檔案的定義
時(shí)至今日,檔案資源終于以其獨(dú)具的與人類社會(huì)各種活動(dòng)的伴生關(guān)系及所載內(nèi)容的原始性、真實(shí)性等特殊性質(zhì),而日益受到社會(huì)的關(guān)注與重視,以下是學(xué)習(xí)啦小編分享給大家的關(guān)于檔案的定義以及企業(yè)檔案的定義，希望能給大家?guī)韼椭?
檔案的定義：
關(guān)于檔案的定義，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前國內(nèi)外已有上百種，如果根據(jù)其下定義的出發(fā)點(diǎn)和角度來劃分，可以歸納為五種類型：法規(guī)型、辭書型、教科書型、專著型、論文型。為什么會(huì)有如此眾多的檔案定義呢?其原因大概是：1、不同國家有不同的政治文化觀念，對檔案這一事物的認(rèn)識(shí)也有所不同，例如法語國家認(rèn)為文件(文書，下同)一旦形成就叫做檔案，包括文件的現(xiàn)行作用、半現(xiàn)行作用和非現(xiàn)行作用三個(gè)階段在內(nèi);我國認(rèn)為文件向檔案部門歸檔后才叫做檔案，包括文件的半現(xiàn)行作用和非現(xiàn)行作用兩個(gè)階段在內(nèi);英語國家認(rèn)為文件進(jìn)入檔案館后才叫做檔案，僅指文件的非現(xiàn)行作用階段。2、同一國家不同時(shí)期的人們站在不同的角度觀察，對檔案這一事物的認(rèn)識(shí)也會(huì)產(chǎn)生差異，例如我國有人認(rèn)為只有經(jīng)過專門整理和鑒定的歸檔文件才能稱作檔案，有人認(rèn)為只有檔案機(jī)關(guān)收藏的無現(xiàn)行作用的文件才能稱之為檔案，如此等等，不一而足。正如北宋大詩人蘇東坡在《題西林壁》一詩中所寫“橫看成嶺側(cè)成峰，遠(yuǎn)近高低各不同”。三是同一國家同一時(shí)期的人們因不同的需要，對檔案這一事物的認(rèn)識(shí)也會(huì)有所差別，例如我國檔案法所稱檔案是指凡是具有保存價(jià)值的歷史記錄，而不少檔案學(xué)者則認(rèn)為檔案是由檔案機(jī)關(guān)保存?zhèn)洳榈臍v史紀(jì)錄。四是因?yàn)闄n案學(xué)作為一門新興學(xué)科，還處于尚未成熟的階段。五是隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案工作也在不斷的發(fā)展，檔案學(xué)理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對檔案的認(rèn)識(shí)就有一個(gè)不斷豐富、完善的發(fā)展過程。六是人們對客觀實(shí)踐的認(rèn)識(shí)不可能一次完成，將隨著實(shí)踐的發(fā)展而不斷深化?，F(xiàn)舉檔案定義三例以見一斑：
《法蘭西共和國檔案法》(1979年公布)：“任何自然人或法人，任何國家機(jī)關(guān)或組織，任何私人機(jī)構(gòu)或部門，在自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案。”
《蘇聯(lián)大百科全書(第三版)》：“檔案是機(jī)關(guān)、個(gè)人、家族在活動(dòng)中形成的文件材料的總和。”
美國現(xiàn)代著名檔案學(xué)者謝倫伯格在其名著《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》中說：檔案是“經(jīng)鑒定值得永久保存的供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者選出準(zhǔn)備藏入某一檔案機(jī)構(gòu)的任何公私機(jī)構(gòu)的文件。”
以上檔案定義雖然認(rèn)識(shí)有所不同，但都認(rèn)為檔案必須具有三個(gè)基本要素：形成者、具有查考價(jià)值、載體和形式的多樣性。
我國檔案學(xué)界從20世紀(jì)50年代起，就一直在不斷的探討檔案的定義，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國檔案》誕生，才對檔案的定義有了一個(gè)比較一致的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)。該法稱：檔案“是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。”
