檔案管理論文的范文大全
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談建設(shè)工程項(xiàng)目檔案收集
建設(shè)單位是工程建設(shè)的行為主體，是第一責(zé)任主體，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)建設(shè)單位而言,如何把從工程立項(xiàng)、工程勘察設(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)、土建施工、安裝工程及工程竣工驗(yàn)收過(guò)程形成的文件材料收集齊全一直是一個(gè)難點(diǎn)。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、爭(zhēng)取支持、協(xié)調(diào)各部門共同管理
(一)加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。工程檔案工作性質(zhì)決定了檔案在一個(gè)工程項(xiàng)目中的地位。檔案工作是一個(gè)默默無(wú)聞的崗位,不像其他科室業(yè)務(wù)人員工作業(yè)績(jī)出的快、看的見(jiàn)。多數(shù)人會(huì)認(rèn)為，檔案工作沒(méi)有技術(shù)含量，而且很少會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，會(huì)處于被忽略甚至是被歧視的工作崗位，這種片面的認(rèn)識(shí)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集工作往往會(huì)產(chǎn)生諸多不利影響。
(二)加大宣傳力度，增強(qiáng)法律意識(shí)。檔案人員要積極宣傳檔案法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)范性文件、制度,提高單位全體人員的檔案意識(shí)。多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)幫助解決工作中的難題,積極參加工程業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、例會(huì)和技術(shù)交流，取得領(lǐng)導(dǎo)和大家對(duì)檔案工作的理解和支持。
(三)改變工作方式。檔案工作大多歸屬于辦公室,既是檔案員也是辦公室工作人員還要做些其他的工作，比如：打字、收發(fā)文件、接待、兼職技術(shù)員等,專職檔案工作人員少,要求我們經(jīng)常深入工程現(xiàn)場(chǎng)、到建設(shè)工程第一線，掌握第一手資料，從源頭上加強(qiáng)管理，保證檔案資料的原始性、真實(shí)性。
(四)提高檔案管理水平。檔案質(zhì)量是工程質(zhì)量的重要組成部分,建設(shè)項(xiàng)目檔案具有其獨(dú)特性，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。其一技術(shù)的綜合性、內(nèi)容的專業(yè)性及成果的成套性;其二具有廣泛性的形成領(lǐng)域、記錄形式多樣化、文件材料多、竣工圖編繪量大;其三，建設(shè)周期長(zhǎng)，管理具有動(dòng)態(tài)性，利用具有時(shí)效性等諸多顯著特點(diǎn)，檔案管理水平反映著工程建設(shè)項(xiàng)目的管理水平。因此要提高全員的檔案意識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、爭(zhēng)取支持、解決收集工作遇到的現(xiàn)實(shí)困難。檔案的收集應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則，實(shí)現(xiàn)各部門共同管理。
二、建立各項(xiàng)檔案管理制度、制定檔案管理網(wǎng)絡(luò)
(一)歸納檔案收集的范圍：1、建設(shè)工程項(xiàng)目檔案主要包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖。設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位將形成的檔案在工程竣工后向建設(shè)單位移交，建設(shè)單位將這部分檔案收集齊全后，經(jīng)過(guò)整理后向主管部門和市城建檔案館移交。2、建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)工程檔案分類大綱和有關(guān)國(guó)家規(guī)范，制定本單位的分類大綱并且依據(jù)這些規(guī)定進(jìn)一步細(xì)化。以建設(shè)工程“建設(shè)程序”、“建設(shè)階段”、“建設(shè)時(shí)間”等關(guān)鍵分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,并要詳細(xì)注明文件的份數(shù)要求、形成部門等重要信息，責(zé)任到科室到責(zé)任人。歸檔范圍、責(zé)任人做到一目了然,一清二楚,便于日后的主動(dòng)跟蹤收集。
