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中小企業(yè)采購管理論文范文

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中小企業(yè)采購管理論文范文

  現(xiàn)代企業(yè)的采購管理是當(dāng)今一個倍受關(guān)注的領(lǐng)域,是管理九大知識體系中的重要組成部分。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家推薦的采購管理論文,供大家參考。

  采購管理論文篇一:《淺談同心多元化企業(yè)的采購策略》

  一、前言

  同心多元化企業(yè)的產(chǎn)品種類繁多,采購物資差異性強(qiáng),采購工作復(fù)雜。隨著企業(yè)產(chǎn)業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,采購體系建設(shè)具備降低運(yùn)營成本、保證產(chǎn)品質(zhì)量、保障客戶服務(wù)的戰(zhàn)略功能。為支撐產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展,使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地,建立安全可靠高效的采購體系意義重大,本文將緊緊聯(lián)系同心多元化企業(yè)的采購特點(diǎn),以電氣系統(tǒng)為例,探討同心多元化企業(yè)采購策略的選擇以及采購策略的實施管理。

  二、采購策略管理矩陣

  同心多元化企業(yè)的突出特點(diǎn)是產(chǎn)品物資通用性差,不同物資的需求特點(diǎn)差異性強(qiáng),比如某些關(guān)鍵件的質(zhì)量、性能明顯比價格、交期重要,某些物資價格重要性非常明顯,而有些物資需要進(jìn)口或制造周期非常長,其交貨周期就是首要考慮要素。如果對所有物資采取同一種采購策略,顯然不能滿足實際需求,為此,采購策略選擇的前提是對物資進(jìn)行周密分析,明確物資特征,并根據(jù)物資特征進(jìn)行分類分級,制定不同的采購策略,是一個值得借鑒的分析工具。

  采購策略矩陣(見圖1)根據(jù)采購物料的支出金額和其對企業(yè)的影響、供應(yīng)存在的風(fēng)險和機(jī)會程度進(jìn)行綜合分析,根據(jù)物料的采購金額和供應(yīng)風(fēng)險,將采購的物料劃分為四個種類:價值大、風(fēng)險高的物

  料屬于戰(zhàn)略采購;價值大、風(fēng)險低的物料屬于杠桿采購;價值小、風(fēng)險高的物料屬于風(fēng)險采購;低價值、低風(fēng)險的物料屬于交易采購。根據(jù)不同物料,建立如下采購策略矩陣。

  按照以上策略,確定不同物資的采購策略以后,可針對不同的采購項目制定不同的工作模式,采取針對性的工作(見表1)。

  三、采購策略的實施

  按以上原則設(shè)定了采購策略之后,我們對具體的物料進(jìn)行分類實施采購和管理。

  (一)重要關(guān)鍵件的戰(zhàn)略采購管理

  對于企業(yè)物資系統(tǒng)中價值大、風(fēng)險高的關(guān)鍵物料,采取與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)合的策略,找到雙方的共同利益點(diǎn),建立共贏機(jī)制。如某電氣系統(tǒng)企業(yè),在軌道交通領(lǐng)域處于領(lǐng)頭羊地位,其電氣控制系統(tǒng)的處理器和DSP等物料,高度影響電氣系統(tǒng)的整體性能,對產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)支持要求很高,采購價值和風(fēng)險很高,供方的穩(wěn)定性非常重要,而處于全球領(lǐng)先地位嵌入式CPU的A品牌廠家,希望在軌道交通處理器系統(tǒng)能達(dá)到統(tǒng)治地位,因此雙方的通力合作,具有戰(zhàn)略性意義和價值,經(jīng)過反復(fù)溝通,雙方采取建立微電子應(yīng)用聯(lián)合實驗室的方式建立戰(zhàn)略合作關(guān)系,依據(jù)聯(lián)合實驗室的紐帶,該電氣系統(tǒng)便獲得了嵌入式CPU應(yīng)用的技術(shù)支持和產(chǎn)品供應(yīng)的穩(wěn)定保障,為產(chǎn)品開發(fā)和供應(yīng)鏈安全提供了堅實的基礎(chǔ)。

