會計電算論文(2)
會計電算論文
會計電算論文篇2
淺析會計電算化條件下的內(nèi)部控制
摘要：
會計電算化使會計工作的質(zhì)量和效率提高的同時，也對原有的企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，許多新問題急需得到解決，因此需要建立一套適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)控制度，而且企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取必要的應(yīng)對措施，不斷完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，以更好地發(fā)揮會計電算化在管理中的作用。
關(guān)鍵詞：會計電算化;企業(yè)內(nèi)部控制;管理
企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和財務(wù)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面會計電算化的實施，也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多新的問題和挑戰(zhàn)。如何充分發(fā)揮會計電算化的便捷高效，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。
一、會計電算化對內(nèi)部控制的影響
1、控制對象的變化。
企業(yè)在手工會計業(yè)務(wù)處理程序的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，設(shè)立了相應(yīng)的稽核和審查制度，如必須賬賬相符、賬證相符、賬表相符、賬實相符，以及必須由各級主管審查、簽字、蓋章等制度和措施，主要反映為人對人的控制。會計信息化后，由于會計賬務(wù)的處理都是通過會計軟件來實現(xiàn)的，因此，會計信息化條件下的控制應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)閷τ嬎銠C內(nèi)部和人的控制相結(jié)合的方式。
2、安全性的變化。
手工會計環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都記錄在紙張上，由手工錄入各種證、賬、表。這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改，則很容易辨別痕跡，并且每個工作環(huán)節(jié)都必須經(jīng)過層層復(fù)核、道道把關(guān)。而在會計電算化下，會計人員只需錄入原始的信息數(shù)據(jù)，其他程序則由計算機來完成。這種情況下會計信息的安全性大為降低，人們修改或刪除數(shù)據(jù)變得更容易，并且可以做到不留痕跡。
3、會計環(huán)境的復(fù)雜化。
為了保證會計電算化環(huán)境下會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確性和可靠性，達到企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)，企業(yè)會計內(nèi)部的控制范圍也相應(yīng)地擴大了。如：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、計算機病毒防治、計算機操作管理、硬件和軟件的維護與管理、系統(tǒng)管理人員與維護人員的崗位責(zé)任制度，以及相互的牽制制度等，都成為信息化條件下內(nèi)部控制所必須面對的問題。
二、會計電算化下內(nèi)部控制存在的問題
1、會計電算化系統(tǒng)運行的復(fù)雜性問題。
會計電算化系統(tǒng)運行的復(fù)雜性，使內(nèi)部控制的范圍擴大，難度加大。由于電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式與手工系統(tǒng)相比有所不同，以及電算化系統(tǒng)建立與運行的復(fù)雜性，要求內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴大，其中包括一些手工系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容。如，對于系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等都加大了內(nèi)部會計控制的難度。
2、數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)問題。
數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)問題是電算化條件下會計業(yè)務(wù)處理程序中最關(guān)鍵的內(nèi)部控制問題。在電算化系統(tǒng)中，所有數(shù)據(jù)都源于憑證庫，當(dāng)憑證輸入后，系統(tǒng)將自動進行多項業(yè)務(wù)處理。一旦輸入操作不當(dāng)，將會引發(fā)日記賬、明細(xì)賬、總賬、會計報表中的一系列的錯誤。
3、安全性與保密性問題。
電算化條件下的安全性與保密性有賴于建立健全有效的內(nèi)部控制制度。會計電算化是充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，將會計處理和財務(wù)管理有效地結(jié)合起來的管理模式，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會計領(lǐng)域的應(yīng)用與發(fā)展，使會計電算化進一步跨越到會計信息化階段，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大大提高了會計工作的效率，但同時由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、數(shù)據(jù)儲存介質(zhì)的脆弱性等特點，給會計信息系統(tǒng)的安全帶來了隱患，病毒、黑客、軟件自身的缺陷都會使用戶的信息安全受到威脅。
4、會計工作質(zhì)量問題。電算化條件下會計工作質(zhì)量有賴于計算機軟、硬件系統(tǒng)自身的可靠性及會計人員本身的操作水平。手工會計信息系統(tǒng)易于保持經(jīng)濟業(yè)務(wù)的連續(xù)性，而在電算化會計信息系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓;為了減少操作失誤，提高輸出會計信息質(zhì)量，電算化會計信息系統(tǒng)必須具備嚴(yán)密的內(nèi)部控制功能和手段。
三、加強電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度建設(shè)的建議
1、建立全面、規(guī)范的會計基礎(chǔ)管理制度。
