代發(fā)表檔案管理方面參考論文

　　社會(huì)的發(fā)展給檔案管理工作提出了新的更高的要求,但在對檔案管理工作中普遍存在一種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于代發(fā)表檔案管理方面參考論文的范文，歡迎大家閱讀參考!

　　代發(fā)表檔案管理方面參考論文篇1

　　淺析辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展策略

　　一、高校檔案管理工作發(fā)展概述

　　由于黨和國家的重視，近些年來，高校檔案工作呈現(xiàn)出突飛猛進(jìn)的勢頭。高校檔案工作是高校管理工作的基礎(chǔ)，它對學(xué)校教育教學(xué)中心工作的輔助性和服務(wù)性逐步明顯，對高校發(fā)展的作用日益重要?；仡櫢母镩_放后的高校檔案管理工作，取得了一定的成績。

　　一是以《檔案法》為核心的檔案法規(guī)體系逐步完善。伴隨著國家教委和檔案部門的一系列如：《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《電子文件歸檔管理規(guī)范》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保憐期限規(guī)定》等規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性文件的出臺(tái)，人們的檔案意識(shí)和法制意識(shí)都得到了一定加強(qiáng)。二是加強(qiáng)了檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，各高校較以前加大了檔案經(jīng)費(fèi)的投入，增添了電腦、打印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。許多先進(jìn)學(xué)校從檔案收集、全宗管理到統(tǒng)計(jì)鑒定、著錄檢索、接待利用，均實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理。逐步適應(yīng)了檔案管理現(xiàn)代化的要求。三是檔案利用工作得到進(jìn)一步發(fā)展。高校檔案可以為學(xué)校管理、教育教學(xué)、科研、評聘職稱、考核評估等方面提供大量詳實(shí)的檔案資料發(fā)揮出重要的作用比如:利用校史檔案向?qū)W生開展愛國愛校教育以激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上的學(xué)習(xí)精神等等。四是對檔案學(xué)理論研究和學(xué)術(shù)交流的不斷重視。各地成立的檔案學(xué)會(huì)定期召開年會(huì)，學(xué)校都十分重視。

　　二、我國高校檔案管理工作存在的問題

　　近幾年高校檔案工作的發(fā)展速度、規(guī)模、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益都取得了很大的成績。但我們也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，在實(shí)際工作中，高校檔案工作還存在著不同程度的問題。

　　(一)群體檔案意識(shí)淡薄

　　由于受社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展條件的限制，高校檔案工作的重要性目前還沒有完全被高校領(lǐng)導(dǎo)和師生員工所認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了高校全員檔案意識(shí)的淡薄，存在‘說起來重視，做起來次要，忙起來忘掉’的現(xiàn)象。檔案意識(shí)不強(qiáng)，一方面是表現(xiàn)在高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，忽視了高校檔案的竹理工作。因?yàn)椋L期以來，有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校的中心環(huán)節(jié)是教學(xué)，所有工作都圍繞著教學(xué)工作展開，領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)認(rèn)為單單是教書育人。尤其是一些高職院校，一般建校時(shí)間不長，領(lǐng)導(dǎo)工作頭緒多，認(rèn)為檔案在短期內(nèi)不可能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，更是忽視檔案工作的重要性，只是在高職高專人才培養(yǎng)等評估中讓高校檔案露露臉，發(fā)揮一下作用，過后又束之高閣，不再把檔案工作列入議事日程。由于對檔案工作的不重視，導(dǎo)致了學(xué)校對這方面的資金投入的減少，很多檔案建設(shè)所需要的硬件設(shè)施跟不上高校發(fā)展的需要，管理不到位。另一方面是檔案憐理人員檔案意識(shí)薄弱，使得檔案工作松散，檔案流失嚴(yán)重，有一些有價(jià)值的檔案不知去向，永久丟失，造成無法彌補(bǔ)的損失。同時(shí)，檔案領(lǐng)導(dǎo)對高校檔案人員福利待遇上不傾斜，在職稱評聘過程中，也往往是檔案工作人員排不上隊(duì)，這都影響了檔案管理人員的積極性和卞動(dòng)性，甚至還產(chǎn)生了一定的自卑心理，造成了人員的流失和緊缺，影響了高校檔案工作的發(fā)展。

