辦公室秘書工作論文

　　高職院校作為國家教育機(jī)構(gòu)的重要組成部分,辦公室工作效率是否高效與其教育活動(dòng)開展有著密切聯(lián)系，辦公室秘書是辦公室工作運(yùn)行過程中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的辦公室秘書工作論文的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　辦公室秘書工作論文篇1

　　試談角色理論在辦公室秘書工作中的應(yīng)用

　　摘要：角色理論是社會(huì)心理學(xué)的重要組成部分，該理論在辦公室秘書工作中具有十分重要的應(yīng)用價(jià)值。辦公室秘書在日常工作中要做好準(zhǔn)確的角色定位，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)及所有員工服務(wù)。基于辦公室秘書角色定位在秘書工作中的重要作用，本文從辦公室秘書如何加強(qiáng)自身角色定位入手，針對辦公室秘書如何加強(qiáng)自身角色規(guī)范建設(shè)，以及自身素質(zhì)的提高，提出參考意見。

　　關(guān)鍵詞：角色理論 秘書角色 秘書工作

　　隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，辦公室工作質(zhì)量越來越受到領(lǐng)導(dǎo)及群眾的重視。在辦公室工作中，強(qiáng)化辦公室秘書角色意識(shí)，促進(jìn)辦公室秘書責(zé)任感的不斷加強(qiáng)，不但會(huì)促進(jìn)秘書自身素質(zhì)的培養(yǎng)，還會(huì)促進(jìn)其培養(yǎng)融洽的上下級關(guān)系，保證其工作質(zhì)量的提高。

　　1.辦公室秘書加強(qiáng)自我角色定位

　　辦公室秘書的角色意識(shí)，是辦公室秘書對工作的一種心理認(rèn)識(shí)和體驗(yàn)，是一種責(zé)任及義務(wù)的自我感知?？蒲袡C(jī)構(gòu)辦公室秘書角色意識(shí)的淡薄，不僅會(huì)使秘書工作效率無法得到顯著提高，還會(huì)使秘書在工作中缺乏責(zé)任心，工作中缺乏主動(dòng)性。因此，針對科研機(jī)構(gòu)辦公室秘書加強(qiáng)自身角色的定位，以下將從如何認(rèn)知角色、如何進(jìn)行正確的角色扮演、以及如何強(qiáng)化辦公室秘書自身的責(zé)任意識(shí)三方面對其進(jìn)行具體分析。

　　1.1認(rèn)知角色

　　角色認(rèn)識(shí)是任何一個(gè)崗位員工所必備重要素質(zhì)，而秘書部門作為單位內(nèi)部工作的重要樞紐，其在領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門之間都起著重要的協(xié)調(diào)作用。科研機(jī)構(gòu)辦公室秘書需要對各個(gè)部門的業(yè)務(wù)狀態(tài)及工作性質(zhì)做到全面了解，并充分意識(shí)到自身的配角定位，在工作的任何一個(gè)環(huán)節(jié)，都要從實(shí)際出發(fā)，注重說實(shí)話、做實(shí)事的原則，對領(lǐng)導(dǎo)的指示加以有效傳達(dá)，并對各部門之間的具體情況，以及存在的問題做到客觀記錄和解決。

　　1.2正確的角色扮演

　　科研機(jī)構(gòu)辦公室秘書對自身角色做到足夠認(rèn)識(shí)以后，就需要正確的進(jìn)行角色的扮演，在角色扮演過程中，作為單位組成成員之一，辦公室秘書要充分認(rèn)識(shí)到辦公室環(huán)境中錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系，了解辦公室不同角色的需求，在不同的辦公室情景中，捕捉各種訊息，從而在對其進(jìn)行服務(wù)的過程中，更加具有針對性，并且更容易向自身角色期望的方向不斷發(fā)展[1]。

　　1.3強(qiáng)化自身角色的責(zé)任意識(shí)

