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辦公室電話禮儀日常規(guī)范

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辦公室電話禮儀日常規(guī)范

  辦公室是一個處理公司業(yè)務(wù)的場所,辦公室的禮儀不僅是對同事的尊重和對公司文化的認(rèn)同,更是為人處事,禮貌待人最直接的表現(xiàn)。在辦公室遵守各項禮儀,是職場人士的基本要求,根本不需要被人刻意強(qiáng)調(diào)。下面來一起學(xué)習(xí)辦公室電話禮儀規(guī)范內(nèi)容吧!

  辦公室電話禮儀:如何接電話

  1、當(dāng)接到電話時,盡量回答的禮貌得體,即使對方看不到你表情,也要保持微笑;2、盡量在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽;3、在接到電話時首先要問候,如果接聽電話晚了應(yīng)該向客人道歉,問候時聲音要有精神。然后自報家門,外線報哪個公司,內(nèi)線報哪個部門;4、注意傾聽,并時不時的說些“嗯”、“是”、“對”、“好”之類的短語;5、如果是需要轉(zhuǎn)接電話應(yīng)該請客人等待并且盡快轉(zhuǎn)接,如果是代聽電話應(yīng)主動詢問客人是否需要留言或轉(zhuǎn)告。留言要準(zhǔn)確記錄,并重復(fù)確認(rèn)留言;6、如果對方說了一些問題或事情應(yīng)該及時記下來;7、掛電話時要詢問客人還有什么吩咐嗎,表示對客人的尊重,沒有事情就與客人道謝,感謝來電,說再見,等客人掛電話再掛下電話。

  1)三聲內(nèi)接起

  2)左手拿話筒 (便于右手記錄或查閱資料。)

  3)面帶微笑 (通過聽筒讓對方感受到自己的友好。)

  4)自報家門 (如果需要,還可表達(dá)愿意為對方效勞。)

  5)速度適中 (以便對方聽清楚。)

  6)做好記錄 (詳細(xì)記下“何時、何人、何地、何事、為什么、如何進(jìn)行”等內(nèi)容,并保留相關(guān)資料。)

  7)報號碼時四個號碼為一組

  電話禮儀—如何掛電話

  1)重復(fù)重點 (明確電話來訪事由,避免誤事。)

  2)暗示對方 (禮貌提示,如“您還有其他的事情嗎?”。)

  3)感謝對方 (感謝對方來電,顯示友好。)

  4)相互再見 (禮貌用語結(jié)束對話。)

  5)輕掛電話

  辦公室電話禮儀:辦公室電話的三大細(xì)節(jié)

  1)在電話機(jī)旁準(zhǔn)備筆和紙。

  2)把握說話節(jié)奏,讓對方聽得清楚。

  3)語言語調(diào)適中,措詞清楚明了,同時不要影響他人。

  辦公室電話禮儀:注意事項

  1、不要邊吃東西邊打電話,應(yīng)該停止一切不必要的動作;2、講話的聲音不要過大,聲調(diào)不要太高;3、沒聽清對方的問題就作出答復(fù)或是匆匆結(jié)束通話;4、不要開著揚聲器和別人通話,除非有不能回避的商務(wù)目的;5、話筒離口的距離不要過近。

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