　　(二)檔案工作相對滯后，技術(shù)手段相對落后

　　高校的檔案竹理體制和管理方式相對于當(dāng)前的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展來說，還是相對滯后的。一方面，雖然許多高校己根據(jù)本校實(shí)際情況建立起相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，但還是有部分學(xué)校缺乏比較完善的檔案憐理體制，使得這些檔案管理機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)，不能真正發(fā)揮其監(jiān)督和指導(dǎo)的重要作用。另一方面對檔案管理的投資不足，缺少現(xiàn)代化管理所需要的技術(shù)設(shè)備，使得一部分高校的檔案管理方式還停留在手工作業(yè)上。檔案工作者還是不停地抄抄寫寫，沒有徹底的從原來日常繁重的組卷、調(diào)卷、抄寫卷內(nèi)目錄等手工操作中解脫出來，重復(fù)性勞動(dòng)量大，時(shí)間長，速度慢。同時(shí)，我們還發(fā)現(xiàn)有些部門即使配備了現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，由于檔案管理人員沒有形成現(xiàn)代化的份理理念，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，加之能力水平有限，也無法真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，使這些現(xiàn)代化的設(shè)施擱置不用，造成極大的資源浪費(fèi)，更談不上為高校提供快、全、準(zhǔn)、精的信息服務(wù)了。高校教育事業(yè)隨著改革深化而不斷發(fā)展，歸檔量尤其是電子文檔的數(shù)量將日益增加，若不改變這種局面，加強(qiáng)對電子檔案管理技術(shù)的研究，盡快以現(xiàn)代化的份理方式和粉理手段來提高檔案工作的效率和質(zhì)量的話，今后的檔案工作將陷入非常尷尬的處境。

　　(三)提供利用內(nèi)容和方式單一，編研工作不足

　　人們在長期傳統(tǒng)憐理體制下所形成的觀念不能很快改變，往往把檔案作為一種憐理工具而不是服務(wù)手段這種觀念使檔案工作者安于現(xiàn)狀沒有形成積極的參與和競爭意識(shí)，不注意檔案利用者需求變化分析研究，不能把握或不愿把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律，不能積極主動(dòng)的為高校和社會(huì)上提供內(nèi)容豐富、各具特色、形式多樣的服務(wù)，只是局限于坐等上門查檔。加之檢索體系的不健全，還有一部分高校仍停留在單靠案卷目錄‘一本帳’進(jìn)行檢索的狀況上，致使檢索效率低、速度慢，檔案信息得不到及時(shí)而有效的利用。在檔案編研上，還存在著工作起點(diǎn)低，缺乏組織性、計(jì)劃性，編研成果檔次低的現(xiàn)象。大多數(shù)高校的檔案編研工作還停留在淺層次的檔案信息加工上，沒有對材料進(jìn)行深層次的加工，不能適應(yīng)新形勢的需要，不能完全滿足高校教學(xué)科研發(fā)展和黨政管理決策的需要，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值。隨著社會(huì)各界對檔案信息需求量的日益增大，檔案編研工作存在問題的解決也迫在眉睫。

　　(四)合井高校檔案 工作面臨的新問題

　　高校的辦學(xué)體制等都在發(fā)生轉(zhuǎn)變，學(xué)校通過合并等方式不斷擴(kuò)大，隸屬的院、系、處、室等普遍增多，多學(xué)科，多專業(yè)綜合性的辦學(xué)格局 在各高校日益展現(xiàn)，同時(shí)帶來了高校檔案 管理工作的多層次性和網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)性。雖然，到現(xiàn)在己有300多所高校完成了合并工作，而且很多高校也正在積極探索合并后的檔案管理工作，但是，隨著新問題的出現(xiàn)，尚未形成統(tǒng)一的指標(biāo)和管理的現(xiàn)象仍有不同程度的存在。檔案數(shù)量增加了，工作量也隨之增大，可檔案工作人員的數(shù)量沒有改變。學(xué)校的專職檔案員寥寥無幾，每個(gè)部門即使配備了兼職檔案員，但也因調(diào)動(dòng)比較頻繁，往往是工作剛剛熟悉就又安排了其他工作，影響了檔案工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。而且，兼職檔案員身挑數(shù)職，即使從主觀上想把工作做好，也因?yàn)樗袚?dān)的各種任務(wù)較重，很難把精力完全用在檔案工作的憐理上。以上這些情況的存在，都從不同程度上阻礙了部分學(xué)院合并后檔案管理工作的 發(fā)展。