  (二)關(guān)鍵物料從戰(zhàn)略采購到杠桿采購的演變

  與供應(yīng)商保持親密關(guān)系,在確保供應(yīng)的質(zhì)量和連續(xù)性的基礎(chǔ)上,努力降低成本。比如功率模塊一直是電氣系統(tǒng)變流器產(chǎn)品的關(guān)鍵部件,技術(shù)含量高,價格高,采購規(guī)模大,一年采購金額約占總采購額的20%以上,其質(zhì)量和成本對整個電氣系統(tǒng)產(chǎn)品有很大影響,全球制造商不超過10家。對于此種物料,取得銷售訂單后,批量采購前,應(yīng)仔細(xì)研究BOM清單,核實同一類型產(chǎn)品是否使用同一品牌的功率模塊,若由于研發(fā)部門選型原因不是同一品牌,且不同品牌皆能滿足要求,則進(jìn)行模塊標(biāo)準(zhǔn)化,將采購量集中到一家,便于不同廠家功率模塊的相互替換,在和供應(yīng)商的談判中,占據(jù)了主動地位,采購成本便能迅速下降,同時,也保證了市場的穩(wěn)定供應(yīng)。

  產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化后,功率模塊便從戰(zhàn)略采購過度到了杠桿采購,一旦遇上企業(yè)訂單批量上升,采購支出急劇增加,也可尋求全球資源降低采購成本,最合適的方式就是招標(biāo)采購,在市場上廣泛尋求供應(yīng)商,通過招標(biāo)確定中標(biāo)單位后,加強(qiáng)與供應(yīng)商開展高層互訪,密切雙方關(guān)系,尋求長期合作方式。

  (三)瓶頸物料的風(fēng)險采購管理

  存儲器作為電氣系統(tǒng)產(chǎn)品不可缺少的一個器件,技術(shù)含量高,其供應(yīng)主要根據(jù)消費(fèi)類電子進(jìn)行更新?lián)Q代,但工業(yè)類存儲器的更新需求與消費(fèi)類電子存在巨大差距,因此對于電氣系統(tǒng)企業(yè)而言,存儲器需求跌宕起伏、價格變化多端,采購困難,屬于瓶頸物料。為了滿足設(shè)計需求,而又保證供應(yīng)穩(wěn)定性,需要聯(lián)合設(shè)計進(jìn)行品牌/型號歸一,

  另外,開發(fā)全球優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源,通過VMI供應(yīng)鏈操作,進(jìn)行備貨。其次,要求設(shè)計選型必須有替代型號或可操作性方案,同時,定期搜集原廠的技術(shù)和市場動態(tài),跟隨原廠動向,除此之外,還要定期將常用物料型號向供應(yīng)商REVIEW,掌握市場動態(tài),應(yīng)對隨時可能的變化。

  (四)日常物料的交易采購管理

  緊固件為標(biāo)準(zhǔn)件物料,采購量少,供應(yīng)市場非常成熟,降低成本的空間較大,關(guān)注的重點(diǎn)是降低成本、提高采購效率。為此,需要充分利用電子信息系統(tǒng)開展采購,以降低采購開發(fā)成本和采購交易成本。另外,需要準(zhǔn)時了解項目進(jìn)度以安排采購進(jìn)度,以降低庫存;因為供應(yīng)市場成熟,所有供應(yīng)商都滿足質(zhì)量要求,應(yīng)該減少供應(yīng)商數(shù)量,集中采購,降低采購成本,當(dāng)然,供應(yīng)商的轉(zhuǎn)換成本較低,應(yīng)積極尋找在價格、服務(wù)方面更優(yōu)秀的供應(yīng)商,以促進(jìn)供應(yīng)隊伍的不斷優(yōu)化。

  四、結(jié)束語

  同心多元化戰(zhàn)略能有效兼顧企業(yè)優(yōu)勢與環(huán)境機(jī)會,但采購管理挑戰(zhàn)更大,為滿足客戶優(yōu)質(zhì)、快速要求,避免交貨風(fēng)險,企業(yè)必須對采購進(jìn)行有效和差異化的管理,確保整個供應(yīng)鏈的安全可靠,本文僅從采購策略選擇及實施方面論述了采購管理的一部分,全面的采購系統(tǒng)建設(shè)還需要眾多的模塊補(bǔ)充,在此就不作研討。

