管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)學(xué)術(shù)論文
管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)學(xué)術(shù)論文
管理信息系統(tǒng)是一個(gè)以人為主導(dǎo)，利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、儲(chǔ)存、更新、拓展和維護(hù)的系統(tǒng)。下面小編給大家分享一些管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)學(xué)術(shù)論文，大家快來(lái)跟小編一起欣賞吧。
管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)學(xué)術(shù)論文篇一
檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)
摘要：本文簡(jiǎn)要介紹了檔案管理信息系統(tǒng)需求、功能設(shè)計(jì)等，并根據(jù)公司檔案管理的特點(diǎn)，提出了檔案管理信息系統(tǒng)的具體目標(biāo)及信息系統(tǒng)建設(shè)需要遵循的設(shè)計(jì)原則。
關(guān)鍵詞：檔案信息系統(tǒng)電子化管理
1、引言
目前，檔案管理的信息化進(jìn)程遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于整體信息化的進(jìn)程，檔案管理水平與信息化高速發(fā)展不相匹配的矛盾越來(lái)越突出。主要表現(xiàn)在：
第一，大量紙質(zhì)檔案數(shù)量不斷增加對(duì)現(xiàn)有庫(kù)容帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)，紙制檔案面臨無(wú)空間保存的窘境。
第二，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，已經(jīng)形成設(shè)計(jì)和生產(chǎn)異地并存的模式，這種狀況不但給檔案信息的歸檔、提供利用帶來(lái)不便，更重要的是造成檔案的更改、作廢等信息傳達(dá)不及時(shí)，這不但會(huì)直接給生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)困難，還極有可能生產(chǎn)出廢品，直接造成經(jīng)濟(jì)損失。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)完全不能滿足企業(yè)高速發(fā)展的需要。
第三，檔案是一個(gè)單位知識(shí)資源的核心部分，也是知識(shí)資源管理的最基礎(chǔ)部分，在創(chuàng)建創(chuàng)新型企業(yè)的大背景下，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)也是知識(shí)資源管理的需要。
因此，加快檔案管理的信息化建設(shè)步伐，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，是擺在企業(yè)面前的迫切任務(wù)，也是建設(shè)創(chuàng)新型企業(yè)中知識(shí)資源管理的重要組成部分。
2、系統(tǒng)需求與功能設(shè)計(jì)
2.1系統(tǒng)需求
系統(tǒng)需求的目標(biāo)是采用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、提升檔案管理水平、增強(qiáng)檔案提供利用能力、確保檔案信息安全、有效。
具體目標(biāo)：
(1)建立檔案系統(tǒng)信息化管理流程，實(shí)現(xiàn)各類檔案歸檔計(jì)劃的制定、檔案移交、登記造冊(cè)、借閱管理、作廢、檔案統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程的信息化管理。
(2)電子圖紙檔案和文書檔案實(shí)現(xiàn)電子化文件級(jí)管理;產(chǎn)品檔案、科學(xué)研究檔案、會(huì)計(jì)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、人事檔案、聲像實(shí)物檔案、設(shè)備檔案和基本建設(shè)檔案等保存紙制檔案，系統(tǒng)將對(duì)上述檔案分類、案卷目錄進(jìn)行信息化管理;實(shí)現(xiàn)異地產(chǎn)品電子圖紙檔案和產(chǎn)品檔案及時(shí)有效歸檔。
(3)增強(qiáng)檔案提供利用能力。
(4)增強(qiáng)檔案的綜合檢索功能;及時(shí)發(fā)布檔案變更、作廢信息;實(shí)現(xiàn)公司各類電子圖紙檔案異地曬印申請(qǐng)，異地曬印;有條件地向公司本地和異地使用者開(kāi)放檔案信息。
(5)建立電子檔案系統(tǒng)的檔案災(zāi)備中心和檔案存儲(chǔ)介質(zhì)中心;采用水印和電子簽章技術(shù)，確保歸檔文件的有效性、合法性、防篡改、防抵賴。
2.2功能設(shè)計(jì)
檔案管理信息系統(tǒng)包括如下功能：歸檔計(jì)劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統(tǒng)維護(hù)和與其它系統(tǒng)的接口等。
2.2.1歸檔計(jì)劃制定
歸檔計(jì)劃是檔案館和歸檔單位共同制定的歸檔內(nèi)容的計(jì)劃單。主要適用范圍為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、人事檔案等。
2.2.2收集整編