　　三、如何實(shí)現(xiàn)我國高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展

　　綜上所述，隨著信息時(shí)代的到來和高校 教育的深入改革，數(shù)字化、信息化與服務(wù)利用 網(wǎng)絡(luò)化，己成為高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。為了適應(yīng)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們要始終把可持續(xù)發(fā)展作為高校檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)，把搞好檔案服務(wù)作為關(guān)鍵，以提高全員檔案意識(shí)為前提，以實(shí)現(xiàn)合并高校檔案工作的實(shí)質(zhì)性融合為重點(diǎn)，以改革創(chuàng)新為動(dòng)力，以檔案隊(duì)伍建設(shè)為保障，努力實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源管理的現(xiàn)代化，為實(shí)現(xiàn)新世紀(jì)新階段高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展而努力。

　　(一)提高檔案意識(shí)是高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的前提

　　提高高校全員檔案意識(shí)，就是指提高高校領(lǐng)導(dǎo)者、檔案形成者和檔案管理者對于檔案和檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識(shí)，并由此激發(fā)起來對優(yōu)化檔案憐理的自覺參與和支持的熱情，在一個(gè)學(xué)校中形成一種合力。只有全院上下通力合作，才能真正把檔案管理工作搞好。高校全員上下要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的地位和重要作用，提高檔案意識(shí)，使全體師生員工關(guān)心檔案工作，支持檔案工作，參與檔案工作，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)今時(shí)代，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高等教育也進(jìn)入了如火如茶的改革階段，其管理體制和管理方法等都發(fā)生了巨大的變化，這為實(shí)現(xiàn)高校的跨越式發(fā)展提供了契機(jī)。作為高?；A(chǔ)工作之一的檔案工作，面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，也對高校廣大教職工的檔案意識(shí)、檔案觀念提出了更高的要求。為此，我們應(yīng)該更新觀念，強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，以新的思想來努力實(shí)現(xiàn)與高校改革的對接。

　　(二)實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性融合是合并高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的重點(diǎn)

　　近年來，隨著我國教育體制的改革和高等教育事業(yè)的發(fā)展，我國部分高校進(jìn)行了合并、重組，這是我國教育資源的一種優(yōu)化。作為高校整體事業(yè)中不可分割的高校檔案工作，也面臨著檔案整合、統(tǒng)一管理的問題。高校檔案部門要抓住機(jī)遇，加強(qiáng)合并院校的檔案管理，實(shí)現(xiàn)合并高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。高等院校合并期間，人們往往把主要精力集中在機(jī)構(gòu)合并、人員調(diào)整、干部配備、財(cái)產(chǎn)合并、學(xué)校重新定位和制定學(xué)校發(fā)展規(guī)劃等工作上，往往容易忽視檔案和檔案工作。此時(shí)，原有的檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理模式、方法都發(fā)生了變化，檔案人員變動(dòng)也很大，從不同程度上造成了教職工思想上的混亂。也就在這個(gè)過程中，出現(xiàn)了職責(zé)不明、移交不清的現(xiàn)象，影響了檔案的真實(shí)與完整，對合并后高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展帶來了很大的阻力。所以，在這個(gè)復(fù)雜的過渡時(shí)期，院校領(lǐng)導(dǎo)得高瞻遠(yuǎn)矚，嚴(yán)格制度，督促相關(guān)人員堅(jiān)守崗位、盡職盡責(zé)。既保證原有檔案不丟失，又確保合并期間產(chǎn)生的大量新的重要文件的及時(shí)收集。

　　檔案的收集工作是一項(xiàng)涉及面廣，制約因素多、.難以預(yù)見效果，也不易確定具體數(shù)量指標(biāo)的復(fù)雜工作，因此，在收集工作中必須遵循一定的原則，以保證高校在歷史活動(dòng)中形成的，對國家和 社會(huì)有保存利用價(jià)值的文件材料都能得到保存和集中、統(tǒng)一的管理。

