辦公室良好溝通協(xié)調(diào)的技巧
溝通協(xié)調(diào)是指兩人或兩人以上的群體通過(guò)符號(hào)的相互交換而建立的關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)共同的目的而把各項(xiàng)活動(dòng)加以調(diào)節(jié),并引導(dǎo)各組織機(jī)關(guān)之間和工作人員之間分工協(xié)作,相互配合,同步和諧地完成任務(wù)。下面是小編給大家?guī)?lái)的是辦公室良好溝通協(xié)調(diào)的技巧，歡迎大家閱讀參考!
辦公室溝通協(xié)調(diào)工作是使辦公室與外部人員的交流,領(lǐng)導(dǎo)與下屬的感情聯(lián)絡(luò)，控制者與控制對(duì)象的糾偏工作能有目的、有秩序地協(xié)同配合行動(dòng)。
1、溝通協(xié)調(diào)是使組織成為一個(gè)整體的“凝聚劑”
每個(gè)黨政機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位都由數(shù)人，數(shù)十人，甚至成千上萬(wàn)人組成，組織每天的活動(dòng)也由許許多多的具體的工作所構(gòu)成。由于個(gè)體的地位、利益和成長(zhǎng)經(jīng)歷以及能力的不同，他們對(duì)組織目標(biāo)的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個(gè)體的目標(biāo)有可能偏離組織的總體目標(biāo)，甚至完全背道而馳。例如，目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識(shí)不強(qiáng)，主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)的思想淡漠，工作中以“不多事、不誤事”的落后思想，簡(jiǎn)單的認(rèn)為辦公室無(wú)非是領(lǐng)導(dǎo)的“傳聲器”，組織材料的“勤務(wù)員”，這種思想恰恰與時(shí)代對(duì)辦公室提出的參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)等要求相背離。所以組織的總體目標(biāo)在此類單位中根本是“墻上的門(mén)簾”。再者，任何事物整體與部分之間以及各個(gè)部分相互之間，都不可避免地要發(fā)生這樣或那樣的矛盾，現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)尤其是如此。著名管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是一個(gè)組織的成員聯(lián)系在一起,以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。有關(guān)資料研究表明：管理中70%的錯(cuò)誤是由于不善溝通協(xié)調(diào)造成的。那么如何保證上下一心，不折不扣地完成組織的總體目標(biāo)呢?這就需要溝通協(xié)調(diào)使個(gè)體之間、部門(mén)之間、個(gè)體與部門(mén)之間互相交流意見(jiàn)，同意思想認(rèn)識(shí)，自覺(jué)地協(xié)同配合各項(xiàng)工作的完成，從而保證組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2、溝通協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者激勵(lì)下屬，實(shí)現(xiàn)其職能的基本途徑
一個(gè)組織的領(lǐng)導(dǎo)者無(wú)論他有多么高超的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認(rèn)為“上情不通于下，則人惑，下情不達(dá)于上，則群疑，疑則不納其誠(chéng)，惑則不從起令?！比绾巫龅缴霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)不疑部屬，而部屬不覺(jué)得困惑從而順利地實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的職能?領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境理論認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)者就是了解下屬的愿望并為此而采取相應(yīng)的行動(dòng)，為滿足這些愿望而擬訂與實(shí)施各種方案的人，而下屬就是從領(lǐng)導(dǎo)者身上看到了一種達(dá)到自己愿望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“了解”，都需要溝通協(xié)調(diào)這個(gè)基本工具和途徑，也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，作為辦公室人員只有充分認(rèn)識(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)者和溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，才能將辦公室的事做好。
3、溝通協(xié)調(diào)是辦公室乃至整個(gè)組織與外部環(huán)境建立聯(lián)系的橋梁