(二)落實(shí)各參建單位及部門職責(zé)：1、建設(shè)單位是工程檔案的主要責(zé)任單位，是工程文件收集的管理者、組織者和實(shí)施者。2、在同各部門、單位簽訂合同書時(shí)要明確要求各參建項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及各項(xiàng)工作具體經(jīng)辦人負(fù)有建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理是的基本職責(zé)。3、各參建單位對(duì)工程負(fù)責(zé)，不僅僅是指對(duì)工程建設(shè)負(fù)責(zé)，還有負(fù)責(zé)建設(shè)工程的工程檔案工作，從工程立項(xiàng)開(kāi)始就應(yīng)該注意按照規(guī)定進(jìn)行收集，重視工程文件的收集工作，在各工程的項(xiàng)目部、施工現(xiàn)場(chǎng)都要委派一名專兼職檔案員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)管理資料的收集工作，并按檔案管理辦法的規(guī)定向檔案室移交。4、在建設(shè)節(jié)點(diǎn)(工程項(xiàng)目結(jié)束、告一段落或完成某一階段)，各工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組織收集、整理相關(guān)文件,并交檔案員進(jìn)行歸檔。5、一般而言，建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集可在項(xiàng)目完成時(shí)進(jìn)行，對(duì)于建設(shè)周期長(zhǎng)、建設(shè)文件數(shù)量多的項(xiàng)目，為避免一次性收集整理工作量過(guò)大等弊端，可以采取階段完成或子項(xiàng)完成時(shí)進(jìn)行收集;特殊情況下，對(duì)于某些因故中斷或暫緩建設(shè)的項(xiàng)目，由于這些資料具有很強(qiáng)的追溯性和參考加之，要特別注意及時(shí)收集那些已經(jīng)產(chǎn)生并積累的文件材料;此外對(duì)于建設(shè)工程項(xiàng)目中經(jīng)濟(jì)性、保密性強(qiáng)的文件資料為防止外泄應(yīng)建立隨時(shí)歸檔制度。
(三)歸檔文件的質(zhì)量要求
1、工程資料中的編制單位、日期、頁(yè)碼標(biāo)注準(zhǔn)確，文件題名表述清楚完整，應(yīng)包工程名稱、專業(yè)名稱、文件的內(nèi)容等必備要素。
2、需蓋章的歸檔文件，公章要清晰，且公章不能蓋在沒(méi)有正文、只有編制單位和日期的頁(yè)碼上。
3、在各類重要文件(例如合同、協(xié)議書等)簽字時(shí)，各方法人代表或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字要正規(guī)。
三、掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的方法
(一)建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時(shí),必須明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時(shí)間等，并以此作為尾款結(jié)算的主要依據(jù)。
(二)立項(xiàng)前期，檔案人員負(fù)責(zé)與項(xiàng)目前期各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行檔案收集工作培訓(xùn)，詳細(xì)說(shuō)明歸檔資料的質(zhì)量、數(shù)量要求。
(三)工程開(kāi)工后,建設(shè)單位檔案人員及時(shí)對(duì)各單位檔案專兼職人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)說(shuō)明如何收集、整理、移交，以及檔案質(zhì)量和數(shù)量要求等事宜。
(四)在施過(guò)程中，建設(shè)單位項(xiàng)目經(jīng)理、監(jiān)理單位現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員應(yīng)經(jīng)常檢查收集情況。
(五)工程竣工后，要按照歸檔文件的質(zhì)量要求，對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收工作。
建設(shè)工程檔案收集是建設(shè)項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié),只有加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作,才能將工程檔案工作收集好、整理好、保管好。
如何提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)
新時(shí)代的教育形式對(duì)高校檔案管理提出了全新的要求，檔案管理人員不僅僅是高校圖書館的管理員，其角色也隨著高校學(xué)術(shù)的發(fā)展發(fā)生了微妙的轉(zhuǎn)變，在轉(zhuǎn)變過(guò)程中，需要從思想和業(yè)務(wù)兩個(gè)方面狠抓檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。
一、檔案管理人員思想素質(zhì)的提高
(一)明確管理工作的指導(dǎo)思想
明確工作的指導(dǎo)思想，即馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、江澤民同志提出的“三個(gè)代表”重要思想。這些我黨的重要理論成果是指導(dǎo)一切工作的前提和基礎(chǔ)，作為檔案管理人員，一定要對(duì)以上思想有較為深刻的認(rèn)識(shí)和理解。也就是說(shuō)，做好檔案管理工作的前提是要有過(guò)硬的政治素質(zhì)，這樣才能在實(shí)際工作中樹(shù)立正確的思想觀念，并樹(shù)立遠(yuǎn)大的目標(biāo)。
(二)樹(shù)立科學(xué)的發(fā)展觀
只有樹(shù)立科學(xué)的發(fā)展觀，才能用科學(xué)和發(fā)展的眼光看待國(guó)內(nèi)和世界檔案學(xué)科的現(xiàn)狀與發(fā)展，才能學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的檔案管理方法和經(jīng)驗(yàn)，才能真正理解檔案學(xué)科和檔案管理的最終目的是為社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。樹(shù)立了科學(xué)的發(fā)展觀，檔案管理人員才會(huì)中根本認(rèn)識(shí)到了檔案管理的重要性，從而樹(shù)立個(gè)人的主人翁意識(shí)?？茖W(xué)發(fā)展觀的樹(shù)立，也使得檔案管理部門自身能更多地與大的教育環(huán)境接觸。特別是高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使得國(guó)內(nèi)高校走向世界成為了可能，對(duì)提升本校在學(xué)術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的影響力起到了很大的助推作用。而隨著高校影響力地不斷提升，檔案管理部門也相應(yīng)的獲得了支持，擴(kuò)大了檔案管理規(guī)模。