　　(三)創(chuàng)新是高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力

　　計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展為高校檔案管理提供了新的機(jī)遇，也提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著信息時(shí)代的到來，高校檔案作為重要的社會(huì)信息資源，也必須與時(shí)俱進(jìn)，使之更好地為社會(huì)的進(jìn)步和學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，而創(chuàng)新正是高?？沙掷m(xù)發(fā)展的的動(dòng)力。檔案管理模式是高校檔案部門工作運(yùn)行的脈絡(luò)，是高校合并后檔案工作實(shí)質(zhì)性融合的首要和關(guān)鍵因素。合校是檔案管理工作者改革創(chuàng)新，超越自我，提升檔案管理層次的一個(gè)不可多得的契機(jī)，應(yīng)當(dāng)抓住院校合并的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一、規(guī)范化管理。合校前每所高校都形成了自己相對穩(wěn)定的所特有的檔案管理模式，而且這種模式在高校各自實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值的歷史進(jìn)程中都發(fā)揮過一定的作用，但是合校后，這種原有的各自的檔案管理模式畢竟還是適應(yīng)不了合并高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的需要，所以進(jìn)行檔案管理模式的整合是勢在必行的。但在實(shí)際的檔案管理工作中，這種整合是需要一個(gè)過程的，因?yàn)樵械墓芾砟Ｊ蕉际窃陂L期的檔案管理 實(shí)踐中形成的，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性和差異性，而且這種差異性不會(huì)隨著檔案管理工作的合并而自然消融。所以，要真正實(shí)現(xiàn)管理模式的整合，就要打破原有學(xué)校、原有制度、原有模式和原有習(xí)慣，建立起與合并高校管理體制、管理模式相適應(yīng)的檔案工作管理模式。

　　(四)檔案人員素質(zhì)是高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵

　　任何一項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展，都離不開人才，檔案工作也不例外。在高等教育事業(yè)迅速發(fā)展的今天，高校檔案工作的管理體制和管理方式也發(fā)生著重大變革。檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化賦予新時(shí)期的檔案工作嶄新的內(nèi)容，為高校檔案工作帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。積極開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案在高校的教學(xué)、科研、科技開發(fā)、黨政管理等各項(xiàng)工作中的作用，已成為高校檔案工作者刻不容緩的重要任務(wù)。而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)利用，體現(xiàn)檔案的潛在價(jià)值，關(guān)鍵在人才?？v觀高?，F(xiàn)有的檔案隊(duì)伍，能適應(yīng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展要求的不多。因此，建設(shè)一支高素質(zhì)、與時(shí)俱進(jìn)的復(fù)合型多層次的檔案隊(duì)伍，顯得尤為重要。

　　四、結(jié)語

　　深化高校檔案工作改革，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展，是一項(xiàng)艱苦而又長期的工作，不可能一朝一夕完成，需要全國高校檔案部門加強(qiáng)協(xié)作，互相學(xué)習(xí)，共同提高;需要各級領(lǐng)導(dǎo)的重視、幫助;還需要其他部門和教職工的支持、配合。我們應(yīng)該清楚的認(rèn)識(shí)到，高校檔案管理工作只有以良好的基礎(chǔ)工作為前提，抓住機(jī)遇，發(fā)展自己，建立有效運(yùn)轉(zhuǎn)的管理體制，深化綜合管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，提高檔案管理人員素質(zhì)，并運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，積極創(chuàng)新，提高信息處理能力，為教學(xué)、科研、管理和科技開發(fā)服務(wù)，才能形成良勝循環(huán)機(jī)制，充分發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值，高校檔案事業(yè)才會(huì)興旺發(fā)達(dá)。當(dāng)然，深化認(rèn)識(shí)、改革創(chuàng)新的步伐是艱難的，這就需要我們在實(shí)踐中要不斷 總結(jié) 經(jīng)驗(yàn)，不斷探索。

