有關(guān)建筑檔案管理論文
近些年來,隨著我國(guó)建筑行業(yè)的深入發(fā)展,我國(guó)的工程項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)模越來越大,施工工藝越來越復(fù)雜,工程建筑檔案作為建筑單位進(jìn)行施工和管理活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的各種題材和形式的文件資料。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的建筑檔案管理論文，供大家參考。
建筑檔案管理論文范文一：淺談建筑設(shè)計(jì)檔案管理
【摘 要】建筑設(shè)計(jì)檔案管理的質(zhì)量是衡量建筑施工單位質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程質(zhì)量管理程序中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，做到準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，從而保證建設(shè)工程項(xiàng)目按時(shí)按質(zhì)交工。本文分析了建設(shè)建筑設(shè)計(jì)檔案管理存在的一些主要問題，指出了檔案管理在施工文件，廠家檔案，施工文件處理上應(yīng)采取的措施。
【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目;檔案管理;措施
建筑設(shè)計(jì)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，從項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)到施工、竣工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。建筑設(shè)計(jì)的檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，僅靠檔案管理人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在建筑設(shè)計(jì)的過程中，影響工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分工作人員不重視。為了解決這個(gè)問題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保建設(shè)項(xiàng)目的收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。
1 建設(shè)建筑設(shè)計(jì)檔案管理中存在的問題
1.1 施工綜合管理文件原件不齊全
由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)，同樣造成了原始文件遺失。
1.2 工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象
隨著工程施工進(jìn)度的需要，或?yàn)榱思庇跐M足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，沒有按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果，等驗(yàn)收小組解散后，找不到當(dāng)事人簽字。
1.3 竣工圖編制不規(guī)范
有些施工單位不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進(jìn)行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過多，或使用計(jì)算機(jī)圖的復(fù)印件，或劃改不當(dāng)，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。
1.4 施工資料格式不規(guī)范
施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作被動(dòng)。
1.5 施工原始資料書寫不規(guī)范
施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形色色，有用鋼筆的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長(zhǎng)期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
1.6 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范
交工證書、隱蔽工程、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價(jià)值。
2 建筑設(shè)計(jì)檔案管理的措施
2.1 施工圖設(shè)計(jì)文件的管理
目前，有些建筑施工單位為了搶時(shí)間，搶進(jìn)度實(shí)施“先上車，后買票”，邊施工、邊設(shè)計(jì)、邊辦手續(xù)，造成返工、停工，嚴(yán)重影響了工程質(zhì)量，給工程檔案收集、管理帶來諸多弊端。
2.1.1 要健全城建工程施工圖預(yù)報(bào)審查制度
各施工單位在工程施工前辦理《報(bào)送工程竣工檔案責(zé)任書》的同時(shí)，將工程施工圖報(bào)送城建檔案管理部門，經(jīng)城建檔案管理人員審查，確定符合要求，再行通知施工。這樣就可以避免無工程施工圖先施工，或邊設(shè)計(jì)邊施工。同時(shí)，城建檔案管理人員也熟悉和掌握了工程施工的要求、進(jìn)度，從而增強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的可行性和目的性，也為工程竣工后檔案收集工作奠定了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
2.1.2 要加強(qiáng)施工單位檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，依法管理工程檔案意識(shí)
檔案管理人員要掌握《檔案法》和《工程檔案管理辦法》等法律、規(guī)章，嚴(yán)格依法管理，堅(jiān)決禁止無施工圖先施工、邊設(shè)計(jì)邊施工的現(xiàn)象，要及時(shí)做好工程圖紙、資料收集。及時(shí)把工程施工檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間送到施工人員手中，并經(jīng)常深入施工第一線，了解施工進(jìn)度，了解施工工程圖的實(shí)施情況，確保施工檔案材料齊全完整。
2.2 廠家檔案管理