(三)提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)
創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家、民族、企業(yè)以及包括個(gè)人等各種社會(huì)組成不斷進(jìn)步地動(dòng)力源泉。檔案管理人員一定要不斷提高自己的創(chuàng)新意識(shí)，才能在工作中更好的應(yīng)用自己的專業(yè)知識(shí)。只有具備了創(chuàng)新意識(shí)，才能不斷地的接受先進(jìn)的檔案管理理念和管理方法。特別要提出的一點(diǎn)是，創(chuàng)新意識(shí)對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)十分重要，在檔案管理中運(yùn)用創(chuàng)新思維，還涉及到對(duì)檔案的分類，提供檢索的方式，內(nèi)部調(diào)用和外聯(lián)時(shí)的控制和保密，等等，都需要檔案管理人員在工作思路和方法上進(jìn)行有針對(duì)性的創(chuàng)新。
二、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高
(一)加強(qiáng)檔案學(xué)科知識(shí)的掌握
檔案管理不僅僅是對(duì)資料的擺放和收藏，還需要檔案管理人員具備科學(xué)、全面的檔案學(xué)知識(shí)，其中包括文獻(xiàn)、期刊、多媒體應(yīng)用、計(jì)算機(jī)操作等多方面的知識(shí)。沒(méi)有健全的知識(shí)體系做保證，工作人員是不能對(duì)龐大的資料檔案進(jìn)行高效地分類和管理。尤其是在部分檔案資料需要工作人員有相當(dāng)程度的專業(yè)知識(shí)。目前，在我國(guó)多數(shù)高校都設(shè)有專門的研究所或研究機(jī)構(gòu)，這就對(duì)檔案資料的管理提出了更高的要求。專業(yè)的研究工作，需要有專業(yè)的資料儲(chǔ)備做后勤保證。特別是，當(dāng)研究機(jī)構(gòu)課題論證產(chǎn)生研究成果后，就需要有專門的工作人員對(duì)成果進(jìn)行整理，編排進(jìn)學(xué)校檔案庫(kù)，可以說(shuō)，這項(xiàng)工作是形成高校研究成果的重要環(huán)節(jié)。只有檔案管理人員將研究成果形成文字、有聲或網(wǎng)絡(luò)檔案，才能增加高校的學(xué)術(shù)成果的傳播幾率，從而擴(kuò)大高校在學(xué)術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的影響力。
(二)提高檔案管理人員的科研水平
新形勢(shì)下，我國(guó)高校之間的競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，除生源、師資隊(duì)伍、科研能力、外在形象、院系建設(shè)的競(jìng)爭(zhēng)之外，還延伸到了檔案管理領(lǐng)域。部分高校還建立了針對(duì)某類檔案的專門研究機(jī)構(gòu)，用于進(jìn)行該類檔案的專門的學(xué)術(shù)公關(guān)。尤其是在一類文科高校中，對(duì)各斷代文獻(xiàn)資料的整理和研究正成為衡量其學(xué)術(shù)能力的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。在這種情況下，就對(duì)檔案管理人員的科研能力提出了更高的要求。以某高校古籍整理為例，初步擬定對(duì)學(xué)校內(nèi)現(xiàn)有館藏內(nèi)文史類典籍進(jìn)行整理并由檔案管理人員提出以斷代史為主的選題，在半年內(nèi)形成選題報(bào)告，根據(jù)選題情況確定人員進(jìn)行專門的典籍研究，形成由本高校編纂的研究資料。這一系列的工作，都需要檔案管理人員具備非常強(qiáng)的科研能力。
(三)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作
要提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅僅是要把好選拔關(guān)，還要對(duì)在崗工作人員進(jìn)行定期而行之有效地的培訓(xùn)。培訓(xùn)工作的開(kāi)展，要以學(xué)校當(dāng)年的發(fā)展規(guī)劃為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)教育發(fā)展的大政方針以及檔案學(xué)科的理論為基礎(chǔ)，對(duì)工作人員進(jìn)行不斷地強(qiáng)化培訓(xùn)。另外，為迎接告訴發(fā)展的信息時(shí)代，高校還要組織作檔案管理人員進(jìn)行先進(jìn)管理工具和技術(shù)手段的培訓(xùn)，讓工作人員能夠獨(dú)立的維護(hù)電子檔案管理平臺(tái)，從而加強(qiáng)校內(nèi)外信息的交流與溝通。
結(jié)束語(yǔ)：高校檔案管理高校硬實(shí)力建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，其管理人員綜合素質(zhì)的提高則更為重要。通過(guò)提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，可以對(duì)學(xué)?？蒲心芰μ峁┯行У氐谋Ｕ?，從而不斷增強(qiáng)高校的競(jìng)爭(zhēng)力。
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