　　辦公室秘書的責(zé)任意識(shí)，是加強(qiáng)辦公室秘書辦事能力，促進(jìn)辦公室秘書技能提高的一項(xiàng)重要因素。無論身處那一個(gè)崗位，領(lǐng)導(dǎo) 崗位也好，下屬崗位也好，責(zé)任意識(shí)都是不可或缺的辦公室人員必備的素質(zhì)之一，而對于自身角色及責(zé)任的意識(shí)，是一種心理上的認(rèn)識(shí)和感知，角色意識(shí)及責(zé)任意識(shí)的缺乏，不僅會(huì)減弱辦公室秘書在工作中的重要作用，更容易使其在工作中缺乏積極性，辦事效率和質(zhì)量都有所降低。

　　2.辦公室秘書如何做好自身角色規(guī)范建設(shè)

　　辦公室秘書自身角色的規(guī)范建設(shè)，離不開自身素質(zhì)和能力的培養(yǎng)，對工作匯總角色沖突的妥善處理，以及自身心理素質(zhì)的提高，而科研機(jī)構(gòu)對辦公室秘書的要求更嚴(yán)格。因此，科研機(jī)構(gòu)辦公室秘書只有加強(qiáng)自身管理，促進(jìn)自身技能提高，才能在做好本職工作的基礎(chǔ)上，更多的為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)重任，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的有效溝通，從而促進(jìn)辦公室積極和諧氛圍的形成。下文將從這幾個(gè)方面對辦公室秘書如何進(jìn)行自我角色規(guī)范建設(shè)進(jìn)行具體分析。

　　2.1加強(qiáng)自身知識(shí)素養(yǎng)

　　辦公室秘書是一個(gè)對綜合素質(zhì)要求極高的崗位，因此，辦公室秘書必須擁有豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，以保證在不同場合和時(shí)機(jī)對事務(wù)加以有效解決。辦公室中的日常事務(wù)能夠涉及到各個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，作為辦公室秘書，領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，單位政策活動(dòng)得以開展的載體，重大決策的監(jiān)督及辦理人員，辦公室秘書不僅要意識(shí)到各個(gè)角色之間的偏差，以及在各個(gè)角色之間進(jìn)行有效轉(zhuǎn)換，更要加強(qiáng)自身的文化知識(shí)儲(chǔ)備和知識(shí)素養(yǎng)，從而為領(lǐng)導(dǎo)及所有員工做好基礎(chǔ)工作的保障。

　　辦公室秘書知識(shí)素養(yǎng)的提高，不僅局限于管理學(xué)相關(guān)學(xué)科、心理學(xué)、社會(huì)學(xué)等秘書專業(yè)領(lǐng)域的學(xué)科，更要對社會(huì)經(jīng)濟(jì)學(xué)、法律方針政策以及社會(huì)交往等方面的知識(shí)予以掌握。尤其是對于科研機(jī)構(gòu)的辦公室秘書來說，對其知識(shí)素養(yǎng)的要求就更加嚴(yán)格，其不僅要對科研機(jī)構(gòu)給各個(gè)部門的職能、部門之間的聯(lián)系做到細(xì)致了解，更要對科研機(jī)構(gòu)各項(xiàng)事務(wù)的具體流程及所涉及的相應(yīng)問題嚴(yán)格掌握，只有這樣才能更好地對領(lǐng)導(dǎo)決策及日常事務(wù)的處理予以分擔(dān)。

　　2.2具備相應(yīng)的能力素養(yǎng)

　　辦公室秘書是進(jìn)行自身角色規(guī)范建設(shè)的重要內(nèi)容之一， 是對自身相應(yīng)工作技能和水平的 提高。在科研機(jī)構(gòu)辦公室秘書工作內(nèi)容中包括對公文的處理工作，即用公文處理系統(tǒng)編排院發(fā)文件和院發(fā)函件、對院內(nèi)各類文件進(jìn)行收發(fā)和處理，以及落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議回執(zhí)和文件歸檔工作，是科研機(jī)構(gòu)辦公室秘書的主要工作形式[2]。