廠家檔案資料由廠家提供，經(jīng)采購(gòu)方驗(yàn)核后移交，有合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說明書、圖紙等多種內(nèi)容，包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國(guó)產(chǎn)和進(jìn)口之分。資料本身復(fù)雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點(diǎn)，情況復(fù)雜，給廠家資料的驗(yàn)核工作增加了不少難度。一般情況下，商務(wù)合同及其技術(shù)附件會(huì)對(duì)廠家應(yīng)提交的資料有一個(gè)要求，除了參與簽訂合同的部門，如：采購(gòu)部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門也要參與其中，在廠家提交資料時(shí)，核實(shí)其完整性。
廠家檔案資料包含了物供中心采購(gòu)部分(即甲方采購(gòu))及EPC項(xiàng)目由總包單位采購(gòu)的部分。對(duì)于甲方采購(gòu)部分，檔案部門要保證主要的資料收集齊全。做到按要求領(lǐng)取及驗(yàn)核，并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)，主動(dòng)出擊，避免隨機(jī)資料不齊，給歸檔工作增加難度。在沒有合同或協(xié)議的情況下，對(duì)照設(shè)計(jì)圖紙，了解采購(gòu)情況及應(yīng)提交的資料，爭(zhēng)取在工作中處于主動(dòng)，及時(shí)做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對(duì)照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對(duì)于EPC項(xiàng)目，要監(jiān)督廠家按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員要認(rèn)真把關(guān)，保證隨機(jī)資料歸檔齊全并且不影響歸檔時(shí)間。
2.3 施工文件的檔案管理
2.3.1 竣工資料的收集應(yīng)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)做起
設(shè)立工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員應(yīng)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督。竣工資料編制工作應(yīng)實(shí)行“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開始與竣工資料收集同步;工程施工過程與竣工資料形成同步;工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。
2.3.2 建立健全資料管理制度
項(xiàng)目管理部門在工程建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在項(xiàng)目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點(diǎn)的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強(qiáng)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。
2.3.3 加強(qiáng)過程控制是保證竣工資料真實(shí)有效的手段
建筑設(shè)計(jì)的相關(guān)單位、工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到建筑設(shè)計(jì)與資料整理同步進(jìn)行，避免設(shè)計(jì)施工與資料分離，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查。
2.4 結(jié)語
建筑設(shè)計(jì)檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真抓好此項(xiàng)工作有利于促進(jìn)工程管理工作的順利進(jìn)行，縮短交工驗(yàn)收的期限，避免工作完工后牽制建設(shè)、施工單位大量的人力、物力，順利完成建筑設(shè)計(jì)檔案的驗(yàn)收和移交工作。
參考文獻(xiàn)
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[3]張濤：《竣工資料質(zhì)量失控主要原因及解決方法》，《土木建筑學(xué)術(shù)文庫(kù)(第11卷)》，2009年。
建筑檔案管理論文范文二：淺析建筑工程檔案資料管理制度
[摘要] 建筑工程過程復(fù)雜，工序繁多，所以涉及的文件資料也是非常多。要想優(yōu)化建筑工程的施工和管理，必須對(duì)這些檔案文件資料進(jìn)行有效的整理和管理，做到整理有序，管理到位。對(duì)于檔案資料的管理必須做到有章可循，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的操作，這就需要建立相應(yīng)的管理制度。建筑工程檔案資料的管理制度不同于一般行業(yè)，有其自身的特性。本文著重探討建筑工程檔案資料的管理制度。
[關(guān)鍵詞] 建筑工程; 檔案資料; 管理制度; 研究
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 044
[中圖分類號(hào)] G275.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194(2012)19- 0071- 01
1 建筑工程檔案資料歸檔范圍分析
建筑工程的檔案資料范圍十分清晰，依據(jù)本行業(yè)的工作特性，主要包括工程和設(shè)備檔案資料。工程檔案資料是指各類報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門的各類報(bào)批文件及批復(fù)文件、對(duì)外收發(fā)的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說明文件，比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告，考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理工作文件、工程的施工記錄、工程相關(guān)的會(huì)議記錄，以及各種驗(yàn)收證件、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