無(wú)論政府的辦公室還是企事業(yè)單位的辦公室，都必須要與公眾及其它組織部門(mén)，發(fā)生各種各樣的聯(lián)系，他必須按照已定的法規(guī)法令并結(jié)合人民的要求調(diào)整政策，承擔(dān)自己應(yīng)盡的社會(huì)責(zé)任。有時(shí)公眾與部門(mén)之間產(chǎn)生了沖突，有了矛盾往往要由辦公室來(lái)具體承辦或者牽頭處理，協(xié)調(diào)相互之間的關(guān)系，使其他部門(mén)也能積極地參與或支持配合才能化解矛盾，平息沖突。
溝通協(xié)調(diào)工作滲透在辦公室各項(xiàng)工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)上。作為處于樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認(rèn)識(shí)到溝通協(xié)調(diào)工作的重要性，把溝通協(xié)調(diào)工作作為辦公室的一項(xiàng)重要工作來(lái)完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和任務(wù)的圓滿完成。
抓好辦公室的工作溝通協(xié)調(diào)與關(guān)系溝通協(xié)調(diào)兩個(gè)方面：
1、工作溝通協(xié)調(diào)
第一、公文溝通協(xié)調(diào)，包括對(duì)外公文與對(duì)內(nèi)公文的撰寫(xiě)和外來(lái)公文的處理工作，廣泛征求各方面的意見(jiàn)完善公文內(nèi)容，提高公文質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)的智力服務(wù)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)、決策或指示，辦公室要綜合、篩選各方材料交于領(lǐng)導(dǎo)閱覽，以此減少領(lǐng)導(dǎo)的工作的壓力，提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。
第二、會(huì)議溝通協(xié)調(diào)，這是最常見(jiàn)的一種溝通協(xié)調(diào)方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是溝通協(xié)調(diào)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議題和決策的落實(shí)工作，避免“會(huì)議撞車”，保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期的目的。而重要的是指：通常上級(jí)機(jī)關(guān)為了加強(qiáng)宏觀管理，會(huì)制定一系列的政策規(guī)定。這些政策在具體的地方部門(mén)的執(zhí)行中可能會(huì)有不一致，甚至“撞車現(xiàn)象”的發(fā)生，矛盾各方都是取其有益的政策規(guī)定為依據(jù)，各執(zhí)一方，互不相讓。在此情況下，為了統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一政策規(guī)定，統(tǒng)一步調(diào)，辦公室人員有責(zé)任召集矛盾各方以開(kāi)會(huì)的形式溝通協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。通常情況下參加會(huì)議的人員較多，各方的意見(jiàn)發(fā)表后，與會(huì)者會(huì)“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”，會(huì)顧大局、識(shí)大體，一般不會(huì)在眾多部門(mén)人員面前赤裸裸的要求自己的利益得到滿足而棄他人于不顧。這樣就容易結(jié)合實(shí)際情況討論出合理的方案來(lái)解決矛盾。因此這種方法有利于解決情況比較復(fù)雜、各方矛盾比較尖銳的問(wèn)題、比較敏感的問(wèn)題。
第三、事務(wù)溝通協(xié)調(diào)。辦公室的職能之一就是管理事務(wù)。把握“尺度”協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理事務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的精力抓大事、抓要事。由于辦公室工作瑣碎且紛繁復(fù)雜，就使有的工作人員對(duì)其產(chǎn)生了不屑一顧的消極思想，認(rèn)為這些是小事隨便應(yīng)付一下即可，還大言不慚地喊著“要就干大事，要么不干”。據(jù)說(shuō)這種思想傾向在許多單位存在。對(duì)此，必須要引起辦公室人員的高度重視。豈不知一屋不掃，何以掃天下的道理。萬(wàn)丈高樓平地起，有這種思想的秘書(shū)人員要及時(shí)糾正自己的工作觀念，不要讓時(shí)代的車子把你淘汰。另外辦公室工作人員還要積極做好外事服務(wù)工作，努力提高接待水平，贏得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各屆人士的理解與支持。
2、關(guān)系溝通協(xié)調(diào)