  采購管理論文篇二:《淺談采購風(fēng)險管理》

  【摘 要】本文擬根據(jù)財政部等五部委于2010年聯(lián)合發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》配套指引中有關(guān)采購風(fēng)險的管理的規(guī)定,結(jié)合實務(wù)中的一些案例,從內(nèi)部控制的角度出發(fā)對采購風(fēng)險的管理提出一些思考,以供讀者參考。

  【關(guān)鍵詞】采購;風(fēng)險;內(nèi)部控制;管理

  一、關(guān)于采購風(fēng)險管理的理解

  采購是指企業(yè)購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活動。其中,物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等。在我國,采購業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險,對于大多數(shù)企業(yè)來講,都是很重要的風(fēng)險。在財政部等五部委聯(lián)合發(fā)布的企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范應(yīng)用指引第7號中,對國內(nèi)企業(yè)在采購業(yè)務(wù)管理領(lǐng)域普遍存在的風(fēng)險總結(jié)如下:

  (1)采購計劃安排不合理,市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確,造成庫存短缺或積壓,可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。

  (2)供應(yīng)商選擇不當(dāng),采購方式不合理,招投標(biāo)或定價機(jī)制不科學(xué),授權(quán)審批不規(guī)范,可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高,出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。

  (3)采購驗收不規(guī)范,付款審核不嚴(yán),可能導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損。

  客觀來講,這些風(fēng)險的確是多數(shù)企業(yè)在采購業(yè)務(wù)管理中面臨的普遍性風(fēng)險。其實在實際工作中,企業(yè)在采購管理中面臨的風(fēng)險遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止上述這三個風(fēng)險。在整個采購業(yè)務(wù)流程中,每個環(huán)節(jié)都面臨各自的風(fēng)險。一般企業(yè)的采購業(yè)務(wù)管理主要涉及編制采購需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應(yīng)商、確定采購價格、訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應(yīng)過程、驗收、退貨、付款、會計控制等環(huán)節(jié)。在這些環(huán)節(jié)中,任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)內(nèi)部控制漏洞,都可能給企業(yè)帶來損失。

  二、某企業(yè)采購款支付案例

  如前所述,企業(yè)在采購業(yè)務(wù)管理的每個節(jié)點(diǎn)都有相應(yīng)的風(fēng)險。一般企業(yè)都會非常重視,從采購申請到入賬,整個流程的內(nèi)部控制設(shè)計都十分完善。但有些企業(yè)常常會忽視一個很細(xì)小的環(huán)節(jié),尤其是對于采用會計電算化的企業(yè),在采購業(yè)務(wù)會計處理這個環(huán)節(jié),如果賬務(wù)處理不規(guī)范,則容易導(dǎo)致采購資金支付風(fēng)險。下面以某企業(yè)實際發(fā)生過的一個案例介紹如下:

  該企業(yè)是一家能源行業(yè)的民營企業(yè)。采購款的支付一般需要相應(yīng)部門提出申請,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批,財務(wù)部會計審核,財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后支付,如果金額較大,還需要經(jīng)過總經(jīng)理,甚至董事長的審批。今年,該企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)總部辦公樓的裝修。合同簽訂后按照合同約定支付裝修公司預(yù)付款。按照程序進(jìn)行審批后,會計人員將這筆預(yù)付款記入了預(yù)付賬款。之后,裝修公司開來發(fā)票,原會計人員正好不在,另外一名會計人員對這筆發(fā)票進(jìn)行了處理,記入應(yīng)付賬款,同時確認(rèn)了一筆裝修費(fèi)用。在這之后,由于辦公室的疏漏,或許是裝修公司的故意行為,說首付款尚未收到,于是辦公室依據(jù)發(fā)票金額重新申請了一次資金支付要求。當(dāng)資金支付申請傳遞到財務(wù)部門時,財務(wù)部會計按照程序查詢了該裝修公司的應(yīng)付賬款余額,一查確實是所申請的金額,于是審批通過,款項打給了裝修公司賬戶。

