試論教學(xué)秘書工作特點

　　一、教學(xué)秘書工作的特點

　　1.服務(wù)性與協(xié)調(diào)性

　　教學(xué)秘書不但肩負著把系、學(xué)院及教務(wù)處所制定的各項規(guī)章制度向系部教師宣傳的職責(zé)，同時，也負責(zé)把教學(xué)相關(guān)的任務(wù)落實到每位學(xué)生，確保全校的教學(xué)活動正常開展。既下達任務(wù)，也廣泛征求和聽取各教師和學(xué)生對教學(xué)管理工作的意見和建議，及時把信息和意見反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門。由此看來，教學(xué)秘書是上情下達，下情上報的服務(wù)者，即為教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)提供支持幫助，也為院(系)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考信息。身為教學(xué)秘書，不可能獨自處理所有繁瑣的教學(xué)事務(wù)，還涉及與多部門進行協(xié)調(diào)溝通。如何在最短時間內(nèi)利用手上的資源把問題理解清楚，再采用“取精去糟”的方式，積極地與別的部門聯(lián)系，有效地解決問題，這需要教學(xué)秘書具有良好的溝通與協(xié)調(diào)能力。

　　此外，一旦管理部門所作出的決定和計劃等相關(guān)事務(wù)和院(系)的教學(xué)管理事務(wù)上存在差異和矛盾時，這就需要高校秘書及時的掌握相關(guān)事務(wù)，并起到協(xié)調(diào)或者依據(jù)當(dāng)時情況結(jié)合實際的問題，做出應(yīng)對的措施，并及時上報于上級。達到協(xié)調(diào)各部門事務(wù)上一體化，從而促使所有教學(xué)事務(wù)有序進行。

　　2.繁雜性與嚴謹性

　　教學(xué)秘書協(xié)助系主任管理日常的教學(xué)活動，內(nèi)容包括：排課、征訂教材、收集教學(xué)資料、教師工作量統(tǒng)計、檢查落實教學(xué)計劃執(zhí)行情況、調(diào)課情況、停課情況、學(xué)生成績管理、畢業(yè)生資格審核、各階段教學(xué)檢查、學(xué)生評教、教師互評、學(xué)生英語四六級、計算機等級考試報名、學(xué)籍檔案管理、成績管理、安排考試及監(jiān)考、各學(xué)期考試試卷整理歸檔等。其他方面包括科研資料管理與存檔、教學(xué)評估、教學(xué)文件的通知與下達及歸檔、教學(xué)情況通報、教務(wù)系統(tǒng)相關(guān)工作等。如此冗雜的工作，卻不允許有一絲錯誤。做得好，理所當(dāng)然，默默無聞;一旦稍有疏忽，便會造成教學(xué)事故，受到各方譴責(zé)。這要求教學(xué)秘書有高度的責(zé)任心，每一件小事都必須考慮全面，親自操作，牽一發(fā)而動全身。

　　3.專業(yè)性

　　教學(xué)秘書，顧名思義是指從事與教學(xué)工作相關(guān)的具有輔助性質(zhì)的管理人員，它是教學(xué)管理隊伍中的基層工作者。但由于種種原因，部分高校對教學(xué)秘書的作用認識不足，認為教學(xué)秘書是打零工人員。實際上，教學(xué)秘書工作涉及面廣而繁雜，需要復(fù)合型人才才能勝任。教學(xué)秘書從事業(yè)務(wù)工作需要掌握口頭表達能力，文書寫作能力，溝通能力、公共管理等基礎(chǔ)知識。此外，由于經(jīng)常與學(xué)生接觸，還應(yīng)掌握心理學(xué)、教育理論知識、本院系專業(yè)學(xué)術(shù)背景、教學(xué)規(guī)律及教學(xué)特點等，并在工作中加以運用，不斷總結(jié)提高工作水平。同時，需具有一定程度的計算機操作水平，熟練運用教務(wù)管理系統(tǒng)，常用辦公軟件，能精確快速處理教學(xué)管理工作，為廣大師生提供快捷服務(wù)。

　　4.應(yīng)變性

　　在日常工作中，經(jīng)常遇到來自學(xué)生和院(系)領(lǐng)導(dǎo)、教師的突發(fā)性事情，如臨時調(diào)課、停課等。這要求教學(xué)秘書要時刻保持清醒的頭腦，有較強的分析問題的能力，迅速果斷地處理這些突發(fā)性事故，盡可能在最短時間內(nèi)把問題解決。同時，應(yīng)變性也同樣運用在處理同事之間和師生之間的關(guān)系上，做好溝通的樞紐，使大家能互相理解，成為和諧的整體。

