稍候片刻或者請他過一會兒再打進來,或者自己過一會兒再打過去。等對方理解之后,再繼續(xù)方才正接聽的電話。