建筑工程設(shè)備檔案一般是評(píng)定和鑒別工程建設(shè)所使用的機(jī)械設(shè)備技術(shù)的文件資料，是實(shí)現(xiàn)工程現(xiàn)代化的技術(shù)保障和后勤服務(wù)，它可以確保工程技術(shù)的正常應(yīng)用，使機(jī)械設(shè)備處于最好的運(yùn)行狀態(tài)。包括建筑工程需要的預(yù)購(gòu)設(shè)備儀器的申請(qǐng)表、批復(fù)表，購(gòu)買協(xié)議與合同等;建筑器材的驗(yàn)收單、出廠證明、合格證與保修卡、出廠精度檢驗(yàn)單、隨機(jī)備件圖冊(cè);安裝調(diào)試、試驗(yàn)記錄，存在問題及處理意見;設(shè)備儀器的保養(yǎng)、維修、改裝、報(bào)廢處理等檔案資料。
2 建筑工程檔案資料管理人員的職責(zé)詮釋
作為檔案管理人員，需要符合工作的需要，具備一定的條件。首先要忠于公司，忠于職守，熱愛自身的本職工作，遵紀(jì)守法，具備檔案資料管理的專業(yè)知識(shí)和技能，具有較高的職業(yè)操守和良好品行，有樂于奉獻(xiàn)的精神品質(zhì)。作為管理人員要有效做好工程建設(shè)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，為工程建設(shè)提供及時(shí)的服務(wù)，并且及時(shí)積極主動(dòng)地向上級(jí)主管部門匯報(bào)自身的工作，提出工作中的困難和需要解決的問題，自覺接受相關(guān)部門的管理和監(jiān)督。能主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)分憂，圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)。
3 建筑工程檔案資料的保密制度研究
建筑工程檔案資料涉及到重大工程建設(shè)的內(nèi)部資料，對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要的作用，是企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，所以，建筑工程的檔案資料管理必須采取保密制度。作為公司的檔案管理人員，必須有專業(yè)的工作知識(shí)、良好的職業(yè)操守，按照公司檔案資料管理的需要，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不泄露公司的機(jī)密。凡涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱時(shí)，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。針對(duì)加密的文件或者重要的文檔資料，必須嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，不允許任何人擅自拍照、復(fù)制和傳播，這些必須形成制度性的規(guī)范條例。針對(duì)無用的檔案資料，需要采取有效的措施進(jìn)行處理，但前提是保證公司機(jī)密不外泄，必須得到主管部門的允許才能如此操作，并且實(shí)行專人專職專管，在文件處理的過程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，嚴(yán)格實(shí)行責(zé)任制。
4 建筑工程檔案資料存放制度分析
在具體的檔案管理工作中，非檔案管理人員不得擅自查閱和翻看檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱，并且做好相關(guān)的登記工作。檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放，有序整理，檔案柜內(nèi)不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西， 做到完整安全，存放有序，查找方便。如發(fā)現(xiàn)無關(guān)的資料需要及時(shí)清理，如缺失有關(guān)的檔案資料需要及時(shí)還原和正確處理。做好檔案柜內(nèi)“六防”(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作，平時(shí)要勤檢查、勤打掃，保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。及時(shí)檢查，如有問題，立刻反饋，果斷處理。針對(duì)檔案資料，有關(guān)儀器設(shè)備的相關(guān)資料最好一式兩份，一份用于存檔，一份用來使用，如果僅有一份的，要將原件資料存檔，復(fù)印件隨機(jī)使用。
5 建筑工程檔案資料安全制度簡(jiǎn)介
建筑工程的檔案資料涉及很多的商業(yè)機(jī)密，必須嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度，檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。每次長(zhǎng)假前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實(shí)消除安全隱患。
6 建筑工程檔案資料查閱利用制度解析
本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間，不得超過規(guī)定的時(shí)間，如需要續(xù)借的，必須嚴(yán)格規(guī)范辦理程序和手續(xù)，做好登記。對(duì)于重要的或者破損的文件資料，在查看的過程中，不得使用原件，一律使用復(fù)印件。檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要采取有效措施，確保文件完好無損，不得任意涂畫、丟棄或者損壞，按規(guī)定的時(shí)間及時(shí)歸還。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單后方可交付。查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上畫線、打勾、作記號(hào)、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，對(duì)于造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。
7 建筑工程檔案資料的收集工作研究
檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員提交的資料應(yīng)及時(shí)登記。工程檔案資料按項(xiàng)目部收集，檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放，檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。應(yīng)妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間要求。施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。
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