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盤點(diǎn)辦公室內(nèi)的接待禮儀規(guī)范要點(diǎn)

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盤點(diǎn)辦公室內(nèi)的接待禮儀規(guī)范要點(diǎn)

  遵循一些禮儀規(guī)范,了解、掌握并恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用職場(chǎng)禮儀會(huì)使你在工作中左右逢源。那么在辦公室內(nèi)的接待禮儀規(guī)范是什么?下面學(xué)習(xí)啦小編為大家整理了辦公室內(nèi)的接待禮儀規(guī)范,希望大家能夠喜歡。

  在辦公室內(nèi)的接待禮儀規(guī)范要點(diǎn)

  著裝儀容規(guī)范

  不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔,自己也會(huì)感覺良好、自信十足。注意,在穿著上不要百無禁忌,過于招搖。新進(jìn)單位的人要根據(jù)自己工作性質(zhì)、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時(shí)尚;過于休閑的服裝,相對(duì)保守正規(guī)一些的服裝會(huì)給人留下好感。此外,要是你整天標(biāo)新立異,想辦法從外觀上引起上司或者同事們的視線的話,上司或者同事們反而會(huì)認(rèn)為你不把心思放在工作上,工作肯定不會(huì)太認(rèn)真。

  來訪者接待

  前臺(tái)在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時(shí),應(yīng)立即起身,面朝向來訪者點(diǎn)頭、微笑致意:您好,請(qǐng)問您找一位?、有預(yù)約嗎。知道找誰,并確認(rèn)是預(yù)約之后,請(qǐng)來訪者稍等,立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙,可以請(qǐng)其稍等,用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來訪者入座倒水。如果等了很長(zhǎng)時(shí)間,訪客要找的人還在忙,要關(guān)照一下來訪者并說向其說明,不要扔在那里不管。

  如果來訪者要找的沒有出來接,讓其自己過去,前臺(tái)接待應(yīng)該用規(guī)范的手勢(shì)指引如何去,或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的,也要先敲門,獲得許可后再請(qǐng)來訪者進(jìn)入,為來訪者倒好茶后,前臺(tái)就要返回崗位。當(dāng)然,如果前臺(tái)只有一位的話,直接指引來訪者就行了。

  如果來訪者知道找誰,但沒有預(yù)約,辦公室前臺(tái)要打電話問問,告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書,單位的來訪,不知道是不是方便接待。出于對(duì)來訪者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理,即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接,都可以當(dāng)作是其他人接的電話,再詢問。這樣在來訪者聽來,即使電話那頭沒有答應(yīng)接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了余地。

  接電話禮儀

  辦公室前臺(tái)接起電話的聲音要不急不慢,并終保持輕松、愉悅的聲調(diào),不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中,要勤說請(qǐng)問、對(duì)不起、請(qǐng)稍等之類的謙詞。

  在電話鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起電話。接起電話首先要說您好,(辦公室名稱,如果辦公室名稱較長(zhǎng),應(yīng)用簡(jiǎn)稱),忌以喂開頭。如果因故遲接,要向來電者說對(duì)不起,讓您久等了。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話,可以禮貌地說請(qǐng)稍等,并馬上轉(zhuǎn)接過去。

  如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對(duì)方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名,不知道分機(jī)號(hào)的話,就要禮貌地詢問,對(duì)方是誰、哪個(gè)單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應(yīng)該用禮貌的借口擋駕,或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。

  鑒于前臺(tái)每天要接很多電話,為防止嗓子出現(xiàn)意外,要隨時(shí)準(zhǔn)備水,以滋潤(rùn)嗓子,隨時(shí)保持良好的聲音效果。

  辦公室內(nèi)接待禮儀

  (一)迎賓禮節(jié)。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作,除了熱情和真誠(chéng),禮儀常識(shí)必不可少。迎來送往,是日常接待工作的主要方面。

  1.辦公室日常迎賓。秘書在辦公室接待來訪的客人,既有預(yù)先約定的,也有臨時(shí)無約的不速之客。不管是有約的還是無約的,秘書都應(yīng)熱情地以禮相待。

  當(dāng)來賓若是熟悉且依約前來的,秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會(huì)談地點(diǎn)。對(duì)首次到訪的來賓,不管有約無約,秘書都應(yīng)誠(chéng)懇地進(jìn)行自我介紹,然后或確認(rèn)或恭敬而禮貌地詢問來賓身份,并與其握手致意,必要時(shí)可與來賓禮貌地交換名片。對(duì)有約的、重要的,或是遠(yuǎn)道而來的來賓,為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好,主人(多數(shù)是秘書)應(yīng)提前到達(dá)預(yù)先約定的地點(diǎn)或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當(dāng)來賓乘坐的車輛駛近時(shí),應(yīng)面帶微笑,揮手招呼致意,以示我們?cè)诖艘呀?jīng)恭候多時(shí)了,歡迎您的光臨之意。

  2.辦公室之外迎賓。有時(shí),秘書必須陪同或代表領(lǐng)導(dǎo)到機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站等交通場(chǎng)所迎接來賓,或在接待活動(dòng)地迎接來賓,這相對(duì)于辦公室日常迎接來說,程序更為復(fù)雜些,禮儀禮節(jié)要求也更為講究。迎賓時(shí),主人應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)。來賓到達(dá)后,主人應(yīng)上前熱情地招呼、問候,然后或自我介紹,或互相介紹,或交換名片。如果與來賓是初次見面,秘書可事先準(zhǔn)備好寫有如歡迎XX公司XX先生一行之類醒目文字的接站牌。