管理制度是保證實現(xiàn)會計電算化安全、準(zhǔn)確、可靠的先決條件。管理制度一般包括：一是各種人員的崗位責(zé)任制。確定各種人員的職責(zé)范圍及其考核辦法;二是安全保密制度。制定口令密碼的使用和管理辦法，機房、保衛(wèi)、數(shù)據(jù)資料安全等方面應(yīng)遵循的制度;三是機器操作管理制度。規(guī)定應(yīng)遵守的機器操作過程和注意的制度;四是數(shù)據(jù)管理制度。規(guī)定輸入、輸出、存儲、查詢、使用數(shù)據(jù)應(yīng)遵守的制度;五是會計檔案管理制度。規(guī)定會計檔案的范圍、保管辦法及領(lǐng)用手續(xù);六是系統(tǒng)維護管理制度。規(guī)定系統(tǒng)維護的申請、審批和應(yīng)完成的任務(wù)。
2、加強對操作程序的控制。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定上機守則與操作規(guī)程。上機守則主要是對電腦機房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則提出了計算機業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括：(1)無關(guān)人員不能隨便進入機房操作;
(2)各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整、真實的原始憑證;(3)數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問，應(yīng)及時核對，不能擅自修改;
(4)機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù);(5)不準(zhǔn)把外來的軟盤帶進機房;
(6)發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以改正;(7)開機后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)楊;(8)要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份。
3、嚴(yán)格對機構(gòu)和人員的管理與控制。
必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工，加強組織控制。職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。會計核算軟件正式投入使用后，原有會計機構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整，對各類人員制定崗位責(zé)任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。
4、加強系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)安全控制，嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理。
加強系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、保護程序和數(shù)據(jù)的安全，減少因外界因素導(dǎo)致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：(1)訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務(wù)專用電腦;(2)設(shè)置操作權(quán)限限制;
(3)操作人員身份的密碼控制，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志;(4)數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預(yù)防性檢查，系統(tǒng)被破壞時，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應(yīng)、強制備份、快速重構(gòu)和快速恢復(fù)的功能;(5)機房的工作環(huán)境保護。網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，軟盤專用及防病毒感染。數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過上述技術(shù)可基本確保財務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。
5、加強內(nèi)部審計。
內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。對會計資料定期進行審計，審查電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等;審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整;監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。
6、防范會計電算化內(nèi)部人員舞弊風(fēng)險。
會計電算化內(nèi)部人員舞弊風(fēng)險的防范主要依靠企業(yè)的內(nèi)部控制：首先，組織機構(gòu)的設(shè)置。為適應(yīng)計算機會計系統(tǒng)的要求，原有的組織機構(gòu)調(diào)整必須適合企業(yè)的實際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)。并且，應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機構(gòu)的設(shè)置進行成本效益分析。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組等組室，也可以按會計崗位和工作職責(zé)劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位;其次，會計人員職責(zé)的劃分。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度。
同時，還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度;最后，加強上機管理。企業(yè)應(yīng)對計算機的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應(yīng)該做的事情，使計算機盡可能是專用的。一般來講，企業(yè)對用于會計系統(tǒng)的計算機的上機管理措施應(yīng)包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操作手冊、上機時間安排等。
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