　　因此，科研機(jī)構(gòu)辦公室秘書能力的培養(yǎng)，需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行，首先，是語言表達(dá)能力的提高，秘書在參與科研機(jī)構(gòu)政務(wù)及管理事務(wù)中，都需要運(yùn)用書面或者口語的形式對事務(wù)要領(lǐng)及內(nèi)容進(jìn)行記錄;其次，是管理能力的培養(yǎng)，科研機(jī)構(gòu)辦公室秘書需要掌握一定管理方法，在工作中嚴(yán)格秉承工作方針和原則;最后，即是辦公室秘書組織協(xié)調(diào)能力以及各種辦公設(shè)備操作能力的培養(yǎng)，秘書在領(lǐng)導(dǎo)和與員工之間的協(xié)調(diào)作用，是單位得以發(fā)展的重要因素，而辦公室秘書辦公技能的提高是提高工作效率的重要前提。

　　2.3妥善處理角色沖突

　　在角色理論中，角色沖突是每個(gè)人身上都會(huì)出現(xiàn)的現(xiàn)象，因?yàn)樵诓煌臅r(shí)間、地點(diǎn)、情境、場合中人們會(huì)有不同的角色，有的人是連續(xù)扮演著不同角色，有的人則是同時(shí)扮演著多重角色，如果這些角色在某些特定的條件或情況下無法達(dá)成統(tǒng)一，就會(huì)出現(xiàn)角色沖突[3]。辦公室秘書的角色沖突主要有兩方面，即角色沖突和角色內(nèi)沖突兩種表現(xiàn)形式。角色沖突指的是某個(gè)人同時(shí)扮演多重角色，沖突發(fā)生在兩個(gè)角色之間;而角色內(nèi)沖突指的是某個(gè)人扮演同一角色時(shí)內(nèi)在的矛盾沖突，沖突發(fā)生在同一角色的內(nèi)在特質(zhì)中。妥善處理角色沖突不僅能提高秘書的辦公室工作，還能促進(jìn)同事之間的人際關(guān)系，為單位內(nèi)部營造和諧平等的工作氛圍。

　　2.4提高自身心理素質(zhì)

　　在解決角色沖突時(shí)，辦公室秘書首先應(yīng)該明確自身角色職責(zé)及角色界限，同時(shí)考慮組織領(lǐng)導(dǎo)和同事對自身角色的期望值，加強(qiáng)對自身角色的認(rèn)識(shí)。辦公室秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，在解決事務(wù)及沖突過程中，充分考慮自身位置，明確自身在工作中的具體角色。不僅如此，辦公室秘書在工作中還要擺脫工作中的自卑心理，在處理事務(wù)時(shí)，掌握好具體的度，提高自身心理素質(zhì)，努力為辦公室營造輕松和諧的工作氣氛，通過自身心理素質(zhì)的調(diào)節(jié)，以及良好心態(tài)的培養(yǎng)，積極的投入到工作和具體事務(wù)處理中，以自身樂觀向上的狀態(tài)感染領(lǐng)導(dǎo)及每一位員工，為單位領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的溝通搭建橋梁。

　　3.結(jié)論

　　秘書是辦公室工作中不可或缺的角色，作為辦公室秘書，首先應(yīng)該明確單位發(fā)展的實(shí)際情況，其次要了解自己的崗位職責(zé)及行為界限，同時(shí)不能辜負(fù)組織成員對自身的角色期望，從此可以看出角色理論在辦公室秘書工作中發(fā)揮著不可小覷的作用。在辦公室秘書工作中，可以從增強(qiáng)自身責(zé)任感、提高自身知識(shí)和能力素養(yǎng)、妥善處理角色沖突三個(gè)方面做好自身角色規(guī)范建設(shè)，發(fā)揮角色理論在辦公室秘書工作中的作用，以促進(jìn)自身素質(zhì)能力及辦公室工作的同步發(fā)展。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]余韜.秘書工作勝任能力培養(yǎng)體系的構(gòu)建[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)，2013，7(5).

　　[2]張海龍.試論企業(yè)秘書素質(zhì)提高―從秘書職能的轉(zhuǎn)變說起[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，13(3).

　　[3]楊建偉.淺談現(xiàn)代辦公室秘書的基本素質(zhì)[J].統(tǒng)計(jì)與管理，2013，3(2).

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