企業(yè)檔案的定義：
“檔案”一詞的由來
檔案從起源到今天,經(jīng)過了幾千年歷史,但“檔案”一詞使用的歷史卻并不久遠(yuǎn)。
關(guān)于“檔案”一詞，明朝以前還未見到，各朝的稱謂也不相同。商代稱“冊”、周代稱“中”、秦代稱“典籍”、漢魏以后稱“文書”、“文案”、“案牘”、“簿書”等。
根據(jù)現(xiàn)有史料，“檔案”一詞，最早見于清代。現(xiàn)存清代檔案康熙十九年(1680年)的《起居注》中出現(xiàn)了“檔案”一詞。有關(guān)它的文字表達(dá)最早見于楊賓所著的《柳邊記略》(約成書于清康熙四十六年)中。該書載：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也;存儲(chǔ)年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字書于紙者，也呼為牌子、檔子矣。”“檔”字，《康熙字典》解釋為“橫木框檔”，就是木架框格的意思;“案”字，《說文解字》解釋為“幾屬”就是象小桌子一類的東西。由此引申，又把處理一樁事件的有關(guān)文件叫做一案，并統(tǒng)稱收存的官方文件為“案”或“案卷”。“檔”和“案”連用，就是存入檔架的案卷，檔案一詞，歷經(jīng)三百多年，一直延續(xù)使用，現(xiàn)已成為一個(gè)科學(xué)概念，它的定義仍是原義的深化和發(fā)展。
國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是有史以來最早產(chǎn)生的文獻(xiàn)之一，也是現(xiàn)代社會(huì)信息的重要門類。
詞源 中國明代以前對檔案的稱呼與文書不加區(qū)分，有典、冊、策、中(冊字的省形)、簡牘、文書、簿書、案卷、文案、案牘等稱謂。“檔案”一詞始見于清代，康熙十九年(1680)《起居注》中記載，康熙帝在披閱秋審眾犯冊時(shí)問：“馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本人亦有功牌，其罪如何?”大學(xué)士奏曰：“部中無檔案， 故控告時(shí)部議不準(zhǔn)。”大約成書于康熙四十六年的楊賓《柳邊紀(jì)略》則對檔案有所解釋：“邊外文字多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也;存儲(chǔ)年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。”清入關(guān)后改用紙張書寫，但習(xí)慣相因，仍將保存起來的文書稱作“檔案”、“檔子”。在其后的律令條例中，對于“文書”和“檔案”的用法，更有較為明確的區(qū)分，多處使用“繕寫文書，收貯檔案”，“錄存檔案”，“檔案副本”等等。按漢字本義，“檔”為橫木框格，系指存放東西的閣架;“案”即小桌子一類的東西，引伸為處理某一事件的案卷。“檔案”即存入檔架的案卷，沿用至今仍有其形象的和內(nèi)在的意義，并賦予了新的科學(xué)含義。
檔案的外文詞，歐美諸語言均源于希臘文αρχειον和拉丁文archivum，文字和發(fā)音都很相近。其原意為行政機(jī)關(guān)所在地，后指保存公務(wù)案卷或其他文件的處所，進(jìn)而兼指保存在這些地方的檔案。它是一個(gè)多義詞，可解為檔案庫、檔案室、檔案館、檔案等等，因而使用時(shí)往往需要加以限定或說明。如俄文архив，在30年代多指檔案館，對檔案則稱архивныйматериал(檔案材料);近年蘇聯(lián)國家標(biāo)準(zhǔn)文件規(guī)定以архивныйдокумент(檔案文件)為特指檔案的通用術(shù)語。在日文的一般詞匯中無檔案一詞，常用ぶんしよ(文書)或こぅぶんしよ(公文書)，日本國家檔案館稱為こぅぶんしよかん(公文書館);而在漢文日譯時(shí)使用とぅぁん(檔案)或とぅし(檔子)。