　　二、教學(xué)秘書工作中存在的問題

　　1.工作繁忙，任務(wù)重

　　教學(xué)秘書是教學(xué)管理的實施者和組織者，工作內(nèi)容幾乎涉及院系日常教學(xué)管理的各個方面，如課表管理、學(xué)生選課管理、教師調(diào)停課管理、教學(xué)任務(wù)安排、考務(wù)管理、畢業(yè)論文(畢業(yè)設(shè)計)和學(xué)位資格審查、教師工作量核算和教學(xué)評估管理、檔案管理等。除此之外，還包括隨時處理突發(fā)事件，解答老師和學(xué)生的咨詢。據(jù)不完全統(tǒng)計，教學(xué)秘書的日常事務(wù)大概百余項，可謂千頭萬緒。

　　2.待遇偏低，隊伍人員流動大

　　一直以來，教學(xué)秘書的崗位沒有得到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，普遍認為其工作就是排課、調(diào)課、學(xué)籍管理、專門負責(zé)通知等簡單重復(fù)性的工作。一言蔽之，就是什么人都可以做，不同于教師崗位，還有專業(yè)學(xué)歷的要求。同時，由于工作太繁瑣，以致于都沒有計算教學(xué)秘書工作量的體系，甚至是無法計算，無法量化。因此，工作的難度和業(yè)績都不易體現(xiàn)出來，導(dǎo)致教學(xué)秘書與機關(guān)人員一起參加職稱評定時，處于相對劣勢。另外，教學(xué)秘書由于工作任務(wù)重，很少甚至不可能有機會參與科研項目，缺少科研成果，也是導(dǎo)致職稱評定難得原因之一。教學(xué)秘書晉升之路艱難，且工資待遇較低，導(dǎo)致在崗人員想方設(shè)法轉(zhuǎn)崗，也是較普遍現(xiàn)象，還使得該隊伍人員結(jié)構(gòu)參差不齊，整體素質(zhì)偏低，嚴重影響工作質(zhì)量和效率。

　　3.職業(yè)聲望較低

　　教學(xué)秘書普遍得不到應(yīng)有的尊重，部分領(lǐng)導(dǎo)和老師都認為教學(xué)秘書就是后勤雜工，可有可無。再加上教學(xué)秘書工作屬性多為輔助性，工作成果不明顯，工作價值模糊，得不到相應(yīng)的認可和尊重。

　　4.崗位職責(zé)不明

　　教學(xué)秘書既從屬于教務(wù)處，接受教務(wù)處的任務(wù)安排，同時又服從院系領(lǐng)導(dǎo)的安排，是在雙重領(lǐng)導(dǎo)下進行具體的管理工作。這就容易造成同一時間內(nèi)要接受來自不同上級安排的任務(wù)。再加上學(xué)校的各個部門、院(系)領(lǐng)導(dǎo)和師生們對教學(xué)秘書崗位的不了解，甚至把行政秘書、輔導(dǎo)員、科研秘書等的部分工作或全部工作安排給教學(xué)秘書來承擔(dān)，導(dǎo)致教學(xué)秘書的工作更加繁雜。

　　5.工作創(chuàng)新能力不夠

　　隨著高校辦學(xué)規(guī)模和學(xué)生人數(shù)的不斷擴大，教學(xué)秘書的工作量也隨之猛增，個別院校為精簡人手，一個系部只安排一位教學(xué)秘書。繁重的工作任務(wù)使得教學(xué)秘書處于高壓狀態(tài)，時刻準備著處理各種事務(wù)，根本沒有時間去接受培訓(xùn)，知識也根本談不上更新，更別說創(chuàng)新。在現(xiàn)今社會，現(xiàn)代信息技術(shù)是提高管理水平的有效手段，例如各種教務(wù)系統(tǒng)，這就需要教學(xué)秘書需要有嫻熟的計算機理論和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識。但由于教學(xué)秘書都忙于應(yīng)對繁雜的事務(wù)，因此對科技方面的知識更不上社會的進步，新知識的缺乏，造成工作效率的下降。

　　三、解決措施

　　1.改變觀念，重視教學(xué)秘書的工作

　　高校領(lǐng)導(dǎo)與教師應(yīng)該充分認識和肯定教學(xué)秘書的工作，尊重其在教學(xué)管理中的地位，提高其職業(yè)認同感和成就感。由于教學(xué)秘書的工作需要各部門，包括師生和輔導(dǎo)員的配合，學(xué)校有必要為教學(xué)秘書建立和諧的人際關(guān)系環(huán)境，保障教學(xué)秘書在整個教學(xué)體系中的地位。

