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淺談加強科技檔案管理
摘要：作為一個工程單位，建立健全和完善檔案管理制度，對企業(yè)進行科學管理有著重要的意義。本文針對工程建設項目全部資料項目建議書、可行性報告、設計、招投標、征地拆遷、施工、竣工驗收等文件，如何整理成冊歸檔，實施有效的管理，形成了立體式建檔模式，為科技檔案的綜合開發(fā)利用建立科學、方便、快捷的途徑，提出自己的見解。
關鍵詞：檔案管理;工程建設;途徑。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
引言
隨著現(xiàn)代社會的進步與經(jīng)濟的飛速發(fā)展，創(chuàng)新已經(jīng)是時代的必然要求。知識經(jīng)濟時代的到來，要求社會科技創(chuàng)新、體制創(chuàng)新。知識經(jīng)濟社會必然是以知識為基礎，以高科技為支柱，以創(chuàng)造性的智力為依托，依靠知識和信息進行經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案工作人員應創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現(xiàn)觀念、機智和管理的創(chuàng)新。
1、 提高認識，加強領導是科技檔案管理的保證
檔案是一項涉及面廣，內(nèi)涵豐富，外延廣泛，綜合性較強的工作。首先應該提高認識，加強領導，從建立健全檔案管理體系入手，形成完善的管理網(wǎng)絡，從而使檔案工作更好的服務于工程建設。
2、完善制度，夯實基礎是科技檔案管理的前提
在日常工作中，我們把完善檔案管理制度作為檔案工作的重點，結合《中華人民共和國檔案法》、《檔案保密制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案利用效果制度》、《檔案鑒定銷毀清冊》、《科技檔案交接制度》及《交接清單目錄》、《科技檔案歸檔接收登記單》，使檔案管理工作有章可循。
3、突出重點，抓好一般科技檔案管理的主要手段
近幾年，白山市工程建設進入全面攻堅階段，項目多，任務重，尤其在“九五、十五”計劃以來，我市新改建工程項目迅猛增加，隨之而來的是科技檔案信息數(shù)量日漸增多，這就要求我們檔案工作人員能夠廣泛、迅速、準確、精煉地提供科技檔案信息，為白山工程建設服好務。我們把科技檔案的分類、立卷、歸檔、接收做為檔案管理工作重點來抓。從而帶動了其他檔案工作的管理。科技檔案在前幾年沒有引起我們足夠重視，管理水平與科技的發(fā)展步伐有一定的差距。可是隨著近幾年工程建設的快速發(fā)展，我們逐步意識到加強科技檔案管理的必要性，這既是科學技術發(fā)展的需要，也是我們的行業(yè)管理邁向規(guī)范化的要求，為此，在抓好一般管理工作的基礎上，把管理重點放在工程建設的科技檔案上。
針對原有科技檔案管理體系不健全，管理措施薄弱情況，專門成立了由科技人員組成的科技檔案管理小組。以保證科技資料能夠準確、完整、系統(tǒng)地立卷歸檔。同時結合建設工程的特點，制定了《科技檔案分類編號辦法》和《科技檔案編號說明》。分門別類地進行了檔案的立卷歸檔。在編制檔案號上，根據(jù)房屋和市政工程的不同情況，把科技檔案按房屋建設工程和市政基礎設施工程進行分類編號。在此基礎上，又按照公共建筑、居住建筑、道路、橋梁等工程項目進行了細致的劃分。這樣，對工程建設項目全部資料項目建議書、可行性報告、設計、招投標、征地拆遷、施工、竣工驗收等文件整理成冊歸檔，形成了立體式建檔模式，為科技檔案的綜合開發(fā)利用建立了科學、方便、快捷的途徑。
4、著眼未來，提高層次是保證科技檔案發(fā)展的關鍵
在信息化近程越來越快的今天，信息技術日新月異地向前發(fā)展，科技檔案工作也不例外，我們應該改變以往的檔案管理模式，網(wǎng)絡技術在檔案工作中的應用是大勢所趨，檔案資料就是一個大的信息庫，我們應把著眼點放在檔案管理的現(xiàn)代化問題上，隨著辦公自動化的普及發(fā)展，利用網(wǎng)絡技術將檔案管理與其它管理工作有機地結合起來，改變檔案管理滯后的現(xiàn)象，在提高工作效率的同時，提高檔案服務質(zhì)量和利用率。
5、開發(fā)信息，加強服務是搞好科技檔案發(fā)展的根本動力
檔案信息資源的提供利用是檔案信息資源由靜態(tài)轉化為動態(tài)，它體現(xiàn)著檔案工作的目的和方向，開展利用檔案信息資源并服務于工程建設，為領導決策提供基礎保證。
隨著檔案帶來的不斷發(fā)展，全社會檔案意識的不斷增強，檔案利用、服務的地位日益突出，檔案利用率也不斷提高。而檔案利用率的提高對促進工程建設， 經(jīng)濟效益有很大的幫助。檔案工作是一項服務性工作，檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案工作服務性的具體體現(xiàn)。要增強開發(fā)檔案信息資源的能力，以適應工程建設的需要。在服務范圍上，要由內(nèi)向型轉變?yōu)閮?nèi)外結合型;在服務方法上，要變被動為主動，提高服務質(zhì)量;在服務方式上，要由封閉變?yōu)殚_發(fā)式;科技檔案的管理既要有責任心，還要細心，這樣才能反映出科技檔案是知道和服務于工程建設，它將成為工程建設中不可或缺的信息源和數(shù)據(jù)庫，為我們的城市建設和發(fā)展提供詳實、準確的信息
6、借用知識管理的先進信息技術,提升檔案管理的技術水平
知識管理并不是企業(yè)管理的全部,也并不是與企業(yè)其他方面的管理相對立。知識管理只是從創(chuàng)造價值的角度考察企業(yè)的所有運作,并將企業(yè)的知識管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場營銷、人力資源管理、生產(chǎn)管理等方面,從而使知識管理成為所有管理的中心和關注的重點。實施知識管理需要強大的現(xiàn)代信息技術支持,比如,知識管理體系中的通訊網(wǎng)絡、群件技術、推拉技術、多維度分析技術、數(shù)據(jù)挖掘技術等, 這些技術不一定都適合檔案部門,但檔案部門肯定能從中受益。因此,借助企業(yè)實施知識管理的機會,帶動檔案工作信息化建設的升級,是檔案工作實現(xiàn)自我發(fā)展的一條捷徑。
結束語
規(guī)劃檔案工作者應在檔案創(chuàng)新管理工作上投入更多的精力,進行更深層次的思考,采取更有效的措施。檔案創(chuàng)新管理工作是未來檔案利用的必然趨勢,通過檔案工作者的共同努力,檔案機構必定能夠改變檔案工作的現(xiàn)狀,有效發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢,為工程建設保駕護航。
參考文獻：
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[3]林勝華.張麗華.淺談我國國有企業(yè)檔案管理若干問題及控制措施[J].管理學家,2010,(2)：29-30.
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