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　　代發(fā)表檔案管理方面參考論文篇2

　　淺談技術(shù)檔案管理

　　企業(yè)檔案中凝結(jié)著企業(yè)經(jīng)營管理、科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的直接和間接憑證。

　　為企業(yè)經(jīng)營決策提供現(xiàn)實(shí)和可靠的依據(jù)，是科技、生產(chǎn)活動(dòng)的直接依據(jù)和參考。但是，如果不能有效地開發(fā)并運(yùn)用檔案中積累的信息和知識(shí)，那么，檔案只具有潛在的、非現(xiàn)實(shí)的價(jià)值。因此，企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作，包括對企業(yè)文件形成、積累、整理和歸檔的監(jiān)督、協(xié)助和控制，以及對檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和開發(fā)利用等工作。

　　一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計(jì)劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計(jì)資料、試驗(yàn)和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用。這一點(diǎn)在機(jī)械動(dòng)力制造行業(yè)尤為明顯，技術(shù)檔案的利用價(jià)值是它的固有特點(diǎn)，使得它在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展體現(xiàn)出不可替代的地位。如何使技術(shù)檔案的利用價(jià)值變?yōu)槭褂脙r(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，最終要?dú)w結(jié)于技術(shù)檔案的有效管理?譾?訛?譿?訛。

　　作為一名在機(jī)械動(dòng)力行業(yè)從事技術(shù)檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談?wù)勎以谶@方面的一些心得和體會(huì)。

　　一、完善的歸檔和保管制度

　　新產(chǎn)品開發(fā)、產(chǎn)品試制、課題研究或其它科技項(xiàng)目中形成的應(yīng)歸檔文件材料，在任務(wù)完成或告一段落時(shí)(如已通過評審鑒定、驗(yàn)收)， 凡是有保存價(jià)值的，都必須由研發(fā)管理部歸檔，比如，底圖在首次曬圖時(shí)歸檔;設(shè)計(jì)、工藝變更通知隨時(shí)歸檔;科技成果轉(zhuǎn)化及高企申報(bào)材料結(jié)束后立即歸檔。歸檔的文件材料必須遵循一定的原則：首先要能準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，對重要的文件材料內(nèi)容要經(jīng)當(dāng)事人審定。

　　其次，歸檔的文件材料在形成保管單位時(shí)，要按文件材料形成的時(shí)間順序系統(tǒng)排列，做到層次分明，有機(jī)聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。然后，歸檔原稿用紙和書寫要符合要求，須用黑色或藍(lán)黑墨水書寫，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍(lán)墨水書寫。最后，電子檔案歸檔，一個(gè)產(chǎn)品經(jīng)過評審鑒定小批量生產(chǎn)后，全套圖紙電子檔導(dǎo)入PLM系統(tǒng)(或拷貝給檔案室歸檔)。

　　技術(shù)檔案的類型各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍(lán)圖、表格、文字材料、機(jī)讀材料和實(shí)物模形等，為了便于查閱，在進(jìn)庫房保管前需要將它們合理地分類。在機(jī)械動(dòng)力行業(yè)，技術(shù)檔案可以按內(nèi)容劃為產(chǎn)品、工藝工裝、科技成果轉(zhuǎn)化、高企申報(bào)等。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，同時(shí)也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務(wù)就是做到不亂、不壞、不失。

　　因此，技術(shù)檔案保管工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、庫藏各類檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專庫保管，用底圖柜平放，并且除修改、送曬外，不得外借;光盤、移動(dòng)硬盤單獨(dú)存放。技術(shù)檔案大多屬于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫房的第一大要事，為了防止火災(zāi)的發(fā)生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫房嚴(yán)禁非工作人員入內(nèi);庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無關(guān)的雜物;消防器材應(yīng)放在方便、易見處，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙或點(diǎn)明火。同時(shí)為了防蟲防盜，庫房內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，按要求施放藥物，做到無蟲、無霉、無灰;離開庫房時(shí)應(yīng)拉好窗簾、關(guān)閉電燈，進(jìn)出庫房隨手關(guān)門，嚴(yán)禁敞門離開庫房。