　　2.建立明確的崗位制度

　　首先，健全的體制機制是根本保證，學(xué)校應(yīng)對教學(xué)秘書的崗位制定明確的工作職責(zé)范圍，并納入學(xué)校的規(guī)章制度，切實執(zhí)行。而不得隨意將任何后勤的雜事、瑣事交由教學(xué)秘書處理，模糊教學(xué)秘書的身份定位。

　　其次，建立合理的教學(xué)秘書晉升制度。目前，很多高校的教學(xué)秘書的職稱評定仍是與教師的要求一致，導(dǎo)致出現(xiàn)職稱評定難，薪酬增加難得現(xiàn)象。學(xué)校應(yīng)與實際結(jié)合，建立符合教學(xué)秘書工作性質(zhì)的績效評價體系，并且提高其服務(wù)對象—學(xué)生，在此過程中的參與度。當(dāng)然，與教學(xué)秘書有業(yè)務(wù)聯(lián)系的專職教師、行政同事、直接上級領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)參與對教學(xué)秘書的績效測評，形成360度評估體系，使教學(xué)秘書通過綜合評估結(jié)果真正地認識到自身存在的不足，加強自身建設(shè)，提高其工作積極性。

　　3.提升教學(xué)秘書專業(yè)素質(zhì)

　　一般高校都會有定期的教師培養(yǎng)計劃，而針對教學(xué)秘書的培養(yǎng)支出可謂少之又少，這也是教學(xué)秘書缺乏工作熱情的重要原因之一。作為教育管理的前線人員，不斷提升素質(zhì)和技能是極有必要。一方面，在招聘教學(xué)秘書過程中，要注重對高素質(zhì)人才的選拔，注重對綜合素質(zhì)的考核，這是教學(xué)隊伍質(zhì)量的有力保障。另一方面，對教學(xué)秘書的培訓(xùn)，學(xué)校應(yīng)加大投入，定期有組織有計劃地進行關(guān)于業(yè)務(wù)技能、服務(wù)意識、科研能力、教育心理學(xué)等方面的培訓(xùn)。尤其隨著當(dāng)今高校國際化的程度逐漸加深，與國內(nèi)各大高校甚至國外學(xué)府的合作交流頻繁，不斷吸取先進的教學(xué)管理經(jīng)驗，提高教秘的整體水平十分必要，且為迎接愈加專業(yè)化的教育環(huán)境提供有效的保障。

　　4.個人的提高與鍛煉

　　客觀條件的改善是保障，而主觀的努力是進步的前提。首先，教學(xué)秘書需清楚認識自己的職責(zé)，作為教學(xué)活動的基層人員，應(yīng)具備強烈的責(zé)任心，服務(wù)師生。其次，但又不能滿足于應(yīng)付一般的教學(xué)日常工作，而是應(yīng)該主動學(xué)習(xí)，學(xué)會思考。對于日常性的工作，能總結(jié)方法，創(chuàng)新工作思路。善于發(fā)現(xiàn)問題，采用新途徑、新方法解決問題，由于教學(xué)秘書的工作涉及面廣，因此還應(yīng)多學(xué)習(xí)管理范疇的知識，才能理解相關(guān)政策，把理論與實踐相結(jié)合，更好地適應(yīng)時代的發(fā)展。最后，教學(xué)秘書需熱愛自己的崗位，學(xué)會總結(jié)工作經(jīng)驗和不斷自省進步，而不是一直埋怨外部環(huán)境的惡劣、領(lǐng)導(dǎo)的不重視。通過自身的努力，獲得師生、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的尊重與認可。

　　5.鼓勵科研

　　教學(xué)秘書由于工作的屬性，很難有機會參與教學(xué)改革和教學(xué)管理方面的科研項目，同時也造成評職稱的道路艱難。學(xué)校應(yīng)采取鼓勵措施，使教學(xué)秘書參與科研。作為教學(xué)管理的一線人員，共同探討學(xué)校教學(xué)管理的方法，為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的意見與建議，互促互贏。

　　教學(xué)秘書作為教學(xué)管理服務(wù)人員，他們的作用不可替代。高校應(yīng)重視對教學(xué)秘書的培養(yǎng)，為其發(fā)展提供必要的條件，使其全心全意為之奮斗。同時，教學(xué)秘書也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，力爭成為服務(wù)、溝通、協(xié)調(diào)、育人、科研都精通的高素質(zhì)人才。