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醫(yī)改下醫(yī)院醫(yī)療檔案管理的優(yōu)化策略探析
2009年3月17日我國中共中央、國務院向全社會公布關于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見。這項《意見》的頒布意味著醫(yī)改的開始[1]?！兑庖姟窂牧鶄€方面闡述了關于我國的醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，提出了需要從思想上、認識上、原則上、目標上、制度上、體制上全面推動改革的進行。醫(yī)院檔案管理涉及多個方面，包含醫(yī)療檔案、人事檔案、行政檔案、財務會計檔案、藥械設備檔案。基本上每一個醫(yī)院都已經(jīng)形成了一個良好的檔案管理制度，這對于醫(yī)院正常的檔案管理有著重要意義。
一、醫(yī)院醫(yī)療檔案管理優(yōu)化的意義
1.為醫(yī)院臨床診療提供幫助。
通過信息系統(tǒng)調取患者的健康檔案及歷次就診記錄等數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的分析，幫助醫(yī)師在臨床診療的過程中全面了解患者的情況，為患者制定最有效的治療方案，對提高診療的安全性、縮短平均住院日、減少患者的診療費用都有著積極意義。
2.提供更加個性化的醫(yī)療服務。
個性化醫(yī)療也是目前我國醫(yī)改中的一個重點，《意見》中提到需要“堅持以人為本，把維護人民健康權益放在第一位，”因此在提高檔案管理水平的基礎上實現(xiàn)個性化診療可行性更高。針對不同的患者采用個性化的治療，對患者病情康復效果更明顯。
3.對醫(yī)院管理和科研提供數(shù)據(jù)支持。
醫(yī)療檔案管理不僅在臨床醫(yī)療發(fā)揮出重要作用，同時其在醫(yī)院進行內部數(shù)據(jù)分析也有十分重要的意義[2]。以往醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理都是采用紙質文件的形式，不僅占用空間，而且想要獲得有效的數(shù)據(jù)比較困難。通過在醫(yī)改背景下利用更加高科技的手段將檔案管理工作從紙質變成電子文檔的形式[3]，不僅縮短查閱時間，還能夠提高醫(yī)院的服務質量，控制醫(yī)院運行成本。
二、醫(yī)院醫(yī)療檔案管理的現(xiàn)狀
1.安全性問題。
大部分的醫(yī)院都已經(jīng)使用信息系統(tǒng)，其中的安全問題成為系統(tǒng)是否正常運行的關鍵。在醫(yī)院的檔案管理中的內部網(wǎng)絡與外部網(wǎng)絡之間都安裝有相應的防火墻設施[4]，能夠有效保護檔案的安全，但是在實際中有部分醫(yī)院并不重視防火墻的建設。越來越多的醫(yī)院都是利用計算?C完成整個醫(yī)療工作，網(wǎng)絡入侵防御設備能夠在網(wǎng)絡遭到不明入侵之前為醫(yī)院檔案提供安全保障。但是目前大部分的醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)入侵防御系統(tǒng)老舊，未做到及時更新，甚至處于無人監(jiān)管的狀態(tài)。這種狀態(tài)下容易導致當網(wǎng)絡入侵時醫(yī)院電子檔案受到威脅。由于醫(yī)院的檔案管理工作是一項涵蓋醫(yī)院各個方面的系統(tǒng)性工作，每一個子系統(tǒng)之間又需要相互協(xié)調溝通，一旦新的安全技術投入到醫(yī)院的檔案管理工作中，各種可控與不可控因素都會導致檔案管理安全化建設速度與效率下降，導致現(xiàn)有的檔案管理安全系統(tǒng)無法與相對發(fā)展較高的醫(yī)療技術相適應。
2.檔案儲存問題。