　　二、合理的查閱和修改制度

　　企業(yè)技術(shù)檔案要以原始記錄為依據(jù)，定期作出準(zhǔn)確可靠的統(tǒng)計(jì)，其統(tǒng)計(jì)范圍主要有：檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì);分類檔案數(shù)及庫藏量統(tǒng)計(jì)(包括卷數(shù)、底圖張數(shù)、科技資料總數(shù));歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率的統(tǒng)計(jì);檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)。檔案室要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，并且要根據(jù)需要編制檢索工具，認(rèn)真做好企業(yè)技術(shù)檔案信息開發(fā)利用工作，便于查閱和資源共享。

　　為了保障檔案的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，需要對于技術(shù)檔案進(jìn)行一些修改：對于已歸檔的圖紙、技術(shù)文件，要有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙及技術(shù)文件更改通知單、產(chǎn)品圖紙及技術(shù)文件由產(chǎn)品研發(fā)部門負(fù)責(zé)，工藝及工藝文件由工藝管理部門負(fù)責(zé)，如需借出修改，必須辦理登記手續(xù)，限期歸還;對于常年生產(chǎn)的定型產(chǎn)品圖紙和工藝技術(shù)文件，由研究院研發(fā)管理部按有關(guān)規(guī)定發(fā)放，一般每年換發(fā)一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換發(fā)新圖的同時(shí)，要收回舊圖，并辦理登記手續(xù)，設(shè)計(jì)、工藝部門必須在換發(fā)新圖前按規(guī)定手續(xù)做好底圖的整頓工作;零散曬制藍(lán)圖及技術(shù)文件或復(fù)印管理類文件材料，應(yīng)由申請部門向研究院研發(fā)管理部申請流程提交曬圖、復(fù)印申請單，操作人員收到申請單后進(jìn)行下面的工作。

　　為了促進(jìn)學(xué)習(xí)和交流，公司員工和外單位人員按照相關(guān)規(guī)定可以查閱技術(shù)檔案。對于一般檔案，除開架提供閱覽的以外，應(yīng)辦理登記借閱手續(xù)，并限在閱檔室查閱，用畢當(dāng)即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續(xù)辦理，查閱密級文件，須持所在部門介紹信并經(jīng)研究院研發(fā)管理部門同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說明目的，并通過有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署意見后方予接待。

　　三、健全的保密和銷毀制度

　　技術(shù)檔案記錄著企業(yè)的科研生產(chǎn)活動(dòng)，有些屬于企業(yè)的絕密資料，這些材料如果被競爭對手得到會(huì)對公司的利益造成極大的損失。應(yīng)該盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。其實(shí)，根據(jù)公司的政策和檔案的作用，準(zhǔn)確地判定檔案的保密級別，公司技術(shù)檔案密級分為機(jī)密、秘密、一般三類，一般類檔案可以在廠內(nèi)開架提供閱覽和借出使用。秘密以上屬保密檔案，一般不予外借和復(fù)制，須經(jīng)規(guī)定的審批手續(xù)方可查閱。

　　對于保密檔案，立卷部門在立卷時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)明密級，注意妥善保存和及時(shí)歸檔，另外，檔案室對機(jī)密檔案應(yīng)單獨(dú)保管，機(jī)密檔案柜的鑰匙平時(shí)應(yīng)予封存。最后，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫房，不得私自摘錄或復(fù)制所管的檔案，不得以檔案內(nèi)容作談話資料，閑談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認(rèn)真履行登記手續(xù)，不得違反規(guī)定擅自借出檔案;經(jīng)鑒定剔出的文件材料和超過保管期限待銷毀的檔案，都必須妥善保管直至按規(guī)定方式銷毀，不得造成散失。

　　技術(shù)檔案保管期限分永久、長期、短期三種，各類檔案分別根據(jù)國家有關(guān)部門的規(guī)定和公司的需求劃分保管期限。銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，對于經(jīng)過鑒定剔出的文件要分別造清冊再保管一年以上，不得當(dāng)時(shí)銷毀;對于已經(jīng)超過保管期限經(jīng)鑒定確定不再繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)造具清冊，提出銷毀報(bào)告經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，緩期一年執(zhí)行銷毀;銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，應(yīng)有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷毀，監(jiān)銷不得少于二人。檔案銷毀后，監(jiān)銷人須在清冊上簽字。