第一、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。任何一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者都有相應(yīng)的職責(zé)權(quán)力。由于領(lǐng)導(dǎo)的閱歷、經(jīng)驗(yàn)、作風(fēng)、氣質(zhì)不同，或者由于他們的認(rèn)識(shí)、觀察事物的角度、出發(fā)點(diǎn)不同，導(dǎo)致在處理具體的問(wèn)題、形成某項(xiàng)決策時(shí)，往往會(huì)因一些不同的觀點(diǎn)而出現(xiàn)矛盾。此時(shí)辦公室人員就要及時(shí)溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系，做好解釋工作，消除分歧和誤解，發(fā)揮好調(diào)節(jié)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的“粘合劑”、“潤(rùn)滑劑”和領(lǐng)導(dǎo)決策的“催化劑”作用，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子的凝聚力、向心力和戰(zhàn)斗力。切不可因過(guò)去那位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你有偏見(jiàn)就趁此機(jī)會(huì)從中挑撥離間，使單位關(guān)系緊張，影響了組織工作的正常運(yùn)行。
第二、搞好部門(mén)之間的溝通協(xié)調(diào)工作。由于利益關(guān)系的調(diào)整，往往會(huì)引起部門(mén)之間工作的不和諧，從而影響領(lǐng)導(dǎo)決策的實(shí)施。辦公室的主要任務(wù)就是把握動(dòng)向，合理引導(dǎo)并溝通協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，促進(jìn)部門(mén)間精誠(chéng)合作，防止推委扯皮等不良現(xiàn)象發(fā)生。另外，在重大決策出臺(tái)與實(shí)施前，辦公室應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)匯報(bào)，聽(tīng)取指示，做到既填補(bǔ)“盲區(qū)”又避免“撞車”，使領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)之間的工作連接成一個(gè)整體，以促進(jìn)組織整體工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
第三、內(nèi)外關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。在辦公室內(nèi)部，辦公室的負(fù)責(zé)人員應(yīng)帶好頭搞好溝通協(xié)調(diào)工作，充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性處理好內(nèi)部上下級(jí)、橫向部門(mén)間、工作人員間的矛盾，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息暢通交流，創(chuàng)造一個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作、溫暖和諧的內(nèi)部人事環(huán)境。在處理外部關(guān)系時(shí),辦公室應(yīng)輔助協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)將全能型領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橛邢扌?。改變過(guò)去無(wú)所不包、無(wú)所不能的傳統(tǒng)習(xí)慣，堅(jiān)持有所為，有所不為。凡是社會(huì)能自我調(diào)節(jié)、自我管理的事，上層領(lǐng)導(dǎo)組織就不必介入，減少上層領(lǐng)導(dǎo)組織不必要的負(fù)擔(dān)。另外，辦公室要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)在制定公共政策方案時(shí)應(yīng)積極推動(dòng)組織及個(gè)人的民主參與，廣泛聽(tīng)取群眾的真實(shí)呼聲，以此準(zhǔn)確地了解政情、社情和民情，從而實(shí)現(xiàn)決策的民主化與科學(xué)化。
第四、中心工作與其它工作關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。項(xiàng)目辦公室工作千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜。辦公室一定要有預(yù)見(jiàn)性，提前為領(lǐng)導(dǎo)提出活動(dòng)預(yù)案，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好中心工作與其他工作的關(guān)系，突出重點(diǎn)、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，沒(méi)有重點(diǎn)、次重點(diǎn)與非重點(diǎn)的分別，最后搞的領(lǐng)導(dǎo)與下屬都忙的疲憊不堪，積勞成疾。要學(xué)會(huì)“十個(gè)指頭彈琴”，而且要十個(gè)指頭都能應(yīng)用自如，有“重音”與“輕音”之別。從而能讓領(lǐng)導(dǎo)把主要的精力投入到重要工作中去，用放松與休閑大腦的時(shí)間來(lái)處理大量的一般性事務(wù)性的工作。
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