檔案的收集整理是檔案工作的重點(diǎn)，也是工作量最大的工作，因此通過(guò)管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔責(zé)任和流程，通過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)提供收集手段、自動(dòng)整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵部份。
收集整編功能主要包含文件收集、檔案移交清冊(cè)形成、歸檔文件整理、歸檔文件審核和歸檔整理等。
2.2.3檔案管理
檔案管理功能主要包含電子圖紙檔案管理、產(chǎn)品檔案管理、科研檔案管理、基建檔案管理、設(shè)備檔案管理、文書檔案管理、聲像檔案管理、實(shí)物檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案管理、人事檔案管理和鑒定銷毀管理。電子圖紙檔案管理中包含電子圖紙更改管理和電子圖紙曬印管理。
2.2.4提供利用
提供利用功能主要包含檔案檢索、借閱管理、年報(bào)統(tǒng)計(jì)和檔案進(jìn)出登記等。借閱管理主要包含對(duì)實(shí)體檔案和電子檔案的借閱管理。
2.2.5系統(tǒng)維護(hù)
系統(tǒng)維護(hù)功能主要包含權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、檔案設(shè)置、數(shù)據(jù)字典維護(hù)、口令修改、參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等。
2.2.6與其它系統(tǒng)的接口
檔案管理信息系統(tǒng)與其它系統(tǒng)的接口主要實(shí)現(xiàn)電子歸檔數(shù)據(jù)的直接對(duì)接。
3、設(shè)計(jì)原則
3.1實(shí)用性原則
軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮技術(shù)人員與操作者的要求和建議,一方面要使軟件的人機(jī)交互界面友好,布局合理;另一方面要滿足用戶的各種需求,盡量將用戶所要進(jìn)行的操作包含在同一界面內(nèi)。
3.2信息集成原則
強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)中信息的一致性和在其范圍內(nèi)的共享。
3.3開(kāi)放性原則
軟件內(nèi)核與外界的接口應(yīng)具有良好的通用性和可移植性,動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)和靜態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、表結(jié)構(gòu)、視圖結(jié)構(gòu)都應(yīng)遵循特定規(guī)則,程序編碼應(yīng)盡量采用信息屏蔽原則和不使用語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)文本以外的語(yǔ)句。
3.4利用面向?qū)ο蠹夹g(shù)原則
在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中綜合運(yùn)用面向?qū)ο笳Z(yǔ)言、面向?qū)ο蟮倪\(yùn)行環(huán)境,也可以和結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法結(jié)合使用。
3.5可伸縮性原則
系統(tǒng)能夠根據(jù)檔案分類、整理規(guī)則的改變,在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)管理環(huán)境。
3.6高可靠性原則
系統(tǒng)要滿足高可靠性要求,服務(wù)器應(yīng)有容錯(cuò)、容災(zāi)設(shè)計(jì),保證數(shù)據(jù)的可靠性。
3.7易操作原則
針對(duì)檔案管理及利用人員進(jìn)行設(shè)計(jì),操作上要盡量簡(jiǎn)單,方便。
3.8安全性原則
安全性要求包括網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用和數(shù)據(jù)等方面,系統(tǒng)應(yīng)提供全面的安全性措施。采用一定的技術(shù)并與相應(yīng)的管理制度相結(jié)合,以保證系統(tǒng)安全運(yùn)行,防止可能發(fā)生的錯(cuò)誤;設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理體系,合理授予合法用戶權(quán)限,防止非授權(quán)用戶對(duì)系統(tǒng)的操作;充分考慮應(yīng)用層的安全性,做好信息資源的訪問(wèn)控制。
4、結(jié)語(yǔ)
檔案管理信息系統(tǒng)通過(guò)采用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了歸檔計(jì)劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統(tǒng)管理和與其他系統(tǒng)的接口。檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)施，嚴(yán)格的控制了檔案歸檔的準(zhǔn)確性，安全性和及時(shí)性;實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的信息化和資源共享。目前，檔案管理信息系統(tǒng)正在信息化實(shí)施中。
參考文獻(xiàn)
[1] 清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)技術(shù)白皮書.紫光軟件系統(tǒng)有限公司電子檔案事業(yè)部,二○一○年一月.
[2]檔案綜合信息管理系統(tǒng)技術(shù)白皮書.北京量子偉業(yè)時(shí)代信息技術(shù)有限公司.
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