  后來,審計人員在對公司年度供應(yīng)商付款管理進(jìn)行審計時,隨機(jī)抽取到了這名供應(yīng)商,通過查詢這家裝修公司的所有往來款項,發(fā)現(xiàn)其余額為紅字,即從賬面理解來看,公司已經(jīng)打給裝修公司款項,但裝修公司尚未按照全部金額開具發(fā)票。審計人員之前已經(jīng)了解到裝修工程早已經(jīng)結(jié)束,相關(guān)結(jié)算工作早已經(jīng)結(jié)束。于是仔細(xì)一查,才發(fā)現(xiàn)公司多支付給了裝修公司一筆預(yù)付款。

  通過仔細(xì)查詢原因,其實多支付款項的原因就在于會計人員的賬務(wù)處理不規(guī)范導(dǎo)致。在進(jìn)行實際業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理時,只是簡單的按照教科書的規(guī)定,支付預(yù)付款時,通過“預(yù)付賬款”科目核算。確認(rèn)應(yīng)付賬款時,通過“應(yīng)付賬款”科目核算。在后續(xù)審核資金支付申請時,沒有查詢該供應(yīng)商的所有往來科目,從而讓資金的重復(fù)支付得以發(fā)生。

  好在由于事情發(fā)現(xiàn)得不算晚,審計人員立即聯(lián)系裝修公司,裝修公司不得已將多收到的款項打回給了該公司。當(dāng)事會計人員也受到了相應(yīng)的處罰。

  無獨(dú)有偶,筆者在另外一家公司也碰到過類似案例。該公司采用的ERP系統(tǒng)進(jìn)行財務(wù)和業(yè)務(wù)的處理。該公司會計人員在處理付款請求時,在系統(tǒng)中只采用關(guān)鍵字搜索供應(yīng)商,結(jié)果沒有搜索到,于是便認(rèn)為系統(tǒng)中沒有,直接在系統(tǒng)中新增加了一名供應(yīng)商。而實際上該系統(tǒng)中已經(jīng)建立了該供應(yīng)商的檔案。于是,同一供應(yīng)商在系統(tǒng)中有兩個檔案,但會計人員沒有注意到,從而按照新建的供應(yīng)商進(jìn)行資金支付的審批,也造成了資金的重復(fù)支付。直到過了幾個月,另外一名會計因為業(yè)務(wù)需要查詢該供應(yīng)商的交易往來,才發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商在系統(tǒng)中有兩個檔案,通過合并才知道了這筆錯誤的資金支付業(yè)務(wù)的發(fā)生。

  三、案例分析

  通過該案例,我們可以看到,在實際工作中,某一個細(xì)小環(huán)節(jié)的處理不規(guī)范,就有可能給企業(yè)帶來損失。在本案例中,財務(wù)人員經(jīng)驗不足,會計主管對財務(wù)人員的賬務(wù)處理未進(jìn)行仔細(xì)復(fù)核,從而導(dǎo)致事情的發(fā)生。實際上,在很多公司,財務(wù)人員都被要求不要同時使用“應(yīng)付賬款”和“預(yù)付賬款”這兩個科目,要么只使用“應(yīng)付賬款”科目,要么只使用“預(yù)付賬款科目”,就是為了避免同一個供應(yīng)商在兩邊同時掛賬。如果因為業(yè)務(wù)需要同時使用,則要求每次查詢賬務(wù)余額時,必須查詢該供應(yīng)商在所有科目下的余額,否則就會容易出現(xiàn)本案例中的情況。