起源 檔案最早產(chǎn)生于怎樣的歷史背景和什么歷史時(shí)期，歷來眾說紛紜。其中較有代表性的觀點(diǎn)，是階級社會(huì)產(chǎn)物說和原始社會(huì)產(chǎn)物說，后者又被稱為社會(huì)產(chǎn)物論。階級社會(huì)產(chǎn)物說的主要見解有兩種：①認(rèn)為隨著階級的出現(xiàn)和國家的形成，為了管理國家和大規(guī)模的生產(chǎn)，進(jìn)行國與國之間的交往或戰(zhàn)爭，國家需要文字記錄作為管理和交際的工具，因而發(fā)明了文字。國家機(jī)關(guān)利用文字記載和傳達(dá)各種事務(wù)，于是產(chǎn)生了文書，它被保存起來便形成了檔案。②認(rèn)為在國家產(chǎn)生之前雖已出現(xiàn)了文字，但在原始社會(huì)人們并無保存和利用檔案的社會(huì)需要，只有當(dāng)階級產(chǎn)生和國家形成之后，國家為了進(jìn)行管理，需要以文字記錄事務(wù)和表達(dá)統(tǒng)治階級的意志，才產(chǎn)生了文書并貯存檔案。這兩種見解共同的論點(diǎn)是，都認(rèn)為文字和國家機(jī)關(guān)的出現(xiàn)，成為產(chǎn)生檔案必須兼?zhèn)涞臈l件;不同點(diǎn)主要在于文字產(chǎn)生的時(shí)期及其對形成檔案的關(guān)系各持異議。原始社會(huì)產(chǎn)物說的主要見解也有兩種：①認(rèn)為國家形成之前，在原始社會(huì)后期，隨著生產(chǎn)的發(fā)展、社會(huì)交往的擴(kuò)大和文字的發(fā)明，人們便開始應(yīng)用文字記錄，即產(chǎn)生了最早的文書，保存起來則成為檔案。②認(rèn)為早在原始社會(huì)較長的時(shí)期內(nèi)，人類已有利用并保存檔案的需要和可能，在文字發(fā)明之前人們即以結(jié)繩、刻契等原始的方法記事，這些繩結(jié)和刻契就是歷史上最早產(chǎn)生的檔案。兩種見解的共同論點(diǎn)是都認(rèn)為檔案產(chǎn)生于國家形成之前的原始社會(huì)時(shí)期;不同點(diǎn)主要在于結(jié)繩刻契檔案說認(rèn)為這些載體已有記錄、憑證等檔案屬性，而文字檔案說則認(rèn)為繩結(jié)刻契不能獨(dú)立地比較系統(tǒng)地體現(xiàn)記錄和傳遞的功能，自有文字記錄才首開檔案歷史之先河。
從已知的歷史事實(shí)和研究成果來看，檔案并非是自有人類伊始就同時(shí)產(chǎn)生的一種社會(huì)現(xiàn)象和物質(zhì)實(shí)體，而是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物。迄今世界各地發(fā)現(xiàn)的比較系統(tǒng)地以文字記錄人們實(shí)踐活動(dòng)最早的檔案多屬于國家出現(xiàn)之后的歷史遺物，如中國的甲骨檔案、兩河流域的泥板檔案、埃及的紙草檔案等。但承載諸如甲骨文這樣較為完善的文字系統(tǒng)的檔案，不可能是歷史上最早的檔案。這涉及文字發(fā)明和應(yīng)用于記錄的最早時(shí)期，以及與產(chǎn)生檔案的關(guān)系，文字發(fā)明之前非文字的原始記事形式是否已具有檔案性質(zhì)及程度如何等問題，尚待進(jìn)一步考察和研究。
探索檔案的起源，有助于加深對檔案的性質(zhì)以及檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的了解，因而成為具有學(xué)術(shù)價(jià)值和實(shí)際意義的課題。
長期以來，國內(nèi)外學(xué)者對檔案定義有種種不同見解，在有關(guān)的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)文件中也有反映。從檔案概念內(nèi)涵的構(gòu)成要素而論，基本上分為兩種類型：①限制型。強(qiáng)調(diào)具有永久保存價(jià)值的，并保存在檔案館等特定場所的歷史文件才是檔案。如國際檔案理事會(huì)主持編纂的《檔案術(shù)語詞典》(1984)將檔案定義為“由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當(dāng)?shù)臋n案館因其檔案價(jià)值，而保存的經(jīng)過挑選或未經(jīng)挑選的非現(xiàn)行文件”。②寬舒型。不限定永久保存價(jià)值和保存地點(diǎn)等因素，保存在任何地方的、具有一定保存價(jià)值的歷史文件，均為檔案。如《法蘭西共和國檔案法》(1979)規(guī)定：“任何自然人或法人，任何國家機(jī)關(guān)或組織，或任何私人機(jī)構(gòu)或部門，在自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案。”中國鑒于全國擁有各級各類檔案館和大量機(jī)關(guān)單位檔案室組成的網(wǎng)絡(luò)體系，并對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一分級管理的體制，因而規(guī)定無論保存在機(jī)關(guān)檔案室或國家檔案館的，還是保存在個(gè)人手中的，需要短期、長期或永久保存的各種歷史文件，都屬于檔案。