醫(yī)院醫(yī)療檔案包含文字類、圖片類、視頻類等多種形式，不僅存在著儲存不規(guī)范的問題，同時在管理方式上也存在問題。各種不同的文件格式未實現(xiàn)統(tǒng)一的格式儲存導致在后期的使用中需要花費大量的時間轉碼。加上有的工作人員在對文檔進行歸檔時未進行明確分類，導致檔案的質量與真?zhèn)味疾荒艿玫奖ＷC，其中有價值意義的文檔也被埋沒在日常文檔中。
3.調用問題。
基本上已經(jīng)普及的醫(yī)療系統(tǒng)信息化建設，使得醫(yī)療工作者更快地進行文獻的檢索與調用，但是實際中，醫(yī)療工作者更加傾向于使用系統(tǒng)默認的檢索方式，而這種檢索方式都是初級檢索。檢索方式的不夠熟練直接影響檢索結果。隨著醫(yī)院整個信息化建設的范圍增加，各種檔案數(shù)據(jù)庫建立起來，并投入到實際的使用過程中，數(shù)據(jù)庫中含有的各種醫(yī)療信息為使用者提供了良好的數(shù)據(jù)支持。
五、實現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療檔案管理優(yōu)化的策略
1.加強對醫(yī)療檔案管理的重視程度
醫(yī)療檔案對醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有很高的歷史文化價值。醫(yī)療檔案記錄著不同歷史時期的患者的病癥、注意事項、治療方式等，對現(xiàn)代醫(yī)療技術的發(fā)展產(chǎn)生著深遠的影響。醫(yī)療檔案在醫(yī)學的發(fā)展過程中具有非常高的醫(yī)學傳承價值，為后代的子孫保留可供學習的醫(yī)學文化和精神。在新形勢下，每一個醫(yī)務工作者都應當高度重視醫(yī)療檔案的收集、保存工作，為醫(yī)療檔案的管理貢獻力量。
2.提高醫(yī)療檔案管理的專業(yè)化程度
目前，社會經(jīng)濟水平的提高，對各類醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理和建設提出了更高的要求。但是，大多數(shù)醫(yī)院在醫(yī)療檔案管理向專業(yè)化發(fā)展的大形勢下，仍然未改變傳統(tǒng)的醫(yī)院職能部門格局。醫(yī)院要依據(jù)醫(yī)療檔案管理的新要求并結合醫(yī)療檔案的發(fā)展情況，制定適合發(fā)展的方案。
3.提升醫(yī)療檔案管理的科學水平和規(guī)范化程度
網(wǎng)絡時代的到來對醫(yī)療檔案管理的發(fā)展建設提出了新的要求――醫(yī)療檔案管理信息網(wǎng)絡化、科學化、規(guī)范化。醫(yī)療檔案文件材料的計算機化發(fā)展是檔案發(fā)展的時代要求，有利于保存完整的醫(yī)療檔案信息，提高醫(yī)院的工作效率。提高醫(yī)療檔案管理的科學化水平要求檔案管理要完整、準確、專業(yè)、系統(tǒng)。
4.重視培養(yǎng)和引進醫(yī)療檔案管理的專業(yè)化人才
醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理工作需要優(yōu)秀的人才做保證。提高檔案管理工作的效率可以從下列幾個方面入手：首先要提高對醫(yī)療檔案管理專業(yè)人才的重視程度，改變以往醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作人員可有可無的狀態(tài)，在思想上高度關注對醫(yī)療檔案管理人才的培養(yǎng)。其次，在醫(yī)院的工作人員中大力宣傳建設醫(yī)療檔案的重要性。