  基于此,很多公司非常重視供應(yīng)商管理工作。在此,我們列舉一些公司的常用做法,供讀者了解和參考。

  (1)供應(yīng)商信息的錄入和復(fù)核。現(xiàn)在很少有企業(yè)采用手工記賬。對于采用會計電算化進(jìn)行賬務(wù)處理的時候,都會遇到供應(yīng)商的新增業(yè)務(wù)。在第一次與某供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)時,財務(wù)人員需要在財務(wù)系統(tǒng)中新增該供應(yīng)商,將該供應(yīng)商的一些基本信息,如名稱、地址、聯(lián)系人以及一些其他基本信息錄入到財務(wù)系統(tǒng)中。在這個環(huán)節(jié),需要注意兩個方面:一個是要確保供應(yīng)商的唯一性,即確保之前確實是沒有錄入過,以避免同一供應(yīng)商在系統(tǒng)中有兩個主記錄,這樣必然會對后續(xù)的付款管理帶來影響。第二是要確保供應(yīng)商信息錄入的準(zhǔn)確性。一般建議在會計人員錄入完成后,由獨(dú)立于錄入人員的其他人員對其錄入的準(zhǔn)確性進(jìn)行復(fù)核,以確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確無誤,并簽字確認(rèn),留下復(fù)核痕跡。同時,錄入所依據(jù)的最好是供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照等有關(guān)證件的復(fù)印件,以確保信息的真實性。

  (2)定期對供應(yīng)商信息進(jìn)行復(fù)核。由指定人員定期,如至少每年一次,對系統(tǒng)中的所有供應(yīng)商信息進(jìn)行復(fù)核,確保系統(tǒng)中供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性。如果系統(tǒng)中的供應(yīng)商信息較多,可以考慮對該年度發(fā)生過交易的供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)核,而非對系統(tǒng)匯總?cè)抗?yīng)商的信息進(jìn)行復(fù)核。對于某些特定行業(yè),即使只復(fù)核發(fā)生過業(yè)務(wù)的供應(yīng)商信息,可能工作量也很大,則考慮根據(jù)重要性原則,對主要供應(yīng)商的信息進(jìn)行復(fù)核,并簽字確認(rèn)。

  (3)嚴(yán)格限制供應(yīng)商信息修改權(quán)限。很多公司對于供應(yīng)商信息的修改權(quán)限不是很重視?;旧纤胸攧?wù)人員都有權(quán)限查看、修改供應(yīng)商基本信息。這實際上是一個很大的內(nèi)部控制漏洞。我們建議企業(yè)應(yīng)該重視,僅有負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息錄入的人員具有修改權(quán)限,其余所有人均不得擁有供應(yīng)商基本信息的修改權(quán)限。尤其是對于某些大型企業(yè)集團(tuán),供應(yīng)商款項的支付是由系統(tǒng)自動根據(jù)供應(yīng)商的基本信息中的銀行賬號等自動鏈接進(jìn)行付款的情況下,供應(yīng)商基本信息的維護(hù)權(quán)限就顯得格外重要,否則極易發(fā)生資金支付風(fēng)險。同時,為謹(jǐn)慎起見,在條件允許的情況下,可由獨(dú)立人員定期查看供應(yīng)商基本信息修改的系統(tǒng)操作日志,以了解是否有異常的修改操作發(fā)生,如在下班后修改等情況。

  (4)規(guī)范、統(tǒng)一會計業(yè)務(wù)處理。通過編制會計核算手冊,對公司所有采購業(yè)務(wù)的會計業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行規(guī)范,明確每一類采購業(yè)務(wù)的處理順序和要求,要細(xì)化到具體的操作方法。如會計處理要明確需要使用的會計科目,以避免本案例中描述的現(xiàn)象出現(xiàn)。財務(wù)主管在復(fù)核會計處理憑證時要嚴(yán)格、仔細(xì)復(fù)核,對于不符合規(guī)定的要求立即改正。尤其是涉及到資金支付業(yè)務(wù)的憑證,更是要引起格外重視。

  四、結(jié)語

  內(nèi)部控制無小事,公司各級管理人員一定要關(guān)注日常工作細(xì)節(jié),并根據(jù)工作中的一些細(xì)節(jié)問題去更新、完善公司的內(nèi)部控制管理規(guī)定,從而最大限度的減少損失的發(fā)生,維護(hù)公司資產(chǎn)的安全。

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