  對(duì)重要的來賓,可在交通場(chǎng)所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時(shí),要安排迎賓線,即在迎賓時(shí),為了表示隆重,同時(shí)也便于主客雙方相互致意,主方人員列隊(duì)迎接來賓。迎賓線可安排在門內(nèi),也可安排在門外,但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務(wù)的高低排列,排列方式可是一字式或雁字式。

  歡迎重要來賓時(shí),有時(shí)還要安排送花。送花時(shí),一般宜選擇代表友誼、喜悅、歡迎花語的花卉,如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓,送花時(shí),一定要尊重來賓所在國(guó)對(duì)花的禁忌風(fēng)俗。一般來說,以紅色花系或紫色花系為佳,忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國(guó)的國(guó)花一般都會(huì)受歡迎。在數(shù)目上,西方人送花一般是單數(shù),但不能送13朵。

  (二)送賓禮節(jié)。俗話說:出迎三步,身送七步。這是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時(shí),秘書應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,將客人送至辦公室(或接待室)門口,或送至電梯口,或送至單位的大門口等,與客人握手道別,必要時(shí)還要為客人打開車門。送別時(shí)一定要注意的是,不管送到哪里,都要面帶微笑,揮手目送客人遠(yuǎn)去。握手道別時(shí),主人一般不宜先伸手,以免給人造成逐客的誤會(huì)。

  重要的訪問應(yīng)當(dāng)舉行一定的歡送儀式,歡送儀式可在交通場(chǎng)所或特定的地方舉行。必要時(shí),要安排送賓線,即在送賓時(shí),為了表示隆重,同時(shí)也便于主客雙方相互話別,主方人員列隊(duì)送別來賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類似。同時(shí),有時(shí)還可安排送花。送別時(shí),可用芍藥花、胭脂花等,也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別,同迎接時(shí)送花一樣,也要注意有關(guān)的禁忌。

  辦公室職場(chǎng)接待禮儀

  1.接待禮儀規(guī)范

  如是上級(jí)視察或外單位人員參觀,工作人員應(yīng)當(dāng)起立迎接,面帶微笑。并行注目禮;如上級(jí)需要了解情況,要如實(shí)回答,語言簡(jiǎn)潔,聲音清晰,講普通話;領(lǐng)導(dǎo)告辭時(shí),應(yīng)起身相送。

  如果是來訪者,應(yīng)站起來握手相迎;并表示問候和敬意。如果來訪者所辦事情簡(jiǎn)單,需要站著交談,則雙方都應(yīng)該站著,知道談完為止,切不可來訪者站著,自己坐著;如果來訪者需要較長(zhǎng)時(shí)間,應(yīng)該請(qǐng)來訪者坐下談話,并上茶。

  倒茶應(yīng)該倒杯子的78成,不可倒?jié)M。在正式場(chǎng)合,應(yīng)當(dāng)避免使用一次性杯子,如使用一次性杯子,應(yīng)當(dāng)使用杯托,方便客人喝茶。

  要認(rèn)真傾聽來訪者的敘述,對(duì)來訪者的意見和觀點(diǎn)不要輕易表態(tài),對(duì)一時(shí)不能回答的,要約定時(shí)間再聯(lián)系。

  正在接待時(shí),有電話或者新的來訪者,應(yīng)盡量讓其他人接聽電話或者接待,避免中斷正在進(jìn)行的接待。

  如果要結(jié)束接待,可以婉言提出借口,如對(duì)不起,我要參加一個(gè)會(huì),今天先談到這里好嗎?等,也可以用起身等身體語言告訴對(duì)方結(jié)束談話。

  2.行走禮儀規(guī)范

  在行走過程中,多人一同單行行走時(shí),通常以前排為上,領(lǐng)導(dǎo)、長(zhǎng)輩、貴賓在前,自己應(yīng)當(dāng)自覺隨后。唯有需要引導(dǎo)帶路時(shí),方可走在前排。

  兩人并排行走時(shí),一般以內(nèi)側(cè)為上,即靠道路內(nèi)側(cè)、靠墻內(nèi)側(cè)的位置較為尊貴。

  三人行走或三人以上行走時(shí),則往往中間為上。

  出入房門時(shí),引導(dǎo)者須主動(dòng)替來賓開門或者關(guān)門,待癩病首先通過。隨之再輕掩房門,趕上來賓。

  3.乘電梯禮儀規(guī)范

  出入無人控制電梯,引導(dǎo)者須先入后出,以操控電梯。出入有人控制的電梯時(shí),引導(dǎo)者則后入先出。

  電梯中愈靠近內(nèi)側(cè),是愈尊貴的位置。

  乘電梯時(shí),臉要朝門的方向。斜倚在壁上或瞪著眼睛望著別人都是不禮貌的表現(xiàn)。進(jìn)入電梯后,絕對(duì)不能吸煙;盡量避免說話,如果不能避免,則一定要小聲,而且要簡(jiǎn)短。


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