從檔案概念的屬種關(guān)系而論，大致有3種主要模式的檔案定義：①以“歷史記錄”或“原始記錄”為屬概念。如吳寶康主編的《檔案學(xué)概論》的表述為“檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄”。②以“文件”為屬概念。如美國謝倫伯格，t.r.著《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》(1956)的檔案定義為“經(jīng)鑒定值得永久保存以供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者業(yè)已選出準(zhǔn)備藏入某一檔案機(jī)構(gòu)的任何公私機(jī)構(gòu)的文件”。③以“信息”或“信息資料”、“信息載體”為屬概念。如認(rèn)為檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的、貯存?zhèn)洳榈挠行虻男畔⑤d體。以“文件”為屬概念的檔案定義在國際范圍內(nèi)比較通行，從“信息”角度研究檔案定義的趨勢近年來有所發(fā)展。1987年《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”這一條款并非一般的檔案定義，而是明確國家管理檔案的范圍，限定于“對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的”，但它揭示了檔案的本質(zhì)屬性，具備檔案定義的基本要素，富有檔案定義的理論意義，因而在中國以此為基礎(chǔ)進(jìn)行表述的檔案定義較為通用。
特點(diǎn)和范圍 ①檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的歷史記錄。文件被使用和辦理完畢之后，一部分隨著記述、辦事等現(xiàn)行功能的結(jié)束，失去其社會(huì)價(jià)值而被淘汰;另一部分由于對日后仍有查考價(jià)值，則被選擇保存下來成為檔案。因此，檔案與文件既有聯(lián)系又有區(qū)別： 文件是檔案的前身， 檔案是文件的歸宿和精華。這也決定了檔案的本質(zhì)屬性及與其他文獻(xiàn)資料的不同。檔案是原始的歷史記錄，不是事后編寫的材料，檔案以其記錄性和原始性集于一體的特點(diǎn)區(qū)別于一般的歷史遺物。②檔案是各種機(jī)關(guān)、 組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的文件組合體。其產(chǎn)生與存在，始終淵源于專門的形成單位及其職能活動(dòng)，并由此構(gòu)成檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系。這一定向積累性和歷史聯(lián)系性的特點(diǎn)，使得檔案存在和運(yùn)動(dòng)的形態(tài)與其他資料有所不同，它要求尊重檔案來源與內(nèi)容等方面固有的聯(lián)系，維護(hù)檔案文件體系的歷史面貌，才能有效地發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)特有的作用。③由于檔案是歷史的原始記錄物，而非復(fù)制品，故更具可靠性，并多具有單一性和稀有性。檔案以其原始和孤本而珍貴的特點(diǎn)區(qū)別于其他出版物，其保護(hù)和利用也有特殊的要求。④檔案的種類和形式豐富多彩，范圍廣泛(見檔案分類)。一些歷史悠久、性質(zhì)或載體比較特殊的檔案，往往與文物、圖書資料等有一定的轉(zhuǎn)化關(guān)系或部分重合關(guān)系，即具有雙重性或幾重性。因此，在博物館、圖書館和檔案館均有所收藏。有的國家對此有法律規(guī)定，如《中華人民共和國檔案法》規(guī)定： “博物館、圖書館、 紀(jì)念館等單位保存的文物、圖書資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理。”“檔案館與上述單位應(yīng)當(dāng)在檔案的利用方面互相協(xié)作。”
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