醫(yī)改背景下，我國醫(yī)療行業(yè)的醫(yī)療檔案管理工作面臨著機遇與挑戰(zhàn)。有效規(guī)避檔案管理中存在的存儲風險，提高檔案管理水平，整合檔案有效資源，為患者提供更好的醫(yī)療服務以及為醫(yī)院的未來發(fā)展提供決策參考是進行檔案管理優(yōu)化的最終目標。本次研究中就是從上述幾點方面提出了具體的優(yōu)化策略，同時結合實例分析優(yōu)化策略在具體的檔案管理工作中的實際應用，為實際的檔案管理優(yōu)化工作提供更加符合實際的參考意見。
淺談如何提高財務檔案管理的規(guī)范化和水平
引言：
對于財務檔案工作而言，其能切實反饋出企業(yè)的運作蹤跡，是企業(yè)參與社會生產(chǎn)活動的主要記載。站在國家的角度來看，此工作能客觀反應我國經(jīng)濟發(fā)展局勢，為我國編制出科學合理的政策供應有效根據(jù);站在企業(yè)本身角度來看，此工作能高效減少經(jīng)營危機，提升經(jīng)濟利益。
一、財務檔案監(jiān)管的基礎內容和實際作用
(一)基礎內容
此項作業(yè)囊括財務檔案里涵蓋的全部經(jīng)濟材料，財務檔案的基礎內容主要有財務報表、會計賬目、會計檔案、資本應用進程中生成的憑單、電子檔案記載、銀行存款記賬單、財務有關信息的維護記載本、財務電子檔案信息更新的有關信息保存與備份文檔、有關設施設備、檢查后的會計檔案還有企業(yè)單位有關的財務監(jiān)管材料與信息數(shù)據(jù)。所謂財務檔案監(jiān)管便是針對以上財務材料還有相關設施展開的搜集、記載、整合、儲存、維護等作業(yè)[1]。
(二)實際作用
首先，財務檔案監(jiān)管能力的好壞直接影響著的企業(yè)發(fā)展進程。就財務檔案而言，其是企業(yè)事業(yè)單位在參與社會經(jīng)濟活動中生成的具備相應留存意義的財務記載，各個記載內容均是經(jīng)濟活動的有效反饋。通過其余視角觀察，財務檔案的負責內容能折射出現(xiàn)相關企業(yè)單位經(jīng)濟活動的科學性和可行性。財務檔案在確保企業(yè)的常規(guī)作業(yè)秩序、科研還有生產(chǎn)制造秩序方面有著明顯的推動性作用。
其次，財務檔案身為信息保證、維系監(jiān)管、監(jiān)督審核、經(jīng)濟歷史探究的根據(jù)，具備良好的考察價值。財務檔案是編制財務規(guī)劃的主要信息源，同時也是編制合理經(jīng)濟決定的數(shù)據(jù)源，更是保護經(jīng)濟活動、作業(yè)秩序的重要參照，能在單位上級領導人員下發(fā)一些戰(zhàn)術決定時給予可行建議。
最后，財務檔案是進行歷史探究的記憶庫，貯存了豐富的財務工作閱歷，技術手段與智慧結晶，并且也是研究中心內在的發(fā)展規(guī)律與經(jīng)濟文化的主要文獻基地。
二、提升財務檔案管理規(guī)范化與水平的有效對策
(一)創(chuàng)建完善的財務檔案監(jiān)管體制
第一，編制健全的財務監(jiān)管規(guī)范。規(guī)范是確保監(jiān)管作業(yè)有序進行的根本，同時也是組織工作的先決條件。一般狀況下，財務監(jiān)管規(guī)范通常涵蓋儲存規(guī)范、節(jié)約規(guī)范、更新廢棄規(guī)范以及保密規(guī)范等等。此外，規(guī)范要對企業(yè)中全部工作人員有一定的束縛性，激勵所有人員時刻遵循檔案監(jiān)管條款，嚴謹依據(jù)制度控制本身行為，并且內部每個部門間都要互相督促，預防不科學檔案翻閱行為發(fā)生。
第二，建設單獨額財務檔案監(jiān)管小組，執(zhí)行領導責任制，且安排專業(yè)性較強的專門監(jiān)管人員還有適當?shù)膶彶槎綄藛T，實行從上到下的監(jiān)管職責制，以此提升監(jiān)管水平。例如，在小型企業(yè)內，可安排財務部門的一位人員落實檔案監(jiān)管的管理工作，有助于財務工作人員實時發(fā)現(xiàn)工作中的漏洞和瑕疵，便于搜尋與校對賬目，改善常規(guī)作業(yè)[2]。
第三，依據(jù)我國下發(fā)的檔案監(jiān)管標準，定期組織檔案的革新與銷毀作業(yè)，實現(xiàn)有序監(jiān)管。因為檔案劃分類型繁多，對其展開監(jiān)管的過程中要把屬性與種類無異的文獻予以分類，且制定相同的編碼，便于將來搜索?？茖W合理的裝訂、保存檔案，針對逾期或是沒有利用價值的文獻材料依據(jù)相應流程展開廢除，確保檔案的實效性。另外，監(jiān)管人員要加強電子檔案的儲存作業(yè)，其具體內容和紙質檔案內容要互相統(tǒng)一。
(二)加強對監(jiān)管人員的培訓工作
相關領導干部要積極關注財務檔案監(jiān)管人員的再教育和培訓活動，編制落實規(guī)劃，提升檔案監(jiān)管能力。監(jiān)管人員的專業(yè)素養(yǎng)和水平直接影響著企業(yè)檔案監(jiān)管質量的優(yōu)劣，必須要對其展開全方位的教育和培訓。培訓形式可選擇以下幾種，例如邀請專業(yè)人士到企業(yè)內部指引?O管活動，組織講座，借鑒良好企業(yè)的監(jiān)管形式還有參考有關領導的建議歸置檔案等等。財務檔案文獻的具體內容多種多樣，涵蓋面較廣，尤其是對大中型企業(yè)而言，檔案項目眾多，材料量較大，如果匱乏高效的監(jiān)管形式，必然會限制企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。此項工作的專業(yè)人士具備管理閱歷與合理的監(jiān)管手段，可以對監(jiān)管作業(yè)發(fā)表有效性的建議，并且有利于更改工作人員的思想理念，可通過全新的要素實施監(jiān)管。強化對外溝通和協(xié)作，到優(yōu)秀企業(yè)觀摩借鑒其監(jiān)管形式，且綜合企業(yè)實際狀況考慮，有針對性的運用監(jiān)管觀念，有利于企業(yè)提升檔案監(jiān)管水平。相關領導人員要從大局出發(fā)，編制順應本身發(fā)展的檔案監(jiān)管計劃。所以，監(jiān)管人員在展開改革時，必須要積極聽取上層領導的有效建議，依據(jù)其思想展開實際的整理作業(yè)。另外，培訓工作不單單僅關注提高財務監(jiān)管人員的專業(yè)素養(yǎng)，并且還要重視提高其歸屬感與責任感，強化道德素養(yǎng)，提升作業(yè)主觀能動性。相關工作人員必須要時刻約束自身行為，對自己負責，對工作負責，對企業(yè)負責。
(二)促進信息化監(jiān)管
信息化監(jiān)管是互聯(lián)網(wǎng)技術與計算機技術不斷創(chuàng)新的衍生物，其的使用會大幅度提升財務檔案監(jiān)管作業(yè)的速率和質量。要想做到信息化監(jiān)管，率先要創(chuàng)建出與此相適應的信息化監(jiān)管系統(tǒng)。另外還要不斷提升相關人員的信息化水準，以此確保信息化監(jiān)管真正發(fā)揮其自身優(yōu)勢，促進財務監(jiān)管信息化效果的增強。當然，信息化建設離不開硬件條件的支持，因此企業(yè)要為檔案監(jiān)管工作提供相應的硬件設備，比如滅火器、電腦、檔案柜等等，確保檔案室擁有較好的通風環(huán)境，為財務檔案監(jiān)管作業(yè)的正常展開奠定堅實基礎。
結論：
綜上所述，伴隨科學技術的不斷創(chuàng)新，財務檔案監(jiān)管作業(yè)會朝著現(xiàn)代化、智能化的方向前進。要想提高財務檔案監(jiān)管規(guī)范化與提升，相關企業(yè)必須要緊隨時代腳步，主動學習與借鑒新興的監(jiān)管理念與監(jiān)管形式，只有在此基礎上，才能確保此項工作順利進行，全面展現(xiàn)其自身價值和作用，協(xié)助企業(yè)良好、健康發(fā)展。
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